制造型企業(yè)在信息化系統(tǒng)上線過(guò)程中，為了保證系統(tǒng)上線后的正常運(yùn)行，除了導(dǎo)入信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一定要正確外，還必須有適宜的系統(tǒng)上線切換策略和方法，否則很可能功虧一簣。系統(tǒng)切換是一項(xiàng)工作量相對(duì)較大、頭緒繁多的任務(wù)，也是ERP等信息化項(xiàng)目實(shí)施成敗的關(guān)鍵。如何保證ERP等信息管理系統(tǒng)的成功切換，做好系統(tǒng)切換階段的項(xiàng)目管理是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。本文以國(guó)內(nèi)某一離散制造型企業(yè)ERP系統(tǒng)E線為例，探討制造型企業(yè)信息管理系統(tǒng)上線策略及方法。

1 信息化系統(tǒng)上線策略

    信息化系統(tǒng)的上線是指ERP等信息系統(tǒng)在全公司內(nèi)部正式使用的階段。正式上線可分為分模塊逐步上線和系統(tǒng)一次全面上線兩種模式。

    1．1 系統(tǒng)一次全面上線

    系統(tǒng)一次全面上線是指在ERP等信息系統(tǒng)中錄入正式使用的數(shù)據(jù)，并正式宣布所有業(yè)務(wù)必須在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行操作，廢除手工操作方式。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是：ERP等系統(tǒng)中的垃圾數(shù)據(jù)較少。切換也比較容易，上線后效果很容易被公司高層及所有員工看到，有利于系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行。但在實(shí)施過(guò)程中，任何地方出現(xiàn)一點(diǎn)紕漏，都會(huì)影響到本身或其他模塊的運(yùn)行，甚至有可能影響整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，對(duì)于這種上線方式，要求在系統(tǒng)正式上線前有很好的基礎(chǔ)。如，系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要相當(dāng)準(zhǔn)確，對(duì)ERP操作人員的培訓(xùn)要相當(dāng)?shù)轿唬�同時(shí)還要有強(qiáng)有力的制度來(lái)保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

    1．2 分模塊逐步上線

    分模塊逐步上線是指ERP系統(tǒng)上線過(guò)程中先完善某一模塊的工作，將其數(shù)據(jù)糾正準(zhǔn)確后再逐步完成其它模塊的上線。這種上線方式的特點(diǎn)是：系統(tǒng)上線基礎(chǔ)穩(wěn)固扎實(shí)，步步為營(yíng)，穩(wěn)扎穩(wěn)打。由于每一個(gè)模塊在上線前后都進(jìn)行了較為深入細(xì)致的工作，因此，系統(tǒng)全部正式上線后，每一個(gè)模塊單獨(dú)所出的問(wèn)題可能較少。但是其缺點(diǎn)也很明顯，由于系統(tǒng)切換過(guò)程是分模塊進(jìn)行階段切換，系統(tǒng)切換不像一次全面上線那么明顯，因此在企業(yè)內(nèi)影響不夠。而且，由于分階段分模塊上線，前期上線的模塊是否會(huì)受后來(lái)上線模塊的影響會(huì)不確定，這會(huì)使垃圾數(shù)據(jù)增多。特別是財(cái)務(wù)模塊，實(shí)施時(shí)間可能拖得很長(zhǎng)。

    一般采用分模塊實(shí)施ERP系統(tǒng)上線有兩種方法，一種先上財(cái)務(wù)模塊，從資金流上將企業(yè)的業(yè)務(wù)管控起來(lái)，但是由于財(cái)務(wù)模塊牽扯面較廣，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求較高，而生產(chǎn)等模塊未上線前，生產(chǎn)成本、物流成本等需要手工錄人系統(tǒng)進(jìn)行核算，工作量會(huì)很大；另一種就是先實(shí)施生產(chǎn)、物流、銷售等模塊，等這些模塊應(yīng)用一段時(shí)間以后再上財(cái)務(wù)模塊。這樣會(huì)讓基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較完善，而財(cái)務(wù)只需在系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)即可。但是其缺點(diǎn)在于：財(cái)務(wù)模塊上線前，與財(cái)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)還需要做手工帳，比較麻煩且易出錯(cuò)。

    對(duì)于大多數(shù)顧問(wèn)公司來(lái)說(shuō)，強(qiáng)烈推薦的是一次全面上線方式。但是這種方式的難度較大，如果前期準(zhǔn)備工作不足，容易功虧一簣。在系統(tǒng)上線時(shí)需要顧問(wèn)公司對(duì)上線的過(guò)程予以全程指導(dǎo)，主要內(nèi)容包括：原有系統(tǒng)的備份與恢復(fù)、原有數(shù)據(jù)的再利用、系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)定、系統(tǒng)穩(wěn)定性的確認(rèn)等。

2 某一制造型企業(yè)ERP系統(tǒng)上線策略的案例分析

    國(guó)內(nèi)某機(jī)電公司是一家生產(chǎn)陶瓷、石材等大型機(jī)械及機(jī)電一體化裝備的企業(yè)，并從事陶瓷、石材整線工程建設(shè)和技術(shù)服務(wù)，是目前國(guó)內(nèi)專業(yè)性、配套性最強(qiáng)的建材裝備研發(fā)生產(chǎn)高科技企業(yè)。該企業(yè)是一家典型的離散型制造型企業(yè)，為了提升管理水平，企業(yè)決定上ERP等企業(yè)信息管理系統(tǒng)。

    該企業(yè)的ERP項(xiàng)目前期的5個(gè)模塊(銷售、生產(chǎn)、物流、財(cái)務(wù)、成本)經(jīng)過(guò)了一年的準(zhǔn)備后正式上線。為了保證系統(tǒng)的成功上線和正常運(yùn)行，需要針對(duì)不同的模塊分別制定上線策略�？紤]到企業(yè)的實(shí)際情況，決定采取5個(gè)模塊同時(shí)上線的策略。由于該企業(yè)曾用過(guò)其他ERP系統(tǒng)，在新ERP系統(tǒng)正式上線運(yùn)行以后，舊系統(tǒng)要全部停止，因此舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要全部導(dǎo)入新系統(tǒng)。

    系統(tǒng)切換的總體策略是，首先在系統(tǒng)正式上線前規(guī)定一段時(shí)間開(kāi)始封帳，舊系統(tǒng)停止領(lǐng)料；在規(guī)定的期限前，相關(guān)部門(mén)(倉(cāng)庫(kù)、車間、采購(gòu)、外協(xié)等)完成盤(pán)點(diǎn)工作，提供盤(pán)點(diǎn)報(bào)表；財(cái)務(wù)部完成對(duì)盤(pán)點(diǎn)表的核準(zhǔn)；并且在系統(tǒng)切換期間(3～5d)內(nèi)車間禁止出入庫(kù)。另外，在封帳期間，為了不影響正常的生產(chǎn)進(jìn)度，生產(chǎn)部門(mén)一定要提前完成相關(guān)物料的領(lǐng)用。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方面，在于系統(tǒng)切換之前完成系統(tǒng)配置傳輸及檢查有無(wú)遺漏；對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)，如，物料一般視圖、客戶、供應(yīng)商、工作中心、成本中心、作業(yè)類型、科目、成本要素等確認(rèn)后導(dǎo)入系統(tǒng)；費(fèi)用計(jì)劃、作業(yè)量計(jì)劃準(zhǔn)備結(jié)束并錄入系統(tǒng)；創(chuàng)建物料業(yè)務(wù)視圖；錄入BOM、工藝路線等數(shù)據(jù)，錄入采購(gòu)信息記錄、價(jià)格；進(jìn)行成本估算等。

    在系統(tǒng)切換期間，為了保證數(shù)據(jù)相對(duì)準(zhǔn)確，一定要注意幾個(gè)方面。第一，公司的銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)等盡量不要下達(dá)計(jì)劃；第二，在此期問(wèn)，原則上不能領(lǐng)料，遇特殊情況，需經(jīng)過(guò)物管部經(jīng)理審批后方可領(lǐng)料，并要求倉(cāng)庫(kù)匯總后報(bào)財(cái)務(wù)部主管成本的經(jīng)理簽字備案；第三，盤(pán)點(diǎn)初始數(shù)據(jù)時(shí)，能領(lǐng)完料的虛擬為半成品、產(chǎn)成品錄入系統(tǒng)，不能領(lǐng)完料的返回為原材料或半成品錄入系統(tǒng)。上線策略具體表現(xiàn)在以下各個(gè)模塊。

    2．1 SD(銷售與分銷)

    在未清銷售訂單的管理上，第一，在規(guī)定封帳之前沒(méi)有發(fā)貨給客戶的銷售訂單，將在封帳前提交數(shù)據(jù)并補(bǔ)入系統(tǒng)；在規(guī)定封帳之前，已有部分發(fā)貨給客戶的銷售訂單，分拆銷售訂單，未發(fā)貨部分提交補(bǔ)錄銷售訂單，已發(fā)貨部分提交財(cái)務(wù)開(kāi)票，記入客戶上線前一月的應(yīng)收帳款，并在規(guī)定封帳之前提交數(shù)據(jù)；在規(guī)定封帳之前發(fā)生的銷售訂單如果已經(jīng)發(fā)貨給客戶，將發(fā)票開(kāi)出，計(jì)入客戶該月的應(yīng)收帳款；第二，在規(guī)定封帳期間新發(fā)生的銷售訂單錄入系統(tǒng)，在此期間新發(fā)生的交貨、開(kāi)票手工記帳；將此期間新發(fā)生的訂單、交貨、開(kāi)票補(bǔ)錄到系統(tǒng)中，記入到上線以后的第一個(gè)月份；第三，系統(tǒng)上線以后發(fā)生的業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中進(jìn)行處理；第四，在封帳之前的一個(gè)星期內(nèi)，向系統(tǒng)導(dǎo)人客戶主數(shù)據(jù)、信貸數(shù)據(jù)、信用數(shù)據(jù)、銷售BOM、銷售價(jià)格、交易價(jià)格等數(shù)據(jù)。

    2．2 PP(生產(chǎn)計(jì)劃與運(yùn)作管理)

    在生產(chǎn)訂單的管理上，第一，規(guī)定封帳之前已完工但未收貨的成品生產(chǎn)訂單，全部收貨到成品庫(kù)，計(jì)入初始化庫(kù)存數(shù)量；第二，規(guī)定封帳之前已完工但未收貨的半成品生產(chǎn)訂單，全部收貨到生產(chǎn)半成品的車間庫(kù)，計(jì)入半成品初始化庫(kù)存數(shù)量；第三，規(guī)定封帳之前盤(pán)點(diǎn)初始數(shù)據(jù)時(shí)，車間在制產(chǎn)品能領(lǐng)完料的虛擬為半成品、產(chǎn)成品錄入系統(tǒng)；不能領(lǐng)完料的返回為原材料或半成品錄入系統(tǒng)；第四，在封帳期間，必須把虛擬入庫(kù)的生產(chǎn)訂單完工入庫(kù)；第五，系統(tǒng)上線初期(1—2d內(nèi))，根據(jù)對(duì)沒(méi)有完工確認(rèn)的在制生產(chǎn)訂單進(jìn)行手工補(bǔ)單，并從倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行發(fā)料；第六，系統(tǒng)上線后，根據(jù)輸入的未交銷售訂單運(yùn)行MRP，將產(chǎn)生的計(jì)劃單按車間轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)訂單，并列印生產(chǎn)派工單及物料申領(lǐng)單；第七，在主數(shù)據(jù)的處理上，在規(guī)定封帳之前的一個(gè)星期內(nèi)向系統(tǒng)導(dǎo)入工作中心、物料BOM和工藝路線。

    2．3 MM(物料管理)

    在未清采購(gòu)訂單(含外協(xié)訂單)的管理上，第一，在規(guī)定封帳時(shí)間之前未收貨的采購(gòu)訂單，手工將它們錄入系統(tǒng)，單據(jù)日期、交貨日期等采用原訂單數(shù)據(jù)，供應(yīng)商、物料數(shù)據(jù)用規(guī)定格式的數(shù)據(jù)；第二，在規(guī)定封帳時(shí)間之前部分收貨的采購(gòu)訂單，重新將部分收貨的采購(gòu)訂單分為已收貨與未收貨兩張獨(dú)立采購(gòu)訂單，并通知供應(yīng)商分開(kāi)兩張發(fā)票。將這類采購(gòu)訂單手工錄入系統(tǒng)，單據(jù)日期、交貨日期等采用原訂單數(shù)據(jù)，供應(yīng)商、物料數(shù)據(jù)用規(guī)定格式的數(shù)據(jù)，訂單數(shù)量為未清部分?jǐn)?shù)量，并與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商；第三，在規(guī)定封帳時(shí)間期間，新系統(tǒng)外記錄采購(gòu)訂單，從封帳之日起進(jìn)行采購(gòu)訂單的補(bǔ)錄，上線前一天應(yīng)將此期間的數(shù)據(jù)完全補(bǔ)錄入完成。

    在倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存的管理上，規(guī)定封帳期間，對(duì)采購(gòu)訂單收貨，應(yīng)該記錄采購(gòu)單號(hào)、供應(yīng)商編碼、物料主數(shù)據(jù)編碼、收貨數(shù)量、收貨庫(kù)位、收貨日期和立體倉(cāng)托盤(pán)號(hào)；對(duì)生產(chǎn)訂單、內(nèi)部訂單發(fā)料，應(yīng)記錄訂單號(hào)碼、新物料編碼、物料描述、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨庫(kù)位和立體倉(cāng)托盤(pán)號(hào)；對(duì)銷售發(fā)貨，應(yīng)記錄銷售單號(hào)碼、新物料編碼、物料描述、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨庫(kù)位和立體倉(cāng)托盤(pán)號(hào)；第四，對(duì)生產(chǎn)訂單人庫(kù)，應(yīng)記錄生產(chǎn)訂單新物料編碼、物料描述、入庫(kù)數(shù)量和入庫(kù)庫(kù)位；第五，對(duì)于向成本中心發(fā)料，應(yīng)記錄成本中心號(hào)碼、新物料編碼、物料描述、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨庫(kù)位和立體倉(cāng)托盤(pán)號(hào)。第六，對(duì)庫(kù)存轉(zhuǎn)儲(chǔ)，應(yīng)記錄轉(zhuǎn)儲(chǔ)單號(hào)碼、新物料編碼、物料描述、數(shù)量、出庫(kù)工廠、出庫(kù)庫(kù)位、入庫(kù)工廠和入庫(kù)庫(kù)位。以上所有的記錄在系統(tǒng)上線初期(1～2d內(nèi))導(dǎo)人系統(tǒng)。

    2．4 FI／CO(財(cái)務(wù)與成本管理)

    在靜態(tài)數(shù)據(jù)管理上，固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)、科目主數(shù)據(jù)和其他客戶、供應(yīng)商包括個(gè)人的資料在封帳期間之前一星期內(nèi)導(dǎo)入系統(tǒng)。其中，對(duì)上線前一年底前購(gòu)置的固定資產(chǎn)，應(yīng)將累計(jì)折舊拆分為兩部分：一部分為截止上線前一年底的累計(jì)折舊，另一部分是所在年從元旦至上線試運(yùn)行期間的累計(jì)折舊。對(duì)于整理完畢的各固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)，按固定資產(chǎn)分類匯總其原值和累計(jì)折舊值，以對(duì)應(yīng)到相應(yīng)總帳科目。對(duì)于一時(shí)無(wú)法確定成本中心的固定資產(chǎn)，可以放到相關(guān)共用成本中心。

    在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理上，要注意幾個(gè)方面。第一，固定資產(chǎn)。上線前購(gòu)置的資產(chǎn)，上線之日導(dǎo)人系統(tǒng)，在導(dǎo)人系統(tǒng)前應(yīng)檢查相關(guān)資產(chǎn)主數(shù)據(jù)是否已創(chuàng)建；上線前發(fā)生的其他業(yè)務(wù)，如，報(bào)廢、轉(zhuǎn)移、在建工程結(jié)算于上線之日錄入系統(tǒng)，在建工程以上線前一個(gè)月的月底余額錄入系統(tǒng)。第二，對(duì)于資產(chǎn)負(fù)債表科目，按上線前一個(gè)月的月底科目余額錄入；對(duì)于損益表科目，按照上線前一個(gè)月底的科目累計(jì)余額錄入；費(fèi)用科目要對(duì)應(yīng)相關(guān)成本中心，收入、成本科目要對(duì)應(yīng)相關(guān)利潤(rùn)中心；生產(chǎn)類成本中心的費(fèi)用通過(guò)分錄，借為費(fèi)用科目(成本中心)，貸為制造費(fèi)用轉(zhuǎn)出(成本中心)；外幣業(yè)務(wù)分別按照原幣、本位幣金額錄入系統(tǒng)，一定不能按照匯率自動(dòng)計(jì)算本位幣金額；總賬科目余額于上線之日財(cái)務(wù)總賬結(jié)賬結(jié)束后導(dǎo)入系統(tǒng)。第三，客戶的相關(guān)賬款應(yīng)分為客戶應(yīng)收賬款、特別總賬(預(yù)收款、應(yīng)收票據(jù)、其他應(yīng)收款)，余額按照合同、憑證發(fā)生日期分科目、分行項(xiàng)目逐筆導(dǎo)入；對(duì)于其他往來(lái)款，余額應(yīng)按客戶、憑證發(fā)生日期分行項(xiàng)目逐筆導(dǎo)入；對(duì)于個(gè)人借款，在整理數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)注明個(gè)人所在部門(mén)按個(gè)人、余額按借款時(shí)間分行項(xiàng)目逐筆導(dǎo)入；客戶的余額為截止到上線前一個(gè)月的月底累計(jì)余額；客戶余額于上線之日起兩日內(nèi)由財(cái)務(wù)應(yīng)收結(jié)賬后導(dǎo)入系統(tǒng)。第四，供應(yīng)商相關(guān)賬款應(yīng)分為供應(yīng)商應(yīng)付賬款、特別總賬(預(yù)付款、應(yīng)付票據(jù)、質(zhì)保金)，余額按照采購(gòu)類型(一般采購(gòu)、外協(xié)、工程項(xiàng)目)、憑證發(fā)生日期分科目、分行項(xiàng)目逐筆導(dǎo)人；對(duì)于其他應(yīng)付款，按照往來(lái)單位分憑證日期分行項(xiàng)目逐筆導(dǎo)入；對(duì)于截止到上線前一個(gè)月月底的應(yīng)付暫估款按供應(yīng)商整理明細(xì)并存檔，通過(guò)總賬憑證分行項(xiàng)目、憑證日期導(dǎo)入系統(tǒng)；供應(yīng)商的余額為截止到上線前一個(gè)月月底的累計(jì)余額；供應(yīng)商余額于上線之日起三日內(nèi)由財(cái)務(wù)應(yīng)付結(jié)賬后導(dǎo)人系統(tǒng)。第五，所有總賬、固定資產(chǎn)、客戶、供應(yīng)商余額應(yīng)分公司代碼準(zhǔn)備，分公司代碼導(dǎo)入系統(tǒng)。第六，CO內(nèi)部訂單在上線前一個(gè)月內(nèi)財(cái)務(wù)盡可能結(jié)轉(zhuǎn)完畢；對(duì)已經(jīng)完成大部分的工程，將工程已經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用財(cái)務(wù)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，工程在上線后再發(fā)生的費(fèi)用在系統(tǒng)里建立內(nèi)部訂單，費(fèi)用歸結(jié)到內(nèi)部訂單上；對(duì)小的工程如有余額還原到倉(cāng)庫(kù)再進(jìn)行補(bǔ)單作業(yè)。

3 結(jié)語(yǔ)

    總而言之，無(wú)論是一次全面卜線還是分模塊分階段上線，在系統(tǒng)上線正式運(yùn)行前都要先分模塊試運(yùn)行，然后進(jìn)行全系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)試運(yùn)行。在試運(yùn)行期間，仍可保留原有的手工管理手段。實(shí)行雙軌運(yùn)行一段時(shí)間，待系統(tǒng)的穩(wěn)定性得到確認(rèn)、操作的熟練程度滿足要求之后，才能分模塊逐步甩掉手工系統(tǒng)。由于雙軌運(yùn)行期間勞動(dòng)量加倍，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入期不能過(guò)長(zhǎng)，因而要求ERP的實(shí)施過(guò)程要集中突擊完成，決不能拖延太久。實(shí)施過(guò)程中，要對(duì)系統(tǒng)的安全性高度重視，一般的數(shù)據(jù)要能及時(shí)備份，主服務(wù)器要有兩套以上設(shè)施，并作異地安放。

    項(xiàng)目切換階段執(zhí)行必須堅(jiān)決果斷。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)修改，準(zhǔn)確執(zhí)行。嚴(yán)格按照整體設(shè)計(jì)方案準(zhǔn)確實(shí)施，使系統(tǒng)切換有條不紊地進(jìn)行。已經(jīng)實(shí)施的部分必須要看到成效，才能確保后續(xù)實(shí)施的跟進(jìn)，要避免出現(xiàn)因局部實(shí)施失敗形成的負(fù)面影響，這樣將會(huì)打擊實(shí)施人員的積極性，造成實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

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本文標(biāo)題：離散制造業(yè)ERP上線策略及方法

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