0 引言
ERP的實(shí)現(xiàn)需要通過(guò)實(shí)施成熟的企業(yè)級(jí)信息管理系統(tǒng)，它貫徹了統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，包含了企業(yè)各種基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)生各種企業(yè)管理報(bào)表，是能夠全面體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的綜合管理系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化包含2個(gè)方面，一是企業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定，制定后應(yīng)當(dāng)及時(shí)以企業(yè)公文的形式發(fā)布，讓相關(guān)人員了解并執(zhí)行；二是標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的維護(hù)。主要是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進(jìn)行增、刪、改，以確保標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)滿足業(yè)務(wù)需要。
數(shù)據(jù)維護(hù)工作要高度重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，建立規(guī)范數(shù)據(jù)維護(hù)的流程和制度。不管是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)（包括對(duì)物料、供應(yīng)商、客戶的編碼增改等），還是對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更新（如訂單的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入，庫(kù)存的變更等）都應(yīng)遵循這些流程和制度，以減少數(shù)據(jù)維護(hù)中的風(fēng)險(xiǎn)。文中對(duì)ERP項(xiàng)目中核心主數(shù)據(jù)的幾種維護(hù)策略和維護(hù)模式的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行對(duì)比分析�？梢怨┎煌�ERP項(xiàng)目選擇其適合的數(shù)據(jù)維護(hù)模式和維護(hù)組織及流程方案。
1 核心主數(shù)據(jù)
核心主數(shù)據(jù)是屬于集團(tuán)層面需要重點(diǎn)關(guān)注和統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，集團(tuán)層核心數(shù)據(jù)有以下特點(diǎn)。
1）核心數(shù)據(jù)指此類數(shù)據(jù)存在于企業(yè)全壽期管理中，且需要從行業(yè)角度出發(fā)統(tǒng)一制定編碼規(guī)則。
2）根據(jù)使用功能的不同，將集團(tuán)層核心數(shù)據(jù)分成三大類：全壽期鏈核心數(shù)據(jù)（物料、設(shè)備、功能位置、WBS結(jié)構(gòu)、設(shè)備分類）、財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)（會(huì)計(jì)科目、資產(chǎn)、供應(yīng)商、客戶）和人力資源核心數(shù)據(jù)（人員、組織機(jī)構(gòu)）。
3）核心數(shù)據(jù)間會(huì)存在相互依賴關(guān)系。例如，對(duì)于某一具體物資，在設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)營(yíng)全壽期內(nèi)可能分屬物料、設(shè)備、資產(chǎn)。相互之間存在邏輯聯(lián)系。方案設(shè)計(jì)時(shí)需要通盤考慮。
4）所涉及到的核心數(shù)據(jù)的編碼方案均基于實(shí)際業(yè)務(wù)需求編制而成。
2 核心主數(shù)據(jù)維護(hù)策略
核心主數(shù)據(jù)的管理是ERP項(xiàng)目中的核心工作之一，主要通過(guò)以下3個(gè)方面來(lái)確定核心數(shù)據(jù)的維護(hù)策略。
2.1 確定核心數(shù)據(jù)管理總體模式
總體模式包括：集中式、分散式、適度集中式等。
1）集中模式。由集團(tuán)管理所有的主數(shù)據(jù)，如總賬科目、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)、成本中心、設(shè)備主數(shù)據(jù)等，下屬各成員公司不維護(hù)任何數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點(diǎn)是業(yè)務(wù)類型統(tǒng)一，業(yè)務(wù)內(nèi)容相近，企業(yè)較小。
2）分散模式。集團(tuán)不管理任何主數(shù)據(jù)，由下屬各成員公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)維護(hù)自已掌握的所有主數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點(diǎn)是業(yè)務(wù)較分散，多頭管理，利益端較多的企業(yè)。
3）適度集中模式。由集團(tuán)管理部分核心主數(shù)據(jù)，如總賬科目、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)等，下屬各成員公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)維護(hù)自己掌握的部分主數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點(diǎn)是主業(yè)較鮮明的集團(tuán)性企業(yè)，如：中石油、中國(guó)電信、申能股份等。
適度集中模式，即根據(jù)數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)內(nèi)容區(qū)分集團(tuán)統(tǒng)一維護(hù)和分散維護(hù)及管理。適度集中模式中又有多種子模式。經(jīng)過(guò)對(duì)各類核心數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)操作的特點(diǎn)進(jìn)行分析后。確定適度集中模式的主數(shù)據(jù)維護(hù)方式（見(jiàn)表1），其中物料、會(huì)計(jì)科目、供應(yīng)商、客戶需要統(tǒng)一管理。
2.2 確定數(shù)據(jù)管理的組織架構(gòu)
根據(jù)數(shù)據(jù)管理的模式確定數(shù)據(jù)管理參與的責(zé)任部門。集團(tuán)ERP項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理的整體組織架構(gòu)為：信息化領(lǐng)導(dǎo)小組一一信息管理部/ERP項(xiàng)目部一一集中數(shù)據(jù)維護(hù)組織一一成員公司數(shù)據(jù)維護(hù)組織。
2.3 確定各核心數(shù)據(jù)維護(hù)架構(gòu)
1）物料。維護(hù)內(nèi)容是創(chuàng)建新物料主數(shù)據(jù)，維護(hù)物料主數(shù)據(jù)基本視圖（描述、計(jì)量單位、分組、分類、管理屬性等），擴(kuò)展工廠視圖以及其他視圖：維護(hù)機(jī)構(gòu)是按照物料大類的不同，分散到專門的機(jī)構(gòu)、各成員公司，維護(hù)時(shí)點(diǎn)是在集團(tuán)數(shù)據(jù)組收到新增物料申請(qǐng)并核對(duì)物料屬性后維護(hù)物料主數(shù)據(jù)基本視圖。各成員公司按照業(yè)務(wù)需求隨時(shí)擴(kuò)展工廠視圖以及其他視圖。
2）會(huì)計(jì)科目。維護(hù)內(nèi)容是新建集團(tuán)層數(shù)據(jù)和公司代碼數(shù)據(jù)；維護(hù)機(jī)構(gòu)是集團(tuán)財(cái)務(wù)科目維護(hù)小組和各成員公司；維護(hù)時(shí)點(diǎn)是在集團(tuán)數(shù)據(jù)組收到新增科目申請(qǐng)并驗(yàn)證合理性后維護(hù)集團(tuán)層數(shù)據(jù)，各成員公司按照業(yè)務(wù)需求隨時(shí)維護(hù)公司代碼數(shù)據(jù)。
3）供應(yīng)商。維護(hù)內(nèi)容是創(chuàng)建新的供應(yīng)商，維護(hù)新供應(yīng)商基本數(shù)據(jù)（名稱、地址、稅號(hào)等）和公司代碼下數(shù)據(jù)、采購(gòu)視圖；維護(hù)機(jī)構(gòu)是集團(tuán)數(shù)據(jù)維護(hù)小組負(fù)責(zé)和各成員公司；維護(hù)時(shí)點(diǎn)是在集團(tuán)數(shù)據(jù)組收到新增供應(yīng)商申請(qǐng)并核對(duì)信息后維護(hù)新供應(yīng)商基本數(shù)據(jù)，各成員公司按照業(yè)務(wù)需求隨時(shí)維護(hù)公司代碼下數(shù)據(jù)、采購(gòu)視圖。
2.4 繪制、確定集中管理的數(shù)據(jù)維護(hù)流程和制度
數(shù)據(jù)管理流程詳細(xì)描述了數(shù)據(jù)申請(qǐng)、數(shù)據(jù)維護(hù)工作步驟。
3 物料主數(shù)據(jù)維護(hù)
3.1 物料主數(shù)據(jù)維護(hù)組織
ERP項(xiàng)目的物料維護(hù)管理是在集團(tuán)層面設(shè)立物料運(yùn)維管理機(jī)構(gòu)。并在各成員公司層面設(shè)立物料運(yùn)維小組為各成員公司的各業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)。
物料維護(hù)組織架構(gòu)是集團(tuán)層面（集團(tuán)信息化主管部門一一集團(tuán)物料數(shù)據(jù)集中運(yùn)維組）一一成員公司層面（成員公司物料維護(hù)小組一一成員公司業(yè)務(wù)部門）。
ERP項(xiàng)目上線后整個(gè)物料運(yùn)維方面涉及的主要工作職責(zé)如下：
1）物料主數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的制定。
2）物料主數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的發(fā)布。
3）組織經(jīng)驗(yàn)反饋以及標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的解釋。
4）例外問(wèn)題的答復(fù)。
5）依照標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范組織對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢查以及清理。
6）提出新增或修改物料主數(shù)據(jù)的需求。
7）對(duì)需求進(jìn)行核實(shí)。初步判斷是否需新增物料數(shù)據(jù)。
8）物料主數(shù)據(jù)重碼的識(shí)別、判定。
9）在系統(tǒng)中新增編碼以及維護(hù)物料基本信息。
10）補(bǔ)充維護(hù)物料的擴(kuò)展信息，包括工廠視圖、財(cái)務(wù)視圖等。
11）按要求對(duì)系統(tǒng)中的物料數(shù)據(jù)進(jìn)行清理、補(bǔ)充。
3.2 物料主數(shù)據(jù)維護(hù)方案及流程
依照不同的管理思路以及工作職責(zé)的劃定，物料維護(hù)有以下3種運(yùn)維組織方案。
1）集團(tuán)運(yùn)維管理組主要承擔(dān)管理職能。各公司運(yùn)維組負(fù)責(zé)具體的系統(tǒng)操作以及數(shù)據(jù)的維護(hù)（見(jiàn)圖1）。
2）集團(tuán)運(yùn)維管理組除了管理職能外，還主要負(fù)責(zé)重碼的判別以及系統(tǒng)中新增物料等操作性業(yè)務(wù)（見(jiàn)圖2）。
3）集團(tuán)運(yùn)維管理組除了管理職能外，還主要負(fù)責(zé)進(jìn)行重碼的判別。但系統(tǒng)中新增物料等操作性業(yè)務(wù)由各公司運(yùn)維組負(fù)責(zé)（見(jiàn)圖3）。
3.3 物料主數(shù)據(jù)維護(hù)方案分析
上述3種物料維護(hù)方案在消除重碼、時(shí)效性、管理顆粒度等方面各有優(yōu)缺點(diǎn)。具體方案對(duì)比分析如下。
1）方案1。集團(tuán)運(yùn)維組僅具管理職能。在預(yù)防重碼方面，各成員公司自行添加，在目前物料信息不完整的情況下可能造成重碼問(wèn)題：時(shí)效性方面，各成員公司自行維護(hù)物料數(shù)據(jù)，對(duì)本公司的業(yè)務(wù)需求反應(yīng)及時(shí)，時(shí)效性較好；物料管理顆粒度方面。各成員公司重點(diǎn)管理各自側(cè)重的物料數(shù)據(jù)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范難以制定，如圖1。
圖1 物料維護(hù)方案1
2）方案2。集團(tuán)運(yùn)維組兼具管理及業(yè)務(wù)。預(yù)防重碼方面，運(yùn)統(tǒng)一負(fù)責(zé)重碼的判定及新數(shù)據(jù)的添加，會(huì)對(duì)重碼現(xiàn)象有所改善；時(shí)效性方面，需要由集團(tuán)運(yùn)維組來(lái)進(jìn)行重碼判別以及在系統(tǒng)中進(jìn)行主數(shù)據(jù)添加，需制定方案及服務(wù)時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)以滿足成員公司的業(yè)務(wù)需要：物料管理顆粒度方面，集團(tuán)運(yùn)維組需要建立起全壽期的物料管理能力，如圖2。
3）方案3。集團(tuán)運(yùn)維組具有管理職能，并負(fù)責(zé)判斷是否重碼。預(yù)防重碼方面，運(yùn)維統(tǒng)一負(fù)責(zé)重碼的判定，會(huì)對(duì)重碼現(xiàn)象有所改善。新數(shù)據(jù)的添加由各公司運(yùn)維組執(zhí)行，從SAP系統(tǒng)授權(quán)上無(wú)法保障運(yùn)維審批流程的有效執(zhí)行。需要配合強(qiáng)有力的管理制度和定期的事后檢查：時(shí)效性方面，需要的采集、加工、整理過(guò)程中，要保證在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定、原始數(shù)據(jù)的正確和數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全的前提下，以數(shù)據(jù)為中心，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性、正確性和一致性。在ERP實(shí)際運(yùn)行中，數(shù)據(jù)的維護(hù)必須堅(jiān)持“以數(shù)據(jù)為中心。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，完善數(shù)據(jù)最優(yōu)化”的原則，數(shù)據(jù)的維護(hù)、原有數(shù)據(jù)的優(yōu)化是數(shù)據(jù)維護(hù)人員艱巨的工作，如圖3。
圖3 物料維護(hù)方案3
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本文標(biāo)題：集團(tuán)型企業(yè)怎樣建立ERP數(shù)據(jù)維護(hù)模式呢？
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