一、前言
2008年，我國(guó)財(cái)政部、審計(jì)署、證監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)和銀監(jiān)會(huì)五個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，并相繼出臺(tái)“企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引”、“企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引”、“企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)指引”，五部委要求在我國(guó)大中型企業(yè)和上市企業(yè)中率先實(shí)施這些規(guī)范性文件。在全球經(jīng)濟(jì)不景氣的情況下，內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義。
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，由人來(lái)控制的傳統(tǒng)內(nèi)部控制方法已經(jīng)逐漸適應(yīng)不了現(xiàn)在復(fù)雜的控制程序和控制環(huán)境，這是由于傳統(tǒng)內(nèi)部控制在執(zhí)行過(guò)程中，個(gè)人素質(zhì)有差異，具有一定主觀性，這對(duì)重要環(huán)節(jié)具有較大影響，導(dǎo)致管理的效率過(guò)低，控制成本增加，阻礙內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的完善具有重要意義。運(yùn)用ERP管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制已經(jīng)成為當(dāng)下企業(yè)管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。因此，在這樣的時(shí)代背景下就如何運(yùn)用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行探討具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文首先對(duì)ERP管理系統(tǒng)和內(nèi)部控制進(jìn)行了簡(jiǎn)單的介紹，然后分析了ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中發(fā)揮的重要作用，最后就如何運(yùn)用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制提出了相應(yīng)的對(duì)策建議，以期為有關(guān)崗行提供參考。
二、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的慨述
1. ERP的概念
ERP就是企業(yè)資源計(jì)劃。指在建立信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，用系統(tǒng)的管理思想，將企業(yè)的內(nèi)部信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理、網(wǎng)上交易等有效地集合在一起，高效的利用了企業(yè)各方面的資源，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的全能的系統(tǒng)工具。ERP具有以下四個(gè)特點(diǎn)：一是集成了內(nèi)部資源。ERP站在企業(yè)的高度，將全部的業(yè)務(wù)流程看成一個(gè)緊密相關(guān)的供應(yīng)鏈條。并且將企業(yè)的內(nèi)部劃分開(kāi)成幾個(gè)互相協(xié)同工作的子系統(tǒng)。二是固化和優(yōu)化了運(yùn)作流程。ERP在實(shí)施過(guò)程中，將優(yōu)化的管理流程和業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，這樣減少了人為的一些差錯(cuò)，提高了經(jīng)營(yíng)的效率。
2. 內(nèi)部控制的內(nèi)涵
內(nèi)部控制是指企業(yè)管理層、治理層以及員工一起實(shí)施的，旨意在實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)安全、管理合法、財(cái)務(wù)報(bào)告及有關(guān)信息真實(shí)性和完整性，從而提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效果和效率。內(nèi)部控制貫穿在企業(yè)生產(chǎn)的方方面面，主要體現(xiàn)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)、人力資源及財(cái)務(wù)與會(huì)記等管理過(guò)程中。在傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法中，企業(yè)的信息處理活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄主要是由人來(lái)完成，通過(guò)用報(bào)表來(lái)反映對(duì)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的資金流、物流情況，通過(guò)會(huì)議的管理經(jīng)營(yíng)方式，進(jìn)行內(nèi)部控制。
三、ERP管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用
1.有效地控制成本
ERP管理系統(tǒng)能夠依照標(biāo)準(zhǔn)成本體系預(yù)計(jì)的成本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，并且在產(chǎn)品形成的過(guò)程中按照標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行控制，能夠隨時(shí)顯示出運(yùn)作成本的多少。如果發(fā)生偏差就可以及時(shí)進(jìn)行糾正并且分析原因，然后進(jìn)行整改。這樣，企業(yè)就不用按照原來(lái)的成本事后分析法，還可以達(dá)到提高成本控制的有效性和及時(shí)性的目的。
2.提高企業(yè)財(cái)務(wù)控制的能力
ERP管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)，能支持企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行及時(shí)、完整和真實(shí)的核算和監(jiān)督。這樣，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)物流、資金流、信息流和工作流的統(tǒng)一，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)從核算型到管理型的轉(zhuǎn)變，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)運(yùn)用業(yè)務(wù)信息掌控企業(yè)各部門(mén)的資金運(yùn)營(yíng)。
3.提高企業(yè)的管理能力
鑒于ERP管理系統(tǒng)具有運(yùn)算速度快、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量大、查詢方便等優(yōu)勢(shì)，企業(yè)實(shí)施ERP管理系統(tǒng)，能方便的企業(yè)對(duì)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定期評(píng)估，通過(guò)評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)掌握企業(yè)內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。
四、運(yùn)用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策
1.企業(yè)實(shí)施ERP前的評(píng)估
企業(yè)在實(shí)施ERP管理系統(tǒng)之前要對(duì)企業(yè)目前所處的狀況、內(nèi)部控制措施和企業(yè)實(shí)施ERP管理系統(tǒng)的條件等進(jìn)行評(píng)估。一方面要確立明確的目標(biāo)責(zé)任，并就企業(yè)實(shí)施ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行立項(xiàng)分析：另一方面要明確ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施辦法和關(guān)鍵控制點(diǎn)，而不能把原有的業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)單地電子化。在內(nèi)部控制中實(shí)施ERP管理系統(tǒng)要求企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施前要規(guī)范自身的業(yè)務(wù)流程，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的權(quán)利和責(zé)任，并能清晰地把握ERP環(huán)境下各業(yè)務(wù)的具體分工，只有這樣才能保證項(xiàng)目實(shí)施的速度和質(zhì)量。
2.企業(yè)實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn)
ERP是企業(yè)信息化的工具和手段，企業(yè)在實(shí)施ERP管理系統(tǒng)的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)各種意外和風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)主要集中在以下方面：ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)的安全性不足，導(dǎo)致內(nèi)控措施失效和商業(yè)機(jī)密的泄露；ERP系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)得不科學(xué)、變更與維護(hù)程序的不規(guī)范引起的效率的降低；ERP系統(tǒng)硬件管理的不當(dāng)造成企業(yè)權(quán)益或資產(chǎn)的損失；ERP系統(tǒng)供應(yīng)商因監(jiān)控不當(dāng)?shù)仍蛟斐傻倪`約行為；實(shí)施ERP系統(tǒng)沒(méi)有持續(xù)的跟進(jìn)造成ERP系統(tǒng)實(shí)施的中止。這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)取決于企業(yè)對(duì)ERP開(kāi)發(fā)商及具體ERP產(chǎn)品的選擇。如何選擇技術(shù)成熟、服務(wù)良好的ERP管理系統(tǒng)，并評(píng)估該產(chǎn)品是否適合企業(yè)是擺在各企業(yè)面前的重要課題。
3.企業(yè)實(shí)施ERP的組織條件
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)是一次較為重大的企業(yè)內(nèi)部管理的變革，ERP系統(tǒng)涉及企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、管理方法等各個(gè)方面，實(shí)施ERP系統(tǒng)不是單一部門(mén)的任務(wù)，而是覆蓋全部部門(mén)、全部員工的一次變革。因此，ERP管理系統(tǒng)的順利實(shí)施離不開(kāi)企業(yè)組織上的支持。首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識(shí)到ERP管理系統(tǒng)對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的重要作用，要?jiǎng)訂T全體員工參與到ERP的實(shí)施中。其次，企業(yè)實(shí)施ERP管理系統(tǒng)，必須保證有關(guān)人員具備足夠的知識(shí)儲(chǔ)備和技能儲(chǔ)備，即企業(yè)必須對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行有關(guān)的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)不僅包含技術(shù)層面的指導(dǎo)，還包括觀念上的灌輸。最后，企業(yè)應(yīng)該建立專門(mén)的部門(mén)來(lái)指導(dǎo)和支持ERP業(yè)務(wù)流程的再造。
4.企業(yè)實(shí)施ERP的流程再造
實(shí)施ERP管理系統(tǒng)，企業(yè)必須對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和再造，這樣做的主要目的是“增值”，改進(jìn)后的流程要能達(dá)到降低運(yùn)營(yíng)成本、提高運(yùn)營(yíng)效率的效果。值得注意的是，ERP流程再造并非一日之功，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)的變化和ERP應(yīng)用的不斷深入，與時(shí)俱進(jìn)對(duì)ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化和改進(jìn)。
5.企業(yè)實(shí)施ERP過(guò)程中的監(jiān)控
運(yùn)用ERP管理系統(tǒng)的目的是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。與此同時(shí)，實(shí)施ERP管理系統(tǒng)，同樣需要對(duì)其進(jìn)行有效的監(jiān)控。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施人員和業(yè)務(wù)部門(mén)定期召開(kāi)例會(huì)，協(xié)商如何解決ERP項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的問(wèn)題；展開(kāi)階段性評(píng)審，對(duì)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行分階段評(píng)估；把ERP系統(tǒng)的流程、數(shù)據(jù)與企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)照，找出差距所在等手段都可以達(dá)到對(duì)ERP管理系統(tǒng)的監(jiān)控目的。
五、結(jié)論
ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中扮演著越來(lái)越重要的角色。其對(duì)提高企業(yè)信息質(zhì)量、保障制度的執(zhí)行和保證企業(yè)資產(chǎn)的安全具有重要意義，但我們也應(yīng)該意識(shí)到，ERP管理系統(tǒng)并非萬(wàn)能的，其自身也存在一些潛在風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)能否利用ERP管理系統(tǒng)達(dá)到加強(qiáng)內(nèi)部控制的目的，取決于管理者和企業(yè)組織對(duì)該項(xiàng)目的支持，取決于ERP管理系統(tǒng)使用者的綜合素質(zhì)，取決于企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式、文化傳統(tǒng)等特定因素。綜上所述，只要將企業(yè)的管理思想與ERP技術(shù)完善結(jié)合，才能有效加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制。
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本文標(biāo)題：企業(yè)如何運(yùn)用ERP管理系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)部控制？
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