一個人可以做信息化嗎?也許有人會質(zhì)疑，也許有人會不屑一顧;但是馮春山卻用自己的真實經(jīng)歷，在東方機械公司實現(xiàn)了這一信息化夢想。一個管理學(xué)博士，作為董事長助理，一方面分擔著企業(yè)運營，一方面利用自己在計算機領(lǐng)域的優(yōu)勢，把一個年銷售額達800萬美元的企業(yè)的信息化搞得有聲有色，他是怎么做到的呢?
東方機械公司是一家日本獨資企業(yè)，生產(chǎn)液壓產(chǎn)品，公司內(nèi)部進行機械加工和組裝，沖壓、焊接、橡膠制品等需要外協(xié)采購。公司的產(chǎn)品設(shè)計依賴日方，公司主要就是生產(chǎn)，生產(chǎn)完后賣給日方，由日方進行市場銷售。公司有200人，年銷售額800萬美元。該公司產(chǎn)品品種多，批量小。數(shù)量多的產(chǎn)品，每月幾百件，少的每月幾件。
現(xiàn)在的公司CIO馮春山是2005年初來到公司的，因為他在公司計算機水平是最好的，來公司后就負責計算機方面的事情。他剛剛到公司時，公司有30多臺計算機，局域網(wǎng)已經(jīng)搭建起來。財務(wù)方面使用一套金蝶的財務(wù)軟件，其它部門的數(shù)據(jù)通過Excel處理。
從關(guān)鍵問題入手
當時公司董事長希望能夠有一套用于生產(chǎn)上的信息系統(tǒng)，馮春山通過對公司的調(diào)研，梳理了一下企業(yè)存在的問題。
第一，生產(chǎn)排產(chǎn)速度慢。接到客戶訂單后，要在2天內(nèi)進行回復(fù)，否則該訂單生效。如果不能完成訂單，則要承擔相應(yīng)的責任。這樣就需要進行生產(chǎn)能力的核算：如果生產(chǎn)能力不能滿足要求，則答復(fù)客戶不能完成訂單;如果生產(chǎn)能力(組裝能力和加工能力)允許，下一步的任務(wù)是需要將任務(wù)分派到每臺設(shè)備上。因為產(chǎn)品種類多，并且工序長，平均下來每個部品需要10個工序內(nèi)能完成。由于計算量太大，人工排產(chǎn)無法制定出詳細的計劃，不能將生產(chǎn)計劃具體到每天每臺設(shè)備。只能根據(jù)產(chǎn)能的計算，安排每周的計劃，每臺設(shè)備每天的計劃由現(xiàn)場作業(yè)流程進行安排，計劃的銜接性差。
第二，產(chǎn)品質(zhì)量追溯困難。部品在加工過程中，記錄部品的生產(chǎn)批號。產(chǎn)品在組裝時，記錄組裝的各個部品的生產(chǎn)批號。如果加工過程中發(fā)現(xiàn)部品不良，可能同一批號的部品存在同樣問題�？梢愿鶕�(jù)生產(chǎn)批號追蹤同一批次的不良品還裝在哪些產(chǎn)品上。
第三，信息共享性差。各部門一般用Excel記錄數(shù)據(jù)。如果不同部門交流信息，需要去從別人做的Excel表中提取信息。因為數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，接到Excel文件后，還需要對數(shù)據(jù)重新整理。
第四， 信息重復(fù)輸入。因為信息共享性差，格式不同一，導(dǎo)致相當部分數(shù)據(jù)重復(fù)錄入。
合適的就是最好的
民營企業(yè)從來會把每一分錢都花在該花的地方，所以他們不會貿(mào)然采用價格高昂的通用信息化軟件。在摸清問題后，馮春山覺得自己的技術(shù)就能夠開發(fā)出一套軟件，滿足上述要求，這也是成本最低的方式，他決定自己開發(fā)。
企業(yè)信息化的原則一般是整體規(guī)劃，分步實施，馮春山也是本著這個原則來做的。信息化規(guī)劃時不只要考慮當下的需求，還要考慮幾年后的需求，因此系統(tǒng)的可擴展性要好。
做信息規(guī)劃首先要掌握部品生產(chǎn)流轉(zhuǎn)過程，進而要理清生產(chǎn)計劃業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，馮春山做出了清晰的信息化規(guī)劃圖。
馮春山認為，在配備硬件基礎(chǔ)后，首先是建立信息共享的數(shù)據(jù)庫，解決信息重復(fù)錄入的問題，以后不論開發(fā)什么樣的功能都使用同一個數(shù)據(jù)庫。這樣系統(tǒng)就有了良好的可擴展性。
ERP將各個部門的信息串聯(lián)起來，方便各部門信息的溝通，在此之上實現(xiàn)自動排產(chǎn)的APS、現(xiàn)場執(zhí)行系統(tǒng)MES、產(chǎn)品質(zhì)量追溯系統(tǒng)以及商業(yè)智能BI系統(tǒng)。
回顧那段經(jīng)歷，馮春山說，系統(tǒng)開發(fā)本著由易到難的原則。首先共享數(shù)據(jù)庫字段，然后開發(fā)ERP，在此之后開發(fā)其它模塊。開發(fā)時，為了以后查詢信息方便，采用的是B/S模式，客戶端不需要安裝程序，就可以查詢數(shù)據(jù)�？紤]員工使用習(xí)慣，使用Excel表作為信息輸入界面。這樣還有一個好處是信息輸入方便，員工可以把信息全部在Excel表中準備好之后一起錄入數(shù)據(jù)庫，而不需要一條條信息的錄入。
系統(tǒng)開發(fā)好后，要將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入�；A(chǔ)數(shù)據(jù)包括：單品、組裝品基本信息、BOM表、外協(xié)廠信息、客戶信息等。馮春山說，該系統(tǒng)于2005年11月投入使用，也許因為是自己開發(fā)的，完全按照企業(yè)實際來的，實施過程未見大的波折。
放眼未來不斷完善
不知不覺間，馮春山開發(fā)的這套ERP現(xiàn)在已經(jīng)使用4年多了。但是信息化從來不是個一勞永逸的事情。馮春山是個有心人，站在企業(yè)業(yè)務(wù)和運營層面，他不斷挖掘企業(yè)新的信息化需求，后來該系統(tǒng)又增加了員工勞動效率統(tǒng)計和績效考核計算的功能，這在很大程度上解決了人力資源的工作瓶頸。
暢想企業(yè)未來的信息化需求，馮春山認為還是要從現(xiàn)有的系統(tǒng)中找經(jīng)驗和突破口。通過這套ERP系統(tǒng)的實施，馮春山也體會到，信息化系統(tǒng)要完全發(fā)揮作用，企業(yè)的信息采集能力也必須達到一定程度才行。東方機械公司是離散型生產(chǎn)，在庫靠人手工清點，目前每日在庫數(shù)的統(tǒng)計沒有覆蓋全廠，還有一些在各車間的半成品沒有納入統(tǒng)計范圍內(nèi)，這樣也造成制定的生產(chǎn)計劃還不夠精細。
馮春山認為，信息系統(tǒng)要發(fā)揮更大作用，也必須將外協(xié)廠納入。目前，外協(xié)廠送貨時使用的表格格式不能直接錄入信息系統(tǒng)，必須由人讀取其數(shù)據(jù)再錄入信息系統(tǒng)。如果將來外協(xié)廠使用同樣的表格，外協(xié)廠數(shù)據(jù)可以直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，不需要重新整理，就會加快信息的處理效率。
所以，在馮春山的構(gòu)想里，未來東方機械公司的信息化宏圖應(yīng)該是這樣的：
第一，是硬件方面。要購買專門的服務(wù)器，利用服務(wù)器硬盤備份的功能確保數(shù)據(jù)的安全�，F(xiàn)在公司還是用一臺普通計算機充當著服務(wù)器的功能，每天備份一次，不能實時備份。硬件方面建設(shè)一個高性能、容錯、關(guān)鍵業(yè)務(wù)負載均衡、安全、易維護易管理、有高擴展能力的應(yīng)用硬件平臺。
第二，業(yè)務(wù)軟件方面，擴大信息化覆蓋范圍。堅持以自行開發(fā)的這套ERP平臺為起點和依托，擴展其覆蓋范圍，盡可能將外協(xié)廠納入，訂單管理方面實現(xiàn)與客戶的無縫對接。
第三，提高其智能化水平。能用計算機替代人工的業(yè)務(wù)，完全由計算機替代，提高工作效率。例如，過去與客戶對賬，人工對賬需要1天時間;現(xiàn)在用計算機程序?qū)~，1小時就完成。象這樣類似的地方，盡量實現(xiàn)程序化。
第四，擴大信息共享范圍。現(xiàn)在由于與外協(xié)廠之間，不能相互掌握生產(chǎn)進度，常有因外協(xié)不能及時供貨，而設(shè)備停機待料現(xiàn)象。解決這問題的一個重要措施就是要與外協(xié)廠信息充分共享。
CIO精彩觀點
自行開發(fā)并實施了ERP系統(tǒng)后，馮春山總結(jié)了小型企業(yè)信息化建設(shè)的三點意見：
A. 對于一家小型企業(yè)來說，由于沒有繁雜的業(yè)態(tài)、復(fù)雜的流程，所以它的信息化并不復(fù)雜，通過引入一些通用的工具，按照自我需求，企業(yè)自己開發(fā)系統(tǒng)并實施，一方面節(jié)省成本，另一方面積累未來信息化建設(shè)的經(jīng)驗，不會存在受廠商忽悠的現(xiàn)象，自始至終能體現(xiàn)出信息化以企業(yè)為主導(dǎo)的理念。
B. 自行開展信息化必須考慮企業(yè)未來的發(fā)展，系統(tǒng)的可擴展性必須要好。
C. 信息化要發(fā)揮更大的作用，在業(yè)務(wù)上要考慮外協(xié)單位，在技術(shù)上要保證標準統(tǒng)一。
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