客戶挑選ERP合作伙伴其實就是一個面試的過程。在這個面試中，客戶會提一些比較尖銳的問題。作為ERP顧問，你若不能給對方一個清晰、明確的答案，就意味著你被淘汰了。這里我將陸續(xù)總結一些我在“被面試”的過程中，客戶提問的一些共性問題，供大家參考。
我印象最深刻的一個面試經(jīng)歷是一家日資企業(yè)，他們主要生產(chǎn)五金工具。在面試的過程中，對方分管工廠的副總給我下了一個難題。他說，我現(xiàn)在倉庫里如果有2000個庫存材料。我如何知道這些材料有沒有被其他生產(chǎn)訂單所用?我實際可以用于新訂單的數(shù)量有多少?
副總的這個問題可是一針見血，道破了ERP系統(tǒng)中第一個核心功能，物料需求的計算。確實，這個問題也是一直困擾著企業(yè)的難題，特別是那些接單式生產(chǎn)與庫存式生產(chǎn)并存的企業(yè)。正確區(qū)分庫存材料的性質，哪些材料已經(jīng)被其他訂單預定了，哪些是還可以被其他訂單所用，這對于有序的進行生產(chǎn)是非常重要的。
ERP應對之道：通過幾大量來精確定位庫存數(shù)量。
在具體講解ERP系統(tǒng)解決方式之前，我先向企業(yè)介紹了幾個概念，這是理解這個功能的前提。
一是計劃領料量。他是指已經(jīng)有了生產(chǎn)計劃，但是還沒有下過生產(chǎn)訂單所需要的材料量。
二是預計領料量。他是指已經(jīng)下了生產(chǎn)訂單，但是，還沒有領材料的數(shù)量或者指材料沒有領齊的數(shù)量。
三是計劃采購量。是指已經(jīng)按生產(chǎn)計劃或者銷售計劃生成了采購計劃，但是還沒有下采購單的數(shù)量。
四是預計請購量。有些企業(yè)物料的采購必須有需求部門開出請購單，然后采購部門才能采購。也就是中，從生產(chǎn)計劃到采購單，中間有一個請購的過程。這個預計請購量就是已經(jīng)下了請購單，但是還沒有下采購單的數(shù)量。
五是預計進貨量。他是指已經(jīng)下了采購單，但是供應商還沒有送貨的采購數(shù)量。有的人也把他叫做在途量。
六是庫存數(shù)量。他就是我們通常所說的企業(yè)庫存帳上的數(shù)量。但是，往往這個庫存數(shù)量已經(jīng)被其他訂單所占用。我們在考慮材料需求的時候，也不能以這個庫存數(shù)量為基礎進行考慮。
首先，我們要考慮庫存數(shù)量中，到底有多少數(shù)量已經(jīng)被其他訂單所占用。庫存數(shù)量減去預計領料量減去計劃領料量得出來的結果，就是現(xiàn)在庫存中實際可以利用的數(shù)量。這比較好理解。也即是說，現(xiàn)在庫存帳上的數(shù)量，包括三部分，一是我已經(jīng)下了生產(chǎn)計劃，但是還沒有開工生產(chǎn)的訂單;二是我已經(jīng)在開工生產(chǎn)，但是，我材料可能還沒有領齊;剩下來的部分才是我們真正可用于其他生產(chǎn)訂單的庫存材料。
但是，我們使用后會發(fā)現(xiàn)，這么計算出來的結果有時候往往是負數(shù)。如我現(xiàn)在已有生產(chǎn)計劃還沒開工的單據(jù)需要某個材料2000件，已經(jīng)開工但是還沒領齊的生產(chǎn)訂單需要該材料1000件，我?guī)齑鏀?shù)量只有2000件。最后算出來的差額是倉庫還少了1000件。那是不是說明我還有去請購1000件呢?
其實不然。因為上面這個計算，還沒有考慮的預計請購、預計進貨、計劃采購等數(shù)量。也就是說，可能這缺的1000件材料，采購部門已經(jīng)采購，只是還沒有到企業(yè)倉庫。若我們再冒然去請購或者采購的話，那不是會造成庫存的浪費嗎?
所以，在考慮物料需求的時候，還要把預計請購量、預計進貨量、計劃采購量等幾個因素考慮進去，如此，才能夠計算出我真正的需要采購的數(shù)量。
在以上考慮的各個數(shù)量中，我沒有把自己生產(chǎn)的半成品等考慮進去。若企業(yè)所用的材料，有些是自己生產(chǎn)的半成品，則還要考慮兩個量，一是預計生產(chǎn)量，二是計劃生產(chǎn)量。根據(jù)字面意思都很好理解，預計生產(chǎn)量是指已經(jīng)開了生產(chǎn)訂單但是還沒有完工入庫的數(shù)量;而計劃生產(chǎn)量是指已經(jīng)有了生產(chǎn)計劃但是還沒有開工生產(chǎn)的數(shù)量。
當我們查詢庫存時，發(fā)現(xiàn)庫存帳上數(shù)量有2000件。在我們手工管理的時候，很難分清這些庫存材料我到底還可以用多少，以后可能還有多少進貨，我這次還需要采購多少，等等。但是，有了ERP系統(tǒng)后，這將變得超簡單。我們只需要點一下這個材料的占用明細，系統(tǒng)就會根據(jù)相關的單據(jù)信息，自動幫用戶分析出，這2000件庫存材料中，我已經(jīng)有了訂單的或者有了生產(chǎn)計劃的有多少;我剩下的還有多少可以用;我在未來的幾天內(nèi)預計還沒有多少的進貨，等等。這些信息就會一目了然的反應在企業(yè)用戶面前。這大大提高了用戶對于庫存數(shù)量的管控力度。
副總聽了我的解釋后，比較滿意。但是，看他神色，顯然還不滿足。果然，其接下去問了更加專業(yè)的問題。他問我，庫存帳上數(shù)量有一部分是已經(jīng)被其他訂單或者生產(chǎn)計劃所占用的。那我能不能具體查詢出，到底是被哪些生產(chǎn)計劃說著生產(chǎn)訂單所占用的呢?因為有時候遇到急單的時候，我們可能會需要挪用其他訂單的相同材料。我們需要系統(tǒng)提供具體的明細資料，如此，我們就可以方便的判斷出可以挪用那張訂單的材料。
ERP應對之道：
一般來說，我們是不贊成企業(yè)生產(chǎn)訂單相互之間挪用材料的，這會造成管理的混亂。但是，企業(yè)若認為真的有必要這么做的話，ERP還是可以幫助解決的，只是，在系統(tǒng)操作上，會增加一定的工作量。
在ERP系統(tǒng)中，有個批次管理的功能。也就是說，你在做生產(chǎn)計劃的時候，賦予每個生產(chǎn)計劃一個唯一的生產(chǎn)批號，這個生產(chǎn)批號就會帶到采購計劃、采購單、進貨單、庫存帳;同時，也會帶到領料單、入庫單及庫存帳上。到時候，我們通過這個批號，就可以從頭查到尾、從尾查到頭。
在我們查詢庫存數(shù)量的時候，若采用了批號管理的話，則庫存數(shù)量帳上，就會顯示每個批號所占用的數(shù)量為多少。
為了方便描述，我舉個例子來進行說明。如企業(yè)現(xiàn)在準備在下月初開始生產(chǎn)某個產(chǎn)品1000套，需要某種材料2000件。在制定該生產(chǎn)計劃時，如我給其設置了一個批號F20080401001;則在生成采購計劃時，會把該批號帶到采購計劃上，并且，采購計劃也會生成一個批號，P20080401001。該采購計劃生成請購單、采購單、進貨單時，都會沿用這個采購計劃批號。若現(xiàn)在企業(yè)該材料的庫存為3000件。我們在查詢庫存時，在庫存明細帳報表上，會顯示某某材料、采購批號為P20080401001、生產(chǎn)批號為F20080401001所占用的庫存數(shù)量為多少，等等。
采用了批號管理后，我們不僅可以知道該庫存材料我現(xiàn)在還可以用多少，而且，還可以了解已經(jīng)被占用的材料到底是用于哪些生產(chǎn)計劃或者生產(chǎn)訂單的。如此，我們就可以非常方便的進行材料的重新分配。不過，在材料分配的時候，要注意，批號的重新定位。
批號管理的功能是非常強大的。如若一張采購單現(xiàn)在是分三次進貨，若我們每次進貨的話，都給與一個進貨批號，則在查詢庫存時，我們就可以清楚的知道，該筆庫存是那張采購單下的、分別于幾日到貨多少、幾日到貨多少。這對于追蹤質量問題很重要。如我們在成品檢驗時，發(fā)現(xiàn)該產(chǎn)品由于某種材料質量不良，導致不良品的產(chǎn)生。若不采用批號管理，我們很難查出該產(chǎn)品的原材料是什么時候進廠的，有沒有經(jīng)過檢驗程序;同時，也很難追蹤到該筆材料還有沒有被用于其他產(chǎn)品上，等等。
批號管理在一些質量有嚴格要求的行業(yè)，如食品行業(yè)，都是一些強制性的管理規(guī)定。我們都知道，通過牛奶盒上的產(chǎn)品批號，可以查詢到該瓶牛奶是在哪條生產(chǎn)線生生產(chǎn)的、是什么時候進的原材料、是哪個供應商提供原材料、甚至是哪條奶牛提供的，都可以查詢的到。這對于事后質量的追蹤非常有幫助。
精確定位庫存數(shù)量，一目了然的知道庫存材料將被用于哪些訂單或者計劃，這對于生產(chǎn)企業(yè)來說，是一個非常實用的功能。有了它，無疑是給企業(yè)管理人員一面放大鏡，當倉庫管理發(fā)現(xiàn)什么問題時，他們就可以清楚的察覺到。最重要的是，這位企業(yè)實現(xiàn)零庫存生產(chǎn)提供了可能性。這對于提高企業(yè)庫存管理水平有著非常重要的意義。同時，正如該企業(yè)副總說的，有了這些資料，就方便他們對庫存材料進行必要的重新分配。
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本文標題：ERP系統(tǒng)如何精確定位庫存數(shù)量
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