1 概述
自20世紀50年代始，全球經(jīng)濟進入了飛速發(fā)展的時代。伴隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展及革新速度的加快，過去陳舊的企業(yè)管理模式已經(jīng)不能適應新式的發(fā)展需求，國內(nèi)外學者在此背景下對企業(yè)管理變革進行了深入的研究與探討，并提出了許多管理思想與方法，其中具有代表性的有ERP、企業(yè)再造工程、電子商務、學習型組織等。
ERP系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)庫技術(shù)，具有強大數(shù)據(jù)處理能力、集成共享的數(shù)據(jù)資源、大容量的數(shù)據(jù)存儲的先進信息化管理系統(tǒng)。這樣一個系統(tǒng)是集產(chǎn)、供、銷、財務、人力資源等功能于一體，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置、提高企業(yè)競爭力為目標的系統(tǒng)。
我國自20世紀80年代后隨著市場經(jīng)濟的不斷完善，石油化工銷售行業(yè)面對著國內(nèi)外越來越激烈的競爭。面對嚴峻的形勢，作為石油化工行業(yè)下游的石油銷售公司以ERP實施為契機，不斷將科學和先進的管理思想融入到企業(yè)管理中。對企業(yè)的管理觀念、管理模式實施變革，從而有效地提高企業(yè)的管理、工作及設備等效率，實現(xiàn)快速信息傳遞與共享，推動了企業(yè)管理發(fā)展，提高了企業(yè)的科學管理水平，從而提升了企業(yè)在國際市場的競爭力。
以業(yè)務流程為核心。使業(yè)務流程信息化是ERP倡導的管理新模式�；谶@種新模式，企業(yè)更加突出了供應鏈管理的新管理思想。供應鏈管理是利用信息資源，通過改善供應鏈中的各環(huán)節(jié)關(guān)系，實現(xiàn)資源配置最佳、效率最高、效益最優(yōu)。石油銷售供應鏈是由銷售企業(yè)向供應商、生產(chǎn)商、客戶等成員延伸而形成的一個整體功能結(jié)構(gòu)，其供應鏈管理包括銷售訂單(包括預測)處理、物料需求計劃的制定、物料采購、質(zhì)量管理、生產(chǎn)計劃等關(guān)鍵過程。如圖1所示。
圖1 石油銷售供應鏈框圖
2.1 銷售訂單處理
在生成訂單前，系統(tǒng)調(diào)用與計劃模塊、物料管理模塊以及財務模塊相關(guān)信息，對訂單上的主要信息，如油品的格、交貨期、技術(shù)規(guī)范、售后服務、付款方式等進行確認。以保證客戶與公司均能順利履行訂單合同。在訂單正式生成時，系統(tǒng)生成一個OPS(Order Processing Sheet)文件，并通知調(diào)運部門，調(diào)運部門根據(jù)客戶的要求，進行物料需求計劃的制定，并從成本和企業(yè)的經(jīng)營策略出發(fā)，為訂單編制優(yōu)先級。
2.2 物料需求計劃(MRP)
物料需求計劃(MRP)物料需求計劃是基于未來的需求。它是在已有主生產(chǎn)計劃條件下，根據(jù)油品物料清單、油品交貨期以及庫存狀態(tài)等信息由系統(tǒng)編制出的各個時段、各種油品的生產(chǎn)及采購計劃。作為銷售企業(yè)，首先需要從成品油料的主生產(chǎn)計劃得出油品需求量和需求時間，同時企業(yè)再根據(jù)油品的需求時間和訂貨周期來確定其訂貨的時間。
由此可以看出，石化行業(yè)的供應鏈管理始于銷售。在銷售中，系統(tǒng)確定了所需油品的數(shù)量和日期，那么油品銷售計劃、采購計劃就被轉(zhuǎn)換成生產(chǎn)模塊的生產(chǎn)訂單和外部采購的采購訂單。同時，ERP系統(tǒng)的銷售公司油品需求計劃模塊既保證油品的可用量并避免過量的庫存，又當確定油品短缺時，在生產(chǎn)計劃運行中創(chuàng)建合適的采購計劃。
2.3 油品采購
每個期末在采購部門，ERP系統(tǒng)會根據(jù)物料需求計劃生成采購計劃進度表，及采購建議。采購計劃根據(jù)采購地區(qū)的不同，將采購任務分為內(nèi)部采購和外部采購兩部分，并按相應的采購流程執(zhí)行，最終以采購訂單的形式表現(xiàn)。采購訂單不僅包含了供應商，數(shù)量等信息，還囊括油品的批次和生產(chǎn)日期等。當采購的油品到達后，通過質(zhì)量檢測部門的檢查后油品入庫待售。如不合格，在系統(tǒng)中進行相應的反向追溯。
2.4 質(zhì)量管理
在ERP系統(tǒng)的QM模塊中，檢驗計劃是其核心，它集成了檢驗特征、檢驗方法、檢驗目錄、動態(tài)修改四個方面的內(nèi)容。對每一項需要進行質(zhì)量檢驗的油品，當為其賦予一種檢驗計劃時，就相當于明確了檢驗該油品所需要的樣品數(shù)量、大小、檢驗內(nèi)容、檢驗方法、結(jié)果記錄準則等要求。因此只需輸入檢驗結(jié)果，系統(tǒng)就會自動做出評價，從而實現(xiàn)對質(zhì)量的嚴格控制。
2.5 生產(chǎn)相關(guān)流程
訂單信息在整個系統(tǒng)中流動時，形成一個以訂單和預測為主線的面向企業(yè)整體的業(yè)務流程。在ERP系統(tǒng)中，計劃分成主生產(chǎn)計劃、油品生產(chǎn)計劃。主生產(chǎn)計劃從一個較為宏觀的層面上，控制了生產(chǎn)的進度。產(chǎn)品生產(chǎn)計劃用于具體指導生產(chǎn)。
3 基于ERP供應鏈管理提升銷售管理能力
ERP系統(tǒng)在企業(yè)應用后，先進的管理理念、管理方式、管理手段融入企業(yè)，實現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)要素的優(yōu)化，使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、核心業(yè)務流程得到合理的配置和優(yōu)化，建立了物流、資金流、信息流一體化，進一步規(guī)范各項管理運作，做到了管理精細化，更好地實現(xiàn)了信息的共享，促進了財務與業(yè)務數(shù)據(jù)的融合，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。
3.1 銷售業(yè)務管理的全面覆蓋
建立客戶個性化檔案，充分利用客戶資源，能對客戶進行快速的反應，給予客戶一對一的個性化服務，幫助企業(yè)吸引潛在的客戶和留住最有價值的客戶，獲得大量針對性強，內(nèi)容具體，有價值的市場信息。ERP系統(tǒng)按照客戶訂單、市場預測情況和企業(yè)生產(chǎn)情況，對某一段時期內(nèi)企業(yè)的銷售品種、各品種的銷售量與銷售價格做出計劃安排。系統(tǒng)根據(jù)客戶需求的信息、交貨信息、產(chǎn)品的相關(guān)信息及其他注意事項制定銷售訂單；并通過考察企業(yè)生產(chǎn)可供貨情況、產(chǎn)品定價情況和客戶信譽情況來確認銷售訂單；將銷售訂單信息傳遞給生產(chǎn)計劃部門(以安排生產(chǎn))，并密切跟蹤銷售訂單的執(zhí)行狀況。銷售發(fā)貨管理的功能是按銷售訂單的交貨期組織貨源，下達提貨單，并組織發(fā)貨。然后，將發(fā)貨情況轉(zhuǎn)給財務部門。同時，系統(tǒng)為客戶提供售前、售中和售后服務并進行跟蹤。銷售部門解答售前客戶對產(chǎn)品的技術(shù)咨詢，跟蹤合同、了解訂單的交貨情況及客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期的滿意程度，提供售后服務支持，并向質(zhì)量部門和技術(shù)部門提供產(chǎn)品的售后質(zhì)量記錄。銷售系統(tǒng)管理功能如圖2所示。
圖2 銷售管理功能框圖
3.2 銷售決策的數(shù)據(jù)支持
ERP系統(tǒng)收集客戶服務層的客戶信息、銷售管理業(yè)務層的業(yè)務信息及倉儲信息加以匯總，進行數(shù)據(jù)挖掘、總體綜合分析，為企業(yè)提供管理依據(jù)和決策支持，并將決策信息下達給客戶服務層和銷售管理業(yè)務層，實現(xiàn)為制定銷售策略、市場策劃和開發(fā)、客戶分析、政策趨勢等管理行為與銷售決策提供科學依據(jù)的功能。
4 結(jié)束語
ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一的特性改變了以往銷售企業(yè)信息管理的模式。新模式帶來的內(nèi)控加強，規(guī)范管理。銷售企業(yè)通過利用ERP系統(tǒng)中的供應鏈管理模塊功能，在日常銷售管理、銷售決策等環(huán)節(jié)使采購物流、銷售物流及生產(chǎn)流得到有機的組合，從而促進了銷售企業(yè)的管理變革，提高了企業(yè)工作效率。
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