一、電子文檔管理中應(yīng)注意的關(guān)鍵問題

    1．原始性問題。電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案已經(jīng)完全沒有紙質(zhì)檔案的“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，有時也是復(fù)制的。日常工作中，往往計(jì)算機(jī)上起草文件一旦定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

    2．真實(shí)性問題。電子文檔的真實(shí)性問題伴隨著其生命的始終。維護(hù)其真實(shí)性是一個不間斷的過程。電子文檔信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案，可被原樣復(fù)制甚至被篡改后可以不留痕跡。

    3．完整性問題。電子文檔內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)， 其背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往對電子文件的來龍去脈分不清楚。

    4．長期可讀性問題。隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子文檔載體互不兼容，難以互換，~,-j-于想要常期歸檔保存的電子文檔來說，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文檔載體無法找到讀取設(shè)備，這是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。

    5．安全性問題。電子文檔在發(fā)送、接收、保管、歸檔時面臨病毒的入侵的威脅，現(xiàn)有的防火墻技術(shù)對“黑客” 高手往往防不勝防，并且電子文件存放位置不固定、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接收對象的開放性、文件內(nèi)容的可分解性， 以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接威脅電子文檔的信息安全。

二、辦公自動化條件下的電子文檔管理中存在的幾個誤區(qū)

    1．認(rèn)為電子文件歸檔是檔案部門的工作，與業(yè)務(wù)部門無關(guān)。

    由于電子文件在形成的初期還不能夠確定這種載體的文件是否作為檔案永久保存，致使多數(shù)人員認(rèn)為電子文件生成、制發(fā)后就與己無關(guān)了。而有的檔案工作者或怕增加工作量，或不熟悉相關(guān)操作技術(shù)，加上發(fā)送電子文件的部門與檔案室信息對接不及時，忽視了電子文件的歸檔，容易造成電子文件和資料的缺失。

    2．認(rèn)為紙質(zhì)文件和電子文件同時歸檔會造成資源浪費(fèi)。

    有一些單位片面強(qiáng)調(diào)無紙化辦公，加上大多數(shù)電子文件的內(nèi)容與紙質(zhì)文件相一致，導(dǎo)致有些人員認(rèn)為既然保存了電子文檔，就不需要保存紙質(zhì)文件并存保管，免得擠占了檔案室有限的空間而造成資源浪費(fèi)，因而忽視了電子文檔的易修改性以及電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性問題。

    3．認(rèn)為電子文件不需要專門保管。

    由于電子文件的形成者不固定，一份文件有可能存儲在文件的起草部門，也有可能存儲在檔案管理部門。只要需要這份文件，就可利用文檔的搜索功能來完成，根本沒有必要進(jìn)行專門保管。但電子文件的保管已經(jīng)貫穿在文件整個生命周期之中，根本無法通過載體保護(hù)的方法來維護(hù)。

三、加強(qiáng)辦公自動化條件下電子文檔管理的對策

    1．加強(qiáng)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施管理。

    要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級、訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化檔案室防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，防止對電子文件的非法訪問和隨意刪改，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程的安全、穩(wěn)定、保密。

    2．制定科學(xué)合理的電子文件歸檔制度。

    各單位須要求每個部門指定一位信息員，對信息員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們了解收集電子文檔的重要性和歸檔制度，并在工作中自覺執(zhí)行歸檔制度。同時，要將電子文件歸檔工作納入本單位的年度考核工作中，對部門負(fù)責(zé)信息收集的人員實(shí)行月度考核與年度考核相結(jié)合的方式，保證完成信息管理工作。各部門應(yīng)按照歸檔范圍、歸檔時間將電子文件和資料以磁盤或光盤的形式移交給檔案室，同時還應(yīng)移交該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

    3．做到紙質(zhì)檔案與電子文檔并存。

    紙質(zhì)檔案經(jīng)過歸檔整理后，從文件標(biāo)題到日期印章包括文件內(nèi)容都不能被涂改，性能比較穩(wěn)定。而電子文檔是由電子文件的形成者通過電子文件系統(tǒng)生成文件后，再交給檔案管理N-歸檔。因此，電子文件的形成、處理以至歸檔后的全部管理工作都要依靠計(jì)算機(jī)來完成。同時，電子文件信息在今后的利用中非常依賴于文件特定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如果計(jì)算機(jī)更換或者升級，有可能出現(xiàn)應(yīng)用軟件不兼容的情況，更談不上利用。

    4．加強(qiáng)檔案人員管理，提升綜合能力與素質(zhì)。

    電子文檔的管理與紙質(zhì)檔案的管理存在著十分重要的區(qū)別，對檔案人員的知識構(gòu)成要求較高，檔案人員應(yīng)具備現(xiàn)代化知識和操作技能。此外，由于電子文檔的歸檔、立卷、整理均在計(jì)算機(jī)上操作，檔案人員在實(shí)際工作中既要嚴(yán)謹(jǐn)又要細(xì)致，善于統(tǒng)計(jì)、利用檔案的有效資源，做好專題研究。檔案部門應(yīng)對在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，并注意引進(jìn)多方面的人才，將懂檔案業(yè)務(wù)、具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。

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