行政管理是企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對(duì)企業(yè)進(jìn)行職能性管理的總和。
1 流程
1．1 流程的定義
業(yè)務(wù)流程是指企業(yè)以輸入各種資源和顧客需求為起點(diǎn)、到企業(yè)創(chuàng)造出對(duì)顧客有價(jià)值的產(chǎn)品(或服務(wù))為重點(diǎn)的一系列活動(dòng)。企業(yè)通過業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作，可以為客戶直接創(chuàng)造價(jià)值，保證自身經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
業(yè)務(wù)流程管理是將生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程、各類行政申請(qǐng)流程、財(cái)務(wù)審批流程、人事處理流程、質(zhì)量控制及客服流程等70％以上需要兩人協(xié)作實(shí)施的任務(wù)全部或部分由計(jì)算機(jī)處理，并使其簡(jiǎn)單化、自動(dòng)化的業(yè)務(wù)過程。
根據(jù)行業(yè)的特性，業(yè)務(wù)流程可以分為管理流程、設(shè)計(jì)流程、制造流程等。
管理流程包括企業(yè)開展各種活動(dòng)的相關(guān)程序。企業(yè)通過管理活動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)、服務(wù)，間接地為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。常見的管理流程有6種類型如圖1所示。本文探討的主要方向是行政管理業(yè)務(wù)流程。
圖1 管理流程的6種類型
1．2 流程對(duì)企業(yè)管理的意義
(1)提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力。
(2)支撐企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。
(3)有助于企業(yè)管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)引導(dǎo)企業(yè)管理職能的轉(zhuǎn)型。
2 行政管理
2．1 行政管理定義
行政管理是企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對(duì)企業(yè)進(jìn)行職能性管理的總和。
2．2 流程如何選擇
企業(yè)在進(jìn)行流程梳理之前，首先要對(duì)企業(yè)目前存在的問題進(jìn)行診斷與分析，找出企業(yè)問題的關(guān)鍵所在。對(duì)于這些關(guān)鍵的、亟待解決的問題，需要首先建立流程，這些流程稱為“關(guān)鍵流程”。在選擇關(guān)鍵流程時(shí)，要從以下3個(gè)方面考慮：(1)績(jī)效較低的流程。(2)比較重要的流程。(3)容易實(shí)施的流程。
3 行政管理業(yè)務(wù)
3．1 行政管理業(yè)務(wù)范圍
通常情況下，行政管理業(yè)務(wù)包括會(huì)議管理、公關(guān)接待管理、文電管理、檔案管理、印章與證照管理、車輛使用管理、辦公耗材管理、行政辦公費(fèi)用管理等，如圖2所示。
圖2 行政管理業(yè)務(wù)范圍
3．2 行政管理業(yè)務(wù)內(nèi)容
(1)會(huì)議管理。會(huì)議管理業(yè)務(wù)主要包括會(huì)議計(jì)劃編制流程、會(huì)議費(fèi)申請(qǐng)流程、會(huì)議準(zhǔn)備流程、會(huì)議開展流程、會(huì)議善后流程。通常情況下，企業(yè)內(nèi)部存在著多種不同的會(huì)議類型，會(huì)議管理中也可以根據(jù)會(huì)議類型進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的分類，比如公司內(nèi)部工作例會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)／干部會(huì)議、視頻會(huì)議、公司外部會(huì)議等。
(2)公關(guān)接待管理。企業(yè)建立公關(guān)事務(wù)管理流程的主要目的是使企業(yè)保持與員工、客戶、公眾的良好溝通，獲得各界的支持，樹立企業(yè)形象，提高企業(yè)的知名度、美譽(yù)度等。而日常接待工作比較繁雜，涉及的方面較為廣泛。分為內(nèi)外事接待與公關(guān)事務(wù)處理兩部分。
內(nèi)／外事接待業(yè)務(wù)主要包括接待方案編審流程、參觀接待流程、禮品申請(qǐng)使用流程、客飯安排流程、住宿安排流程。按照接待的性質(zhì)，日常的接待也可以分為預(yù)約接待流程、臨時(shí)接待流程、參觀接待流程。
公關(guān)事務(wù)處理業(yè)務(wù)主要包括公關(guān)活動(dòng)策劃流程、公關(guān)媒體選擇流程、公關(guān)接待流程、危機(jī)公關(guān)處理流程。
(3)文電管理。文電管理即文書事務(wù)管理，企業(yè)的文書包括決定、報(bào)告、通知、請(qǐng)示、批復(fù)、函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、外來(lái)信件、外來(lái)公文等。文電管理業(yè)務(wù)主要包括收文與發(fā)文：收文辦理流程、公文發(fā)布流程(包含文書起草和文書會(huì)簽)；傳真收發(fā)：傳真接收流程、傳真發(fā)送流程；郵件收發(fā)：郵件接收流程、郵件發(fā)送流程；機(jī)要文件收發(fā)：機(jī)要文件接收流程、機(jī)要文件發(fā)送流程；信函收發(fā)：信函接收流程、信函寄送流程。
(4)檔案管理。檔案管理是文書資料管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，企業(yè)文件資料都應(yīng)具有一定的完整性、保密性和實(shí)效性，需要進(jìn)行妥善管理。檔案管理業(yè)務(wù)主要包括檔案收集整理流程、檔案編目與檢索流程、檔案編輯與研究流程、檔案借閱與歸還流程、檔案銷毀流程、檔案保密流程等。
(5)印章與證照管理。企業(yè)的印章包括公章法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、高層領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名章以及其他業(yè)務(wù)章等。企業(yè)證照是指企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照以及各項(xiàng)資格證書等。企業(yè)的印章、證照代表了企業(yè)全部或某方面的意志。須正確使用與保管，以免給企業(yè)帶來(lái)重大損失和法律風(fēng)險(xiǎn)。分為印章管理業(yè)務(wù)和證照管理業(yè)務(wù)兩部分。
印章管理業(yè)務(wù)主要包括印章刻制流程、印章停用流程、印章申請(qǐng)使用流程。
證照管理業(yè)務(wù)主要包括證照辦理流程、證照變更流程、證照使用登記流程。
(6)車輛使用管理。車輛管理是行政辦公日常管理的主要內(nèi)容之一，主要包括車輛調(diào)撥使用流程、車輛加油報(bào)銷流程、車輛保養(yǎng)維護(hù)流程、車輛維修流程、車輛報(bào)廢流程、車輛年檢流程等。
(7)辦公耗材管理。辦公耗材包括辦公設(shè)備與辦公用品，企業(yè)的行政辦公設(shè)備包括計(jì)算機(jī)及其附屬設(shè)備、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、音響、攝像設(shè)備、投影儀等，企業(yè)行政辦公用品包括筆、訂書機(jī)、復(fù)寫紙、復(fù)印紙、印泥、筆記本、檔案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、計(jì)算器等。辦公耗材管理業(yè)務(wù)主要包括辦公耗材申購(gòu)流程、辦公耗材采購(gòu)流程、辦公耗材驗(yàn)收入庫(kù)流程、辦公耗材領(lǐng)用流程、辦公耗材報(bào)廢流程等。
(8)行政辦公費(fèi)用管理。行政辦公費(fèi)用包括辦公費(fèi)用、接待費(fèi)用、出差費(fèi)用等。行政辦公費(fèi)用支出在企業(yè)費(fèi)用總支出中所占比重較大，伸縮性也較強(qiáng)，企業(yè)須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的控制。行政辦公費(fèi)用管理業(yè)務(wù)主要包括行政費(fèi)用預(yù)算編制流程、行政費(fèi)用控制報(bào)告編制流程、接待費(fèi)用申請(qǐng)使用流程、出差費(fèi)用使用報(bào)銷流程等。
4 流程建模
流程建模主要分為6個(gè)步驟，如圖3所示。
圖3 流程建模的主要步驟
(1)需要識(shí)別業(yè)務(wù)主線，進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從流程功能、流程內(nèi)容和顆粒度上劃分流程的類型和層次。依據(jù)業(yè)務(wù)主線和流程分類的方式，確定明確的框架。在此基礎(chǔ)上，識(shí)別關(guān)鍵流程，它必須是對(duì)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力構(gòu)成直接影響的流程。
(2)業(yè)務(wù)流程識(shí)別以后，需要對(duì)不合理的流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)。進(jìn)行流程調(diào)研，分析作業(yè)情況，與相關(guān)部門共同設(shè)計(jì)流程和關(guān)鍵控制。
(3)定義詳細(xì)業(yè)務(wù)流程，主要包括流程的構(gòu)成元素、活動(dòng)之間的關(guān)系、活動(dòng)的邏輯結(jié)構(gòu)。流程主要有6個(gè)要素：輸入資源、活動(dòng)、活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)、輸出結(jié)果、顧客、價(jià)值。在實(shí)際的流程中，一般涉及到主要責(zé)任部門(細(xì)化到崗位)、表單、制度、質(zhì)量體系、信息系統(tǒng)等。
(4)繪制具體的流程圖。一般通過專門的工具來(lái)實(shí)現(xiàn)，常用的有Visio或流程建模工具ARIS、MetastormProVision等。需要組織與流程相關(guān)的業(yè)務(wù)人員認(rèn)真研究、理解和分析流程的準(zhǔn)確性。建模之后應(yīng)進(jìn)行分析與仿真，分析是從理論上保證流程的正確性，而仿真則是由實(shí)踐結(jié)果符合期望值時(shí)得出流程正確的結(jié)果。
(5)在流程運(yùn)行試驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)進(jìn)一步收集到的信息，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)管理需求深入分析和診斷問題，提出對(duì)各問題的解決力一案，形成診斷報(bào)告，然后對(duì)流程進(jìn)行合并、簡(jiǎn)化、刪除等改進(jìn)。
(6)最終確定所有的流程圖，由公司管理層正式公示，并將所有的流程圖匯集成冊(cè)。
5 通過業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)行政管理
在實(shí)施流程管理的過程中，如何通過業(yè)務(wù)流程的管理來(lái)加強(qiáng)行政管理，有以下幾點(diǎn)建議：
(1)建立合適的企業(yè)文化。企業(yè)在實(shí)施流程管理時(shí)，需要改變過去的傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣做法，建立起一種能夠適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變的，以“積極向上、追求變革、崇尚效率”為特征的企業(yè)文化，以便使每個(gè)流程中的各項(xiàng)活動(dòng)都能實(shí)現(xiàn)最大化的增值，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升做出貢獻(xiàn)。
(2)提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)流程管理的認(rèn)識(shí)。要讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到實(shí)施流程管理是企業(yè)提高運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)濟(jì)效益的重要措施，是企業(yè)戰(zhàn)勝競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的主要手段。只有提高對(duì)流程管理的認(rèn)識(shí)，企業(yè)的流程再造得以推動(dòng)，實(shí)施才能見到效果。
(3)加強(qiáng)培訓(xùn)，使企業(yè)上下共同提高對(duì)流程管理的認(rèn)識(shí)。在實(shí)施流程管理的過程中，企業(yè)高、中層管理人員是推動(dòng)流程管理的骨干。同時(shí)，廣大員工也是貫徹、推動(dòng)流程管理的重要力量，通過培訓(xùn)，提高員工的自覺性，使員工自覺地遵守新流程所建立起來(lái)的管理秩序和規(guī)則。
6 結(jié)束語(yǔ)
行政管理業(yè)務(wù)流程是每個(gè)企業(yè)都應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。只有做好內(nèi)部管理工作，提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，才能幫助企業(yè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而提高經(jīng)濟(jì)效益并滿足外部客戶的需求。
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本文標(biāo)題：關(guān)于企業(yè)通用行政管理ERP業(yè)務(wù)流程的探討
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