0 引言

    本文介紹了OA的流程的優(yōu)化、其設(shè)計(jì)思路與發(fā)展方向，對(duì)大型企業(yè)辦公現(xiàn)狀和辦公需求進(jìn)行了詳細(xì)調(diào)研，并以公文流轉(zhuǎn)為核心，分析了原發(fā)文流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)流程，找出其存在的主要問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況提出了以需求為主導(dǎo)的業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化方法及優(yōu)化結(jié)果，給出了切實(shí)可行的解決方案。

    優(yōu)化流程后的辦公系統(tǒng)已經(jīng)在很多地方部署運(yùn)行，用戶反映該系統(tǒng)運(yùn)行正常，業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)符合實(shí)際并且實(shí)現(xiàn)了的信息數(shù)據(jù)的共享和網(wǎng)絡(luò)化管理，各項(xiàng)系統(tǒng)功能指標(biāo)達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

    現(xiàn)如今很多大型企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的需求，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)越來(lái)越體現(xiàn)出其重要性，從技術(shù)和管理的角度出發(fā)，發(fā)展深度使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已是必然趨勢(shì)。但所運(yùn)行的系統(tǒng)普遍存在很多問(wèn)題，特別是在流程制定方面只是把實(shí)際辦公流程信息化，沒(méi)考慮到公文流程的優(yōu)化；由于人為拖沓的習(xí)慣也讓高效的公文流程不能按時(shí)得到處理，冗余重復(fù)的流程讓不熟練的員工無(wú)從下手，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的整體效率；或者系統(tǒng)設(shè)定多種復(fù)雜流程讓運(yùn)行環(huán)境不穩(wěn)定，也讓員工重復(fù)繁瑣操作流程造成抵觸電子辦公的情緒。

    本文主要分享一下對(duì)于大型企業(yè)的OA辦公自動(dòng)化流程的優(yōu)化經(jīng)驗(yàn)。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普遍問(wèn)題分析與解決

    要解決好上述幾個(gè)普遍問(wèn)題，需要梳理詳細(xì)的辦公業(yè)務(wù)流程，制定出主線流程，即從起草環(huán)節(jié)開始至最終發(fā)文環(huán)節(jié)的一系列固定節(jié)點(diǎn)，通過(guò)用戶權(quán)限的設(shè)定明確對(duì)應(yīng)的上下級(jí)關(guān)系，從而達(dá)到自動(dòng)判斷下一步工作對(duì)應(yīng)人員的功能，優(yōu)化過(guò)的公文運(yùn)行流程加之短信和郵件等輔助手段的提醒，最終實(shí)現(xiàn)整體效率的提高。

3 辦公流程詳細(xì)分析與設(shè)計(jì)

    3.1 設(shè)計(jì)思路

    作者選取大型企業(yè)的辦公自動(dòng)化為背景，是因?yàn)榇笮推髽I(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)較為完整，而使用電子公文后是否能做到高效、安全、準(zhǔn)確的運(yùn)轉(zhuǎn)成為企業(yè)管理和機(jī)關(guān)高效運(yùn)行的根本，而其因?yàn)闄C(jī)構(gòu)眾多，很容易陷入電子公文流程照搬現(xiàn)實(shí)公文而造成多套文種多套流程，造成使用不便，而對(duì)于大型企業(yè)人員效率雖然不可控，但它卻決定了電子公文實(shí)際辦理效率。

    3.2 OA系統(tǒng)的通用流程設(shè)定是優(yōu)化的基礎(chǔ)

    本文希望通過(guò)深入的探討能讓大家看到作為企業(yè)，不需要為不同類型的公文單獨(dú)建立流程。根據(jù)現(xiàn)實(shí)的公文運(yùn)轉(zhuǎn)，總結(jié)精煉出來(lái)一套循環(huán)閉環(huán)的工作流程。以下為三個(gè)最為重要的公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程，見圖1—圖3。

圖1 發(fā)文流程圖

圖2 收文流程圖

圖3 簽報(bào)流程圖

    以上三個(gè)圖應(yīng)該說(shuō)很多大型企業(yè)或者政府機(jī)關(guān)都可以借鑒，作為基礎(chǔ)的公文辦公流程，讀者能清楚地看到，任何一個(gè)流程都是閉環(huán)的，可復(fù)選的流程。換句話來(lái)說(shuō)就是主線固定，支線靈活的流程，這樣就解決了企業(yè)機(jī)關(guān)等使用電子公文時(shí)為不同文種設(shè)置不各種繁多的流程的問(wèn)題。

4 延遲辦理原則的設(shè)定與實(shí)現(xiàn)

    我們?cè)O(shè)置的延遲辦理自動(dòng)通知功能可以達(dá)到催辦公文，督促員工辦公效率的目的。以下是功能的設(shè)計(jì)原則：

    (1)由于設(shè)定了主線流程，所以可以有邏輯的自動(dòng)判斷出上下級(jí)關(guān)系，以及前后流程的順序，我們?cè)O(shè)計(jì)的延遲辦理自動(dòng)跳轉(zhuǎn)功能，首先限定每個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的定額時(shí)間。如表1所示。

表1 限定關(guān)鍵環(huán)節(jié)的定額時(shí)間

    (2)當(dāng)每個(gè)環(huán)節(jié)處理時(shí)限快到期的時(shí)候，可用短信或者郵件的方式加以提醒，之后如果相關(guān)人員還未處理文件或未給出任何意見，此文件將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)并標(biāo)注為上一處理人未辦理狀態(tài)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是讓員工的延遲辦理行為，告知下一環(huán)節(jié)或相對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人，可以通俗理解為用電腦自動(dòng)告狀系統(tǒng)，因?yàn)閷?shí)際管理之中靠人監(jiān)督辦文的時(shí)效性很難，而辦公公文的效率影響著整個(gè)企業(yè)的效率，是大型企業(yè)最需要提高的部分，而做在系統(tǒng)中之后，應(yīng)告之所有員工此功能的觸發(fā)模式，會(huì)讓每一位員工自身的能動(dòng)性發(fā)揮作用，從主觀上按時(shí)保質(zhì)的完成公文的辦理。

    (3)如果因?yàn)樘厥庠�因無(wú)法辦理公文，則可以設(shè)計(jì)不同的功能實(shí)現(xiàn)延遲辦理。例如：申請(qǐng)延遲辦理、授權(quán)其他人辦理等等，也可輔助使用移動(dòng)辦公系統(tǒng)讓員工隨時(shí)隨地處理公文，真正提高企業(yè)效率。

5 實(shí)際使用效果與反饋

    客觀上，由于使用的是一套通用的流程。對(duì)于員工處理各種文件可以通過(guò)此流程中的不同選擇去完成，大大降低了運(yùn)維的工作量與新員工入手的難度，而以前的電子化辦公就是單純的改變員工的紙質(zhì)方式，而讓他們適應(yīng)新的電子公文，沒(méi)有實(shí)際的效率和優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)，使得OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是大型企業(yè)文件流轉(zhuǎn)的負(fù)擔(dān)，增加全面推廣的難度。

6 結(jié)束語(yǔ)

    優(yōu)化之后的流程，不僅從企業(yè)效率的角度得到了大幅度的提高，對(duì)于員工來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)化了工作流程，增加使用電子公文的積極性，讓OA辦公系統(tǒng)真的實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工雙贏的局面是未來(lái)企業(yè)進(jìn)步的必經(jīng)之路。本文探討的系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程遇到的一些具體問(wèn)題，還需相應(yīng)的解決辦法，我們?cè)O(shè)計(jì)的系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)行了詳細(xì)而全面的測(cè)試，在很多大型企業(yè)與政府機(jī)關(guān)都總結(jié)了設(shè)計(jì)開發(fā)及使用情況，總體反應(yīng)良好。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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