Analysis of SAP system financial module in the application of mining company

Aabstract: At present, the iron and steel industry situation is grim, the company vigorously promote saving energy, This requires that the financial sector to provide more timely and effective financial information, strengthen financial control and analysis function, especially for the cost control ability. In order to improve the accuracy of cost, narrowing the cost difference that can not be avoided, This text In the process of implementing SAP management system as the background, based on briefly introduces the basic situation of the company SAP system financial module, and analysis on the  difference and focus on improving the accuracy of cost in detail. Through the SAP system cost management concept understanding, describes the solution strategy from based work and effective way to improve the accuracy of the cost.
Keywords： SAP; financial management system; differences;the cost

1.課題研究的背景和意義

    近年來，隨著信息建設的大力普及，大多鋼鐵行業(yè)都陸續(xù)開始實施ERP項目，各礦業(yè)公司也跟隨時代腳步，加強信息化建設，組織實施SAP公司的企業(yè)資源計劃(ERP)系統建設。但是出于投資效益、系統與公司管理融合度及公司實際需求等多方面因素考慮，該公司只使用了SAP的ERP軟件中的MM（供應）模塊、PP（生產）模塊、SD（銷售與分銷）模塊和FI/CO（財務）模塊四個模塊^[1] 。首先從公司總部和幾個具有代表意義的礦山開始實施ERP系統，通過調研、藍圖設計、系統配置、單元（集成）測試、上線數據導入等，最終在2009年6月一期項目成功上線。待IT人員和業(yè)務人員對ERP系統的管理理念和基本操作都有了深入了解后，公司又陸續(xù)組織實施了二期、三期項目，一共成功上線了10個單位。

    在以后的系統使用過程中，因為業(yè)務的復雜多變性，系統也遭遇了或大或小的變動，尤其是業(yè)務變更對財務模塊的影響，財務模塊是系統管理的核心部分，其他三個模塊任一模塊發(fā)生變化都會影響到財務對賬，供應模塊和生產模塊造成的影響尤為嚴重，會直接影響到財務成本的準確性。本篇論文重點分析ERP系統與原有新中大系統的差異和如何提高成本的準確性。

2.公司SAP財務系統概況^[2]

    財務模塊包括FI（財務會計）和CO（管理會計）兩大部分，其中FI包括總帳、往來、材料、固定資產、銷售開發(fā)票等部分的業(yè)務；CO主要是公司內部的管理控制、利潤分析、成本核算等。如圖1所示，可以清楚區(qū)分FI和CO的區(qū)別。

圖1：FI和CO的區(qū)別

    目前，公司實行SAP系統與原有新中大系統并行策略，兩套系統并行，無疑加重了相關業(yè)務人員的工作，上線三年來，通過業(yè)務人員與IT人員的共同努力與相互配合，現在很多賬目明細都是從SAP系統里導出的，比起上線之初，已經大大減輕了工作量，存貨明細通過SAP報表導出，新中大系統只記錄總帳，部分礦山的固定資產明細也是通過SAP報表導出，以SAP系統的折舊方式為準，為財務對賬查賬減輕了很多的負擔，圖2為公司已上線單位財務模塊的組織架構，清楚的展示了該公司的層次結構。

圖2：公司組織架構

3.詳解SAP的成本管理理念

    產品成本控制^[3]模塊是生產和管理會計的交叉部分，成本管理子系統與銷售、生產、庫存等系統密切聯系，是整個ERP系統實現閉環(huán)控制的重要環(huán)節(jié)。它可以更加準確、快速的進行成本費用的歸集和分配，提高成本計算的及時性和準確性。成本是在財務業(yè)務中難以理解和實施的，掌握了企業(yè)成本核算的會計也基本完全掌握了整個企業(yè)財務核算、管理的基本流程；說到熟悉，我們從參加工作那天起無不時時刻刻的在聽領導關于強調降低成本管理的重要性，我們基層的管理人員無不倡導和實施降低產品成本的各項措施，所以成本管理是極其重要的。

    公司的ERP系統的成本管理，是根據領導研討，確定自制半成品和產成品的標準價和各個生產工序的作業(yè)價格，標準價乘以當月的產量就是礦石或鐵精粉的計劃成本，實際成本則是通過前端業(yè)務部門發(fā)料到成本中心或者生產訂單，加上財務人員記入的各項費用，月結時系統計算出實際成本減去計劃成本的差異，財務人員再按照差異計算公式來計算出出庫產品和庫內產品各自所分攤的差異，將差異手工記帳，差異的計算公式如下：

    （1）先結算礦石，將差異分到庫存商品和精粉生產成本

    礦石：實際生產成本 - 入庫計劃成本 = 半成品生產成本差異 （庫存商品和鐵精粉生產成本一部分）

    每噸礦石分攤差異 = （起初半成品生產成本差異+本期半成品生產成本差異）/（起初庫存+本期入庫）

    本期領用分攤差異 = 本期領用量*每噸礦石分攤差異

    （2）再結算精粉，將差異分到庫存商品和主營業(yè)務成本

    精粉：實際生產成本 - 入庫計劃 = 產成品生產成本差異 （庫存商品和主營業(yè)務成本）

    每噸鐵精粉分攤差異 = （起初成品生產成本差異+本期成品生產成本差異）/（起初庫存+本期入庫）

    本期銷售分攤差異   =  本期銷售量*噸鐵精粉分攤差異

    例：某礦山成本月結數據

將基礎數據代入差異公式，算出：

    礦石應轉走的差異為：34826.21

    f-02手工做賬：

    借：物料消耗-自制半成品（產成品訂單號）34826.21

    貸：自制半成品差異  34826.21

    精粉應轉走的差異為：3618956.51

    f-02手工做賬：

    借：主營業(yè)務成本 3618956.51

    貸：產品成本差異 3618956.51

    注：（以上涉及的數據只是舉例說明，不是公司實際數據。）

    此核算步驟清晰易懂，易于操作。同時財務業(yè)務人員對比實際成本和計劃成本，分析差異，找出造成差異的原因，從而能夠有效地控制成本。本文從SAP軟件成本管理模塊的應用著手，從提高數據信息質量的角度，系統地總結了在該環(huán)境下提高產品成本數據準確性的具體做法，以促使財務人員職能逐步向管理職能轉變。圖3為公司SAP系統的成本流，生動形象的表明了成本的來龍去脈。

圖3：成本流

4.縮小差異提高成本數據準確性

    4.1提高成本數據準確性所必需的基礎工作

    首先，加強業(yè)務部門操作人員的基礎會計知識培訓，讓其明白自己已成為會計信息的產生人員，會計信息的準確與否很大部分依靠他們準確完整的業(yè)務操作。如對于年度內降價幅度較大的物料，如果業(yè)務人員生產訂單的數據錄錯更改不及時，很可能導致成本核算偏差較大，反映不了真實的成本水平。通過培訓，培養(yǎng)關鍵用戶查賬的習慣，每次結賬前都要檢查數據的正確性，使其明確操作后果——所有操作產生的數據均會在財務模塊得到體現，而不論其正確與否。因此財務部門要發(fā)揮主導管理的職能，從財務的角度規(guī)范業(yè)務操作。

    其次，強化流程的意識。業(yè)務人員要認識到，不能單純認為自己或自己部門的工作做好了就行了。流程的內涵已打破了過去職能部門間的工作界限，一項工作任務的完成需要流程中的所有部門參與合作，共同完成。如一個產品訂單的成本核算需要計劃部門、配料發(fā)料部門、生產制造部門和財務成本核算部門共同來完成，任何一個部門操作的信息流存在問題，整個成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要從思想上打破部門間的壁壘，實現實時溝通協商，一旦發(fā)現與平時結賬不一樣的地方，發(fā)現特殊問題，立刻找相關部門咨詢溝通。

    最后，編制基于業(yè)務流程的SAP崗位操作手冊，將每個操作崗位的具體操作步驟用圖表、文字相結合的形式詳細列明，并注明每個操作環(huán)節(jié)的注意事項以及可能帶來的后果，這樣不論公司人員如何變動，均不會影響SAP操作的效果，有效地避免了因操作錯誤帶來數據不準確的后果。這一工作需要專門的 SAP 項目小組去逐一制定，并在工作開展和解決問題的過程中不斷細化。目前，通過幾次系統項目的實施，操作手冊已經基本完善，只是關鍵用戶習慣依賴于相關模塊的IT人員，還需關鍵用戶和IT人員的共同努力來改善。

    4.2提高成本數據準確性的途徑

    在標準成本核算方法下，要提高成本數據的準確性，應著重從差異產生的根源著手，關注差異形成的過程及影響因素，管理好這些即可從源頭上提高成本數據的準確性。

    一是材料價差部分應注意的事項。為簡化起見，將價差僅僅視為發(fā)票價格與采購訂單中定價的差異，不考慮其他影響價差的因素。首先應要求業(yè)務部門(主要是采購部門)每月及時取得購貨發(fā)票，既是為了發(fā)票抵扣的需要，也是為了避免標準價偏差太大造成物料成本失實。比如，一個新的材料如果估價較高，而發(fā)票不能當月取得的話，就可能造成使用該物料的產品成本偏高，直接影響到公司產品的盈虧核算，無法如實反映實際成本，也影響到了公司的相關決策。對于當月確實無法取得發(fā)票的物料，需要在月底結賬之前由財務部門和采購部門共同確定材料估價，以確保價格相對準確。對于上述工作要落實到位，采購和財務部門必須有一套相應的管理機制來指導和約束，作為固定的流程確定下來。

    二是材料量差部分應注意的事項。量差即因實際用料與系統用料數量的不同而產生的差異，可能因材料質量問題、生產設備問題、過泵不十分精確等一些無法避免的客觀因素產生的誤差。生產部門是每天上傳生產數量和消耗數量，到月底的時候再次整理當月生產總量和消耗總量，由于不可避免的誤差，月底總會有一筆總的調整，將當月數量的差異調平，由于公司SAP的部分物料采用移動平均價的計算方法，必然會產生與事實情況有出入的數據，財務部門應和前端部門多溝通，努力將誤差降到最低，以提高生產成本的準確度。

5.結論

    總的來說，ERP的主要內涵是打破企業(yè)的四壁，把信息集成的范圍擴大到企業(yè)的上下游，企業(yè)在實施完成了ERP系統后應該使整個運行貫穿于成本核算控制之中，突出核心作用，使之前置物流部分與后面的財務部分有機的結合在一起形成一個閉環(huán)的結構，ERP系統各部門在系統作業(yè)上環(huán)環(huán)相扣，最終的單據由財務人員審核記帳，方便工廠內部管理的內部監(jiān)督﹑內部控制，體現了集成管理思想

    ERP系統為企業(yè)提供了一個統一的業(yè)務管理信息平臺，將企業(yè)內部以及企業(yè)外部供需鏈上所有的資源與信息進行統一的管理，盡量減少失誤操作，縮小系統差異，提高成本控制的力度與準確性，通過先進技術和現代化軟件的管理提升公司的精細管理。所以說，公司實施ERP系統，根本的目的不在于為了引進一套現代化信息系統，更重要的是運用ERP系統來對企業(yè)的業(yè)務進行重新梳理與優(yōu)化，實現生產經營的精細化與集約化，而帶來的好處就是成本的降低、響應客戶需求的時間更快、為客戶提供更好的服務。

參考文獻

    [1] George W.Anderson. SAP基礎教程.北京：人民郵電出版社，2008：103-108

    [2] 武翊 . ERP中財務管理系統方案的研究實現. 碩士學位論文.北京 ： 北京郵電大學，2007

    [3] Peter Jones , John Burger .SAP ERP財務與控制模塊配置 . 北京 ： 人民郵電出版社 ，2011：304-378

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本文標題：淺析SAP/ERP系統財務模塊在礦業(yè)公司的應用

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