從流程優(yōu)化的需要來理解信息化與管理的關(guān)系

    任何一個企業(yè)的經(jīng)營運作都是由一系列連貫又交錯的業(yè)務(wù)流程來實現(xiàn)的。例如，有經(jīng)營決策的流程、掌握市場和客戶需求的流程、產(chǎn)品研發(fā)流程、營銷流程、生產(chǎn)制造流程、采購供應(yīng)流程等等。這些流程都是密切關(guān)聯(lián)的，單獨存在是沒有意義的。當(dāng)人們說產(chǎn)供銷嚴(yán)重脫節(jié)時，實質(zhì)上是在說這三個流程是在各自孤立地運行，沒有能夠形成一個有機的整體。

    業(yè)務(wù)流程可以定義為:通過一組作業(yè)的整合，把輸入各種必要的資源，經(jīng)過增值處理，輸出客戶所需要的、認(rèn)可的和滿意的資源(產(chǎn)品或服務(wù))。從TQM(全面質(zhì)量管理)的角度理解，廣義的客戶就是下道工序。要區(qū)別局部流程同整體流程的關(guān)系;一個局部業(yè)務(wù)流程的輸出是另一個局部業(yè)務(wù)流程的輸入。對制造業(yè)來講，它們又都是“從獲取客戶訂單開始到把產(chǎn)品交到客戶手中并收到回款”這樣一個完整的全流程的一部分。

    設(shè)計業(yè)務(wù)流程的目的是為了最大限度地滿足客戶日益增長和變化多端的需求。同時也是為了實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)劃所提出的各項指標(biāo)，客戶價值和企業(yè)價值是有區(qū)別的，客戶的價值是以自己認(rèn)可的費用獲取能夠為自己帶來效益的產(chǎn)品和服務(wù)，而企業(yè)的價值是獲取合理的利潤。必須客戶的價值同企業(yè)的價值統(tǒng)一起來，實現(xiàn)雙贏。

    對流程的設(shè)計、監(jiān)控、改進和創(chuàng)新，要用先進的管理理念和方法給予指導(dǎo)，使之能夠在企業(yè)全體員工的共同努力下，不斷消除一切無效作業(yè)與浪費，不僅要最大限度地為滿足客戶的需求而增值，而且要為包括股東的所有利益相關(guān)群體，如企業(yè)(利潤)、員工(薪酬)、合作伙伴(利潤)、政府(稅收)、貸款方(利息)、投資方(股息)增值。因此，企業(yè)的市場競爭優(yōu)勢，在一定程度上，通過觀察和分析它的業(yè)務(wù)流程即可見端倪;比如產(chǎn)品研發(fā)、市場的響應(yīng)速度和交付能力，總體運營成本，不同的業(yè)務(wù)流程，運行的結(jié)果是大相徑庭的。

    要不斷通過創(chuàng)新來優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以適應(yīng)環(huán)境的變化的需求;而只有當(dāng)流程是“可視化”的或透明的，才有可能對流程進行監(jiān)控和改進。為了使業(yè)務(wù)流程“可視化”，必須建立一個體現(xiàn)信息集成和信息共享的信息化管理系統(tǒng)，而這個系統(tǒng)必須覆蓋企業(yè)的完整全流程才能真正實現(xiàn)優(yōu)化和提高競爭力的目的。當(dāng)前，對制造業(yè)來說，這個系統(tǒng)就是在供需鏈管理理念指導(dǎo)下的ERP(企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)。

信息集成與信息共享

    在我們討論MRPII/ERP系統(tǒng)之前，首先必須樹立信息集成的概念。

    這些年來確實不少企業(yè)在計算機輔助管理的應(yīng)用上，做出了很大成績，提高了一些管理部門的工作效率;例如財務(wù)部門的電算會計、銷售或采購部門的合同管理、生產(chǎn)部門的零件配套表、人事部門的工資管理、技術(shù)部門的檔案管理、以及各個倉庫的庫存管理等等。不錯，這些計算機應(yīng)用都是“管理信息系統(tǒng)(MIS)”，但它還僅僅是信息化的初級階段，可以提高企業(yè)內(nèi)部單項業(yè)務(wù)的工作效率。由于它只是孤立的管理信息系統(tǒng)(或稱信息孤島)，無法提高企業(yè)的整體效益。

    企業(yè)在開發(fā)單個業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用程序時，如果沒有一個統(tǒng)一的總體設(shè)計，沒有建立一套規(guī)范的管理基礎(chǔ)，信息系統(tǒng)沒有覆蓋企業(yè)的整體全流程，信息流是被割斷的、信息的傳遞是遲緩的，甚至根本是不能溝通的，各個單項業(yè)務(wù)之間即使聯(lián)上網(wǎng)也很難形成一個有機的整體，難以進行信息共享和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，這還不是我們所要的信息化管理。我們需要的是一個高度集成的信息化管理系統(tǒng)，既要效率，更要效益。為此，必須首先明白什么是信息集成。

    通俗地講，實現(xiàn)了信息集成就是:任何一項數(shù)據(jù)或信息，由一個部門一位員工負(fù)責(zé)，在規(guī)定的時間，錄入到系統(tǒng)里去，存儲在指定的數(shù)據(jù)庫中，按照一定的運算方法進行加工處理。就是說:同樣的數(shù)據(jù)或信息不再需要第二個部門、或任何其他員工再錄入一遍。很明顯，這樣可以做到減少重復(fù)勞動、提高效率、避免差錯。人們很容易從系統(tǒng)中，根據(jù)錄入數(shù)據(jù)的員工口令查明每一個信息的來源和錄入時間，做到責(zé)任分明。簡言之，信息集成的原則就是信息源是唯一的，而不是多頭的。

    做到信息集成本身不是最終目的。實現(xiàn)信息集成是為了信息共享。所有與某項業(yè)務(wù)流程有關(guān)的授權(quán)人員都可以從指定的數(shù)據(jù)庫中調(diào)用原始數(shù)據(jù)和加工處理后的信息，按照一定的格式顯示在所有相應(yīng)的記錄和報表上。實時地了解到相關(guān)信息以應(yīng)對瞬息萬變的內(nèi)外環(huán)境變化，對提高企業(yè)的響應(yīng)速度是至關(guān)重要的。不同崗位的員工都是根據(jù)同一個數(shù)據(jù)源，不誤時機地采取必要的決策和措施，提高企業(yè)(或以核心競爭力為核心的供需鏈)的應(yīng)變能力和競爭力。

    但是，實現(xiàn)信息集成是有一定條件的，其中最最基本的兩條是:信息必須規(guī)范，信息的流程必須規(guī)范。雖然這是極其淺顯的道理，但是在不少企業(yè)里卻很難做到。當(dāng)信息成為一種“財富”或“權(quán)力”的象征時，要做到“共享”會遇到意想不到的阻力。而規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程是保證信息資源完整的必要條件，是信息公開透明的必要條件，也是建立公平、公正和誠信市場秩序的前提。

    有了這樣規(guī)范的采購流程，應(yīng)該采購什么?采購多少?什么時候采購?都由物料需求計劃確定了。拍腦袋采購的現(xiàn)象不存在了，居高不下的庫存可以降下來了。向哪些有資格的供應(yīng)商采購?由認(rèn)證了的供應(yīng)商文檔確定。“哪家回扣多就買哪家的”現(xiàn)象被杜絕了，企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量從進貨源頭得到了保證。

    每一位采購員允許采購哪類物料?允許采購的數(shù)量和金額也明確規(guī)定了。如果超出采購權(quán)限，系統(tǒng)會提示進行審批程序，每一層次的審批權(quán)限都有嚴(yán)格和明確的規(guī)定，預(yù)算超支的現(xiàn)象不再出現(xiàn)了。系統(tǒng)在財務(wù)部門付款前，自動進行各種核對:來的貨物是不是所訂購的?是否按規(guī)定的交貨日期到貨?合格品是否百分之百?發(fā)票金額同報價是否一致?只有在所有數(shù)據(jù)都是正確的情況下，才能執(zhí)行付款作業(yè)，不良資金支出現(xiàn)象可以避免了。對供應(yīng)商的考核可以通過數(shù)據(jù)庫的信息來查閱，不合格的供應(yīng)商將被淘汰出局，供應(yīng)鏈將得到不斷優(yōu)化。

    正因為規(guī)范化管理是斷絕“暗箱操作”的一把將軍鎖，又是向傳統(tǒng)封閉“獨立王國式”運營操作的挑戰(zhàn)，會使一些人感到極不自然而頑固。這是實施ERP系統(tǒng)難度的根本原因所在。技術(shù)問題一般比較容易解決，但是如果不徹底轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，不下決心深化改革管理，實現(xiàn)ERP這樣的信息化管理系統(tǒng)只能是一句空話。管理以人為本，實施ERP系統(tǒng)主要是做好人的工作，要重視“變革管理”。

    哪種認(rèn)為上了ERP系統(tǒng)自然會提升企業(yè)的管理水平，管理基礎(chǔ)并不重要的說法是不正確的。但是有了準(zhǔn)確、及時和完整的信息，如果管理者不去掌握它，或者不會應(yīng)用，都會使寶貴的信息黯然失色。信息化的結(jié)果最多只能是向管理者提供了豐富、實時的信息;而實施信息化管理的效益，不是系統(tǒng)自動生成的，而是人用出來的。我們應(yīng)當(dāng)永遠記住:“信息的價值在于應(yīng)用”，而應(yīng)用信息的主體是人，是管理者。把希望寄托在實現(xiàn)不需人參與的“管理自動化”是不現(xiàn)實的。人建立系統(tǒng)，人維護系統(tǒng)，人使用系統(tǒng)，永遠不要忘記“管理以人為本”。

    最后，在我們了解了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和信息集成的道理后，在選擇了軟件，準(zhǔn)備采取“分步實施”的策略時，不要忘記這些道理。例如，如果準(zhǔn)備上銷售系統(tǒng)，就應(yīng)當(dāng)起碼同時上銷售管理、倉庫管理(成品庫)、應(yīng)收帳款、總帳……等流程密切相關(guān)的模塊;就是說，即使是分步實施也不要割斷流程的信息集成，哪怕是一個局部流程。否則，等于花錢買單個模塊，同自行開發(fā)的信息孤島沒有什么區(qū)別，同樣不是信息化管理的宗旨。

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