自美國(guó)的哈默教授于1990年提出了“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”的概念，并明確了信息技術(shù)是影響業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的關(guān)鍵因素之后，探索信息技術(shù)與業(yè)務(wù)流程重構(gòu)之間的相關(guān)關(guān)系便成為了一大研究熱點(diǎn)，本文擬結(jié)合EDI技術(shù)在航運(yùn)業(yè)中的應(yīng)用，對(duì)推廣應(yīng)用EDI所引起的航運(yùn)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)作一系統(tǒng)的分析。

1 航運(yùn)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)分析

    航運(yùn)業(yè)務(wù)流程作為物流體系中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，不僅實(shí)現(xiàn)的是物體空間位移的變化，而且還伴隨著大量的信息處理和傳遞。下面，我們以集裝箱出口業(yè)務(wù)流程為例作一說(shuō)明。

圖1 集裝箱出口業(yè)務(wù)流程圖

    從圖1可以看出：

    1)整個(gè)集裝箱出口業(yè)務(wù)流程跨越了企業(yè)組織和職能的界限，涉及到船代、貨代、港口、海關(guān)、理貨、三檢等組織。其中船代公司作為整個(gè)流程的核心部分，在內(nèi)部又涉及到訂艙部、調(diào)度部、財(cái)務(wù)部和綜合部等多個(gè)業(yè)務(wù)部門。

    2)整個(gè)集裝箱出口業(yè)務(wù)流程是一個(gè)典型的信息流過(guò)程。各組織和部門只有收到若干信息后，才可能產(chǎn)生一個(gè)業(yè)務(wù)動(dòng)作。 例如綜合部只有在收到了客戶已經(jīng)付費(fèi)的信息后，才能把簽發(fā)的提單交給客戶。通過(guò)上述分析，我們可以歸納出航運(yùn)業(yè)務(wù)流程的本質(zhì)是，通過(guò)對(duì)信息流的加工處理和傳遞來(lái)支持貨物實(shí)體的流動(dòng)。這一特征為EDI技術(shù)在航運(yùn)業(yè)務(wù)中的應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

    為便于描述業(yè)務(wù)流程，在本文中，我們將引入PETRI 網(wǎng)來(lái)描述具體的航運(yùn)業(yè)務(wù)流程。

2 EDI系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)分析

    EDI作為利用計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)與商貿(mào)活動(dòng)有關(guān)的信息在商貿(mào)伙伴之間自動(dòng)傳送的一種數(shù)據(jù)交換方式，目前在航運(yùn)業(yè)中已得到了非常廣泛的應(yīng)用。 按照聯(lián)合國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化組織的定義，所謂EDI，是指“按照一個(gè)公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)，將商業(yè)或行政事務(wù)處理轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)化的事務(wù)處理或報(bào)文數(shù)據(jù)格式，并借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的一種數(shù)據(jù)電子傳輸方法”。

    從上述對(duì)EDI定義的描述中，我們可以明確推斷出，EDI作為借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和通訊網(wǎng)絡(luò)的一種規(guī)范的信息傳遞方式，在航運(yùn)業(yè)的具體應(yīng)用中，必然會(huì)在信息傳遞效率、信息傳遞的準(zhǔn)確度以及信息處理的靈活性等方面對(duì)原來(lái)的業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生影響，進(jìn)而引起業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。 為此，我們將從效率、準(zhǔn)確性、靈活性等方面來(lái)對(duì)EDI對(duì)航運(yùn)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的影響機(jī)制作一分析。

3 EDI高效率效應(yīng)所引起的過(guò)程重構(gòu)

    顯而易見(jiàn)，EDI利用電子方式傳遞航運(yùn)業(yè)務(wù)信息，無(wú)疑會(huì)大大提高整個(gè)業(yè)務(wù)流程的效率。從表面上分析，效率的提高,并沒(méi)有改變業(yè)務(wù)信息傳遞的結(jié)構(gòu)，因而并不會(huì)對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程造成什么影響。但從深層次的角度分析，EDI之所以能提高業(yè)務(wù)流程的效率，除了加快了信息的傳遞速度外，主要還在于實(shí)現(xiàn)了信息的共享和減少了業(yè)務(wù)傳遞的環(huán)節(jié)，由此便會(huì)對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)產(chǎn)生影響。為此，給出下列理論模型，如圖2，圖3。

圖2 重構(gòu)前的信息傳遞流程

圖3 EDI系統(tǒng)的信息傳遞流程

    從上述流程的變化中，我們可以看出，EDI系統(tǒng)在提高效率方面對(duì)航運(yùn)業(yè)務(wù)流程的影響，主要是通過(guò)構(gòu)造一個(gè)EDI平臺(tái)(包括企業(yè)內(nèi)部EDI和企業(yè)之間的EDI平臺(tái)兩部分)，實(shí)現(xiàn)了信息流向的改變，進(jìn)而完成了業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。這里，必須指出的是，EDI系統(tǒng)只是通過(guò)信息流向的轉(zhuǎn)變和傳遞速度的提高實(shí)現(xiàn)了整個(gè)業(yè)務(wù)流程的效率提高，并沒(méi)有改變信息的傳遞順序。

    為對(duì)上述理論模式有進(jìn)一步的理解，我們以前面所介紹的集裝箱出口業(yè)務(wù)流程為例，對(duì)因EDI效率提高所引起的過(guò)程重構(gòu)效應(yīng)作一說(shuō)明。該流程用PETRI網(wǎng)描述如圖4所示。

圖4 重構(gòu)后的集裝箱出口業(yè)務(wù)流程PETRI網(wǎng)

    從圖4可以看出，實(shí)施EDI之后，貨主或貨代將訂艙申請(qǐng)和出口委托書通過(guò)EDI信息平臺(tái)發(fā)給訂艙部，訂艙部接受訂艙后，根據(jù)托運(yùn)單將貨物信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成裝貨清單、出口載貨清單、未簽發(fā)提單等，然后調(diào)度部通過(guò)共享數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)出數(shù)據(jù)，繕制放箱單、設(shè)備交接單、費(fèi)用聯(lián)系表和單船費(fèi)用明細(xì)表等存入計(jì)算機(jī)，并將放箱單、設(shè)備交接單、費(fèi)用聯(lián)系表及托運(yùn)單發(fā)還給貨主或貨代。裝貨清單、出口載貨清單等資料通過(guò)EDI平臺(tái)發(fā)給港口和理貨；財(cái)務(wù)部由共享數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)出有關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后生成帳單通過(guò)EDI平臺(tái)發(fā)給貨主或貨代；貨主或貨代接到帳單后，攜場(chǎng)站收據(jù)到財(cái)務(wù)部付款，財(cái)務(wù)部將付款收據(jù)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)發(fā)給綜合部，綜合部確認(rèn)后打印并簽發(fā)提單，簽字確認(rèn)后放提單給貨主或貨代。與原來(lái)的流程相比，由于采用共享數(shù)據(jù)庫(kù)和Internet/EDI信息平臺(tái)，減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)單位之間的信息交流，進(jìn)而提高了信息處理的效率。

4 EDI靈活性效應(yīng)所引起的過(guò)程重構(gòu)

    從EDI的定義可以看出，EDI提高了所傳送信息的規(guī)范程度。從這個(gè)意義出發(fā)，EDI降低了業(yè)務(wù)流程的靈活性。但從另一方面分析，由于EDI的使用，大大豐富了決策者的信息來(lái)源，同時(shí)還提高了信息的時(shí)效性，這無(wú)疑為決策者的靈活性決策創(chuàng)造了條件，進(jìn)而對(duì)業(yè)務(wù)流程的靈活性有積極的影響。為此，有關(guān)EDI對(duì)業(yè)務(wù)流程的靈活性的影響，必須從兩個(gè)不同的側(cè)面進(jìn)行全面的把握。但無(wú)論如何，都會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)造成影響。下面分別予以描述。

    4.1 EDI降低靈活性所引起的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

    首先，我們來(lái)看航運(yùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，船舶到港信息的傳送流程如圖5所示。

    從圖5中，可以看出，船舶到港信息的傳送呈多點(diǎn)多線型態(tài)。不過(guò)，實(shí)施EDI以后，信息流的結(jié)構(gòu)將得到規(guī)范，其原因在于EDI作為一個(gè)信息系統(tǒng)，對(duì)于同類信息的輸入源有著明確的限定以保證信息輸入的嚴(yán)密性。為此，船舶到港信息的傳送流程重構(gòu)為如圖6所示。

圖5 船舶到港信息的傳送流程

圖6 重構(gòu)后的船舶到港信息傳送流程

    圖中的符號(hào)s₂，s₃，s₇，s₁₀ 通過(guò)Intranet、共享數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完成數(shù)據(jù)輸入和單證生成；s₁，s₅，s₆ 通過(guò)Internetö EDI與s₂，s₃，s₇，s₁₀聯(lián)系，完成訂艙申請(qǐng)、付款換單等業(yè)務(wù)；s₀：開始節(jié)點(diǎn)；s₁ 貨主或貨代；s₂：訂艙部；s₃：調(diào)度部；s₄：海關(guān)；s₅：港口；s₆：理貨；s₇：海運(yùn)出口財(cái)務(wù)部；s₈：航舶；s₁₀：綜合部；s₁₂：結(jié)束節(jié)點(diǎn)；t₁：訂艙申請(qǐng)，提交出口委托書；t₂：接受訂艙，托運(yùn)單填寫并轉(zhuǎn)至調(diào)度部；t₃：托運(yùn)單傳遞給貨主或貨；t₄：托運(yùn)單及其它有關(guān)資料報(bào)關(guān)；t₅：作出口載貨清單和裝貨清單等；t₆＋t₈：托運(yùn)單、費(fèi)用聯(lián)系表和單船細(xì)表交財(cái)務(wù)部；t₇：費(fèi)用聯(lián)系表、托運(yùn)單5-9聯(lián)、放箱單、設(shè)備交接單交貨主或貨代；t₁₀：裝箱交貨，設(shè)備和裝箱單交港口；t₁₂：監(jiān)管裝船；t₁₃：裝船；t₁₅：付費(fèi)和傳遞場(chǎng)站收據(jù)；t₁₆：實(shí)收運(yùn)費(fèi)憑證副本；t₁₇：場(chǎng)站收據(jù)和設(shè)備交接單交綜合部；t₁₉：簽發(fā)提單；t_w：虛變遷。

    4.2 EDI提高靈活性所引起的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

    關(guān)于因EDI提高決策靈活性所引起的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，我們可用航運(yùn)公司的有關(guān)航次配載計(jì)劃的決策流程來(lái)作一說(shuō)明。

    在未實(shí)施EDI之前，由于信息傳送上的時(shí)間滯后，使得航運(yùn)公司必須提前根據(jù)貨主的定艙情況和艙位分配計(jì)劃來(lái)制定相關(guān)的航次配載計(jì)劃，具體決策流程如圖7所示。

圖7 航次配載計(jì)劃的決策流程

    實(shí)施EDI以后，由于信息的時(shí)效性提高和來(lái)源趨于豐富，使得航運(yùn)公司在制定配載計(jì)劃時(shí)具有更大的靈活性，可以隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行修改。重構(gòu)后的流程如圖8所示。

圖8 重構(gòu)后的航次配載計(jì)劃的決策流程

    4.3 小結(jié)

    綜上所述，實(shí)施EDI以后，必然會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)流程的靈活性造成影響。這種影響一方面是借助規(guī)范化同類業(yè)務(wù)流來(lái)簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)的流程結(jié)構(gòu)；另一方面則通過(guò)充分利用信息在來(lái)源和時(shí)效方面的完善來(lái)拓展原來(lái)的流程結(jié)構(gòu)�？傊�，無(wú)論何種影響，都會(huì)對(duì)原來(lái)的信息流程結(jié)構(gòu)造成影響，這種影響可能是局部的，也可能是根本性的，這與效率所引起的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)有不一致的地方(后者并未改變信息的流程結(jié)構(gòu))。

5 EDI準(zhǔn)確性所引起的過(guò)程重構(gòu)效應(yīng)

    EDI系統(tǒng)的實(shí)施可以大大提高信息處理和傳遞的準(zhǔn)確性，杜絕人為失誤的產(chǎn)生，由此對(duì)原來(lái)的業(yè)務(wù)流程會(huì)帶來(lái)一個(gè)直接的積極效應(yīng)，就是減少業(yè)務(wù)審核環(huán)節(jié)。很明顯，由EDI準(zhǔn)確性的提高可引起原來(lái)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)，核心是消去大部分的“審核環(huán)節(jié)”。其理論模式如下：

圖9 重構(gòu)前后的流程

    為對(duì)上述模式作一說(shuō)明，我們以集裝箱進(jìn)口業(yè)務(wù)流程為例。未實(shí)施EDI之前的集裝箱進(jìn)口流程如圖10所示。

圖10 集裝箱進(jìn)口業(yè)務(wù)流程PETRI網(wǎng)

    圖中的符號(hào)，s₀：開始節(jié)點(diǎn)；s₁：進(jìn)口地貨主；s₂：出口地貨代訂艙部；s₃：出口地船代；s₄：審核后的貨代；s₅：港口；s₆：進(jìn)口地船代；s₇：進(jìn)口地貨代；s₈：貨代財(cái)務(wù)部門和貨運(yùn)部門；s₁₀：海關(guān)；s₁₁：匯總核對(duì)后的財(cái)務(wù)部；s₁₂：核對(duì)后的貨運(yùn)部；s₁₃：結(jié)束節(jié)點(diǎn)；t₁ 提出委托；t₂：訂艙；t₃：訂艙確認(rèn)；t₄：審核；t₅：認(rèn)艙確認(rèn)成功，將預(yù)定到港時(shí)間通知貨主；t₆：貨物運(yùn)輸；t₇：進(jìn)口艙單；t₈：到貨通知；t₉：到付運(yùn)費(fèi)明細(xì)表；t₁₀：到貨通知及提單副本等資料；t₁₁：墊付到付運(yùn)費(fèi)；t₁₂：提貨通知；t₁₃：換取提貨單；t₁₄：委托報(bào)關(guān)；t₁₅：報(bào)關(guān)；t₁₆：墊付港口使費(fèi)等；t₁₇提貨；t₁₉：匯總并核對(duì)付費(fèi)情況；t₂₀：開帳單；t₂₁：付款；t₂₂：收費(fèi)信息反饋；t₂₃：核對(duì)；t₂₄：放貨；t_w：虛變遷。

    在上述流程中，貨代必須在進(jìn)出口兩地同時(shí)開展業(yè)務(wù)，因此在信息的錄入、傳遞和確認(rèn)方面比較謹(jǐn)慎，反映在PETRI網(wǎng)模型中，就是核對(duì)的環(huán)節(jié)比較多，尤其是重復(fù)審核的情況嚴(yán)重，造成信息傳遞不及時(shí)。利用EDI信息技術(shù)后，數(shù)據(jù)只需一次核對(duì)就能正確無(wú)誤地確認(rèn)或傳輸，這樣既減少核對(duì)環(huán)節(jié)，縮小了工作量，又縮短了流程的周期時(shí)間。具體到PETRI網(wǎng)模型，就是刪除了節(jié)點(diǎn)s₄，s₁₁和s₁₂，將變遷t₄與t₅，t₁₉與t₂₀，t₂₃與t₂₄ 分別合并為t'₄，t'₁₉與t'₂₃，變遷t₂₁與t₂₂分別變?yōu)閠'₂₁(始節(jié)點(diǎn)為s₁，終節(jié)點(diǎn)為s₈)與t'₂₂(始節(jié)點(diǎn)為s₈，終節(jié)點(diǎn)為s₉) 。

    經(jīng)過(guò)上述重構(gòu)，集裝箱進(jìn)口業(yè)務(wù)流程的PETRI網(wǎng)模型已經(jīng)得到大大簡(jiǎn)化，變遷數(shù)減少到20個(gè)，節(jié)點(diǎn)數(shù)減少到9個(gè)。重構(gòu)后的模型如圖11所示。

圖11 重構(gòu)后的集裝箱進(jìn)口流程PETRI網(wǎng)

6 流程重構(gòu)前后的若干業(yè)務(wù)完成指標(biāo)比較

    以上，我們分別從效率、準(zhǔn)確性和靈活性等方面探討了EDI對(duì)航運(yùn)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)作用。這種流程重構(gòu)的最終效應(yīng)可通過(guò)航運(yùn)業(yè)務(wù)完成的時(shí)間和質(zhì)量等指標(biāo)的變化而得到體現(xiàn)。其中，效率效應(yīng)具體表現(xiàn)為業(yè)務(wù)完成時(shí)間的減少；靈活性效應(yīng)體現(xiàn)為業(yè)務(wù)完成質(zhì)量的提高；準(zhǔn)確性效應(yīng)則表現(xiàn)為時(shí)間減少和質(zhì)量提高兩者的綜合。下面我們擬對(duì)流程重構(gòu)所引起的時(shí)間和質(zhì)量指標(biāo)的變化情況作一分析。

    6.1 流程重構(gòu)所引起的時(shí)間指標(biāo)變化

    我們以集裝箱出口業(yè)務(wù)流程為例，分別對(duì)流程重構(gòu)前后的整個(gè)業(yè)務(wù)完成時(shí)間進(jìn)行了測(cè)算。首先給出與圖1和圖4相對(duì)應(yīng)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的時(shí)間耗費(fèi)參數(shù)，見(jiàn)表1和表2。

    基于表1和表2，我們利用荷蘭Deloitte&Touche Bakkenist 公司研制的Exspect 軟件包對(duì)業(yè)務(wù)流程PETRI 網(wǎng)進(jìn)行了仿真分析，發(fā)現(xiàn)，重構(gòu)前后的在理論規(guī)范意義下的業(yè)務(wù)流程完成時(shí)間分別為：312小時(shí)和164小時(shí)。由此可見(jiàn)，將EDI技術(shù)引入并對(duì)流程進(jìn)行重構(gòu)之后，效率提高了近100%。很顯然，重構(gòu)所引起的時(shí)間效應(yīng)是非常顯著的。

表1 流程重構(gòu)前的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)含義及理論規(guī)范賦時(shí)(單位：小時(shí))

表2 流程重構(gòu)后的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)含義及理論規(guī)范賦時(shí)(單位：小時(shí))

    6.2 流程重構(gòu)所引起的質(zhì)量指標(biāo)變化

    流程重構(gòu)所引起的質(zhì)量指標(biāo)變化主要是指錯(cuò)誤率的降低和集裝箱配載狀態(tài)準(zhǔn)確性的提高。由于該部分指標(biāo)的變化情況無(wú)法通過(guò)仿真實(shí)驗(yàn)得到，所以只能通過(guò)對(duì)部分業(yè)務(wù)單位的樣本抽樣來(lái)加以測(cè)算。據(jù)統(tǒng)計(jì)，應(yīng)用EDI技術(shù)之后，這些單位的單證處理錯(cuò)誤率明顯下降，一次校對(duì)出錯(cuò)率由10% 左右?guī)缀踅档蜑?。

    此外，由于決策流程的重構(gòu)使得集裝箱配載計(jì)劃的靈活變動(dòng)可以延續(xù)到上一發(fā)船港開航之后，從而大大提高了船舶的實(shí)載率和配載的準(zhǔn)確性。

7 結(jié)論

    通過(guò)上述討論，我們可以發(fā)現(xiàn)：

    1)EDI作為一種信息技術(shù)，在以信息傳送為典型特征的航運(yùn)業(yè)務(wù)流程中，對(duì)流程的重構(gòu)起到了非常關(guān)鍵的推動(dòng)作用，并通過(guò)效率和準(zhǔn)確性提高、靈活性變動(dòng)這三個(gè)方面來(lái)反映出來(lái)。

    2)EDI在效率方面的重構(gòu)效應(yīng)主要通過(guò)建立一個(gè)“信息共享平臺(tái)”將相互之間有信息交流的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)連接起來(lái)，重構(gòu)的實(shí)質(zhì)是，不增減業(yè)務(wù)流程的環(huán)節(jié)，只是將原來(lái)各業(yè)務(wù)流程之間的信息傳遞關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)楦鳂I(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與“信息平臺(tái)”的信息傳遞關(guān)系。

    3)EDI在靈活性方面的重構(gòu)效應(yīng)表現(xiàn)為：一方面通過(guò)規(guī)范整個(gè)流程來(lái)簡(jiǎn)化整個(gè)業(yè)務(wù)流程；另一方面借助EDI對(duì)信息的來(lái)源和時(shí)效性的提高所產(chǎn)生的影響來(lái)增加決策信息的輸入和輸出流程，進(jìn)而拓展整個(gè)業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)。

    4)EDI在準(zhǔn)確性方面的重構(gòu)效應(yīng)主要表現(xiàn)在將業(yè)務(wù)審核環(huán)節(jié)作一刪減和合并。

    5)EDI在效率、靈活性和準(zhǔn)確性方面的重構(gòu)效應(yīng)最終可以通過(guò)業(yè)務(wù)完成時(shí)間的減少和業(yè)務(wù)完成質(zhì)量的提高等指標(biāo)來(lái)得以體現(xiàn)。

    (注：在本文的撰寫過(guò)程中，吳愷桓碩士協(xié)助完成了集裝箱業(yè)務(wù)流程的部分PETRI網(wǎng)的原始描述，在此表示感謝! )

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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本文標(biāo)題：EDI與航運(yùn)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)

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