IT產(chǎn)業(yè)正在發(fā)生一場變革，這場變革由蘋果、谷歌和Facebook等電子產(chǎn)品或互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)供應(yīng)商驅(qū)動，它們讓人們對應(yīng)用軟件有了新的需求。很長時間以來，人們對應(yīng)用軟件的需求是，要么能夠幫助人們解決業(yè)務(wù)問題，要么完成指定的交易或者管理業(yè)務(wù)進(jìn)程。而如今，人們希望除此之外，應(yīng)用軟件還能支持用戶相互交流，而且是像在Facebook上那樣以一種互動的方式進(jìn)行，還希望能集成有像Google一樣功能強(qiáng)大的搜索引擎，并且能像iPad一樣操作簡單、直觀。

事實(shí)上，今天大多數(shù)企業(yè)的員工都已經(jīng)在使用各種各樣具有上述功能的Web 2.0工具進(jìn)行溝通�，F(xiàn)在的問題是，這些溝通大都發(fā)生在企業(yè)IT系統(tǒng)之外，企業(yè)的安全策略或者安全系統(tǒng)對此沒有任何控制。為此，一些商業(yè)軟件的供應(yīng)商開始設(shè)法把自己的軟件直接和各種在線工具（如Twitter或Facebook）進(jìn)行整合，不過要想真正安全而且高效地發(fā)揮這些工具的作用，最好的辦法還是讓ERP和其他企業(yè)級軟件能提供與這些流行的在線工具類似的功能。這既有助于改善企業(yè)內(nèi)部溝通的效率，同時也可把發(fā)生ERP系統(tǒng)以外的交易重新納入到ERP系統(tǒng)中來。

改進(jìn)IT系統(tǒng)安全的需要

ERP解決方案的一個重要特性（或者說要求）是保證企業(yè)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)本身的安全，辦法之一是嚴(yán)格控制對數(shù)據(jù)的訪問，同時，ERP系統(tǒng)還通過限制企業(yè)中哪些人可以進(jìn)行哪些操作或者完成哪些流程并對此進(jìn)行跟蹤和審計來保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全。

如果某項(xiàng)技術(shù)或某個人規(guī)避了ERP系統(tǒng)，那么ERP系統(tǒng)所具有的這些安全性就都失效了，而把具有社交網(wǎng)站功能的Enterprise 2.0功能集成到ERP中，將能充分利用ERP系統(tǒng)本身所固有的安全性。因?yàn)镕acebook、Twitter等社交媒體以及各種即時消息服務(wù)在安全性上距離現(xiàn)代的ERP系統(tǒng)還有不小的差距。如果企業(yè)的高管人員使用這些公共工具討論一些比較敏感的問題，無疑會增加企業(yè)的風(fēng)險。

而且，使用Facebook、Twitter這樣的社交媒體還可能無法保證一些關(guān)鍵和有可能給企業(yè)造成損害的信息不被未經(jīng)授權(quán)的人讀取。不僅如此，那些依照法律和規(guī)范要求必須保密的內(nèi)容也可能處于危險之中。使用免費(fèi)的公共社交媒體另一個風(fēng)險是，這些社交媒體所采用的技術(shù)可能會改變，這樣企業(yè)保存在這些社交媒體上的數(shù)據(jù)可能有一天會無法使用。

有利于知識庫的建立

讓ERP平臺具有社交媒體的功能還能確保員工使用Web 2.0工具（如即時消息或維基等）時不會離開他們的工作平臺，這有助于提高工作效率。通常，類似Enterprise 2.0這樣直觀的通信工具可能吸引員工更積極地關(guān)注企業(yè)內(nèi)所最新發(fā)生的一切，即使當(dāng)他們不在辦公室時也是如此。同時，也減少員工使用其他同類工具的可能。而且，直觀的企業(yè)2.0工具還可以讓員工們更有可能與他人分享信息，把更多的知識融入到ERP解決方案中。

雖然有些國家提出要延遲員工退休時間，但目前的總體趨勢仍然是，在大多數(shù)國家適齡的勞動力人數(shù)實(shí)際是在減少。這一趨勢給一些行業(yè)帶來很大沖擊，尤其是包括公用事業(yè)、工藝制造以及其他一些復(fù)雜的工程密集型行業(yè)所受到的沖擊比其他行業(yè)更大。而支持Enterprise 2.0的ERP則可以在一定程度上為這些企業(yè)提供幫助，幫助這些企業(yè)捕獲和保留一些高級人才、專家以及專業(yè)技術(shù)人員的知識，否則它們可能就會白白流失。

用維基記錄流程變化

“精益（Lean）”有一個始終堅(jiān)持的也是很基本的原則，就是記錄下隨時間推移而發(fā)生的所有變化。由于組織內(nèi)的流程和各種實(shí)踐活動隨著時間的變化會發(fā)生變化，因此有必要記錄當(dāng)時的事情是如何做、為什么那么做以及由此產(chǎn)生的結(jié)果。

通過構(gòu)造一個類似維基（Wiki）這樣的軟件文檔記錄工具，不僅可能記錄下ERP軟件是如何被使用的，同時還可以記錄下使用它的流程。同時，維基這種格式還能自動地記錄流程的變化：只要流程發(fā)生改變，維基就自動更新，這也就記錄了流程發(fā)生變化的時間和發(fā)生了哪些變化以及隨之而來的結(jié)果。

維基還可以減少查找信息的難度，有助于快速決定在某些特殊的情況下所要采取的最佳處理辦法。同時，也有助于對員工進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們迅速掌握ERP的使用，使得新員工更快地成長。

如何選擇合適的ERP

一旦已經(jīng)確定Web 2.0對你的企業(yè)非常有價值，那么在正式選擇支持Web 2.0的ERP產(chǎn)品之前有幾個因素要考慮。

毫無疑問，最重要的考慮因素是集成性。如果社交媒體功能無法與ERP平臺非常緊密地集成，那么就無法發(fā)揮Web 2.0的優(yōu)點(diǎn)。同時，這種集成還必須是雙向的。既需要能夠快速找出談話內(nèi)容以及其他社交媒體中的數(shù)據(jù)，從而可以快速地明確誰對誰說了什么以及何時說的；同時，也需要能自由地把應(yīng)用軟件中的任何對象與社交媒體中的對話聯(lián)系起來。比如，當(dāng)員工在討論客戶訂單時，軟件能自動地把訂單和這個對話聯(lián)系起來，同樣，在查詢某個客戶的發(fā)票時，軟件可以直接把客戶信息與這個對話聯(lián)系起來。

與應(yīng)用軟件全面的集成非常重要的另一個原因在于，它能確保員工真正看清公司是如何運(yùn)作的以及事情是如何發(fā)生的。當(dāng)像對話和維基這些非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)直接嵌入了員工的工作環(huán)境中以后，公司就能成為一個學(xué)習(xí)型組織，能以一種可執(zhí)行的模式吸收和保留高級經(jīng)理、一般管理者以及普通員工的智慧和各種知識。

還有一個同樣重要的考慮因素是，要確保嵌入Web 2.0功能的ERP產(chǎn)品能同時支持社交媒體的兩種溝通類型，即實(shí)時交流和非實(shí)時交流。實(shí)時交流就是實(shí)時發(fā)生的通信，如即時消息、聊天、IP電話及其他類似方式；非實(shí)時交流則主要指允許用戶有“時間差”的工具，如維基、博客和留言板等。每一個工具分別適用于不同的情況。通常情況下，如果希望立即得到答案，人們首先會針對一到兩個人使用實(shí)時交流方式，如果問題沒有得到解決或解決得不夠徹底，就會使用非實(shí)時的方式向更多的人廣播他的請求，希望得到組織內(nèi)其他人的幫助和意見。

最有用的溝通工具應(yīng)該允許用戶與任何一個要聯(lián)系的客戶或者供應(yīng)商（無論他是系統(tǒng)內(nèi)的還是系統(tǒng)外的）進(jìn)行實(shí)時溝通。這一溝通是基于一個可定制的聯(lián)系卡進(jìn)行的。只要之前曾有過溝通和對話，系統(tǒng)都會自動建立起這樣一個聯(lián)系卡。這一功能非常重要，比如，正在與某個客戶討論訂單時，過去關(guān)于這個訂單的所有交流都清楚地顯示在屏幕上，這將極大地提高對客戶需求的響應(yīng)能力，提高客戶的滿意度。

ERP中的非實(shí)時通信功能非常適合有問題但并不想馬上得到答案的情形。比如，組織中很多人就某一主題提出自己的想法，或在某個時期內(nèi)共同對文件進(jìn)行修改。此類溝通工具非常類似于Facebook，你可以就剛剛購買的一個新智能手機(jī)發(fā)表看法或者就如何對這個手機(jī)進(jìn)行配置發(fā)出請求。你的那些精通技術(shù)的朋友、那些想要展示自己知識的人以及其他樂意助人的人都可以為你提供具體而詳細(xì)的幫助。

另一個殺手級的非實(shí)時通信形式是像維基那樣用于提供幫助說明的結(jié)構(gòu)，它允許用戶通過自動化的工作流程對幫助文本進(jìn)行修改和補(bǔ)充。這有助于組織成為一個學(xué)習(xí)型組織，其最為直接和現(xiàn)實(shí)的意義是讓組織從過去的失敗中吸取教訓(xùn)，以避免再次犯同樣的錯誤。而且，如前所述，使用維基來記錄組織中的流程也可以支持記錄流程的變化。

毫無疑問，社交媒體工具在溝通方面是非常有效的工具。然而，有人認(rèn)為它們的功能可能過于強(qiáng)大了，以至于很多公司禁止在企業(yè)網(wǎng)中訪問Facebook這樣的網(wǎng)站。而現(xiàn)在是時候重新評估社交媒體工具的作用，最好的辦法不應(yīng)是一味地禁止，而應(yīng)該是在企業(yè)軟件內(nèi)提供這些功能。作為公司內(nèi)部的運(yùn)營系統(tǒng)，ERP是社交媒體工具進(jìn)入企業(yè)的自然入口。而且，Web 2.0的功能還能提高ERP系統(tǒng)的利用率，給管理人員和高層經(jīng)理們提供更多、質(zhì)量更高的信息。同時，還能消除因員工圖方便而使用公共社交媒體網(wǎng)站帶來的潛在風(fēng)險以及對生產(chǎn)力的影響。

對于社交媒體工具的使用，最好的辦法不應(yīng)是一味地禁止，而應(yīng)該是在企業(yè)軟件內(nèi)提供這些功能。

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本文標(biāo)題：社交網(wǎng)站改變傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)記錄流程

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