在ERP項目的過程中，項目上線只是企業(yè)信息化管理的一個起點。簡單的說，ERP項目就像逆水行舟，不進則退。如果在項目上線后，企業(yè)不積極的對現(xiàn)有業(yè)務進行優(yōu)化，那么ERP項目所帶來的收益會逐漸的下降。在這篇文章中，筆者結合實際的項目經(jīng)驗，以SAP ERP系統(tǒng)為例，給各位讀者介紹一下業(yè)務優(yōu)化的經(jīng)驗。

    一、 基于收貨的發(fā)票驗證業(yè)務的介紹

    物料需求、采購訂單、采購收貨、發(fā)票校驗四個環(huán)節(jié)，貫穿SAP系統(tǒng)物料管理模塊的整個過程。雖然這16個字可以概括物料管理的核心業(yè)務，但是其中的細節(jié)非常多。就以發(fā)票校驗為例，就可以分為基于收貨的發(fā)票校驗和基于采購訂單的發(fā)票校驗。

    在實際項目中，一般都建議企業(yè)采用基于收貨的發(fā)票校驗。在實際工作中，一般都要求先收貨、再開票，而不允許先開票、后收貨。因為如果開票了，從流程上考慮，就意味著已經(jīng)滿足了付款的前提條件�；蛘哒f，是否可以付款，系統(tǒng)一般都只認是否有發(fā)票，而不管是否收貨。為此在項目推進過程中，顧問都會建議采用基于收貨的發(fā)票驗證。

    二、 基于收貨的發(fā)票驗證業(yè)務優(yōu)化說明

    在對基于收貨的發(fā)票驗證業(yè)務進行優(yōu)化時，筆者建議可以從如下幾個方面進行優(yōu)化。

    1、從源頭開始，進行規(guī)范

    為了規(guī)范業(yè)務，企業(yè)首先需要判斷哪些供應商需要進行基于收貨的發(fā)票驗證業(yè)務。在實際工作中，并不是所有的供應商都建議采用基于收貨的發(fā)票驗證策略。如對于那些提供服務的供應商，如運輸商、檢測商、咨詢商，其提供的是服務，很難通過收貨單來進行管控。為此就無法采取這個策略。不過大部分供應商，如提供原材料的供應商，都可以采取基于收貨的發(fā)票驗證策略。

    為了防止在操作中用戶的疏漏或者徇私舞弊，可以在供應商層級，就決定此供應商是否需要采取基于收貨的發(fā)票驗證。在供應商管理的界面，有一個基于收貨發(fā)票驗證的選項。只要選中此選項，就表明此供應商必須要進行基于收貨的發(fā)票驗證策略。一般有經(jīng)驗的顧問，還會通過后臺設置，將此字段設置為必須輸入。

    2、意外情況在采購訂單層面進行更改

    在現(xiàn)實工作中，有可能會存在先開票后收貨的情況。雖然這種情況法律不允許。如企業(yè)某個月的銷項比較多，為了平衡稅收，就會讓某個持續(xù)合作的供應商，把沒送貨的采購訂單的發(fā)票也開過來。如此的話，進項稅就可以用來抵銷銷項稅。由于這是特例，一般不允許更改供應商等基礎數(shù)據(jù)。

    當遇到這種業(yè)務時，其控制點就在采購訂單。當供應商采取了“基于收貨的發(fā)票驗證業(yè)務”之后，采購訂單默認也采取“基于收貨的發(fā)票驗證”。不過這個字段是可更改的。也就是說用戶可以根據(jù)實際情況，在采購訂單上將基于收貨的發(fā)票驗證業(yè)務更改為基于采購訂單的發(fā)票驗證。不過在實際項目中，筆者一般會建議對于更改這個字段的權限，需要謹慎。通常筆者都只會給采購經(jīng)理，而不會讓采購員去更改。以杜絕舞弊的漏洞。

    另外，筆者需要提醒的是，如果采取基于采購訂單的發(fā)票驗證，此時發(fā)票中的項目行就無法跟后續(xù)的收貨進行一一對應。舉一個簡單的案例。如果有張采購訂單，其采購數(shù)量是100套，在收貨時是分三次收貨。如果采取基于收貨的發(fā)票驗證，則在發(fā)票的行項目中也會有三行，與收貨單進行一一對應。但是，如果采取的是基于采購訂單的發(fā)票驗證，則發(fā)票行項目中只有一行，其跟采購訂單對應，而無法跟收貨單進行匹配。在業(yè)務監(jiān)控中，需要特別注意兩者的不同。對于采取“基于采購訂單的發(fā)票驗證”中，可能會帶來一些管理上的麻煩。

    3、同一供應商不同策略的管理

    在一些復雜的業(yè)務中，同一供應商可能會采取不同的發(fā)票驗證策略。如對于一委外加工商，企業(yè)會同時有“標準委外”和“制程委外”。制程委外其實就好像是企業(yè)的一個加工中心。當發(fā)生頻率比較頻繁時，企業(yè)往往會按月來結算加工費，而不是根據(jù)收貨的情況來進行結算。當遇到類似情況時，用戶不可能在采購訂單上進行更改。

    為此筆者一般建議用戶，在信息記錄（定義供應商與某個產(chǎn)品或者服務的價格）中，默認所采取的策略。對于標準的委外，需要有倉庫的交接，為此建議采用“基于收貨的發(fā)票驗證”。這個選項的值一般會從供應商處帶過來。而對于制程委外，一般是意外情況。如車間產(chǎn)能不夠或者機器損壞，才會發(fā)生制程委外的業(yè)務。企業(yè)出于成本的考慮，對于制程委外的費用往往有控制。此時就不能夠采取“基于收貨的發(fā)票驗證業(yè)務”。在信息記錄中，可以將這種業(yè)務設置為“基于采購訂單的發(fā)票驗證業(yè)務”。

    三、 SAP系統(tǒng)中業(yè)務操作預覽

    步驟代碼說明：
 

    作為企業(yè)的決策者，必須要了解“基于收貨的發(fā)票驗證”和“基于采購訂單的發(fā)票驗證”的差異。簡單的說，基于收貨的發(fā)票驗證必須要先收貨后開票，并且收貨項目與發(fā)票項目是一一對應的。而基于采購訂單的發(fā)票驗證可以先開票后收貨（只要有采購訂單），并且收貨的項目是發(fā)票的項目是脫節(jié)的。理解這兩點的差異，然后再結合企業(yè)實際管理的需要，就可以判斷在什么情況下該采取什么樣的管理策略。

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本文標題：ERP業(yè)務優(yōu)化之基于收貨的發(fā)票驗證

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