0 引言

伴隨著人類進入知識經濟時代及我國加WTO，企業(yè)所處的競爭環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。為適應新的競爭環(huán)境，提高企業(yè)的競爭力，越來越多的企業(yè)建立起以ERP系統(tǒng)為代表的信息管理平臺。從上個世紀末開始，企業(yè)紛紛嘗試ERP，希望以此實現(xiàn)管理水平的提升。但是，一些ERP項目的實施效果并不盡人意，人們經�？吹健癐T黑洞”“ERP實施成功率為零”的說法，其原因眾說紛紜，但通過研究不難發(fā)現(xiàn)。引進ERP系統(tǒng)失敗的最主要原因是，人們應用信息技術的認識仍停留在傳統(tǒng)觀念層面上所致。在傳統(tǒng)觀念上信息技術的應用是。企業(yè)首先定義其經營職能、經營過程或其它業(yè)務主體的需求。而后在此基礎上開發(fā)出信息系統(tǒng)。繁瑣的企業(yè)手工業(yè)務處理流程存在許多重復或無效的環(huán)節(jié)，而ERP系統(tǒng)作為現(xiàn)代化的管理思想，管理方法和手段的結合體。是在全面總結、分析、提煉各種企業(yè)運作與管理特性的基礎上，借助先進的信息化管理模型，為企業(yè)提供行業(yè)的解決方案，其自身必然蘊含了標準的、優(yōu)化的、適合于信息平臺下的業(yè)務運作流程；開發(fā)ERP系統(tǒng)之前企業(yè)若不進行業(yè)務流程優(yōu)化。而是將ERP系統(tǒng)應用在企業(yè)陳舊的，現(xiàn)有的管理流程上，其結果只能對信息技術投資巨大而效果甚微。因此，ERP系統(tǒng)的成功應用需要業(yè)務流程優(yōu)化。

本文指出ERP系統(tǒng)開發(fā)中信息化與業(yè)務流程優(yōu)化相結合的必要性的同時。給出了在實際的系統(tǒng)開發(fā)中業(yè)務流程優(yōu)化的具體步驟及方法。

1 基礎理論

1.1 業(yè)務流程

業(yè)務流程是指為了達成特定業(yè)務目標而執(zhí)行的一系列在邏輯上相關的任務。業(yè)務流程獨立于組織結構，通常會涉及組織內部的多個部門或者多個組織。

1.2 業(yè)務流程梳理

業(yè)務流程梳理就是從企業(yè)整體業(yè)務流程明晰的目的出發(fā)，對當前流程進行充分顯性化，而在顯性化基礎上發(fā)現(xiàn)問題并進行點優(yōu)化的工作方式。業(yè)務流程梳理不僅僅是畫流程圖，而且要深入企業(yè)業(yè)務現(xiàn)場，實際了解業(yè)務發(fā)生的內外部因素，并集成到流程圖中。業(yè)務流程梳理是流程優(yōu)化的基礎和前提。

1.3 業(yè)務流程優(yōu)化

業(yè)務流程優(yōu)化(Business Process Improvement，BPI)是成功應用ERP的前提。ERP系統(tǒng)也是承載流程的最佳工具，從這個角度出發(fā)BPI可以定義為：

BPI是指以企業(yè)業(yè)務流程為優(yōu)化對象和中心，以建立與ERP系統(tǒng)相融合的標準流程為目標。對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務流程進行分析保留其符合先進的管理模式及信息化要求的部分，改進、調整或重建不合理之環(huán)節(jié)，使新建的業(yè)務流程能夠滿足ERP系統(tǒng)的應用要求，并通過ERP系統(tǒng)的實施來實現(xiàn)優(yōu)化后的流程，在保證ERP系統(tǒng)成功應用的基礎上提升企業(yè)競爭力。

2 信息化與業(yè)務流程優(yōu)化相結合的必要性

在管理方式上，業(yè)務流程優(yōu)化力求打破組織邊界，將直線職能式的縱向傳遞為主的模式轉化成一種較少層次的扁平組織結構和管理模式。傳統(tǒng)的企業(yè)業(yè)務流程以手工作業(yè)方式為主，以分階段和串行化業(yè)務處理為特點，信息無法連續(xù)流動和充分共享，業(yè)務流程中存在大量重復錄入的數(shù)據(jù)和一些無效的業(yè)務處理環(huán)節(jié)，業(yè)務處理效率低下。而信息系統(tǒng)中的信息和業(yè)務能夠跨越組織和層次界限，連續(xù)快速流轉。不斷改進企業(yè)信息系統(tǒng)，能夠真正幫助企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務并行處理，徹底消除業(yè)務流程中的無效環(huán)節(jié)和勞動，實現(xiàn)業(yè)務流程優(yōu)化的最佳目標。手工業(yè)務流程在很多方面無法適應信息化管理的特點，如果不進行必要的梳理、分析和優(yōu)化，就無法充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，甚至會使業(yè)務流程更加復雜，降低處理效率和速度。產生令人失望的效果。即使現(xiàn)有業(yè)務流程運轉流暢，沒有明顯與信息化管理相悖的地方，進行業(yè)務流程優(yōu)化也是必要的。因為簡單復制手工業(yè)務流程的信息系統(tǒng)，其靈活性和可擴展性都比較差。而企業(yè)由于市場和政策的變化，元法避免對組織機構、管理方式或運作模式進行改動，對信息系統(tǒng)也要進行相應的改進。而缺乏靈活性和可擴展性的信息系統(tǒng)，進行改進的代價非常大，甚至會無法完成，從而導致信息系統(tǒng)的失效。因此，企業(yè)信息化與業(yè)務流程優(yōu)化是相輔相成、相得益彰的兩個過程。兩者的結合，才是提升企業(yè)管理層次、實現(xiàn)企業(yè)且標的根本途徑。

3 ERP系統(tǒng)開發(fā)中業(yè)務流程梳理與優(yōu)化

下面以某礦業(yè)集團業(yè)務流程梳理與優(yōu)化的過程，簡單來談一談ERP系統(tǒng)開發(fā)中業(yè)務流程的梳理與優(yōu)化的具體實現(xiàn)方法。

3.1 流程梳理到流程優(yōu)化

3.1.1 流程梳理的依據(jù)

流程梳理的根本依據(jù)是集團的崗位責任設置和業(yè)務工作辦理規(guī)章制度。

首先，通過業(yè)務分析工作，在現(xiàn)行工作制度和崗位責任制度的基礎上，分級分層地詳盡列舉出集團公司生產、管理、經營領域中的主要業(yè)務及其下屬子業(yè)務。制定出“XXXX集團業(yè)務流程匯編”，對所有的業(yè)務工作進行匯總、編碼與分解。

其次，根據(jù)集團的崗位責任制和業(yè)務管理制度。明晰每一項工作由哪個部門辦理、包括什么內容、歷經什么環(huán)爺、各環(huán)節(jié)進行什么工作、辦理工作受到什么樣的角色權限限制、需要哪些崗位進行協(xié)同、要求在什么時限范圍內辦結、辦理結果如何處理。形成完整而詳盡的流程描述。

在流程梳理過程中，首先考慮主業(yè)務流程。目標企業(yè)的一級流程包括。財務管理業(yè)務流程、物資管理業(yè)務流程、人力資源管理業(yè)務流程、煤炭運銷業(yè)務流程、生產調度業(yè)務流程等等。反映集團全業(yè)務的業(yè)務樹一般表現(xiàn)為多層樹結構。流程可以包含子流程，子流程允許嵌套。目標集團的業(yè)務流程，在每一大類下，再劃分為四級結構為宜(如圖1)。

圖1 業(yè)務流程層次絡構示意圍

3.1.2 流程分解與流程編碼

將各個業(yè)務流程進行層次分解，設計適應多級多層業(yè)務流程管理的業(yè)務流程編碼體系，完成對所有主要業(yè)務流程的編碼，是梳理流程工作的核心環(huán)節(jié)。對經過搜集整理和業(yè)務部門確認的流程，采用8位四級編碼體系進行流程編碼。每一級業(yè)務流程均采用2位自然數(shù)編碼。如下圖示：

圖2 業(yè)務流程分級編碼示意圖

上圖中所示。辦理物資采購合同的業(yè)務流程編碼為01010101。

3.1.3 流程描述

根據(jù)完整性和全面描述的需要，我們拿辦理依據(jù)、工作部署、工作內容、適用范圍、主辦部門、串行協(xié)辦部門、并行協(xié)辦部門、工作時限、業(yè)務申報材料、工作流程、費用說明、辦理成果、公開程度等十三要素對每一個具體流程進行了詳盡地描述。其中，“工作流程”要求做出業(yè)務流程圖，示例如圖3所示：

圖3 設備臺帳管理業(yè)務漣程示意圖

3.1.4 流程固化與優(yōu)化

在所有的業(yè)務流程經過分析、編碼和基于十三要素描述的基礎上。形成了企業(yè)的“業(yè)務流程匯編”。經由各個業(yè)務部門討論修訂并確認后。以集團文件的形式，形成集團業(yè)務流程規(guī)范，達到固化流程。一般來說，對于業(yè)務流程，均采取“先固化、再優(yōu)化”的模式不斷提高業(yè)務流程的合理性。流程優(yōu)化的過程中我們主要是。取消了所有不必要的工作環(huán)節(jié)和內容、合并了必要的工作、對流程中各環(huán)節(jié)程序進行了合理的重排并對必需的工作環(huán)節(jié)進行了簡化。

3.2 流程優(yōu)化效果分析

通過流程梳理達到了理順企業(yè)內部流程，通過優(yōu)化提高了整體運營效率，全面、透徹的業(yè)務流程梳理對流程優(yōu)化至關重要。案例中，我們首先對企業(yè)重要流程進行了梳理，在此基礎上逐步進行了業(yè)務流程的優(yōu)化，達到了各個環(huán)節(jié)執(zhí)行者和執(zhí)行權限明確、流程采用“最優(yōu)路線”的目標。事實證明，與流程優(yōu)化相結合的ERP系統(tǒng)的運用在目標集團管理工作中取得了與其所希望的效果。

4 結束語

信息化的巨大潛能為企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化提供了新的思路，也奠定了技術基礎。同時，流程梳理與優(yōu)化則為信息化的有效應用創(chuàng)造了良好的應用環(huán)境，從而能夠充分發(fā)揮信息化的潛能。在開發(fā)ERP系統(tǒng)時，應很好地協(xié)調流程優(yōu)化與信息化的關系，這是眾多成功實施ERP項目得出的共同的結論。

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本文標題：ERP系統(tǒng)開發(fā)中業(yè)務流程的梳理與優(yōu)化

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