信息化的難題
無論從國外舶來的ERP、SCM、CRM、DPR，還是具有國內(nèi)特色的“進銷存”，這些運用于企業(yè)管理環(huán)節(jié)的軟件系統(tǒng)，在提高企業(yè)管理水平和整體競爭能力等方面無疑起著非常重要的作用。但是我們也經(jīng)常會聽到企業(yè)抱怨：在實施了管理軟件之后，并未實現(xiàn)供應商描繪的、或者自己憧憬的美好前景，感覺花的錢和精力不值；甚至還有的企業(yè)最后放棄了信息系統(tǒng)，而重新倒退到手工管理。這種狀況在一定程度上影響了準備在信息管理方面進行投入的企業(yè)的積極性，直接拖延了國內(nèi)企業(yè)管理水平的提升，間接上也制約了國內(nèi)管理軟件行業(yè)的快速發(fā)展。
如何提高管理信息系統(tǒng)的實施成功率，是擺在管理軟件業(yè)和企業(yè)面前的一大難題。企業(yè)在導入管理信息系統(tǒng)的時候，應該注意什么問題呢？當然，我們會總結(jié)出很多內(nèi)容來回答這個問題，但正確地把握一些原則性的概念無疑是首先要做的。
管理要素的匹配
管理軟件真的像某些軟件商描繪的那樣無所不能？還是像有的企業(yè)所說的是可有可無？管理軟件最終是運用于企業(yè)管理過程的，所以要想搞清這個問題，正確認識管理軟件在企業(yè)管理活動中的地位是非常重要的。
企業(yè)的管理過程，通俗一點說，可以看作是管理者確定企業(yè)發(fā)展計劃，制訂管理制度，組織員工進行經(jīng)營，然后通過一定的管理技術來輔助、監(jiān)督業(yè)務的執(zhí)行，最終實現(xiàn)企業(yè)目標。我們不難看出，管理技術是一種工具，它要能夠被管理者所利用，管理者、管理制度、管理技術這些管理要素之間必須要匹配，才能有一個和諧的管理體系。廣義的管理信息系統(tǒng)作為信息時代的管理技術，它的能力要通過其它管理要素而體現(xiàn)，為它們所制約；反過來，其它管理要素的內(nèi)容，以及管理者的管理思維方式、管理制度的制訂，也要考慮管理技術的特性，這也是為什么企業(yè)在實施信息系統(tǒng)時要做管理制度調(diào)整的原因。三者之間任何形式的不均衡，都會造成管理的不和諧，就像是三條腿的椅子，無論折了哪一條腿，椅子都有可能要倒掉。
企業(yè)誤區(qū)何在？
企業(yè)在這方面的片面認識有很多表現(xiàn)，比較常見的有兩種。一種觀點認為，軟件就是軟件，它要適應企業(yè)現(xiàn)狀，只要軟件功能符合我的需求，項目就能夠成功，我不需要做管理制度調(diào)整，這種想法可以說是幼稚的。企業(yè)即使只是使用軟件進行事后的數(shù)據(jù)處理，也要建立信息標準化的管理制度，如果你的業(yè)務單據(jù)填寫不規(guī)范，就會影響軟件的應用效果。
另一種觀點認為，企業(yè)必須首先具備良好的管理基礎，信息系統(tǒng)才能發(fā)揮作用，但是，有的企業(yè)各種規(guī)章制度健全，也請了大學的教授做顧問，也有MBA之類的職業(yè)經(jīng)理，但最后一樣沒有利用好管理軟件，怎么解釋這個問題呢？這還要看你的管理基礎是建立在什么管理技術之上的了，高效的信息技術是不能通過低效的管理制度實現(xiàn)的。有一家企業(yè)就發(fā)生過軟件實施人員和ISO質(zhì)量體系認證人員的爭論，當雙方即將簽訂實施合同時，該企業(yè)正在進行質(zhì)量體系認證工作。實施人員馬上和企業(yè)決策層進行溝通，建議應將認證工作暫緩進行，因為如果將企業(yè)現(xiàn)在的手工方式制度化了，在軟件實施時，必定會帶來高效率的制度與標準格式制度之間的沖突，企業(yè)將無所適從，質(zhì)量體系認證工作也將返工。企業(yè)最終在由實施人員做完管理體系調(diào)整后，才開始了質(zhì)量體系認證工作。可見只有根據(jù)信息管理工具的能力而建立起來的管理基礎，才不會成為企業(yè)信息化管理的阻礙。
管理變革目標在哪兒？
企業(yè)在導入管理軟件后，必須搞清楚要做的管理變革內(nèi)容是什么。當然，這需要有人做這些事情，這些人要清楚企業(yè)管理理論、熟悉企業(yè)業(yè)務、熟悉信息化技術的具體特點。
明確了這些變革內(nèi)容，企業(yè)決策層要做的就是進行“利益相關者”分析，具體一點說，就是通過多種方式，確定變革會影響到哪個部門、哪個員工、哪個老客戶、哪個供應商，影響他們的什么業(yè)務習慣，損害他們的什么既得利益，需要他們在哪方面提高能力與素質(zhì)，能給他們帶來什么原來沒有的益處，還要根據(jù)他們的日常行為特點和價值觀，推斷出他們可能受影響的程度、對變革的態(tài)度、是否有接受的可能。
我們過去曾為一家服裝企業(yè)做系統(tǒng)實施，該企業(yè)主要通過異地的代理進行產(chǎn)品銷售，在手工管理的模式下，因為管理觀念和人員能力的限制，要求代理一個月提供一份銷售和庫存結(jié)余報表。這顯然不能適應科學、高效管理的要求。在實施人員的幫助下，企業(yè)縮短了索取報表的周期，將月報改為周報。但兩家走貨量很大的代理商以人手不足為由，并沒有按照企業(yè)規(guī)定的時間報回報表，導致應該得到的數(shù)據(jù)并不完整。當然最后通過多方努力協(xié)調(diào)，代理商認識了加快分析周期對自己也會帶來益處，接受了這種方式，但由于時間的間隔，還是影響了系統(tǒng)實施的時間表。通過這個案例，我們的實施人員感受到了進行“利益相關者”分析的重要性。
企業(yè)在發(fā)展過程中要不斷地進行管理變革，因為不變革就會落后于科技的進步和市場價值觀的轉(zhuǎn)變，就可能在市場競爭中處于劣勢，所謂“不變革的企業(yè)等待死亡”。當然，這種變革的原驅(qū)動力是為了提高企業(yè)綜合競爭力，所以管理軟件的導入，必須要以保障企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展為前提。
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