一個人的部門，既操心企業(yè)信息化，又負責ISO9000認證，這在國內(nèi)中小型企業(yè)信息化管理中并不鮮見。但就是這個類似于“半個人”的信息化，照樣做得有聲有色。
“我們部門就我一個人，既管SAP又管ISO9000.”郭睿心笑道。她是深圳市新威爾電子有限公司的信息化負責人。年營業(yè)額只有700到1000萬元，主要生產(chǎn)電池性能檢測設(shè)備、電池化學成分設(shè)備和電池電壓內(nèi)阻儀的深圳市新威爾電子有限公司是一家標準的中小型企業(yè)。
人少，事不少
“我們公司的業(yè)務(wù)量不大，但配套物料就有一千多種，有些不是標準件，還需要外包加工�！惫Ｐ慕榻B說，早在1999年，新威爾電子為了提高物料管理水平，就把美國版QuickBooks用于物料管理。但由于QuickBooks系統(tǒng)只能由財務(wù)部門查看，研發(fā)、生產(chǎn)和銷售等部門無法資源共享，伴隨業(yè)務(wù)發(fā)展，各部門的協(xié)調(diào)問題也日益增多。
2004年11月，新威爾上馬了SBO(SAP Business One)，替代了之前的QuickBooks。從物料編碼開始，新威爾公司統(tǒng)一物料名稱，規(guī)定具體型號，理順了各種物料之間的相互關(guān)系。在物料清理的過程中，公司竟然發(fā)現(xiàn)倉庫中有大批積壓的物料，其價值高達10多萬元。經(jīng)過整頓，目前倉儲空間已縮減到原來的一半。
截止到2006年1月份，新威爾公司的SBO軟件已經(jīng)升級兩次。目前大致有有銷售、采購、庫存、生產(chǎn)、服務(wù)、人力資源和物料需求計劃幾個模塊。提到對軟件應(yīng)用的體會，郭睿心說，這個軟件由于把物料管理和各個流程模塊銜接，避免了各自獨立導致的“孤島”狀態(tài)。
整合由內(nèi)向外
在實施SBO管理軟件之前，新威爾電子公司已經(jīng)通過了ISO9000認證。雖然IS09000規(guī)定了各部門的崗位職責，但是執(zhí)行力度不夠，各部門沒按流程走，最終導致部門職責混淆，相互有推諉扯皮的現(xiàn)象。
實施SBO軟件以后，系統(tǒng)的操作流程固定，職責更加明朗。通過系統(tǒng)，報價、合同、交貨就都可以由一個人來完成。郭睿心介紹，通過應(yīng)用管理軟件系統(tǒng)，業(yè)務(wù)流程管理更加規(guī)范了。
“以前我們公司做銷售，只要一紙合同，然后交貨就OK了�！惫Ｐ幕貞�，在過去，合同成交以后，原始單據(jù)都可能丟失，更不要說其他資料了。現(xiàn)在有了這套管理系統(tǒng)，銷售人員要按照上面的流程從報價、訂單到交貨一直走下來。不但不會出問題，并且這些原始的單據(jù)也都會在系統(tǒng)上得到很好的保存。
郭睿心認為，外部流程只依靠紙張和人為操作來管理，比較靈活，但問題也比較多。往往會有一些操作人員不嚴格按照流程要求填寫表單。
SBO上馬后，由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)合作伙伴信息的管理比較詳細，操作人員還可以把相關(guān)客戶和供應(yīng)商的詳細資料都添加進去。
“這樣，我們的業(yè)務(wù)員和客戶聯(lián)系的時候，再也不會‘撞機’了�！惫Ｐ谋硎荆捎谙到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫對聯(lián)系人的地址變化等信息規(guī)定的都比較詳細，方便了業(yè)務(wù)員篩選客戶。只有把客戶資料錄入系統(tǒng)，才可以做單，這樣不僅提高了工作效率也使工作流程更加明朗。
“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”應(yīng)對突發(fā)事件
為了應(yīng)對系統(tǒng)無法處理的突發(fā)事件，新威爾電子公司制定了“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”制度。如果在業(yè)務(wù)運行中出現(xiàn)了臨時性問題，而系統(tǒng)又暫時無法處理。相關(guān)部門負責人可以經(jīng)過老板簽字同意后，填寫內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單。郭睿心解釋，她主要是負責把單子放在網(wǎng)上，供大家共享信息。同時將單子發(fā)送到相關(guān)部門主管郵箱里。公司通過這套制度，有效地解決了這些特殊事件。
公司小 ，直接溝通也方便。有了什么技術(shù)問題，郭睿心就直接和公司老板直接溝通。由于老板韋京生本身就是學計算機出身，溝通起來也沒什么障礙。學機電一體化專業(yè)的郭睿心，對信息化的事情也不是很了解，平時的業(yè)務(wù)學習，也多是從老板提供的紙質(zhì)或電子材料里汲取營養(yǎng)。
“應(yīng)用SBO管理軟件后，最大的感觸是什么？”記者問到�！拔锪瞎芾�，比過去方便多了�！惫Ｐ恼f，剛來公司的時候，對倉庫里一千多種物料，根本分不清。新員工也往往需要一個很長的了解過程，而現(xiàn)在編碼以后，物料和編碼一一對應(yīng)，很容易就可以分得清楚。
應(yīng)用需求很明確，把繁多的物料品種管好。問題卻是復雜的，操作人員的不規(guī)范操作，業(yè)務(wù)流程互相割裂，外部流程管理上的走形式，真是麻雀雖小，五臟俱全。
很難得， 新威爾走出了第一步，使用QuickBooks物料管理信息系統(tǒng)，盡管只限于在財務(wù)部門。伴隨業(yè)務(wù)發(fā)展，一旦軟件不能改變企業(yè)內(nèi)部的“信息孤島”時，他們更是勇敢地邁出了第二步。信息化，終于為企業(yè)帶來了實質(zhì)的變革。
技術(shù)推動需求還是需求推動技術(shù)，在這里得到了辯證的統(tǒng)一。正是新威爾電子對信息技術(shù)的信任，才會對管理軟件抱有那樣急迫的需求。管理軟件的優(yōu)越功能又成為公司管理科學化的切實動力。
管理不規(guī)范，解決的辦法除了制度，還有技術(shù)。這是本次采訪最大的體會。一旦拋卻了那種錯把“靈活”作為不規(guī)范操作的借口，流程管理才能落到實處。
經(jīng)濟的信息化是中小型企業(yè)的必然要求。而唯有能為他們帶來眼看得著、手摸得見的利益，信息化之途才能一路走好。
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本文標題：中小企業(yè)信息化：ERP軟件跟著業(yè)務(wù)流程走
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