華東潤(rùn)滑油廠位于江蘇省太倉(cāng)市港口開(kāi)發(fā)區(qū)，是中國(guó)石油天然氣股份有限公司在市場(chǎng)前沿建立的集潤(rùn)滑油儲(chǔ)運(yùn)、調(diào)合，灌裝于一體的現(xiàn)代化潤(rùn)滑油廠。生產(chǎn)內(nèi)燃機(jī)油、齒輪油、液壓油、汽輪機(jī)油、壓縮機(jī)油、冷凍機(jī)油等10大類(lèi)247個(gè)品種牌號(hào)，707個(gè)包裝規(guī)格。企業(yè)推行扁平化管理，下設(shè)廠長(zhǎng)辦公室、計(jì)劃采購(gòu)部、生產(chǎn)技術(shù)部(含調(diào)合裝置、包裝裝置)、質(zhì)量安全環(huán)保部(含化驗(yàn)室)，營(yíng)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部、人事科等7個(gè)部門(mén)。

    2009年2月，中國(guó)石油銷(xiāo)售ERP系統(tǒng)潤(rùn)滑油公司項(xiàng)目建設(shè)正式開(kāi)工，2009年9月在華東潤(rùn)滑油廠正式上線，銷(xiāo)售ERP系統(tǒng)通過(guò)近兩年多的上線運(yùn)行和班組同步操作，裝置各崗位人員已經(jīng)能夠完全適應(yīng)ERP系統(tǒng)所帶來(lái)的新的管理理念和方式，并且能很好地運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行自身業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)和分析，實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)在裝置的成功運(yùn)行。有效地推進(jìn)了企業(yè)管理水平的提高，為企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、精心做好數(shù)據(jù)采集工作

    數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的載體，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否規(guī)范、準(zhǔn)確，是直接導(dǎo)致系統(tǒng)能否成功運(yùn)行的關(guān)鍵�；鶎影嘟M面對(duì)247個(gè)品種牌號(hào)，707個(gè)包裝規(guī)格的油品，其數(shù)據(jù)采集量是相當(dāng)大的，各崗位人員必須以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，耐心細(xì)致地采集每一個(gè)數(shù)據(jù)，認(rèn)真進(jìn)行每一筆數(shù)據(jù)的核對(duì)，每一筆數(shù)據(jù)處理正確了，才能保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確、可靠。

    以要貨計(jì)劃(ERP系統(tǒng)稱(chēng)為公司間交易采購(gòu)訂單)為例進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，銷(xiāo)售部門(mén)在系統(tǒng)上創(chuàng)建好訂單后，調(diào)合班組在系統(tǒng)看到訂單后，根據(jù)生產(chǎn)方案卡，收集記錄各組實(shí)際消耗數(shù)量、批次、來(lái)源、庫(kù)存、添加劑收發(fā)等數(shù)據(jù)；包裝班組要準(zhǔn)確記錄針對(duì)本次訂單生產(chǎn)所消耗的包裝桶、標(biāo)簽、紙箱、物流碼等各種包裝物，并記錄包裝成品入庫(kù)數(shù)量、地點(diǎn)，頂線油數(shù)量、入庫(kù)地點(diǎn)等；發(fā)運(yùn)班組要將發(fā)運(yùn)單號(hào)、要貨計(jì)劃號(hào)、發(fā)運(yùn)產(chǎn)品名稱(chēng)、數(shù)量、發(fā)貨庫(kù)房等信息采集下來(lái)。

    各項(xiàng)數(shù)據(jù)收集必須與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)一致：

    (1)各項(xiàng)數(shù)據(jù)收集必須嚴(yán)格按發(fā)生的時(shí)間順序和邏輯關(guān)系記錄；

    (2)凡涉及到外部單位的數(shù)據(jù)信息，必須與對(duì)方的信息一致，如要貨計(jì)劃的發(fā)貨記錄必須與對(duì)方提供的要貨計(jì)劃號(hào)相一致，生產(chǎn)廠之間調(diào)撥基礎(chǔ)油接收的品種、數(shù)量要與對(duì)方提供的品種、數(shù)量相一致。

二、人員培訓(xùn)

    1．ERP系統(tǒng)管理理念培訓(xùn)

    培訓(xùn)的目的是讓大家形成共識(shí)，理解為什么ERP系統(tǒng)是管理改造項(xiàng)目，讓大家對(duì)ERP系統(tǒng)的使用有一個(gè)正確的觀念和預(yù)期。

    2．崗位人員培訓(xùn)

    培訓(xùn)主要分兩階段，第一階段是理論知識(shí)和基礎(chǔ)操作的培訓(xùn)，并進(jìn)行考試，考試合格后進(jìn)行第二階段實(shí)踐操作的培訓(xùn)，讓大家能規(guī)范熟練地進(jìn)行系統(tǒng)基本操作。

    3．業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)

    ERP系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)管理做了很大的改變，即業(yè)務(wù)流程的改變。根據(jù)ERP系統(tǒng)的管理流程結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)中的管理流程，制定出更加適用于當(dāng)前管理的業(yè)務(wù)流程并且適用于系統(tǒng)操作的方法，以便讓大家接受并理解新的管理方式和方法。

    4．?dāng)?shù)據(jù)分析能力的培洲

    ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行后，會(huì)有很多有用的數(shù)據(jù)。比如物料的移動(dòng)，業(yè)務(wù)操作信息等。這些數(shù)據(jù)的應(yīng)用，能更好地發(fā)揮出ERP系統(tǒng)管理的效果和作用。將信息查看方法與日常手工信息收集工作的利弊對(duì)班組成員進(jìn)行說(shuō)明，使大家能更好地接受系統(tǒng)的使用，使信息收集統(tǒng)計(jì)管理工作精細(xì)化、自動(dòng)化。

三、學(xué)會(huì)角色轉(zhuǎn)換

    ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了“物資流、信息流、資金流”三流合一，對(duì)裝置來(lái)說(shuō)，主要處理好裝置與其他部門(mén)業(yè)務(wù)的協(xié)同，將傳統(tǒng)意義上的統(tǒng)計(jì)崗位和包裝物庫(kù)管崗位由原來(lái)的數(shù)據(jù)填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的審核監(jiān)督崗位，崗位內(nèi)容上產(chǎn)生的變化要求崗位人員主動(dòng)做好角色的轉(zhuǎn)換，自覺(jué)與ERP系統(tǒng)的要求相適應(yīng)。

四、實(shí)施中的問(wèn)題及解決辦法

    1．管理理念的轉(zhuǎn)變

    ERP系統(tǒng)上線初期由于管理的透明化，班組人員壓力較大，害怕一些問(wèn)題被暴露出來(lái)，因此，在配合上不夠積極，造成初期出現(xiàn)種種問(wèn)題。比如，包裝物(紙箱)計(jì)劃需要1000箱，按規(guī)定損耗不能大于5‰，但在實(shí)際生產(chǎn)中由于種種原因，損耗大于5‰，在未上ERP之前，本班組可將超出的損耗通過(guò)假記錄轉(zhuǎn)嫁到其他班組，實(shí)施ERP后，如果系統(tǒng)數(shù)據(jù)不對(duì)，審核崗位就能發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)后就有可能要考核，因而抵觸情緒較大。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的培訓(xùn)，對(duì)崗位人員在管理理念上進(jìn)行引導(dǎo)，讓其認(rèn)識(shí)到原來(lái)管理上存在的漏洞和錯(cuò)誤，對(duì)新的管理方式進(jìn)行細(xì)致、耐心的指導(dǎo)和推廣，減輕崗位人員壓力，使崗位人員能積極配合系統(tǒng)的使用。在過(guò)去，由于種種原因，包裝物經(jīng)常出現(xiàn)短缺或材料積壓最終造成過(guò)期報(bào)廢等情況，自ERP系統(tǒng)上線后，這些信息都得到了及時(shí)的反饋，在操作中崗位人員能便捷有效地查看庫(kù)存短缺情況并及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)，出現(xiàn)的積壓庫(kù)存也能根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃及時(shí)使用和解決。

    2．?dāng)?shù)據(jù)錄入和業(yè)務(wù)監(jiān)督

    開(kāi)始錄入數(shù)據(jù)以后出現(xiàn)的問(wèn)題比較多。比如原來(lái)數(shù)據(jù)有兩套編碼。一直沒(méi)有統(tǒng)一，填報(bào)期初庫(kù)存時(shí)用的是一個(gè)編碼，錄入的時(shí)候用的是另一個(gè)編碼，造成數(shù)據(jù)核算錯(cuò)誤。各部門(mén)出于自己的使用習(xí)慣，使用的物資名稱(chēng)和編碼不一致，造成數(shù)據(jù)銜接不上；還有一些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上，為圖方便，數(shù)據(jù)不核對(duì)，隨便亂報(bào)數(shù)據(jù)等，這些都是應(yīng)該杜絕的隱患。ERP系統(tǒng)實(shí)施后出現(xiàn)的種種問(wèn)題，也是裝置管理進(jìn)一步規(guī)范的開(kāi)始。通過(guò)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，規(guī)范了物料編碼的統(tǒng)一性，解決了因編碼不統(tǒng)一造成的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。規(guī)范了數(shù)據(jù)上報(bào)和統(tǒng)計(jì)方法和方式，比如，原來(lái)庫(kù)管統(tǒng)計(jì)包裝物入庫(kù)時(shí)隨意性大，廠家來(lái)多少系統(tǒng)上人多少，造成很多不必要的錯(cuò)誤�，F(xiàn)在，包裝物庫(kù)管根據(jù)生產(chǎn)使用情況和計(jì)劃科的入庫(kù)通知單，按要求收貨，大大減少了入庫(kù)出錯(cuò)率。規(guī)范了業(yè)務(wù)監(jiān)督機(jī)制，原來(lái)班組填寫(xiě)領(lǐng)料單，填寫(xiě)過(guò)程中寫(xiě)錯(cuò)的、漏寫(xiě)的，缺損耗單的很多，造成統(tǒng)計(jì)上很麻煩，個(gè)別統(tǒng)計(jì)崗位圖方便，不進(jìn)行核查就做賬，造成數(shù)據(jù)錄入時(shí)出錯(cuò)率很高。現(xiàn)在，領(lǐng)料單從系統(tǒng)里機(jī)打，庫(kù)管按生產(chǎn)量、入庫(kù)量核對(duì)庫(kù)存的過(guò)程中便能很容易發(fā)現(xiàn)班組數(shù)據(jù)是否填寫(xiě)正確，損耗單是否有漏單，通過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行大大降低了數(shù)據(jù)錄入出錯(cuò)率。

    3．業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變

    在企業(yè)開(kāi)始運(yùn)行ERP系統(tǒng)初期，實(shí)行雙軌制非常必要，以前的業(yè)務(wù)流程還需要保留一段時(shí)間，直到并軌。以包裝裝置為例，按原流程，包裝物必須入庫(kù)后才能進(jìn)行生產(chǎn)使用，實(shí)際中也是這么在做，由于入庫(kù)數(shù)量龐大，這樣做必將導(dǎo)致在入庫(kù)數(shù)量和出庫(kù)數(shù)量上產(chǎn)生錄入錯(cuò)誤，造成不斷的反復(fù)更改。通過(guò)一段時(shí)間的使用和總結(jié)，公司將原流程改為先生產(chǎn)，根據(jù)生產(chǎn)使用的包裝物數(shù)量來(lái)最終確認(rèn)包裝物入庫(kù)、出庫(kù)和損耗數(shù)量，保證了數(shù)據(jù)一次錄入的準(zhǔn)確性，通過(guò)業(yè)務(wù)流程的不斷改進(jìn)，目前包裝物業(yè)務(wù)已完全并軌實(shí)現(xiàn)單軌運(yùn)行，調(diào)合、發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)也已完全并軌實(shí)現(xiàn)單軌運(yùn)行。

    4．人員培訓(xùn)工作

    ERP的操作涉及到裝置各層面的人員，班組人員素質(zhì)參差不齊，基礎(chǔ)操作較差，培訓(xùn)情況不理想，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變培訓(xùn)思想，首先，根據(jù)操作人員的層次進(jìn)行簡(jiǎn)單的劃分，制定培訓(xùn)教材，對(duì)基礎(chǔ)水平較好的集中進(jìn)行培訓(xùn)并進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)操作練習(xí)，對(duì)水平較差的人員，進(jìn)行單獨(dú)培訓(xùn)操作，首先了解計(jì)算機(jī)常識(shí)，然后進(jìn)行系統(tǒng)的分步學(xué)習(xí)，先進(jìn)行單步操作，直到熟練為止再進(jìn)行下一步的操作學(xué)習(xí)。通過(guò)2個(gè)月的培訓(xùn)，基層的操作人員已能熟練掌握本崗位系統(tǒng)操作，然后組織操作人員集中進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的學(xué)習(xí)和討論，討論新的操作流程實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，有針對(duì)性地解決問(wèn)題。通過(guò)4個(gè)月的培訓(xùn)，達(dá)到了預(yù)期的效果。

五、ERP系統(tǒng)在班組中實(shí)施成功的幾點(diǎn)因素

    1．清晰和可量化的目標(biāo)

    制訂中長(zhǎng)期的ERP實(shí)施計(jì)劃，明確ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)。初期，實(shí)現(xiàn)班組生產(chǎn)數(shù)據(jù)的科學(xué)收集和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)班組成本核算管理；中期，解決裝置原材料短缺和積壓現(xiàn)象，理順原材料的使用，減少裝置生產(chǎn)成本；最終，解決裝置與各部門(mén)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)的銜接，提高企業(yè)資源管理優(yōu)化性。明確每個(gè)階段的目標(biāo)，保證項(xiàng)目的成功實(shí)施。

    2．良好的管理基礎(chǔ)

    (1)制度基礎(chǔ)：良好的制度基礎(chǔ)是企業(yè)建立和使用ERP系統(tǒng)的動(dòng)力源泉，也是突破實(shí)施障礙的關(guān)鍵，通過(guò)合理的激勵(lì)和約束措施，積極推動(dòng)ERP系統(tǒng)的實(shí)施；

    (2)業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)：企業(yè)的業(yè)務(wù)流程較為固定，并且固化成為管理制度，即使業(yè)務(wù)流程經(jīng)常發(fā)生變化，各個(gè)部門(mén)也能根據(jù)規(guī)定按部就班地進(jìn)行各種調(diào)整；

    (3)人力資源基礎(chǔ)：ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程的一個(gè)重要工作就是對(duì)基層班組員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，員工的操作能力、崗位理解能力和學(xué)習(xí)能力也是影響實(shí)施成敗的重要因素。雖然班組的員工基礎(chǔ)水平較其他部門(mén)低，但是員工們有著積極向上的心態(tài)，有著堅(jiān)忍不拔的意志，培訓(xùn)之余積極好學(xué)，主動(dòng)學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)操作，也進(jìn)一步加快了ERP系統(tǒng)在基層的推廣。

    3．全面的培訓(xùn)工作

    ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)工作是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的工作，涉及裝置各層面的人員，要使其適應(yīng)新系統(tǒng)、使用新系統(tǒng)、熟練操作系統(tǒng)，不僅要掌握自己操作所需要的知識(shí)，還要具備其他部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的知識(shí)。因此，在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中要自始至終抓好各層次人員的ERP系統(tǒng)技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握應(yīng)用ERP系統(tǒng)必要的知識(shí)和方法。

六、系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中的管理措施

    1．硬件、軟件的管理

    定期對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、保持設(shè)備的整潔等措施保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行。明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP系統(tǒng)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP系統(tǒng)軟件。

    2．崗位業(yè)務(wù)監(jiān)管

    明確各崗位操作權(quán)限，班組操作后由庫(kù)管對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行核查確認(rèn)后進(jìn)行出入庫(kù)操作。統(tǒng)計(jì)崗對(duì)班組領(lǐng)取散油和頂線油與調(diào)合進(jìn)行交接領(lǐng)用，工藝管理崗位關(guān)閉訂單時(shí)確保各崗位人員操作完整無(wú)遺漏，提高操作準(zhǔn)確率。

    3．提高人員積極性

    制定有效的激勵(lì)和約束機(jī)制，第一個(gè)月對(duì)操作錯(cuò)誤的人員進(jìn)行通報(bào)并指導(dǎo)崗位人員正確操作方法和預(yù)防操作錯(cuò)誤的方法，對(duì)操作好、主動(dòng)學(xué)習(xí)積極性高的人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。第二個(gè)月制定相應(yīng)的考核辦法進(jìn)行管理，加強(qiáng)崗位人員的觀念，了解填錯(cuò)數(shù)據(jù)造成的后果，提高崗位人員的責(zé)任心。
 

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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)是否能在基層班組中順利推廣和應(yīng)用?

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