前言：
古人云：兵馬未動，糧草先行。講的是兵家領(lǐng)軍打仗要未雨綢繆，做好一切后勤上的準備工作。上系統(tǒng)也是一樣的道理。我們在進行系統(tǒng)設(shè)置及初始化上線前要做好各方面的準備工作，這樣才能保證我們的兵馬無后患。
數(shù)據(jù)收集可謂是這前期準備工作中的重中之重。第一，期間長。從調(diào)研階段宏觀面的整體收集，到解決方案的業(yè)務(wù)流程收集，難點需求收集，一直持續(xù)到系統(tǒng)設(shè)置前的相關(guān)參數(shù)收集和后期的報表單據(jù)需求收集，跨越了大半個項目實施階段。第二，難度大。其中動態(tài)數(shù)據(jù)相對靜態(tài)數(shù)據(jù)來說，具有一定時限性，對于一個全新的系統(tǒng)來說，還需要對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行相關(guān)加工整理才能滿足要求。
本文將從ORACLE ERP R12財務(wù)的總賬，應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)這四個模塊討論財務(wù)數(shù)據(jù)的收集整理。
1 靜態(tài)數(shù)據(jù)
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指滿足財務(wù)業(yè)務(wù)工作的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如企業(yè)相關(guān)注冊信息，會計科目等。
1.1 總賬數(shù)據(jù)收集
公司信息整理
公司的基本信息包括企業(yè)名稱，工商營業(yè)執(zhí)照號，稅務(wù)登記號，詳細地址和公司段信息。公司段信息，即公司一個代碼符號，一般用數(shù)字表示。數(shù)字位數(shù)可以根據(jù)公司的規(guī)模大小設(shè)置。比如集團型的公司，一般都采用相同位數(shù)的數(shù)字代表不同的公司。比如10代表母公司，11代表A子公司，12代表B子公司等。
會計科目整理
會計科目的整理按照國家政策及新會計準則的規(guī)定進行設(shè)置。在不影響會計核算要求和會計報表指標匯總，以及對外提供統(tǒng)一的財務(wù)會計報告的前提下，可以根據(jù)實際情況自行增設(shè)、減少或合并某些會計科目。
成本中心整理
成本中心是其責任者只對其成本負責的單位。是指只對成本或費用負責的責任中心。成本中心的范圍最廣，只要有成本費用發(fā)生的地方，都可以建立成本中心，從而在企業(yè)形成逐級控制、層層負責的成本中心體系。采用編碼的方式進行收集整理，如10代表財務(wù)中心，屬于一級，10001代表會計管理部，10002代表預(yù)算成本部，10003代表資金管理部等。其中10是對10001到10999的匯總，不允許過賬。
1.2 應(yīng)付數(shù)據(jù)收集
員工供應(yīng)商整理
在ORACLE ERP中員工是作為供應(yīng)商來管理的，主要用來核算員工借支和統(tǒng)計相關(guān)費用。需要將經(jīng)常發(fā)生借支費用的一些員工進行編碼管理。整理的主要內(nèi)容為：編碼、名稱、類型、地址、應(yīng)付帳款、預(yù)付帳款科目等。其中類型為員工供應(yīng)商，區(qū)別于材料供應(yīng)商等供應(yīng)商類別。應(yīng)付賬款科目設(shè)置成其他應(yīng)付款，預(yù)付賬款科目設(shè)置成其他應(yīng)收款，可以根據(jù)需要在會計科目中增加相應(yīng)的明細科目，如其他應(yīng)付款-費用，其他應(yīng)收款-借款。編碼的管理可以采用11800001的形式，其中11代表公司段，8代表員工供應(yīng)商類別，后面是流水號。其他類別供應(yīng)商也采取相同的方式收集。
應(yīng)付付款條件整理
付款條件適用于除員工供應(yīng)商以外的其他類別供應(yīng)商，如材料類供應(yīng)商，資產(chǎn)類供應(yīng)商，其他類供應(yīng)商。包括付款條件名稱和付款條件說明信息。如立即付款，30天付款，每月25號付上月款等。
銀行信息整理
付款銀行與收款銀行信息類似，主要整理有付款業(yè)務(wù)和收款業(yè)務(wù)的的銀行信息。包括銀行名稱，賬號，記賬科目，結(jié)算幣種等。其中記賬科目如現(xiàn)金-人民幣，銀行存款-人名幣-農(nóng)行等，可以在明細段中維護銀行名稱和賬戶后四位，便于期末資金的核對。
稅率稅碼整理
整理企業(yè)進項，銷項稅碼信息包括稅碼，稅率和稅碼帳戶，如VAT17，表示增值稅17點稅率，可以是進項稅也可以是銷項稅。
1.3 應(yīng)收數(shù)據(jù)收集
客戶信息整理
客戶信息主要收集有往來的客戶原系統(tǒng)編碼，ERP編碼，客戶名稱，客戶所在國家，注冊地址，收單地點，收貨地點，收款條件，客戶銀行賬戶，跟單員等信息。收集原系統(tǒng)編碼，是方便新系統(tǒng)與舊系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)的匹配。其中客戶的erp編碼，一般會在解決方案里制定好相應(yīng)的編碼規(guī)則，按照相應(yīng)規(guī)則進行編碼即可，如1012001，其中10代表國內(nèi)客戶，12代表某省，001是流水號。客戶名稱分兩種，一種是公司類客戶，一種是私人客戶，可以采用客戶公司全稱或個人身份證全名的方式進行命名。
收款條件整理
收款條件是客戶的付款條件，包括名稱和說明。如“10天2%，30 天為限”表示如果 10 天內(nèi)收到付款，客戶可得到兩個百分比的折扣；超過 10 天，整個余額將在事務(wù)處理日期后 30 天內(nèi)到期，客戶將得不到任何折扣�！凹雌凇眲t表示在事務(wù)處理的日期余額立即到期。
收款分類及收款方法整理
剛接觸ORACLE ERP的客戶，往往會把收款方法和收款條件混淆。發(fā)給客戶的數(shù)據(jù)收集資料里，可能收集上來的收款方法和收款條件是一樣的信息。只要接觸了應(yīng)收設(shè)置的都會有些了解，這兩者差別其實很大。收款分類和收款方法是針對客戶貨款的，比如收到客戶的款項是現(xiàn)金還是銀行存款還是承兌匯票，而收款條件是針對客戶付款期限，是立即付款，還是30天付款。我們一般將收款分類分成兩類，一類是直接收款，一類遠期收款。其中直接收款包括現(xiàn)金收款和銀行收款，遠期收款主要是票據(jù)收款�？赡苡锌蛻魰䥺柲侵睂儆谀囊活惸�？支票是指以銀行為付款人的即期匯票，可以劃為直接收款一類。
應(yīng)收事務(wù)處理類型整理
事務(wù)處理類型即發(fā)票類型。定義事務(wù)處理類型是為不同的事務(wù)處理分類如借項通知單，貸項通知單，發(fā)票來定義相應(yīng)的會計處理方式。具體包括事務(wù)處理名稱，描述，事務(wù)處理分類，應(yīng)收賬款科目和收入賬戶等信息。
1.4 資產(chǎn)數(shù)據(jù)收集
資產(chǎn)分類整理
對資產(chǎn)進行分類，是為了將相同類別的資產(chǎn)進行統(tǒng)一資產(chǎn)成本帳戶和折舊帳戶的設(shè)置管理。整理信息包括資產(chǎn)大類編碼，大類名稱，資產(chǎn)小類編碼，小類名稱。
資產(chǎn)地點整理
資產(chǎn)地點即資產(chǎn)所在的區(qū)域位置，便于資產(chǎn)的盤點。包括區(qū)域段和建筑物段。
資產(chǎn)財務(wù)信息整理
資產(chǎn)財務(wù)信息即資產(chǎn)的基本信息和相關(guān)的成本信息。包括折舊科目，使用年限，殘值，殘值率，資產(chǎn)原值記賬科目，在建工程記賬科目，折舊分攤慣例，啟用日期，等財務(wù)信息。其中折舊分攤慣例是指該資產(chǎn)是在啟用當月開始提折舊還是啟用下月開始計提。
資產(chǎn)責任人信息整理
資產(chǎn)責任人信息的收集是將每項資產(chǎn)都劃分到具體的責任人，便于資產(chǎn)的實物管理。整包括資產(chǎn)責任人的編號，姓名，所屬部門和職務(wù)等相關(guān)信息。
2 動態(tài)數(shù)據(jù)
2.1 總賬數(shù)據(jù)收集
總賬的動態(tài)數(shù)據(jù)收集主要是對科目余額的整理，一般根據(jù)現(xiàn)有會計科目整理各會計科目的余額信息。數(shù)據(jù)來源于上線前一個期間的資產(chǎn)負債表，損益表，科目余額表。如10月1號上線，則提供截止9月的相關(guān)余額信息。有些科目除了要提供科目余額信息外，還要相關(guān)的明細信息。如總賬的銀行存款、待攤費用、預(yù)提費用、應(yīng)交稅費等賬戶；應(yīng)收的應(yīng)收帳款、預(yù)收帳款；應(yīng)付的應(yīng)付帳款、預(yù)付帳款、其他應(yīng)付款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付暫估；資產(chǎn)的固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、長期待攤費用、累計折舊。部分賬戶還需提供本年累計發(fā)生額，如制造費用、營業(yè)費用、管理費用、財務(wù)費用、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、稅金及附加、其他業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)支出、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出等損益類賬戶。
2.2 應(yīng)付數(shù)據(jù)收集
應(yīng)付的應(yīng)付帳款、預(yù)付帳款、其他應(yīng)付款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付暫估還需提供明細信息，在應(yīng)付初始化。對于部分供應(yīng)商既有應(yīng)付賬款余額又有預(yù)付賬款余額的要查明原因，對于能夠核銷的要予以核銷。這些往來余額可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要收集供應(yīng)商匯總余額或是每筆應(yīng)付發(fā)票明細余額，需要對應(yīng)到供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地點、應(yīng)付款余額、發(fā)票編號、開票日期、發(fā)票金額信息，并確保與總賬的報表余額一致。
2.3 應(yīng)收數(shù)據(jù)收集
應(yīng)收的動態(tài)數(shù)據(jù)主要整理客戶余額信息。包括應(yīng)收賬款余額，預(yù)收賬款余額。需要對應(yīng)到客戶編碼、客戶名稱、客戶地點、金額。
2.4 資產(chǎn)數(shù)據(jù)收集
資產(chǎn)余額包括固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、長期待攤費用余額信息，一般取上限前二個期間的截止余額，按照靜態(tài)數(shù)據(jù)的相關(guān)信息進行整理。如10月1號上線，則取截止到8月31日的余額，并在新系統(tǒng)9月進行資產(chǎn)初始化。這樣在舊系統(tǒng)出9月報表前可以根據(jù)新系統(tǒng)運行的9月折舊進行相關(guān)的調(diào)整。
3 報表和單據(jù)
財務(wù)幾個模塊的單據(jù)主要用于期末憑證的裝訂。如總賬的日記賬憑證，應(yīng)付的發(fā)票憑證等，根據(jù)各自企業(yè)的業(yè)務(wù)需要整理格式，開發(fā)之后在系統(tǒng)直接打印。報表除了系統(tǒng)的標準報表外，為了滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需要和管理分析需要可以進行一定的開發(fā)�？傎~的資產(chǎn)負債表，損益表，費用表都可以通過在系統(tǒng)自定義FSG報表實現(xiàn)。其中對賬用的主要有總賬資金明細表，科目余額表，應(yīng)付的發(fā)票明細報表、付款明細報表，應(yīng)收的付款登記表、事務(wù)處理登記表，資產(chǎn)的日記賬分錄報表。對外對賬的供應(yīng)商對賬單，供應(yīng)商余額表，客戶對賬單，客戶余額表。管理分析用的帳齡分析表，毛利分析表等。
財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集是一個漫長而艱苦的過程，當然中間還需對數(shù)據(jù)進行加工和維護，是一個漸進求精的過程。糧草準備的是否充分合適關(guān)系到系統(tǒng)上線和后期運行這場大仗的盛衰。前期工作如果沒做好，就算諸葛亮能借來東風(fēng)也沒辦法。
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本文標題：糧草先行——談ORACLE ERP的財務(wù)數(shù)據(jù)收集
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