當(dāng)前，如果你還認(rèn)為OA系統(tǒng)的應(yīng)用不上臺面、沒有深度，只是個打打雜、跑跑腿的“小伙計”，那么我要告訴你：你真的OUT了。

    作為廣東中博汽車零部件有限公司的項目主管，陳文擔(dān)任著成本主管、ERP實施顧問和OA項目主管等多個職務(wù)，他對業(yè)務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)管理中的實踐應(yīng)用頗有心得。日前，他在網(wǎng)易博客上分享了自己通過華天動力OA系統(tǒng)實現(xiàn)預(yù)算管理的成功經(jīng)驗。

    在陳文看來，雖然公司實行預(yù)算管理已經(jīng)2年多，可是2012年的預(yù)算管理簡直“慘不忍睹”，主要有以下原因：

    沒有預(yù)算號管理，每年的同一部門、同一支出類型，預(yù)算號居然不一樣，這樣如何做跨年度預(yù)算分析呢？

    預(yù)算內(nèi)容沒有公開，很多部門在使用時，不知道預(yù)算號或預(yù)算內(nèi)容，甚至當(dāng)時預(yù)算金額有多少都不記得了。這也難怪，預(yù)算是每年初編制，每個人哪記得這么多。所以造成使用預(yù)算時，天天打電話問財務(wù)，一個字，暈。。。

    預(yù)算編制、修改、發(fā)布、使用這些環(huán)節(jié)，流程制度文件根本就沒有，遇到問題財務(wù)想怎么解釋就行，這怎么行呢？

    預(yù)算分析數(shù)據(jù)嚴(yán)重滯后。中博公司從預(yù)算申請到財務(wù)付款，有兩個月以上的時間差，結(jié)果當(dāng)發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支時，很難去追溯兩個月前的申請，因為各部門主管幾乎都想不起來了，所以很難做好預(yù)算控制和分析。

    預(yù)算控制不到位，因為沒有審批權(quán)限，全靠財務(wù)一個人監(jiān)督，經(jīng)常發(fā)生預(yù)算號填錯的情況。而且因為時間差的原因，經(jīng)常在預(yù)算審批時沒發(fā)現(xiàn)超支，在付款時發(fā)現(xiàn)超支而不能支付，這時候還需要再走一個預(yù)算外流程，搞得個個怨聲載道。

    鑒于這種情況，2013年陳文主動請纓，主持對預(yù)算管理制度和流程的規(guī)范工作，而保障這項工作落實的平臺，就是公司應(yīng)用的華天動力OA系統(tǒng)。陳文只用了一個多月時間，就達(dá)到了很好的效果。

    陳文將OA預(yù)算管理體系劃分為四個環(huán)節(jié)：

    1、預(yù)算號管理：

    預(yù)算號是一列8位數(shù)字和字母，第1-2位表示職能，第3位表示日常性預(yù)算或資本性預(yù)算，第4-8位表示流水號。陳文規(guī)定預(yù)算號必須與會計科目一一對應(yīng)，以保證會計做賬的快捷性、一致性和準(zhǔn)確性。

    考慮到公司的組織架構(gòu)經(jīng)常變動，所以陳文在規(guī)劃預(yù)算號時，沒有按部門來分類，而是按職能來分類。這樣無論公司組織如何變動，都可以保證預(yù)算號不變，使用非常靈活，如下圖示：

    陳文要求各部門在編制預(yù)算前，先查看OA系統(tǒng)中的《預(yù)算號清單》報表，看預(yù)算號是否足夠使用，若不夠則由管理員新增，否則不能申請預(yù)算。陳文還規(guī)定每個部門只能有一個預(yù)算號，這樣就可以實現(xiàn)預(yù)算的跨年度自動分析對比。

    2、預(yù)算編制及批準(zhǔn)：

    首先由業(yè)務(wù)部門編制《銷售預(yù)算表》，批準(zhǔn)生效后，其他部門直接在OA系統(tǒng)中申請相應(yīng)的金額即可，如下圖示：

    3、預(yù)算申請使用：

    陳文要求所有預(yù)算的使用申請，都必須通過OA系統(tǒng)進(jìn)行審批，由財務(wù)部門把關(guān)。為此，陳文在OA系統(tǒng)中建立了十幾個表單和流程，如：項目采購申請單、入庫單、不合格品評審單、返工訂單、差旅報銷單等。

    由于所有的申請都通過OA系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，所以可以全程監(jiān)控和保存業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為日后的報表統(tǒng)計與分析提供了可能。

    4、預(yù)算實時分析與控制：

    陳文在OA系統(tǒng)中設(shè)計了多種預(yù)算分析報表，所有的預(yù)算金額與實際發(fā)生額全部納入OA系統(tǒng)。這些報表內(nèi)的數(shù)據(jù)是實時更新的，只要預(yù)算申請通過，預(yù)算金額就會自動扣減。

    這樣，各部門通過這些非常人性化的報表，就能夠及時、準(zhǔn)確、簡便的分析自己的預(yù)算執(zhí)行情況，還可以下載為EXCEL文件。這些報表包括：預(yù)算與實際對比分析表、月度預(yù)算查詢、年度預(yù)算查詢、各部門預(yù)算金額表等，如下圖示：

    這是一個非常成功的應(yīng)用案例，在陳文的文章后面，有網(wǎng)友評論到：“很強(qiáng)大的系統(tǒng)，很厲害的實施”。

    確實，優(yōu)秀的OA系統(tǒng)是一個極佳的平臺，只要稍加變通，就可以實現(xiàn)類似預(yù)算管理、采購管理等實用的管理功能。正如華天動力不斷強(qiáng)調(diào)的：OA系統(tǒng)的工作流管理遠(yuǎn)非行政審批那么簡單，而是被越來越多的企業(yè)應(yīng)用于各種業(yè)務(wù)流程管理。

    這使得OA系統(tǒng)的應(yīng)用得到不斷的創(chuàng)新，也使得OA系統(tǒng)的價值得到持續(xù)的提升。

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本文標(biāo)題：如何通過OA/ERP系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)預(yù)算管理

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