對(duì)于CIO們來(lái)說(shuō),企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)需要企業(yè)投入大量的資金、人力和時(shí)間去建設(shè),其中每一部分都需要上千乃至上萬(wàn)美元的投入,而部署時(shí)間常常需要耗費(fèi)數(shù)百個(gè)工時(shí)。盡管成功的ERP能夠幫助企業(yè)梳理工作流程、削減成本,但是一個(gè)規(guī)劃與部署不合理的ERP則會(huì)導(dǎo)致公司成本上升、生產(chǎn)效率降低。那么CIO們,你們部署的ERP是否是成功的呢?
為了幫助CIO們確認(rèn)ERP部署是否成功,或最大限度地減少部署中潛在的問(wèn)題,美國(guó)著名的CIO.com網(wǎng)站對(duì)多名ERP專家(IT執(zhí)行官、顧問(wèn)和ERP廠商)進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查要求這些受訪者列出公司最常犯的ERP部署錯(cuò)誤,以及如何避免或解決這些錯(cuò)誤。以下就是調(diào)查中13個(gè)最常見(jiàn)的ERP錯(cuò)誤以及解決方案。
錯(cuò)誤一,規(guī)劃不合理。Sage公司中間市場(chǎng)ERP 產(chǎn)品生產(chǎn)管理副總裁Erik Kaas 稱:“如果你希望你的ERP項(xiàng)目能夠取得成功,那么合理的規(guī)劃就非常有必要。你不能放任你的ERP隨意建設(shè)。”
ERP 軟件與市場(chǎng)解決方案提供商VAI公司的首席信息官Kevin Beasley對(duì)此表示認(rèn)同。他稱:“許多公司在對(duì)ERP軟件評(píng)估之前,并沒(méi)有提前進(jìn)行規(guī)劃。這常常會(huì)導(dǎo)致后面的混亂。因?yàn)椋瑳](méi)有進(jìn)行前期規(guī)劃的企業(yè)無(wú)法充分了解企業(yè)內(nèi)部的需求,更不能將ERP的功效發(fā)揮最大。”
為了解決這一問(wèn)題,CIO們應(yīng)當(dāng)在選擇ERP系統(tǒng)之前,對(duì)公司的各項(xiàng)流程和策略進(jìn)行一次內(nèi)部梳理。此外,Beasley還建議可以將企業(yè)不同部門的用戶集合起來(lái)組成一個(gè)ERP評(píng)估團(tuán)隊(duì)。CIO們?nèi)绻阏J(rèn)為企業(yè)自身沒(méi)有能力對(duì)ERP進(jìn)行恰當(dāng)?shù)脑u(píng)估,那么可以考慮聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的第三方或中立廠商做顧問(wèn)。他們對(duì)于你所從事的行業(yè)ERP部署有著相當(dāng)豐富的經(jīng)驗(yàn)。
錯(cuò)誤二,對(duì)ERP廠商沒(méi)有進(jìn)行正確的審核。幫助客戶提升使用性能的Casemore & Co 公司總裁Shawn Casemore稱:“我的許多客戶,僅僅聽(tīng)了ERP廠商銷售團(tuán)隊(duì)的宣傳就決定購(gòu)買其產(chǎn)品了。然而,一旦完成了部署,他們很驚詫地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能受到限制、效率低下,并且會(huì)對(duì)現(xiàn)有的企業(yè)內(nèi)部最佳流程產(chǎn)生負(fù)面影響。”他給出的建議是:要一直尋找參照物。他稱:“要求廠商提供至少與他們合作過(guò)的三家公司的名稱,問(wèn)廠商他們的業(yè)務(wù)范圍包含哪些行業(yè),他們能夠與哪些公司聯(lián)系并討論軟件的部署問(wèn)題。然后再與他們討論軟件功能、性能和面臨的挑戰(zhàn)。如果廠商沒(méi)有(或沒(méi)能)提供三家公司的名稱,那么就不要選擇他們,除非你想成為他們的一只小白鼠!
錯(cuò)誤三,不理解或不使用ERP系統(tǒng)的核心功能。業(yè)務(wù)咨詢與技術(shù)解決方案公司MorganFranklin 總經(jīng)理John Hoebler稱:“我們每年針對(duì)ERP調(diào)查中,僅有46%的受訪者稱他們對(duì)自己使用的ERP系統(tǒng)的功能有著深刻的理解?紤]到有數(shù)百萬(wàn)家公司正在對(duì)他們的ERP系統(tǒng)進(jìn)行投資,這一結(jié)果讓我們感到非常震驚。不清楚系統(tǒng)的功能,公司就無(wú)法讓業(yè)務(wù)程序自動(dòng)化,也無(wú)法更快完善系統(tǒng)功能,更談不上利用ERP來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。而系統(tǒng)升級(jí)、功能增加、維護(hù)等成本也將更盲目、更高,ERP部署在這種條件下是不可能取得成功的!
為了解決這一問(wèn)題,Hoebler建議CIO們可以創(chuàng)建一個(gè)列有ERP所有功能的總清單,并追蹤其使用情況,定期的對(duì)列表進(jìn)行評(píng)估以確定哪些功能正在被使用,哪些功能最為核心。他稱:“這些功能目錄能夠用于培訓(xùn)新員工,編寫測(cè)試腳本,對(duì)審核、報(bào)告等需求也能提供幫助。”
錯(cuò)誤四,低估了所需要的時(shí)間與資源。e2b teknologies公司營(yíng)銷總監(jiān)James Mallory認(rèn)為:“所有的公司基本上都低估了部署新ERP系統(tǒng)所需要的時(shí)間與資源。那么如何計(jì)算一名有經(jīng)驗(yàn)的部署者所必須的系統(tǒng)建設(shè)時(shí)間?例如,軟件的成本為20000美元,那么在一名合格顧問(wèn)的幫助下,其將耗費(fèi)200個(gè)工時(shí)或五周時(shí)間進(jìn)行部署。如果你打算在沒(méi)有專業(yè)人員的幫助下自己進(jìn)行部署,那么所需要的時(shí)間將會(huì)翻倍!贝送猓琈allory還強(qiáng)調(diào)了企業(yè)指派一名專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的重要性。
錯(cuò)誤五,沒(méi)有挑選最合適的人員進(jìn)行ERP部署。Beasley稱:“很多時(shí)候,在ERP部署的開(kāi)始階段,公司就沒(méi)有挑選到合適的人員參與部署。ERP是公司建設(shè)的最大IT項(xiàng)目之一。因此,如果在決策中沒(méi)有各個(gè)部門相關(guān)的使用者參與,那么難免將來(lái)的使用中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤,規(guī)劃也會(huì)不周全!崩,許多公司關(guān)注如何得到各部門主管們的重視,而不是在公司的各個(gè)部門中挑選出關(guān)鍵的參與者。除了IT部門外,還應(yīng)當(dāng)有來(lái)自財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)、制造、采購(gòu)和倉(cāng)庫(kù)等部門直接參與人員加入其中。這樣做的好處是:從一開(kāi)始,雇員就能夠積極從事ERP部署,將資金用到企業(yè)各個(gè)部門最需要的地方。
錯(cuò)誤六,沒(méi)有設(shè)置員工任務(wù)處理的優(yōu)先權(quán)。Realization 公司副總裁、項(xiàng)目管理專家Yoav Ziv稱:“在部署ERP系統(tǒng)時(shí),員工在降低延遲、提高完成時(shí)間方面能夠做的最重要的一件事是減少多任務(wù)處理!彼J(rèn)為:“當(dāng)處理多個(gè)任務(wù)和頻繁切換設(shè)備時(shí),員工的工作速度非常慢!币虼耍瑒(chuàng)建一個(gè)優(yōu)先權(quán)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是CIO們的當(dāng)務(wù)之急。他稱:“優(yōu)先權(quán)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)不僅僅顯示何時(shí)做什么任務(wù),而且還應(yīng)當(dāng)向管理員提供急需他們解決的問(wèn)題。ERP部署經(jīng)理需要部署一個(gè)嚴(yán)格的問(wèn)題鑒別程序以能夠立即顯示并解決問(wèn)題。”
錯(cuò)誤七,在培訓(xùn)和變革管理方面沒(méi)有進(jìn)行投資。Kaas解釋稱:“缺乏適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)是ERP系統(tǒng)建設(shè)后最常見(jiàn)的問(wèn)題。由于員工不理解新系統(tǒng),因此還會(huì)導(dǎo)致員工憎恨新系統(tǒng)。確保在新系統(tǒng)投入使用之前,員工能夠適應(yīng)新系統(tǒng)的工作流程,可幫助你的ERP項(xiàng)目取得成功!敝攸c(diǎn)關(guān)注甲骨文JD Edwards產(chǎn)品的ERP專家、GSI首席執(zhí)行官Kevin Herrig稱:“CIO們?nèi)绻贿M(jìn)行培訓(xùn),不經(jīng)常與使用者進(jìn)行溝通,那么最終你得到的只是一款價(jià)格昂貴的Excel軟件!
錯(cuò)誤八,低估了精確數(shù)據(jù)的重要性。CIO們,你的ERP系統(tǒng)是否僅僅在有數(shù)據(jù)時(shí)才會(huì)發(fā)揮作用?文件管理與工作流解決方案提供商iDatix 公司專業(yè)服務(wù)總監(jiān)Martin Levesque稱:“如果你希望你的ERP部署能夠取得成功。從建設(shè)開(kāi)始,必須要在適當(dāng)?shù)奈恢茫胖眠m當(dāng)?shù)某绦蛟O(shè)計(jì)和程序參數(shù),以最大限度的降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性!
錯(cuò)誤九,設(shè)定ERP部署目標(biāo)的主次。網(wǎng)站開(kāi)發(fā)公司NetFoliage的軟件架構(gòu)師Akan Iza稱:“無(wú)論ERP系統(tǒng)多么強(qiáng)大、靈活性多高,它們都無(wú)法理解企業(yè)所有的商業(yè)邏輯。在ERP部署中最常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是ERP被設(shè)定為僅運(yùn)行一項(xiàng)業(yè)務(wù)!彼赋觯骸盀榱吮苊膺@一代價(jià)昂貴的錯(cuò)誤,公司應(yīng)當(dāng)重視ERP部署,以優(yōu)化價(jià)值鏈、追蹤成本為主要目標(biāo)。其它情況都應(yīng)當(dāng)是次要的目標(biāo)!
錯(cuò)誤十,停用陳舊、廢棄的應(yīng)用。埃森哲公司應(yīng)用現(xiàn)代化與優(yōu)化負(fù)責(zé)人Picciotto 稱:“如果公司在ERP系統(tǒng)部署期間,沒(méi)有積極的停運(yùn)陳舊的系統(tǒng),那么最終新系統(tǒng)將會(huì)被陳舊的系統(tǒng)拖后腿。陳舊的系統(tǒng)需要企業(yè)花錢運(yùn)維、花錢對(duì)硬件和系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、花錢與核心的ERP系統(tǒng)安裝接口!倍渴餎RP系統(tǒng)的初衷是為了合理化工作流程,降低成本和減少浪費(fèi)。
錯(cuò)誤十一,沒(méi)有主動(dòng)的負(fù)載測(cè)試環(huán)境。Herrig稱:“通過(guò)少數(shù)幾個(gè)測(cè)試用戶,根本無(wú)法看到ERP部署所產(chǎn)生的真正效果。為了能夠看到部署后的真實(shí)效果,以及避免出現(xiàn)損失慘重的意外宕機(jī)事故,CIO們必須要模擬用戶負(fù)載!
錯(cuò)誤十二,忽視了第三方維護(hù)服務(wù)的備份方案。IT投入管理與咨詢公司NPI首席執(zhí)行官Jon Winsett稱:“盡管許多公司能夠從第三方提供商那里獲得相同水平的服務(wù)維護(hù)服務(wù),但是許多公司還是堅(jiān)持選擇收費(fèi)高昂的原廠維護(hù)。公司在維護(hù)方面可以嘗試所有的選擇,包括可與之直接協(xié)作并提供服務(wù)的混合支持提供商,以及獨(dú)立于廠商合作項(xiàng)目之外的提供商。第三方支持備份方案可以很輕松地將維護(hù)成本降低30%至50%.”
錯(cuò)誤十三,沒(méi)有制定維護(hù)策略。SAP 美國(guó)公司北美與拉美地區(qū)副總裁Marco Valencia稱:“不進(jìn)行系統(tǒng)預(yù)防性維護(hù)的企業(yè),無(wú)法充分發(fā)揮其ERP成本的優(yōu)勢(shì)。如果不進(jìn)行維護(hù),他們的系統(tǒng)(在技術(shù)層面上)將隨著他們的業(yè)務(wù)程序一起很快被淘汰!贝送猓赋觯骸爸匾氖潜3諩RP核心應(yīng)用一直處于最新?tīng)顟B(tài),通過(guò)正確的方法解決系統(tǒng)潛在的風(fēng)險(xiǎn),以及在安裝技術(shù)方面需要不斷改良。這樣在運(yùn)行升級(jí)包時(shí),用戶的體驗(yàn)才能受到最低程度的影響!
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本文標(biāo)題:CIO部署ERP中常見(jiàn)的十三個(gè)錯(cuò)誤
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