一、引 言

    20世紀(jì)90年代中后期，企業(yè)資源計(jì)劃ERP，客戶關(guān)系管理CRM和供應(yīng)鏈管理SCM等信息化管理系統(tǒng)在西方發(fā)達(dá)國家得到廣泛的應(yīng)用；近幾年來也已經(jīng)被國內(nèi)的許多企業(yè)所理解和接受。ERP是一種信息高度集成的規(guī)范化管理系統(tǒng)，它覆蓋了企業(yè)日常運(yùn)作的方方面面，被譽(yù)為“企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)”�？梢哉f，企業(yè)信息化的中心內(nèi)容就是實(shí)施ERP系統(tǒng)。實(shí)施ERP，牽涉到企業(yè)整體，是企業(yè)變革管理的一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成功率一直都不高�？v觀一些ERP實(shí)施得不太成功，甚至徹底失敗的案例，其重要原因之一，就是軟件選型不當(dāng)。如果選型不合適，必然造成大量的二次開發(fā)，這將極大地增加實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，甚至造成項(xiàng)目完全失控，最終徹底失敗。

二、ERP選型過程

    ERP選型本身就已相當(dāng)復(fù)雜，下面以選型過程為主線，探討中小型企業(yè)如何選擇一個(gè)適合自己的ERP系統(tǒng)。

    1.宏觀需求分析

    在開始選型之前，企業(yè)應(yīng)該了解自己在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中所處地位以及同競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的差距在哪里？影響企業(yè)生存與發(fā)展的障礙是什么？要找出真正的原因，分清主次，并進(jìn)一步分析哪些是可以通過建立實(shí)時(shí)共享的集成信息系統(tǒng)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程來解決的。如果結(jié)論是只有建立實(shí)時(shí)共享的集成信息系統(tǒng)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程才是解決問題的最佳手段，那么就應(yīng)該實(shí)施ERP;實(shí)施ERP是解決信息集成和信息共享、規(guī)范業(yè)務(wù)流程的最佳方法。我們把以上這些分析稱之為“宏觀需求分析”或戰(zhàn)略性分析。企業(yè)信息化是為經(jīng)營戰(zhàn)略服務(wù)的，脫離企業(yè)的戰(zhàn)略，為信息化而信息化，是沒有意義的，因此必須首先從戰(zhàn)略的高度確定是否需要實(shí)施ERP。

    2.成立項(xiàng)目預(yù)備組

    如果經(jīng)過企業(yè)的宏觀需求分析，確定應(yīng)該實(shí)施ERP，這時(shí)就應(yīng)該盡早成立項(xiàng)目預(yù)備組負(fù)責(zé)具體的ERP選型工作。項(xiàng)目預(yù)備組成員應(yīng)該包括企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)各主要業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干、IT人員，要具有廣泛的代表性；項(xiàng)目預(yù)備組負(fù)責(zé)人也應(yīng)該是以后負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目經(jīng)理(誰選型誰實(shí)施原則)，對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)作情況要有深人的理解，在企業(yè)中還要有一定的職位和威望，能被企業(yè)的方方面面所接受。項(xiàng)目預(yù)備組成立之后，要對(duì)其成員進(jìn)行ERP理念的培訓(xùn)，讓小組成員都了解ERP的精髓，只有這樣，才能確保選型質(zhì)量。

    3.確定選型的大方向

    進(jìn)入到具體的選型過程，首先要確定選型的大方向。一般說來，實(shí)施ERP的方式可分為3類：(1)選擇一套經(jīng)客制化(參數(shù)配置等)后即可滿足用戶大部分需求的成熟的套裝軟件，僅作少量的二次開發(fā)以滿足用戶的一些特殊的需求。(2)根據(jù)用戶不同的業(yè)務(wù)需求，選擇最適合的(不同軟件公司的)軟件模塊，輔以定制開發(fā)進(jìn)行集成。Dell采用的就是這種方式。采用這種方式，對(duì)企業(yè)的TT支持能力要求非常高。(3)選擇一家專門做ERP定制開發(fā)的軟件公司，根據(jù)用戶需求開發(fā)定制的ERP系統(tǒng)。一般來說，這類公司已有ERP的基本構(gòu)架，根據(jù)用戶的需求再進(jìn)一步擴(kuò)充和細(xì)化。完全從頭定制開發(fā)的方法，成功的機(jī)會(huì)非常小，除非迫不得已，目前已很少采用。

    對(duì)于以上三種實(shí)施類型，中小型企業(yè)應(yīng)該盡量選擇第一種實(shí)施類型；第二種類型對(duì)企業(yè)的IT應(yīng)用集成能力要求非常高，不適合于中小型企業(yè)。這兩種實(shí)施類型的選型過程相近，我們這里以第一種類型為例進(jìn)行討論。對(duì)于定制開發(fā)類型，除非企業(yè)的業(yè)務(wù)和流程非常特殊，應(yīng)盡量避免，這里我們不作討論。

    除了選擇實(shí)施類型外，這一階段，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)其管理的水平、細(xì)致程度及其財(cái)力、人力情況，確定其選型方向是國際上領(lǐng)先的大型管理軟件、國外中端管理軟件，還是采用國內(nèi)管理軟件。像SAP和Oracle這類大型管理軟件，對(duì)企業(yè)管理的規(guī)范化和精細(xì)度要求非常高，實(shí)施難度相當(dāng)大；采用這類系統(tǒng)，應(yīng)該非常慎重。對(duì)于中小型企業(yè)，如果基礎(chǔ)較好，管理比較復(fù)雜、仔細(xì)，員工素質(zhì)較高，可以選擇適合自己行業(yè)特性的國外中端管理軟件；如果管理基礎(chǔ)較差，員工素質(zhì)也不高，作為人門，可以選擇國內(nèi)主流軟件。方向確定之后，應(yīng)積極搜集ERP市場(chǎng)信息，多渠道了解，初步選擇5、6家較為合適的軟件，等待進(jìn)一步深入分析。

    4.內(nèi)部業(yè)務(wù)流程調(diào)研

    選擇合適的套裝軟件的第一步，要研究企業(yè)所從事的行業(yè)特性、企業(yè)的需求響應(yīng)特性(銷售與生產(chǎn)環(huán)境)，梳理企業(yè)的現(xiàn)有流程。目前，國內(nèi)的市場(chǎng)環(huán)境還不十分規(guī)范，企業(yè)在長期的經(jīng)營過程中，會(huì)形成一些比較特殊的業(yè)務(wù)流程。在這些流程里面，有一些是企業(yè)形成自己競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，必須保留、完善；另一些則是企業(yè)管理不合理、不規(guī)范所造成的，還有一些則是由于缺少集成的信息系統(tǒng)不得不引入的；梳理流程時(shí)，要仔細(xì)甄別。在選型前的業(yè)務(wù)流程調(diào)研中，只靠預(yù)備組自己很難完全梳理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，但對(duì)上述的特殊流程，則應(yīng)特別關(guān)注；要仔細(xì)分析、透徹理解；對(duì)前一類特殊流程要保留、完善，對(duì)后兩類流程則一定要調(diào)整。梳理流程，要遵循理解、簡化、自動(dòng)化(USA，Understand，Simplify，Automate)原則，不能只把重點(diǎn)放在自動(dòng)化上，忽略理解、簡化這兩個(gè)關(guān)鍵步驟。

    在業(yè)務(wù)流程調(diào)研之后，選型小組要按照ERP原理的精神分析現(xiàn)狀，明確通過實(shí)施ERP所要解決的重點(diǎn)問題，定義ERP項(xiàng)目的范圍、實(shí)施周期和期望值；編寫需求分析報(bào)告和投資效益報(bào)告，以指導(dǎo)下一步的選型工作。

    5.了解軟件的系統(tǒng)管理功能

    了解企業(yè)現(xiàn)狀，明確通過實(shí)施ERP所要解決的重點(diǎn)問題之后，就可以了解軟件，尋找合適的ERP系統(tǒng)。在開始了解軟件的業(yè)務(wù)處理功能之前，應(yīng)該先了解其系統(tǒng)管理功能。軟件的系統(tǒng)管理功能極其重要，它關(guān)系到系統(tǒng)的安全性、可靠性和可用性。如果一套ERP軟件系統(tǒng)，其系統(tǒng)管理功能很差，它就不應(yīng)該被繼續(xù)考慮。但是，在實(shí)際的選型過程中，系統(tǒng)管理功能常常被忽略，尤其是在一些民營企業(yè)。民營企業(yè)的IT力量一般比較薄弱，大型系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)比較少，選型階段常常注意不到系統(tǒng)管理功能，等到實(shí)施時(shí)才發(fā)現(xiàn)難以管理，為時(shí)已晚。一般來說，成熟的ERP系統(tǒng)，應(yīng)該滿足以下一些系統(tǒng)管理需求：

    (1)應(yīng)有嚴(yán)密的權(quán)限管理系統(tǒng)，比如不同部門的用戶，未經(jīng)授權(quán)，不能相互查詢資料。

    (2)對(duì)所有登錄用戶的操作動(dòng)作、操作時(shí)間應(yīng)有詳細(xì)記錄。

    (3)能在線查詢所有在線用戶的用戶名、用戶編碼及其累計(jì)在線時(shí)間、所操作的模塊，并形成報(bào)表，需要時(shí)可打印。

    (4)在定義的時(shí)間段里，統(tǒng)計(jì)已登錄但未進(jìn)行操作或最后一次操作之后的在線時(shí)間超過系統(tǒng)管理員定義的限制時(shí)間(以分鐘計(jì))的用戶及其累計(jì)次數(shù)。

    (5)自動(dòng)剔除已登錄但未進(jìn)行操作或最后一次操作之后的在線時(shí)間超過系統(tǒng)管理員定義的限制時(shí)間(以分鐘計(jì))的用戶。

    (6)系統(tǒng)管理員在權(quán)限里可隨時(shí)剔除在線用戶，以保證系統(tǒng)運(yùn)行順暢。

    (7)可隨時(shí)查詢累計(jì)在線時(shí)間超過某一時(shí)間值的所有用戶及其所在的模塊。

    (8)系統(tǒng)管理員可定義某些權(quán)限用戶的休眠時(shí)間及狀態(tài)，以保證諸如盤點(diǎn)、月結(jié)等業(yè)務(wù)處理的安全、準(zhǔn)確。

    (9)記錄、統(tǒng)計(jì)用戶的操作失誤情況，達(dá)到一定累計(jì)次數(shù)報(bào)警。

    (10)限定系統(tǒng)管理員只能進(jìn)行系統(tǒng)管理，不能進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。

    以上只是一般性考慮，對(duì)于一些有特殊要求的企業(yè)，還應(yīng)進(jìn)一步考慮其交叉授權(quán)、字段存取控制等進(jìn)一步安全控制需求。
    6.了解軟件的技術(shù)性能

    除了系統(tǒng)管理功能，還應(yīng)了解軟件的其他技術(shù)性能，主要包括系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、用戶界面、開放的系統(tǒng)接口和應(yīng)用程序接口、基于網(wǎng)絡(luò)的功能、對(duì)硬件系統(tǒng)的要求、運(yùn)行速度、安裝配置的難易、用戶是否易于操作以及系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性和可升級(jí)性等等。

    在前期選型階段，有一個(gè)容易被忽略的問題是系統(tǒng)的穩(wěn)定性。這一點(diǎn)很難從軟件供應(yīng)商處正面了解，只能通過它的用戶、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等從側(cè)面進(jìn)行了解。另外，系統(tǒng)對(duì)客戶機(jī)的權(quán)限要求這一點(diǎn)在選型時(shí)基本上都沒有被考慮到;可是當(dāng)系統(tǒng)較大，用戶較多時(shí)，卻會(huì)帶來大麻煩。這一點(diǎn)筆者深有體會(huì)。目前，大多數(shù)中小型企業(yè)都采用微軟的操作系統(tǒng)，從系統(tǒng)的整體安全性考慮，一般應(yīng)該采用域管理。這時(shí)，大多數(shù)用戶使用的客戶機(jī)，都應(yīng)該只給用戶普通用戶(Users)權(quán)限，限制他們隨意更改客戶機(jī)設(shè)置(特別是IP地址)，隨意裝、卸應(yīng)用軟件�？蛻魴C(jī)的系統(tǒng)管理員密碼只能由IT部門統(tǒng)一掌握。選型時(shí)，要注意了解系統(tǒng)的用戶對(duì)客戶機(jī)的權(quán)限要求；如果需要客戶機(jī)的高級(jí)用戶(Power Users)或者更高的權(quán)限，應(yīng)盡量避免采用。Power Users可以在其本機(jī)安裝應(yīng)用軟件，這對(duì)系統(tǒng)管理和安全極為不利。

    7.了解軟件的業(yè)務(wù)處理能力

    如果經(jīng)過前面的了解，軟件的技術(shù)性能沒有什么問題，此時(shí)應(yīng)該根據(jù)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程調(diào)研結(jié)果，有針對(duì)性地了解軟件的業(yè)務(wù)處理能力。了解軟件業(yè)務(wù)處理能力的步驟一般有了解同行業(yè)用戶的應(yīng)用情況、訪間軟件公司、觀摩演示、訪問軟件公司的用戶、用企業(yè)的實(shí)際數(shù)據(jù)上機(jī)操練等等。其中，觀摩演示、用企業(yè)的實(shí)際數(shù)據(jù)上機(jī)操練是兩個(gè)必經(jīng)步驟。

    ERP廠商在向客戶介紹自己的產(chǎn)品時(shí)，通常都由專業(yè)人員事先制作若干漂亮而花哨的幻燈片，利用客戶對(duì)ERP產(chǎn)品還不是特別了解，大量介紹各種前衛(wèi)的、概念性的東西迷惑客戶；一些ERP廠商還常常利用幻燈片以及制作空軟件界面，夸大產(chǎn)品的功能，掩蓋自己產(chǎn)品的缺陷因此，選型小組一定要在業(yè)務(wù)流程調(diào)研的基礎(chǔ)上，總結(jié)各業(yè)務(wù)部門的需求情況，在廠商進(jìn)行軟件演示時(shí)，注意這些需求是否能夠滿足，特別是一些比較特殊的流程。當(dāng)然，任何一個(gè)軟件產(chǎn)品，都不可能百分之百滿足企業(yè)的需求，這時(shí)，就應(yīng)請(qǐng)廠商提出(二次開發(fā))解決方案，考察其合理性和可行性。在系統(tǒng)演示現(xiàn)場(chǎng)，還可以要求廠商演示從接單和銷售預(yù)測(cè)開始，逐步演示如何進(jìn)行物料需求計(jì)算，如何進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃分解，如何進(jìn)行采購，生產(chǎn)過程如何控制，生產(chǎn)成本如何分析，以及圍繞這些業(yè)務(wù)處理，財(cái)務(wù)如何自動(dòng)核算等等實(shí)際過程，并驗(yàn)證結(jié)果的準(zhǔn)確性。

    對(duì)最后篩選下來的2～3家軟件，還應(yīng)該用企業(yè)的實(shí)際數(shù)據(jù)，比如針對(duì)某一產(chǎn)品或部件，整理好相關(guān)數(shù)據(jù)，帶著需要解決的問題，利用軟件公司的條件上機(jī)操作，作為最后的判斷依據(jù)。

    一些企業(yè)在選型時(shí)，會(huì)請(qǐng)咨詢公司或咨詢專家參謀。這時(shí)，必須特別注意，在目前的環(huán)境下，真正中立的咨詢公司或咨詢專家非常少，通常他們都和特定的軟件公司合作，具有強(qiáng)烈的傾向性。

    8.了解軟件供應(yīng)商或咨詢商的實(shí)施能力

    一般國內(nèi)軟件供應(yīng)商和國外中小型軟件供應(yīng)商同時(shí)也是實(shí)施咨詢商，國外大型軟件一般不直接提供咨詢服務(wù)，而由專門的咨詢服務(wù)商提供實(shí)施咨詢�？疾檐浖�供應(yīng)商或咨詢商的實(shí)施能力，主要看其實(shí)施力量、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)(這一點(diǎn)特別重要)、合作態(tài)度、系統(tǒng)實(shí)施方法論、系統(tǒng)實(shí)施文檔體系等等。

    9.談判及合同

    選型階段的最后工作是簽訂實(shí)施合同；合同的內(nèi)容對(duì)后續(xù)的實(shí)施工作具有很大的影響。選型確定之后，項(xiàng)目預(yù)備組應(yīng)該做出選型報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)小組參考，確定供應(yīng)商及實(shí)施商。然后，成立談判小組進(jìn)行談判。談判的基準(zhǔn)點(diǎn)是合作和利益，重點(diǎn)是價(jià)格和實(shí)施范圍和質(zhì)量。談判時(shí)要遵循友好協(xié)商、平等互利、求大同存小異原則，達(dá)到雙贏的目的�？偟膩碚f，合同內(nèi)容應(yīng)該包括實(shí)施范圍、實(shí)施目標(biāo)、計(jì)費(fèi)方式、軟件升級(jí)、故障處理、培訓(xùn)計(jì)劃、數(shù)據(jù)導(dǎo)人、文檔資料、產(chǎn)品缺陷處理、二次開發(fā)、培訓(xùn)及技術(shù)支持人員資歷要求、保密要求、違約責(zé)任、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)費(fèi)方式和收費(fèi)范圍、付款方式以及未盡事宜處理原則等等。

    簽訂合同時(shí)要特別注意供應(yīng)商、咨詢商的欺詐性條款。由于信息的不對(duì)稱性，在供應(yīng)商、咨詢商(乙方)提供的所謂“標(biāo)準(zhǔn)合同”里常常有許多針對(duì)乙方的保護(hù)性條款和針對(duì)甲方(用戶)的義務(wù)性條款。這時(shí)要注意，保護(hù)性條款和義務(wù)性條款應(yīng)該是對(duì)稱的，有一條針對(duì)乙方的保護(hù)性條款，就應(yīng)該也有一條相應(yīng)的保護(hù)甲方的條款；義務(wù)性條款也同樣應(yīng)該是對(duì)稱的。對(duì)于合同內(nèi)容，應(yīng)該明確規(guī)定項(xiàng)目實(shí)施期間乙方應(yīng)投入的主要顧問的資歷、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、實(shí)施水平和工作量，同時(shí)也應(yīng)規(guī)定甲方應(yīng)投入的人力、物力及其他資源。這一點(diǎn)對(duì)把握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、防范風(fēng)險(xiǎn)特別重要。

    10.選型的其他注意事項(xiàng)

    選型的主要風(fēng)險(xiǎn)主要來自人員風(fēng)險(xiǎn)。特別是選型負(fù)責(zé)人，一是一定要深刻理解ERP精髓，二是不能有私心。在“一把手工程”的聲浪中，往往有選型負(fù)責(zé)人將一家對(duì)他(她)有所承諾的供應(yīng)商推薦給決策層領(lǐng)導(dǎo)拍板決定，從中牟取個(gè)人利益。這種情況，可以說是后患無窮。在整個(gè)選型過程中，一定要營造公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境，發(fā)揮選型小組的集體作用，確保選型質(zhì)量。

三、小 結(jié)

    選型是實(shí)施ERP的第一步，一定要細(xì)致、深入，確保選型質(zhì)量。如果選型時(shí)怕麻煩，那么實(shí)施過程中一定會(huì)有大麻煩。雖然說“三分軟件，七分實(shí)施”，可是如果沒有良好的“三分軟件”基礎(chǔ)，“七分實(shí)施”就無從談起。選型時(shí)要重點(diǎn)考察ERP軟件的系統(tǒng)管理性能、業(yè)務(wù)處理能力和軟件的體系結(jié)構(gòu)、用戶界面、系統(tǒng)接口和應(yīng)用程序接口、基于網(wǎng)絡(luò)的功能及系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性和可升級(jí)性。

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本文標(biāo)題：中小型企業(yè)ERP選型

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