前不久，公司委派我負(fù)責(zé)啟動(dòng)ERP項(xiàng)目招標(biāo)選型工作，招標(biāo)工作表面上看起來(lái)比較順利，一切都按部就班的進(jìn)行。但是現(xiàn)在回想起來(lái)，還是有一些很值得和大家分享的細(xì)節(jié)和注意事項(xiàng)。
本來(lái)項(xiàng)目招標(biāo)體現(xiàn)的是要公平、公正、公開(kāi)，目的是為企業(yè)找一個(gè)比較優(yōu)秀的ERP合作伙伴。但是由于ERP項(xiàng)目的資金一般比較大，使得很多人蠢蠢欲動(dòng)，各方人馬使出各種招數(shù)想要獲得這個(gè)項(xiàng)目，使到在招標(biāo)過(guò)程中總是脫不開(kāi)人際關(guān)系和人情的束縛。這不，我們剛開(kāi)始項(xiàng)目招標(biāo)工作的準(zhǔn)備，各種走后門(mén)和說(shuō)情的人就來(lái)了。
面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系，我們招標(biāo)組產(chǎn)生了一個(gè)疑問(wèn)：ERP招標(biāo)怎樣做才可以減少?gòu)?fù)雜的人際關(guān)系的影響，真正體現(xiàn)公開(kāi)、公正、公平的原則。經(jīng)過(guò)幾個(gè)通宵達(dá)旦的研究，我們總結(jié)出一個(gè)做法：就是我們先設(shè)置好一定的門(mén)檻，只要達(dá)到了這個(gè)門(mén)檻，到底跟哪個(gè)ERP廠(chǎng)商合作就讓領(lǐng)導(dǎo)去拍板決定了。因?yàn)榫退闶峭ㄟ^(guò)人情獲得了我們這個(gè)項(xiàng)目，只要ERP廠(chǎng)商能夠達(dá)到我們精心設(shè)置的門(mén)檻，也能夠保證項(xiàng)目的質(zhì)量，我們還可以不得罪說(shuō)情的人，巧妙的回避了人情包袱。
招標(biāo)書(shū)制作過(guò)程的常見(jiàn)誤區(qū)
招標(biāo)很重要的一環(huán)是起草招標(biāo)書(shū)。如果把招標(biāo)過(guò)程比作“考試”，那么招標(biāo)書(shū)無(wú)疑相當(dāng)于“考卷”。不僅要提前發(fā)布，而且還要把考試的具體要求準(zhǔn)確地概括并公示出去，以便吸引更多符合條件的ERP廠(chǎng)商前來(lái)“報(bào)考”，達(dá)到充分競(jìng)爭(zhēng)的目的。但由于我們ERP招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)不足，在這次招標(biāo)過(guò)程中犯了一些誤區(qū)。主要如下：
(1)招標(biāo)書(shū)需求寫(xiě)的不夠細(xì)致、深入
一般來(lái)說(shuō)，招標(biāo)是指采取科學(xué)的程序?qū)㈨?xiàng)目需求廣而告之，再擇優(yōu)錄取，最終經(jīng)過(guò)一系列接觸、談判等活動(dòng)，完成合作、實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的過(guò)程。但ERP招標(biāo)選型并非和普通物品采購(gòu)一樣是一錘子買(mǎi)賣(mài)，它需要綜合考慮ERP廠(chǎng)商的實(shí)施能力、二次開(kāi)發(fā)能力等要素。在ERP招標(biāo)書(shū)上企業(yè)需求是一塊不容忽視的內(nèi)容。但是，我們?cè)谥谱髡袠?biāo)書(shū)時(shí)在需求上存在一些過(guò)大過(guò)粗的錯(cuò)誤，使我們?cè)谡袠?biāo)過(guò)程中不但出現(xiàn)風(fēng)馬牛不相及現(xiàn)象，也浪費(fèi)了大量的寶貴時(shí)間。
例如，我們?cè)趯?xiě)銷(xiāo)售管理需求時(shí)，只在招標(biāo)書(shū)上說(shuō)要實(shí)現(xiàn)“銷(xiāo)售訂單價(jià)格分級(jí)確認(rèn)審核”需求。這個(gè)需求大部分的ERP軟件都可以實(shí)現(xiàn)。但是具體如何實(shí)現(xiàn)則沒(méi)有說(shuō)明清楚。如分級(jí)審核要分幾個(gè)級(jí)別審核，是分三個(gè)級(jí)別還是五個(gè)級(jí)別？在后來(lái)的ERP廠(chǎng)商演示的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)許多廠(chǎng)商只能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于價(jià)格的三級(jí)確認(rèn)，而按照我們企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求則是需要五級(jí)確認(rèn)。最后發(fā)現(xiàn)在所有的投標(biāo)廠(chǎng)商中只有五家廠(chǎng)商符合要求。
這說(shuō)明我們?cè)谡袠?biāo)說(shuō)明書(shū)上沒(méi)有寫(xiě)清楚需求，結(jié)果把很多時(shí)間都浪費(fèi)在這些基本功能的篩選上。若我們能夠把這些基本需求定義得再詳細(xì)一點(diǎn)，或許可能有部分ERP廠(chǎng)商就會(huì)自動(dòng)退出了，我們也就不會(huì)浪費(fèi)過(guò)多的時(shí)間。
從這個(gè)例子我們可以看出在招標(biāo)書(shū)上把需求寫(xiě)詳細(xì)、寫(xiě)清楚是很重要的。因?yàn)榭梢灾苯舆^(guò)濾掉一些不符合我們要求的廠(chǎng)商。所以，在招標(biāo)書(shū)書(shū)寫(xiě)之前，要先進(jìn)行需求調(diào)研、分析、研究。沒(méi)有準(zhǔn)確、詳細(xì)需求的招標(biāo)書(shū)，對(duì)于招標(biāo)工作來(lái)說(shuō)不但是浪費(fèi)時(shí)間，而且很容易被對(duì)方鉆空子。
因此，作為招標(biāo)企業(yè)首先要弄清楚自己的ERP需求，明白自己有什么，沒(méi)有什么，想要什么，做到心中有數(shù)，然后再展開(kāi)招標(biāo)工作。
(2)招標(biāo)書(shū)只是對(duì)模板的簡(jiǎn)單復(fù)制
利用其它企業(yè)的ERP招標(biāo)“模板復(fù)制”是我們這次招標(biāo)的另一個(gè)誤區(qū)。本來(lái)“模板復(fù)制”是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)借鑒、高效率和低成本的途徑和方法。因此，在進(jìn)行ERP項(xiàng)目招標(biāo)書(shū)制作時(shí)，很多企業(yè)ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都會(huì)耍個(gè)小聰明，在搜索引擎上查找ERP招標(biāo)合同模板，然后對(duì)招標(biāo)模板進(jìn)行修改和再寫(xiě)作。實(shí)際上這種取巧的“模板復(fù)制”會(huì)使我們對(duì)本公司的需求未加以深入的系統(tǒng)思考，結(jié)果是造成后來(lái)ERP廠(chǎng)商的投標(biāo)內(nèi)容與我們企業(yè)真實(shí)的需求不一致。
例如，對(duì)于ERP來(lái)說(shuō)重點(diǎn)在于管理流程，其核心思想在于管理模式。但是，不同企業(yè)之間即使是行業(yè)相同的不同公司，它的經(jīng)營(yíng)背景、管理人員的思維都是不同的，故其采用的管理流程、管理模式也不可能是相同的。但是，我們又不能說(shuō)誰(shuí)對(duì)誰(shuí)錯(cuò)，因?yàn)楣芾砟Ｊ經(jīng)]有統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。因此，不同的ERP項(xiàng)目所制定的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)書(shū)寫(xiě)作標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)多有不同。
故我們?cè)趯?xiě)ERP招標(biāo)書(shū)的時(shí)候，不能簡(jiǎn)單的把其它公司的招標(biāo)書(shū)拿來(lái)復(fù)制拷貝一下，因?yàn)檫@根本不能夠體現(xiàn)企業(yè)的真實(shí)需求，這種抄襲的招標(biāo)書(shū)對(duì)于招標(biāo)工作是沒(méi)有多大的指導(dǎo)意義的，而且或多或少還會(huì)給招投標(biāo)工作帶來(lái)危害。
如何設(shè)置招標(biāo)門(mén)檻，找到合適的合作伙伴？
俗話(huà)說(shuō)，林子大了，什么鳥(niǎo)都有。在ERP項(xiàng)目過(guò)程中，項(xiàng)目招標(biāo)是一件很重要的工作，也是一件比較困難的工作。在這么多的投標(biāo)書(shū)中，我們?nèi)绾尾拍芸焖僬业椒Q(chēng)心如意的合作伙伴呢？為了提高招標(biāo)效率，我們的經(jīng)驗(yàn)是在招標(biāo)之前，就要設(shè)置一些硬性指標(biāo)，先過(guò)濾掉一些不符合要求或不滿(mǎn)足條件的公司，達(dá)到篩選的目的。
結(jié)合這次的招標(biāo)過(guò)程，分享一些或許對(duì)大家有所幫助的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)：
(1)對(duì)投標(biāo)人行業(yè)資質(zhì)做出嚴(yán)格門(mén)檻限制
一般來(lái)說(shuō)，為了保證充分競(jìng)爭(zhēng)，應(yīng)盡量使合格的ERP廠(chǎng)商都能來(lái)參加投標(biāo)。但也要避免投標(biāo)人過(guò)多，給雙方造成不必要的負(fù)擔(dān)。例如，現(xiàn)在能提供ERP軟件與實(shí)施服務(wù)的廠(chǎng)商和服務(wù)商不下數(shù)十家，若都讓他們進(jìn)行投標(biāo)的話(huà)，則我們進(jìn)行評(píng)標(biāo)的時(shí)候要累死，而且也缺乏針對(duì)性。因此，建議在ERP廠(chǎng)商進(jìn)行投標(biāo)之前，要先按一定的規(guī)則進(jìn)行資質(zhì)過(guò)濾。
例如，不同的行業(yè)一般會(huì)有不同的ERP版本，若把服裝行業(yè)的ERP軟件拿到機(jī)械制造業(yè)去實(shí)施的話(huà)，那顯然是馬頭不對(duì)牛嘴，會(huì)鬧笑話(huà)的。所以，第一個(gè)過(guò)濾條件就是要看企業(yè)自身所屬的行業(yè)，對(duì)投標(biāo)人的資格、資質(zhì)作出嚴(yán)格限制以初步篩掉一些不合格或不合適的ERP廠(chǎng)商。而把不適用自己行業(yè)的ERP軟件剔除出局后，就能減少招標(biāo)的范圍，也能提高軟件的針對(duì)性。
因此，在招標(biāo)之前我們建議要先對(duì)投標(biāo)人的資格和資質(zhì)進(jìn)行限制過(guò)濾。雖然這項(xiàng)工作可能需要花費(fèi)我們一點(diǎn)時(shí)間，但是是非常值得的。
(2)設(shè)置關(guān)鍵需求門(mén)檻，明確實(shí)質(zhì)功能符合性
經(jīng)過(guò)第一層篩選后，我們還會(huì)收到很多的招標(biāo)書(shū)，我們篩選起來(lái)還是比較麻煩。例如，在評(píng)標(biāo)的時(shí)候，我們發(fā)現(xiàn)了一個(gè)讓我們哭笑不得的現(xiàn)象，很多軟件公司在標(biāo)書(shū)的制作上不惜血本，動(dòng)輒花費(fèi)上千元，又是銅版紙又是彩印，厚厚幾大本，給我們的感覺(jué)是印刷精美，頗有份量。但可惜的是內(nèi)容是東拼西湊，胡編亂造,甚至很多投標(biāo)書(shū)都是大同小異的。在一些基礎(chǔ)性的內(nèi)容上都是你抄我，我抄你，沒(méi)有多少自己的創(chuàng)見(jiàn)。
為此，決不能選那些公關(guān)好而實(shí)力弱，缺乏行業(yè)需求實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，拿到錢(qián)后你就得求他的廠(chǎng)商。因此，我們必須要設(shè)置一些關(guān)鍵功能的考核門(mén)檻，作為進(jìn)一步考核他們的指標(biāo)。這里還有一個(gè)好處，是我們看他們投標(biāo)書(shū)的時(shí)候，就不需要再看厚厚的整本內(nèi)容，只需要看這些關(guān)鍵功能是否滿(mǎn)足就可以了，可以大大節(jié)省我們的時(shí)間和精力。這個(gè)在招標(biāo)上有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的術(shù)語(yǔ)，稱(chēng)為“實(shí)質(zhì)性響應(yīng)”。
(3)把二次開(kāi)發(fā)實(shí)力作為項(xiàng)目招標(biāo)的重要門(mén)檻
現(xiàn)在大部分的ERP系統(tǒng)都是套裝軟件，套裝軟件往往不能夠適合企業(yè)的全部需求。企業(yè)或多或少需要在原有套裝軟件基礎(chǔ)之上，進(jìn)行一些必要的二次開(kāi)發(fā)。而有時(shí)候二次開(kāi)發(fā)的速度與效果將會(huì)直接影響到項(xiàng)目能否按時(shí)上線(xiàn)以及項(xiàng)目的效果。因此，對(duì)于二次開(kāi)發(fā)有兩個(gè)最基本要求：一是要能夠及時(shí)完成，不要因?yàn)槎伍_(kāi)發(fā)而影響到項(xiàng)目的整體進(jìn)度;二是要求二次開(kāi)發(fā)的功能要跟現(xiàn)有功能緊密結(jié)合，不要出現(xiàn)明顯的漏洞等。
不要小看這兩個(gè)看似簡(jiǎn)單的要求，其實(shí)這對(duì)于ERP廠(chǎng)商來(lái)說(shuō)是有一定困難的。
一方面，ERP廠(chǎng)商的二次開(kāi)發(fā)人員往往是有限的，或者說(shuō)客戶(hù)數(shù)量往往跟二次開(kāi)發(fā)人員不成比例。當(dāng)客戶(hù)數(shù)量多的時(shí)候，企業(yè)不得不排隊(duì)等候進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。有時(shí)光排隊(duì)就排了一個(gè)月時(shí)間，這就會(huì)大大的影響ERP項(xiàng)目進(jìn)度。
另一方面，二次開(kāi)發(fā)人員一般是不同于原設(shè)計(jì)的開(kāi)發(fā)人員，這會(huì)產(chǎn)生技術(shù)能力的差異。所以，在ERP項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)，除了需要關(guān)注軟件功能、實(shí)施顧問(wèn)、價(jià)格等因素之外，還需要考慮ERP廠(chǎng)商的二次開(kāi)發(fā)的技術(shù)能力，要把二次開(kāi)發(fā)作為一個(gè)重要的門(mén)檻來(lái)設(shè)置。
(4)價(jià)格第二，價(jià)格所包含的內(nèi)容才是第一
在一般物品采購(gòu)招投標(biāo)工作中，可能是價(jià)格低者優(yōu)先。但是，在ERP項(xiàng)目角度來(lái)看，這是很不合理的。負(fù)責(zé)過(guò)ERP項(xiàng)目的人都知道，要讓某個(gè)ERP項(xiàng)目上線(xiàn)是沒(méi)有多大難度，但是要讓其取得不錯(cuò)的效果是非常困難的。
例如，有些不負(fù)責(zé)任的ERP廠(chǎng)商會(huì)把ERP軟件上線(xiàn)收到項(xiàng)目款就好了，至于后續(xù)這個(gè)軟件用的怎么樣，他們就不管了。所以，在ERP招標(biāo)過(guò)程中不要過(guò)多的關(guān)注產(chǎn)品價(jià)格，而應(yīng)該把目光放在投標(biāo)價(jià)格中包含的內(nèi)容。
例如，有些ERP廠(chǎng)商是把軟件實(shí)施成本與軟件授權(quán)價(jià)格是分開(kāi)的，而有些則是合并在一起;有些會(huì)提供三年的免費(fèi)服務(wù)，而有些則只提供一年免費(fèi)服務(wù)，一年后必須收取合同款的百分之幾作為維護(hù)費(fèi)用。所以，在招標(biāo)的時(shí)候我們一定要明確定義這個(gè)招投標(biāo)價(jià)格中包含哪幾部分內(nèi)容。大到是否包含軟件授權(quán)費(fèi)用，小到實(shí)施顧問(wèn)的住宿、車(chē)費(fèi)等如何分?jǐn)偠夹枰x清楚。只有在統(tǒng)一的基準(zhǔn)下，價(jià)格相互之間才能夠進(jìn)行比較;若是在不統(tǒng)一的基準(zhǔn)下，單純的價(jià)格比較是沒(méi)有意義的。
經(jīng)過(guò)這四輪的考核以后，一般情況下會(huì)只剩下三到五家備選合作伙伴。最后的工作，可能就是價(jià)格戰(zhàn)與人情公關(guān)了。這個(gè)當(dāng)然是要讓領(lǐng)導(dǎo)去作最后的拍板決定了。其實(shí)，根據(jù)我的觀察，能順利通過(guò)精心設(shè)置的門(mén)檻考核的ERP廠(chǎng)商，無(wú)論是哪家基本上都可以滿(mǎn)足我們的要求。也就是說(shuō)，即使最后是通過(guò)人情關(guān)系或者價(jià)格優(yōu)勢(shì)取得我們項(xiàng)目合作權(quán)的，也完全有能力服務(wù)好我們的ERP項(xiàng)目。
總而言之，要想鏟除ERP失敗的根源，就必須要做好ERP項(xiàng)目的招標(biāo)工作。方法是：找到自己的企業(yè)特點(diǎn)和關(guān)鍵需求，并精心設(shè)置招標(biāo)門(mén)檻，最大程度地規(guī)避ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，只要認(rèn)真執(zhí)行招標(biāo)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，做到無(wú)私、公平、公正，那么招標(biāo)工作就一定能夠高質(zhì)量的完成。
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