要將各業(yè)務(wù)部門(mén)的需求描述放在選型之初，這樣既能搞清楚系統(tǒng)到底需要具備什么功能，又能減少系統(tǒng)實(shí)施后很多不必要的麻煩。
——上海百事可樂(lè)飲料有限公司咨詢技術(shù)總監(jiān) 臧宏鳴
銷(xiāo)售對(duì)于百事可樂(lè)而言，不僅僅是賣(mài)出產(chǎn)品這樣簡(jiǎn)單的事情，物流、財(cái)務(wù)，維修等這些環(huán)節(jié)都包括在銷(xiāo)售的范圍內(nèi)，不僅事務(wù)繁雜，而且成本很高。只有依靠信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)精益營(yíng)銷(xiāo)，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。
一向在請(qǐng)明星做廣告方面“大手大腳”的百事可樂(lè)，卻在營(yíng)銷(xiāo)環(huán)節(jié)上小心翼翼，斤斤計(jì)較。“每瓶百事可樂(lè)的毛利潤(rùn)不到兩毛，再攤上各種成本，利潤(rùn)不到2分，如果不斤斤計(jì)較，能否盈利就是個(gè)很大的問(wèn)題了�！鄙虾０偈驴蓸�(lè)飲料有限公司咨詢技術(shù)總監(jiān)臧宏鳴告訴記者，“特別是在原料成本大幅上升的情況下，競(jìng)爭(zhēng)迫使可樂(lè)產(chǎn)品的零售價(jià)卻不能因此而提升，所以，百事可樂(lè)的精益化營(yíng)銷(xiāo)更顯得非同尋常的重要了”。
1989年成立的上海百事可樂(lè)飲料有限公司在上海及周邊城市中有多個(gè)銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)。為了占有更大的市場(chǎng)份額，及時(shí)準(zhǔn)確地反饋各種市場(chǎng)信息、轉(zhuǎn)變銷(xiāo)售策略，建立一套靈活、高效的集成銷(xiāo)售系統(tǒng)對(duì)于上海百事可樂(lè)飲料有限公司來(lái)說(shuō)是迫在眉睫的事。
壓力: 銷(xiāo)售是個(gè)細(xì)致活
在市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)的成本壓力之下，營(yíng)銷(xiāo)環(huán)節(jié)的精益化管理成了百事可樂(lè)控制成本、提高服務(wù)質(zhì)量的重要手段，“上海百事可樂(lè)僅僅在外的設(shè)備就多達(dá)上萬(wàn)臺(tái)，還有不同賣(mài)場(chǎng)的促銷(xiāo)、不同的價(jià)格組合、不同的送貨時(shí)間安排、押金管理、回收管理、賬期管理等諸多環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要盡力壓低成本，提高效率。”
早在1999年就成功上線的ERP系統(tǒng)是今天百事可樂(lè)能夠?qū)⒕婊癄I(yíng)銷(xiāo)概念貫徹到底的重要保證，“這套系統(tǒng)具有很好的可擴(kuò)展性，能夠應(yīng)對(duì)營(yíng)銷(xiāo)環(huán)節(jié)的變化�！闭沁@套系統(tǒng)，功能覆蓋了財(cái)務(wù)、物流、人力等多個(gè)方面，保證了上海百事可樂(lè)1000多人的全員覆蓋，保證了在業(yè)務(wù)紛繁復(fù)雜之下，百事可樂(lè)依然保持年輕、動(dòng)感和活力。
銷(xiāo)售對(duì)于百事可樂(lè)而言，不僅僅是賣(mài)出產(chǎn)品這樣簡(jiǎn)單的事情。“物流、財(cái)務(wù)，維修，這些環(huán)節(jié)都包括在銷(xiāo)售的范圍內(nèi)，不僅事務(wù)繁雜，而且成本很大，面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力尤其嚴(yán)重�！�
以送貨為例，“現(xiàn)在，各級(jí)經(jīng)銷(xiāo)商都講究零庫(kù)存，配送的壓力就自然而然地轉(zhuǎn)到了生產(chǎn)廠商百事可樂(lè)這邊�！标昂犋Q分析道，“不同經(jīng)銷(xiāo)商的配送時(shí)間要求各不相同，比如: 娛樂(lè)場(chǎng)所希望在下午四五點(diǎn)鐘的時(shí)候送到; 而大賣(mài)場(chǎng)則希望一旦存貨減少到一定比例就得隨時(shí)補(bǔ)貨; 路邊小店雖然需求量小，但是也是一個(gè)不可忽視的節(jié)點(diǎn)。如果再考慮不同品種、押金、回收等諸多相關(guān)問(wèn)題，那是沒(méi)有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就絕對(duì)玩不轉(zhuǎn)的麻煩事�？梢�(jiàn)，百事可樂(lè)的營(yíng)銷(xiāo)環(huán)節(jié)是所有環(huán)節(jié)中最繁瑣、成本最容易失控的”。
配送時(shí)間的不同，也就帶來(lái)了如何安排車(chē)次、行車(chē)路線等具體問(wèn)題。顯然，如果沒(méi)有一套靈活的系統(tǒng)來(lái)完成諸如排班、制定配送計(jì)劃的工作，單純依靠人力是無(wú)法完成的，而且成本非常高，又不能快速響應(yīng)用戶的需求。
全員參與ERP選型
1999年，臧宏鳴進(jìn)入上海百事可樂(lè)，工作的重心就是為公司上線新的ERP系統(tǒng)，“之前的一些老系統(tǒng)已經(jīng)跟不上公司業(yè)務(wù)的發(fā)展需要，而公司業(yè)務(wù)還在高速擴(kuò)展，快速消費(fèi)品行業(yè)又是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的行業(yè)。上ERP系統(tǒng)就是要為公司的長(zhǎng)期發(fā)展打下基礎(chǔ)。”這時(shí)的臧宏鳴已經(jīng)有了高校教師、咨詢顧問(wèn)等工作經(jīng)歷。
在實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，上海百事使用的是自行開(kāi)發(fā)的銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)集成性低，而銷(xiāo)售點(diǎn)又分布在市內(nèi)和市外的廣大地區(qū)，溝通交流和數(shù)據(jù)分享困難，產(chǎn)品調(diào)配速度逐漸跟不上銷(xiāo)售的要求。而且，由于各個(gè)點(diǎn)的庫(kù)存數(shù)據(jù)時(shí)常變化，又造成生產(chǎn)計(jì)劃的變更情況比較多。
上海百事希望在實(shí)施ERP系統(tǒng)后，產(chǎn)品分銷(xiāo)速度更快，內(nèi)部控制機(jī)制更加完善，從而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。由于百事可樂(lè)在行業(yè)內(nèi)的示范效應(yīng)，上海百事可樂(lè)上ERP系統(tǒng)，引來(lái)了各大ERP 廠商的角逐，“SAP、甲骨文都來(lái)了，還有幾家國(guó)產(chǎn)軟件�！憋@然，“各家都有自己的優(yōu)勢(shì)，但是百事可樂(lè)需要的系統(tǒng)非常特殊，各家的產(chǎn)品都有不盡如人意的地方。比如在回收管理方面，回收管理是一件繁瑣而重要的環(huán)節(jié)，從玻璃瓶到鋼瓶，回收管理面臨的對(duì)象有大有小，數(shù)量又特別龐大。這個(gè)需求是當(dāng)時(shí)參加選型的ERP產(chǎn)品都不具備的。”回收管理是百事可樂(lè)成本控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是快速消費(fèi)品行業(yè)ERP系統(tǒng)不同于其他行業(yè)的一大特征。
正因?yàn)楦鱾�(gè)部門(mén)的需求是瑣碎而多樣的，如何保證ERP系統(tǒng)能夠與業(yè)務(wù)緊密的貼合在一起，這是個(gè)很大的問(wèn)題。“選型之初，我就將各個(gè)部門(mén)的經(jīng)理召集起來(lái)，先給他們普及什么是ERP，然后讓他們列出自己部門(mén)需要的功能，一起參與選型。”
考慮到1999年，ERP概念在中國(guó)還不算普及，臧宏鳴這樣的選型策略無(wú)疑是明智的�！靶枰到y(tǒng)具有什么功能，業(yè)務(wù)部門(mén)的需求描述放在了選型之初，這減少了后面很多不必要的麻煩�！�
所有部門(mén)都參與的好處是，ERP系統(tǒng)能給他們的工作帶來(lái)什么、不能實(shí)現(xiàn)什么，這些問(wèn)題在事前就講清楚，避免了“上系統(tǒng)前熱情高漲，期望值過(guò)高，最后導(dǎo)致與系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)功能落差過(guò)大的問(wèn)題”。
面對(duì)各家ERP產(chǎn)品的缺點(diǎn)，臧宏鳴的取舍標(biāo)準(zhǔn)有三點(diǎn): (1)系統(tǒng)是否具有良好的可擴(kuò)展性; (2)是否易于開(kāi)發(fā)新的模塊; (3)能否找到合適的第三方軟件來(lái)彌補(bǔ)缺點(diǎn)。事實(shí)上，最后中標(biāo)的IFS系統(tǒng)正是因?yàn)槠湓诤芏痰臅r(shí)間內(nèi)為上海百事可樂(lè)開(kāi)發(fā)了合適的軟件，而這是其他幾家產(chǎn)品沒(méi)有做到的。
溝通，CIO的必修課
選型前的ERP普及會(huì)，是臧宏鳴與業(yè)務(wù)部門(mén)的第一次溝通，他的溝通工作從此開(kāi)始永無(wú)止境地持續(xù)下來(lái)�！皩�(shí)施項(xiàng)目中，還需要不斷地與各個(gè)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，充分了解他們的業(yè)務(wù)需求，并爭(zhēng)取將他們的需求都盡可能實(shí)現(xiàn)�！�
通常來(lái)講，實(shí)施ERP的重要矛盾之一就在于，業(yè)務(wù)部門(mén)的需求在不斷調(diào)整和變化之中，由此造成IT系統(tǒng)也要不斷調(diào)整，結(jié)果系統(tǒng)總是趕不上需求的變化。在快速消費(fèi)品行業(yè)，這一矛盾尤其突出。臧宏鳴的解決之道是這樣的，業(yè)務(wù)部門(mén)的需求要在項(xiàng)目實(shí)施前就盡可能地羅列出來(lái)，而項(xiàng)目一旦開(kāi)始實(shí)施，就不能再輕易改動(dòng)和添加。這就給業(yè)務(wù)部門(mén)帶來(lái)了不小的壓力，他們會(huì)仔細(xì)考慮自身的業(yè)務(wù)，并提出盡可能詳細(xì)的需求。
上海百事ERP項(xiàng)目的需求分析報(bào)告非常細(xì)致，在哪一個(gè)業(yè)務(wù)流程中系統(tǒng)應(yīng)該做到什么程度都有詳細(xì)的記載，這些記錄在合同中的需求避免了供應(yīng)方和實(shí)施方有可能產(chǎn)生的糾紛。在實(shí)施過(guò)程中，為了保證每個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)用性，上海百事可樂(lè)用了9個(gè)月的時(shí)間作測(cè)試，最后上線用了1年的時(shí)間，僅僅是新舊系統(tǒng)并行，就用了半年時(shí)間。這些時(shí)間數(shù)字的背后，是大量的溝通、磨合和調(diào)整的工作。
“盡管時(shí)間長(zhǎng)，但是快速消費(fèi)品產(chǎn)品有淡、旺季之分，而淡季正是我們做測(cè)試的好時(shí)機(jī)�！本涂蓸�(lè)產(chǎn)品而言，每年的春節(jié)～5月份、10月份～12月份是淡季。因此，當(dāng)初上系統(tǒng)時(shí)，也是集中在這些時(shí)段內(nèi)進(jìn)行測(cè)試等后臺(tái)的較繁瑣工作。
能夠合理安排時(shí)間，同樣也是臧宏鳴熟悉業(yè)務(wù)、及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通的結(jié)果�！颁N(xiāo)售環(huán)節(jié)如此瑣碎而具體，如果沒(méi)有深入了解銷(xiāo)售部門(mén)的運(yùn)行情況，做出來(lái)的系統(tǒng)肯定會(huì)漏洞百出，沒(méi)有實(shí)用價(jià)值�！�
臧宏鳴舉例道，有一個(gè)經(jīng)銷(xiāo)商在退還舊瓶時(shí)，缺了很多。經(jīng)銷(xiāo)商不認(rèn)賬，讓百事可樂(lè)拿出證據(jù)來(lái)才行，于是上海百事可樂(lè)就給他打印了詳細(xì)的歸還舊瓶的清單，讓對(duì)方心服口服。“有了這套系統(tǒng)的支持，經(jīng)銷(xiāo)商更信任百事可樂(lè)，而一線的業(yè)務(wù)部門(mén)也有了憑據(jù)，實(shí)現(xiàn)了買(mǎi)賣(mài)雙方的雙贏�！�
經(jīng)過(guò)6年多的運(yùn)行，上海百事可樂(lè)的ERP系統(tǒng)取得了很大的成功，在百事中國(guó)各個(gè)分公司中，也是名列前茅�！笆褂眯Ч�，成本低，這也是我感到自豪的地方�！标昂犋Q如是說(shuō)。
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