ERP_企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(EntERPrise Resource Planning)，是指建立在日益發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上，以系統(tǒng)化的管理思想為目標(biāo)，為企業(yè)決策層提供決策依據(jù)，同時(shí)為生產(chǎn)、銷售和財(cái)務(wù)部門(mén)的運(yùn)營(yíng)提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)。國(guó)內(nèi)企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)一般分為三個(gè)階段，第一階段是單純的財(cái)務(wù)ERP；第二階段是財(cái)務(wù)+供應(yīng)鏈，第三階段則再加上外圍的生產(chǎn)管理、HR及CRM等，基本上形成較為完整的企業(yè)資源信息化管理。從上世紀(jì)90年代起我國(guó)企業(yè)開(kāi)始實(shí)施會(huì)計(jì)電算化以來(lái)。目前很多企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始由第一階段向第二階段轉(zhuǎn)變，在此過(guò)程中首先需要解決的問(wèn)題就是要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)的會(huì)計(jì)核算和業(yè)務(wù)部門(mén)的庫(kù)存管理有效無(wú)縫鏈接，使財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)在符合各自管理重點(diǎn)的同時(shí)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)整體的有效性。

一、存貨業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流及核算方法

    存貨核算主要是以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)為中心，從資金的角度管理存貨的出入庫(kù)業(yè)務(wù)，側(cè)重于按照發(fā)票和相關(guān)單據(jù)核算企業(yè)存貨的入庫(kù)成本、出庫(kù)成本和結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨的資金占用情況。庫(kù)存管理主要是指業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)原材料和產(chǎn)品實(shí)體的收發(fā)管理，側(cè)重于對(duì)型號(hào)規(guī)格和數(shù)量進(jìn)行管理，一般企業(yè)的存貨業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流如下圖所示：

圖1 企業(yè)存貨業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流

    原材料和產(chǎn)品實(shí)體是貨幣資金的載體，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)物和數(shù)量進(jìn)行管理，定期與財(cái)務(wù)部門(mén)存貨核算的結(jié)果進(jìn)行對(duì)賬(財(cái)務(wù)部按照發(fā)票和入庫(kù)單據(jù)記賬)，只有兩個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)完全一致才能實(shí)施有效管理。但在實(shí)際運(yùn)用中財(cái)務(wù)部和倉(cāng)庫(kù)管理的結(jié)賬時(shí)間不同，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)各類存貨出庫(kù)所采用的計(jì)價(jià)方式不同，再加上用友ERP系統(tǒng)在存貨核和庫(kù)存兩個(gè)模塊之間的設(shè)置不同。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)總賬模塊、存貨模塊和庫(kù)存模塊之間的余額很難保證完全一致，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，使ERP系統(tǒng)不能發(fā)揮應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)。

    財(cái)務(wù)核算和供應(yīng)鏈在用友ERP-U8系統(tǒng)中是相對(duì)獨(dú)立的模塊。其中財(cái)務(wù)模塊包括總賬模塊，應(yīng)收應(yīng)付、固定資產(chǎn)，存貨核算、工資模塊等。供應(yīng)鏈系統(tǒng)包括采購(gòu)管理、銷售管理和庫(kù)存管理模塊。如果單純啟用財(cái)務(wù)模塊，存貨核算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)將完全依靠人工統(tǒng)計(jì)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)賬表和實(shí)物的在線監(jiān)管，因此需要啟用供應(yīng)鏈中的庫(kù)存管理模塊。

    用友ERP-U8系統(tǒng)中提供了三種存貨核算方式，第一種是按倉(cāng)庫(kù)核算，按倉(cāng)庫(kù)設(shè)置計(jì)價(jià)方式，并且每個(gè)倉(cāng)庫(kù)單獨(dú)核算出庫(kù)成本，即允許不同倉(cāng)庫(kù)的相同存貨按照不同的計(jì)價(jià)方式核算成本。第二種是按部門(mén)核算，按照倉(cāng)庫(kù)的所屬部門(mén)設(shè)計(jì)計(jì)價(jià)方式核算出庫(kù)成本。第三種是按照存貨核算，無(wú)論部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)所屬，相同存貨均按照相同的存貨計(jì)價(jià)方式核算成本。

二、存貨核算存在的問(wèn)題及解決方案

    存貨核算的計(jì)價(jià)方式分為移動(dòng)平均法、先進(jìn)先出法和個(gè)別計(jì)價(jià)法。移動(dòng)平均法和先進(jìn)先出法適用于通用性產(chǎn)品和一般情況下價(jià)格不敏感的產(chǎn)品，個(gè)別計(jì)價(jià)法適用于對(duì)價(jià)格比較敏感的產(chǎn)品。對(duì)于一般按產(chǎn)品類別核算成本的企業(yè)來(lái)講，這些教科書(shū)上的核算方法能夠滿足要求。筆者所在單位以工業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)集成為主的業(yè)務(wù)，主要是對(duì)進(jìn)口關(guān)鍵產(chǎn)品和國(guó)內(nèi)產(chǎn)品進(jìn)行組裝，同時(shí)配以必要的設(shè)計(jì)和軟件調(diào)試。核算要求進(jìn)行項(xiàng)目管理，并且需要區(qū)分不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)員的具體項(xiàng)目成本。

    筆者所在單位橫河電機(jī)(中國(guó))有限公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)模式對(duì)存貨核算的要求有兩個(gè)特點(diǎn)：第一是很多項(xiàng)目由于戰(zhàn)略意義不同，采購(gòu)價(jià)格也不盡相同。第二是由于市場(chǎng)變幻莫測(cè)，即使同一規(guī)格的產(chǎn)品在不同時(shí)期的采購(gòu)成本也可能有差異，因此需要對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的所有產(chǎn)品單獨(dú)核算價(jià)格。

    另一方面，由于存在貨到發(fā)票未到的情況，采購(gòu)模塊中對(duì)于采購(gòu)入庫(kù)單審核后即認(rèn)為是“暫估”，在采購(gòu)模塊的“暫估余額表”中就會(huì)體現(xiàn)，而存貨核算對(duì)于未結(jié)算的采購(gòu)入庫(kù)單記賬后才認(rèn)為是“暫估”，這樣由于產(chǎn)品入庫(kù)和發(fā)票記賬存在的時(shí)間性差異。會(huì)影響存貨模塊和庫(kù)存模塊的余額也產(chǎn)生差異。對(duì)“暫估”的存貨如果進(jìn)行了成本結(jié)轉(zhuǎn)，等到次月入庫(kù)單回沖后再與發(fā)票結(jié)算時(shí)將會(huì)影響存貨余額，帶來(lái)存貨核算和庫(kù)存管理的余額差異。

    以用友U8-ERP系統(tǒng)為例在測(cè)試賬套中我們按照工程師的建議，存貨核算采用了個(gè)別計(jì)價(jià)法，而且啟用了財(cái)務(wù)模塊里的項(xiàng)目核算功能，即把每一個(gè)銷售訂單視同是單獨(dú)的項(xiàng)目，通過(guò)觸發(fā)器使銷售訂單號(hào)自動(dòng)匹配為存貨的項(xiàng)目編碼。經(jīng)過(guò)測(cè)試我們發(fā)現(xiàn)，扶庫(kù)存管理到存貨核算的數(shù)據(jù)結(jié)算非常麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出錯(cuò)。當(dāng)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票結(jié)算完成后，出庫(kù)單據(jù)的成本結(jié)轉(zhuǎn)和匹配就成了孤立的數(shù)據(jù)．很快系統(tǒng)中會(huì)產(chǎn)生很多垃圾數(shù)據(jù)，而且存貨核算的期末結(jié)存和庫(kù)存管理中的差異也越來(lái)越多，很難查出是什么原因引起的數(shù)據(jù)差異。

    經(jīng)過(guò)研究我們發(fā)現(xiàn)用友U8系統(tǒng)存貨檔案中的批次管理能夠?qū)崿F(xiàn)按照銷售訂單管理存貨的功能，即需要在建立存貨檔案的時(shí)候，首先錄入基本存貨信息，然后在控制功能一欄中選擇批次管理和出庫(kù)跟蹤入庫(kù)功能。

    通過(guò)上面的存貨檔案控制設(shè)置，所有存貨在系統(tǒng)單據(jù)中錄人時(shí)需要輸入批號(hào)，該批號(hào)對(duì)應(yīng)銷售訂單號(hào)，也就是說(shuō)每一個(gè)銷售訂單的所有存貨對(duì)應(yīng)相同的批號(hào)。這樣就使存貨在入庫(kù)時(shí)有了一個(gè)識(shí)別碼，在識(shí)別庫(kù)存批次以后，就可以按照批次進(jìn)行存貨計(jì)價(jià)和統(tǒng)計(jì)庫(kù)存成本了。成本結(jié)轉(zhuǎn)通過(guò)出庫(kù)跟蹤入庫(kù)就可以解決不同批號(hào)之間同種存貨的價(jià)格不同的問(wèn)題，保證不同銷售訂單成本的準(zhǔn)確性。

三、優(yōu)點(diǎn)及結(jié)論

    庫(kù)存批次管理的重點(diǎn)是識(shí)別產(chǎn)品的進(jìn)貨時(shí)間、供貨商、采購(gòu)進(jìn)價(jià)等信息，這樣就可以在以后的查詢庫(kù)存時(shí)，明確其具體來(lái)源，銷售出庫(kù)時(shí)自動(dòng)判斷存貨的價(jià)值。另外，利用庫(kù)存批次跟蹤可以查詢不同產(chǎn)品和不同訂單的在庫(kù)情況。

    存貨核算和庫(kù)存管理大的對(duì)賬工作可以利用批次賬來(lái)檢查，盤(pán)點(diǎn)時(shí)按照批次即項(xiàng)目明細(xì)賬進(jìn)行，這樣能夠了解存貨的屬性，并且及時(shí)掌握存貨是為哪個(gè)客戶采購(gòu)的，定位存貨歸屬的客戶有利于管理原材料和產(chǎn)成品的庫(kù)齡，加速庫(kù)存周轉(zhuǎn)速度。

    總之，通過(guò)對(duì)庫(kù)存管理的批次管理和跟蹤，使存貨不僅僅是按照類別進(jìn)行核算，同時(shí)也按照項(xiàng)目批次進(jìn)行管理。企業(yè)只有在存貨核算和庫(kù)存管理兩方面部按照類別和批次進(jìn)行嚴(yán)格管控，才能使庫(kù)存管理更加科學(xué)、準(zhǔn)確．有效，才能為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

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本文標(biāo)題：用友ERP-U8系統(tǒng)存貨與庫(kù)存管理研究

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