0 引言

    ERP的實現(xiàn)需要通過實施成熟的企業(yè)級信息管理系統(tǒng)，它貫徹了統(tǒng)一的業(yè)務流程，包含了企業(yè)各種基礎業(yè)務數(shù)據(jù)、產生各種企業(yè)管理報表，是能夠全面體現(xiàn)企業(yè)經營情況的綜合管理系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)據(jù)標準化包含2個方面，一是企業(yè)數(shù)據(jù)標準的制定，制定后應當及時以企業(yè)公文的形式發(fā)布，讓相關人員了解并執(zhí)行；二是標準數(shù)據(jù)的維護。主要是對標準數(shù)據(jù)進行增、刪、改，以確保標準數(shù)據(jù)滿足業(yè)務需要。

    數(shù)據(jù)維護工作要高度重視數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性，建立規(guī)范數(shù)據(jù)維護的流程和制度。不管是對基礎數(shù)據(jù)的維護(包括對物料、供應商、客戶的編碼增改等)，還是對業(yè)務數(shù)據(jù)的更新(如訂單的業(yè)務數(shù)據(jù)錄入，庫存的變更等)都應遵循這些流程和制度，以減少數(shù)據(jù)維護中的風險。文中對ERP項目中核心主數(shù)據(jù)的幾種維護策略和維護模式的優(yōu)缺點進行對比分析�？梢怨┎煌�的ERP項目選擇其適合的數(shù)據(jù)維護模式和維護組織及流程方案。

1 核心主數(shù)據(jù)

    核心主數(shù)據(jù)是屬于集團層面需要重點關注和統(tǒng)一管理的基礎數(shù)據(jù)，集團層核心數(shù)據(jù)有以下特點。

    1)核心數(shù)據(jù)指此類數(shù)據(jù)存在于企業(yè)全壽期管理中，且需要從行業(yè)角度出發(fā)統(tǒng)一制定編碼規(guī)則。

    2)根據(jù)使用功能的不同，將集團層核心數(shù)據(jù)分成三大類：全壽期鏈核心數(shù)據(jù)(物料、設備、功能位置、WBS結構、設備分類)、財務核心數(shù)據(jù)(會計科目、資產、供應商、客戶)和人力資源核心數(shù)據(jù)(人員、組織機構)。

    3)核心數(shù)據(jù)間會存在相互依賴關系。例如，對于某一具體物資，在設計、施工、運營全壽期內可能分屬物料、設備、資產．相互之間存在邏輯聯(lián)系。方案設計時需要通盤考慮。

    4)所涉及到的核心數(shù)據(jù)的編碼方案均基于實際業(yè)務需求編制而成。

2 核心主數(shù)據(jù)維護策略

    核心主數(shù)據(jù)的管理是ERP項目中的核心工作之一，主要通過以下3個方面來確定核心數(shù)據(jù)的維護策略。

    2．1 確定核心數(shù)據(jù)管理總體模式

    總體模式包括：集中式、分散式、適度集中式等。

    1)集中模式。由集團管理所有的主數(shù)據(jù)，如總賬科目、供應商主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)、成本中心、設備主數(shù)據(jù)等，下屬各成員公司不維護任何數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點是業(yè)務類型統(tǒng)一，業(yè)務內容相近，企業(yè)較小。

    2)分散模式。集團不管理任何主數(shù)據(jù)，由下屬各成員公司根據(jù)業(yè)務需求負責維護自已掌握的所有主數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點是業(yè)務較分散，多頭管理，利益端較多的企業(yè)。

    3)適度集中模式。由集團管理部分核心主數(shù)據(jù)，如總賬科目、供應商主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)等，下屬各成員公司根據(jù)業(yè)務需求負責維護自己掌握的部分主數(shù)據(jù)。使用此模式的企業(yè)特點是主業(yè)較鮮明的集團性企業(yè)，如：中石油、中國電信、申能股份等。

    適度集中模式，即根據(jù)數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)內容區(qū)分集團統(tǒng)一維護和分散維護及管理。適度集中模式中又有多種子模式。經過對各類核心數(shù)據(jù)業(yè)務操作的特點進行分析后。確定適度集中模式的主數(shù)據(jù)維護方式(見表1)，其中物料、會計科目、供應商、客戶需要統(tǒng)一管理。

    2．2 確定數(shù)據(jù)管理的組織架構

    根據(jù)數(shù)據(jù)管理的模式確定數(shù)據(jù)管理參與的責任部門。集團ERP項目數(shù)據(jù)管理的整體組織架構為：信息化領導小組一一信息管理部/ERP項目部一一集中數(shù)據(jù)維護組織一一成員公司數(shù)據(jù)維護組織。

    2．3 確定各核心數(shù)據(jù)維護架構

    1)物料。維護內容是創(chuàng)建新物料主數(shù)據(jù)，維護物料主數(shù)據(jù)基本視圖(描述、計量單位、分組、分類、管理屬性等)，擴展工廠視圖以及其他視圖：維護機構是按照物料大類的不同，分散到專門的機構、各成員公司，維護時點是在集團數(shù)據(jù)組收到新增物料申請并核對物料屬性后維護物料主數(shù)據(jù)基本視圖。各成員公司按照業(yè)務需求隨時擴展工廠視圖以及其他視圖。

    2)會計科目。維護內容是新建集團層數(shù)據(jù)和公司代碼數(shù)據(jù)；維護機構是集團財務科目維護小組和各成員公司；維護時點是在集團數(shù)據(jù)組收到新增科目申請并驗證合理性后維護集團層數(shù)據(jù)，各成員公司按照業(yè)務需求隨時維護公司代碼數(shù)據(jù)。

    3)供應商。維護內容是創(chuàng)建新的供應商，維護新供應商基本數(shù)據(jù)(名稱、地址、稅號等)和公司代碼下數(shù)據(jù)、采購視圖；維護機構是集團數(shù)據(jù)維護小組負責和各成員公司；維護時點是在集團數(shù)據(jù)組收到新增供應商申請并核對信息后維護新供應商基本數(shù)據(jù)，各成員公司按照業(yè)務需求隨時維護公司代碼下數(shù)據(jù)、采購視圖。

    2．4 繪制、確定集中管理的數(shù)據(jù)維護流程和制度

    數(shù)據(jù)管理流程詳細描述了數(shù)據(jù)申請、數(shù)據(jù)維護工作步驟。

3 物料主數(shù)據(jù)維護

    3．1 物料主數(shù)據(jù)維護組織

    ERP項目的物料維護管理是在集團層面設立物料運維管理機構。并在各成員公司層面設立物料運維小組為各成員公司的各業(yè)務部門提供服務。

    物料維護組織架構是集團層面(集團信息化主管部門一一集團物料數(shù)據(jù)集中運維組)一一成員公司層面(成員公司物料維護小組一一成員公司業(yè)務部門)。

    ERP項目上線后整個物料運維方面涉及的主要工作職責如下：

    1)物料主數(shù)據(jù)管理的標準及規(guī)范的制定。

    2)物料主數(shù)據(jù)管理的標準及規(guī)范的發(fā)布。

    3)組織經驗反饋以及標準及規(guī)范的解釋。

    4)例外問題的答復。

    5)依照標準及規(guī)范組織對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢查以及清理。

    6)提出新增或修改物料主數(shù)據(jù)的需求。

    7)對需求進行核實。初步判斷是否需新增物料數(shù)據(jù)。

    8)物料主數(shù)據(jù)重碼的識別、判定。

    9)在系統(tǒng)中新增編碼以及維護物料基本信息。

    10)補充維護物料的擴展信息，包括工廠視圖、財務視圖等。

    11)按要求對系統(tǒng)中的物料數(shù)據(jù)進行清理、補充。

    3．2 物料主數(shù)據(jù)維護方案及流程

    依照不同的管理思路以及工作職責的劃定，物料維護有以下3種運維組織方案。

    1)集團運維管理組主要承擔管理職能．各公司運維組負責具體的系統(tǒng)操作以及數(shù)據(jù)的維護(見圖1)。

    2)集團運維管理組除了管理職能外，還主要負責重碼的判別以及系統(tǒng)中新增物料等操作性業(yè)務(見圖2)。

    3)集團運維管理組除了管理職能外，還主要負責進行重碼的判別。但系統(tǒng)中新增物料等操作性業(yè)務由各公司運維組負責(見圖3)。

    3．3 物料主數(shù)據(jù)維護方案分析

    上述3種物料維護方案在消除重碼、時效性、管理顆粒度等方面各有優(yōu)缺點．具體方案對比分析如下。

    1)方案1。集團運維組僅具管理職能。在預防重碼方面，各成員公司自行添加，在目前物料信息不完整的情況下可能造成重碼問題：時效性方面，各成員公司自行維護物料數(shù)據(jù)，對本公司的業(yè)務需求反應及時，時效性較好；物料管理顆粒度方面。各成員公司重點管理各自側重的物料數(shù)據(jù)，統(tǒng)一的標準及規(guī)范難以制定，如圖1。

 
圖1 物料維護方案1

    2)方案2。集團運維組兼具管理及業(yè)務。預防重碼方面，運統(tǒng)一負責重碼的判定及新數(shù)據(jù)的添加，會對重碼現(xiàn)象有所改善；時效性方面，需要由集團運維組來進行重碼判別以及在系統(tǒng)中進行主數(shù)據(jù)添加，需制定方案及服務時效性標準以滿足成員公司的業(yè)務需要：物料管理顆粒度方面，集團運維組需要建立起全壽期的物料管理能力，如圖2。

    3)方案3。集團運維組具有管理職能，并負責判斷是否重碼。預防重碼方面，運維統(tǒng)一負責重碼的判定，會對重碼現(xiàn)象有所改善。新數(shù)據(jù)的添加由各公司運維組執(zhí)行，從SAP系統(tǒng)授權上無法保障運維審批流程的有效執(zhí)行。需要配合強有力的管理制度和定期的事后檢查：時效性方面，需要的采集、加工、整理過程中，要保證在數(shù)據(jù)結構的穩(wěn)定、原始數(shù)據(jù)的正確和數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全的前提下，以數(shù)據(jù)為中心，保證基礎數(shù)據(jù)的完整性、正確性和一致性。在ERP實際運行中，數(shù)據(jù)的維護必須堅持“以數(shù)據(jù)為中心。實現(xiàn)數(shù)據(jù)標準化，完善數(shù)據(jù)最優(yōu)化”的原則，數(shù)據(jù)的維護、原有數(shù)據(jù)的優(yōu)化是數(shù)據(jù)維護人員艱巨的工作，如圖3。

 

圖3 物料維護方案3

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本文標題：集團型企業(yè)ERP數(shù)據(jù)維護模式分析與研究

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