ERP是企業(yè)資源規(guī)劃EntERPrise Resource Planning的縮寫(xiě)。企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP不僅僅是一個(gè)軟件，更重要的是一個(gè)管理思想，它實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源的整合。通過(guò)軟件把企業(yè)的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷(xiāo)及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密地集成起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化和共享。

    內(nèi)部控制是以實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略為目標(biāo)，提高經(jīng)濟(jì)效益為中心，防范和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)為目的，規(guī)范公司各種業(yè)務(wù)流程為內(nèi)容而建立的一整套責(zé)任體系。因此，內(nèi)部控制要求既能強(qiáng)化基礎(chǔ)管理工作，又能提升經(jīng)濟(jì)效益，是一項(xiàng)宏大的系統(tǒng)工程。

    ERP與企業(yè)內(nèi)部控制制度，前者提升企業(yè)的管理水平，后者為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航，兩項(xiàng)工作都是企業(yè)各項(xiàng)工作的重中之重。作為兩項(xiàng)還在不斷發(fā)展完善的系統(tǒng)工程，ERP和內(nèi)控交叉在一起，相互之間必然產(chǎn)生密切的聯(lián)系和深遠(yuǎn)的影響，ERP的上線給現(xiàn)有的內(nèi)控制度帶來(lái)了新的沖擊。

一、ERP上線對(duì)現(xiàn)有內(nèi)控制度的影響

    ERP環(huán)境下的內(nèi)控制度的設(shè)置和檢查有其特殊性，與傳統(tǒng)內(nèi)控有了很大區(qū)別。對(duì)已經(jīng)建立了一套完整的內(nèi)控制度的企業(yè)來(lái)說(shuō)，ERP系統(tǒng)的全面上線意味著內(nèi)部控制工作需要結(jié)合ERP系統(tǒng)運(yùn)行的特點(diǎn)進(jìn)行必要的調(diào)整和改善。任何一種新生事物的出現(xiàn)，都會(huì)對(duì)現(xiàn)有體制帶來(lái)正反兩方面的影響，ERP也不例外。ERP系統(tǒng)實(shí)施運(yùn)行后，對(duì)企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)控的作用既有其積極的一面，也有其消極的一面。下面我們從兩方面分析一下ERP對(duì)企業(yè)內(nèi)控制度的影響。

    (一)ERP的實(shí)施對(duì)內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)的積極作用

    1．ERP的集成性與內(nèi)部控制的要求一致。ERP的實(shí)施將企業(yè)產(chǎn)、供、銷(xiāo)、費(fèi)用的發(fā)生等等方方面面都集成到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，而這與內(nèi)部控制的全面性原則——“內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過(guò)程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務(wù)和事項(xiàng)”相一致。從這個(gè)意義上來(lái)看，ERP與內(nèi)控基本規(guī)范的要求是一致的。它可將原來(lái)分散在各個(gè)環(huán)節(jié)的信息納入一個(gè)集成的系統(tǒng)中，有利于對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行全面的把握和控制，從而有利于內(nèi)控流程的制定與檢查。

    2．ERP有助于優(yōu)化內(nèi)控流程。ERP不僅處理信息，還可以將合理的管理流程固化在系統(tǒng)中。通過(guò)實(shí)施ERP，改善企業(yè)內(nèi)部的流程，促使企業(yè)結(jié)構(gòu)的更加優(yōu)化，減少管理層次，提高效率，降低成本和庫(kù)存，從各個(gè)層面提高企業(yè)的管理水平。這使得企業(yè)的內(nèi)控流程也更加的清晰和有效，易于理清流程，找出關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。

    3．ERP很大程度上減少了“人為因素”的干擾。由于ERP可促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)實(shí)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一，減少人為的差錯(cuò)，提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的效率和效益，因此，在ERP系統(tǒng)中，某些原來(lái)很重要的、需進(jìn)行人工核對(duì)的工作已經(jīng)失去意義，這樣就使得內(nèi)控的控制點(diǎn)相應(yīng)地變得更加簡(jiǎn)化，內(nèi)控測(cè)試工作也從繁雜的核對(duì)工作中脫離出來(lái)，有更多的精力可以放在權(quán)限和流程的測(cè)試評(píng)價(jià)上。

    (二)實(shí)施ERP也給企業(yè)的內(nèi)控工作帶來(lái)了一些新的問(wèn)題

    1．業(yè)務(wù)集成造成測(cè)試線索消失。根據(jù)內(nèi)控五要素的解釋，檢查和評(píng)估是內(nèi)控框架體系的一部分。這里的檢查評(píng)估除了日常對(duì)企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)操作的檢查評(píng)估外，也包括對(duì)正在實(shí)施的內(nèi)控系統(tǒng)的檢查評(píng)估。因此內(nèi)部控制自查、測(cè)試以及外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的檢查也是內(nèi)控系統(tǒng)的重要組成部分。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從采購(gòu)到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開(kāi)出等業(yè)務(wù)集成，實(shí)現(xiàn)了跨職能部門(mén)業(yè)務(wù)處理。在這種情況下，ERP系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫(kù)，使過(guò)去跨部門(mén)的審批流程得到簡(jiǎn)化和壓縮。壓縮所造成的一個(gè)結(jié)果是：用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計(jì)線索在ERP系統(tǒng)的引入后消失了，如紙質(zhì)單據(jù)的減少、業(yè)務(wù)操作的轉(zhuǎn)移等。

    2．ERP系統(tǒng)運(yùn)行帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn)。ERP在系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開(kāi)發(fā)、安全等風(fēng)險(xiǎn)；系統(tǒng)中的許多數(shù)據(jù)操作不夠直觀、透明帶來(lái)的錯(cuò)誤、舞弊的風(fēng)險(xiǎn)；崗位的設(shè)置通過(guò)ERP操作權(quán)限來(lái)界定帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，等等。因此，我們必須對(duì)運(yùn)行過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)加以識(shí)別并給以控制，來(lái)保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。

二、完善內(nèi)控體系，適應(yīng)ERP管理的要求

    通過(guò)上面的分析可以看出，ERP實(shí)施后，管理層次和業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了很大的變化，我們需要從以下幾個(gè)方面來(lái)完善內(nèi)控體系，使之更好地符合新的控制環(huán)境，適應(yīng)ERP管理的需要。

    (一)我們應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有內(nèi)控流程進(jìn)行重新梳理、分類(lèi)

    從內(nèi)控具體流程角度來(lái)分析，ERP實(shí)施后，對(duì)現(xiàn)有內(nèi)控流程的影響分為三類(lèi)：一類(lèi)是影響很少或幾乎沒(méi)有影響內(nèi)控流程。這主要是指非集成業(yè)務(wù)流程，如貨幣資金、合同管理、財(cái)務(wù)報(bào)告等流程；另一類(lèi)是影響較大的內(nèi)控流程。這主要指集成業(yè)務(wù)流程，如采購(gòu)、銷(xiāo)售、修理費(fèi)、人工成本等涉及到跨部門(mén)的業(yè)務(wù)流程；第三類(lèi)是原來(lái)沒(méi)有現(xiàn)在需要新增的內(nèi)控流程。如信息系統(tǒng)操作權(quán)限方面的相關(guān)流程。

    1．對(duì)第一類(lèi)流程，我們可以繼續(xù)沿用既定的控制點(diǎn)，同時(shí)根據(jù)信息化的特點(diǎn)對(duì)電子檔案的保存方式做適當(dāng)調(diào)整。

    2．對(duì)第二類(lèi)流程，就需要根據(jù)ERP流程的中的相關(guān)業(yè)務(wù)點(diǎn)刪除已經(jīng)合并或取消的控制點(diǎn)，增加與新業(yè)務(wù)點(diǎn)相對(duì)應(yīng)的控制點(diǎn)。以修理費(fèi)流程為例，在ERP系統(tǒng)中，修理材料的入賬由原來(lái)財(cái)務(wù)根據(jù)料單手工人賬變更為由物資裝備部門(mén)根據(jù)車(chē)間提報(bào)、設(shè)備部門(mén)審批的物資計(jì)劃直接發(fā)料到維修工單，形成費(fèi)用；同樣，修理勞務(wù)也由財(cái)務(wù)經(jīng)設(shè)備部門(mén)審核，審計(jì)部門(mén)審定的決算書(shū)、發(fā)票入賬，變更為直接由設(shè)備管理部門(mén)根據(jù)審核、審定后的決算書(shū)、發(fā)票執(zhí)行ERP中的“收貨”操作，形成修理費(fèi)用。因此，該流程的控制點(diǎn)“修理費(fèi)用的確認(rèn)與核算”就應(yīng)該做出較大的改動(dòng)，將原流程描述為“各級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審定后的工程結(jié)算書(shū)或其他報(bào)銷(xiāo)原始單據(jù)，結(jié)合修理預(yù)算，審核并編制會(huì)計(jì)憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核無(wú)誤后登記入賬”的責(zé)任部門(mén)為“設(shè)備管理部門(mén)”，執(zhí)行業(yè)務(wù)改為“收貨并生成相應(yīng)集成憑證”，復(fù)核責(zé)任人為“設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人”，并可增加由財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核的條款。經(jīng)過(guò)修改，該流程的控制點(diǎn)才能與實(shí)際業(yè)務(wù)達(dá)到一致，真正起到明確責(zé)任、控制風(fēng)險(xiǎn)的作用。

    3．對(duì)于第三類(lèi)流程，比較具有代表性的就是ERP系統(tǒng)權(quán)限管理業(yè)務(wù)。目前雖然內(nèi)控制度中沒(méi)有增加相應(yīng)的流程，但外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的內(nèi)控穿行測(cè)試已經(jīng)把該流程作為重點(diǎn)項(xiàng)目，可見(jiàn)ERP權(quán)限管理的重要性已經(jīng)越來(lái)越得到關(guān)注和重視。在原先只有財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的管理?xiàng)l件下，權(quán)限管理的范圍較窄，只是對(duì)財(cái)務(wù)人員錄入憑證、查詢賬簿、編制報(bào)表等業(yè)務(wù)的操作進(jìn)行控制；在ERP系統(tǒng)中，若干可操作的事務(wù)碼構(gòu)成了一個(gè)具體的“角色”，一個(gè)“角色”就對(duì)應(yīng)著企業(yè)現(xiàn)實(shí)中一個(gè)具體的崗位，它涉及到企業(yè)方方面面的業(yè)務(wù)，貫穿了各個(gè)管理層次和業(yè)務(wù)部門(mén)，涉及的人員也就廣泛得多；同時(shí)，透過(guò)權(quán)限和角色的設(shè)置，可以清晰地掌握每個(gè)崗位、每個(gè)具體操作人員的業(yè)務(wù)職能，有助于更好的設(shè)置不相容崗位，或及時(shí)發(fā)現(xiàn)某崗位賦予的權(quán)限不合理的問(wèn)題。因此，增加權(quán)限管理業(yè)務(wù)流程，在ERP管理模式下是非常有必要的。具體控制點(diǎn)可以從以下幾個(gè)方面來(lái)設(shè)置：角色的設(shè)計(jì)、角色與崗位的對(duì)應(yīng)、角色的具體分配、權(quán)限的管理等。每一個(gè)大的控制點(diǎn)都應(yīng)該明確業(yè)務(wù)流程和具體執(zhí)行、審批和復(fù)核的部門(mén)和責(zé)任人。如角色的設(shè)計(jì)，先由ERP各模塊關(guān)鍵用戶根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)角色和企業(yè)實(shí)際進(jìn)行設(shè)計(jì)，再由模塊負(fù)責(zé)人復(fù)核，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批確定；設(shè)計(jì)好的角色提交到信息管理部門(mén)，由其權(quán)限管理負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人層層審批后，最終由權(quán)限管理人員在系統(tǒng)中配置。通過(guò)補(bǔ)充類(lèi)似的流程，我們就能對(duì)ERP系統(tǒng)帶來(lái)的新的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行較好的防范與控制。

    (二)進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)和信息檔案的管理工作

    針對(duì)ERP運(yùn)行中大量紙質(zhì)單據(jù)不再使用、數(shù)據(jù)流直接在系統(tǒng)中體現(xiàn)給內(nèi)控帶來(lái)的不利影響，我們應(yīng)該重視各種檔案的保留、存檔，包括集成憑證及單據(jù)的裝訂、數(shù)據(jù)庫(kù)備份等。另外還應(yīng)根據(jù)權(quán)限和管理的要求增加一些書(shū)面檔案。ERP系統(tǒng)的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是每一個(gè)操作都會(huì)在系統(tǒng)中留下跡。如編制會(huì)計(jì)憑證，ERP系統(tǒng)無(wú)法對(duì)編制錯(cuò)誤的憑證進(jìn)行更改，只能通過(guò)沖銷(xiāo)錯(cuò)誤憑證并錄入新憑證的方法來(lái)改正但可以對(duì)憑證抬頭數(shù)據(jù)如附件張數(shù)、摘要等相對(duì)次要的內(nèi)容進(jìn)行更改，但更改時(shí)也會(huì)在系統(tǒng)中記錄更改的時(shí)間、內(nèi)容及操作人員的用戶名；又如成本中心主數(shù)據(jù)、內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)、分配和分?jǐn)傃�環(huán)等重要數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與更改等都會(huì)在系統(tǒng)中留下痕跡，因此，對(duì)這些創(chuàng)建和更改除嚴(yán)格權(quán)限控制外，其相關(guān)信息也應(yīng)該形成紙質(zhì)文檔并作為檔案留存，以防止隨意更改、影響會(huì)計(jì)核算一貫性并可明確相關(guān)責(zé)任。

    (三)加強(qiáng)內(nèi)控流程負(fù)責(zé)人員和審計(jì)人員ERP系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)

    這是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。內(nèi)控流程的負(fù)責(zé)人員、審計(jì)人員只有全面掌握了ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)、各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢方法、某項(xiàng)業(yè)務(wù)在ERP中的流程、可能產(chǎn)生錯(cuò)誤或舞弊的業(yè)務(wù)點(diǎn)，才能有針對(duì)性地完善內(nèi)控流程、發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題。這就不僅要求上述人員“會(huì)用”ERP，還要求他們“精通”ERP，否則內(nèi)控管理、測(cè)試工作根本無(wú)法有效地開(kāi)展。綜上所述，ERP作為控制環(huán)境的一部分，深刻影響著各個(gè)控制要素，為企業(yè)內(nèi)部控制提供更強(qiáng)有力的技術(shù)支持，帶來(lái)一些新的控制方法，但同時(shí)企業(yè)內(nèi)部控制也隨著會(huì)計(jì)信息的應(yīng)用出現(xiàn)許多新問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)信息化后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)特征都會(huì)有所變化，因而相應(yīng)的對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制體系就要提出更多更高的要求，而這一過(guò)程也是完善企業(yè)內(nèi)控的必由之路。我們應(yīng)該充分利用ERP下新的控制手段，同時(shí)通過(guò)完善內(nèi)控體系應(yīng)對(duì)ERP帶來(lái)的新的風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)發(fā)展筑牢根基。

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本文標(biāo)題：淺談ERP系統(tǒng)實(shí)施后如何完善企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)

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