1 中國(guó)石油物資編碼發(fā)展和編碼系統(tǒng)支持概述

    物資分類與編碼隨著石油工業(yè)發(fā)展的需要而產(chǎn)生，并逐步應(yīng)用完善，自1990年開(kāi)始，隨著物資管理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，物資分類和編碼管理開(kāi)始迅速發(fā)展，物資分類逐步完善，編碼質(zhì)量逐年提高。2000年，中國(guó)石油物資裝備（集團(tuán)）總公司確定《石油工業(yè)物資分類與代碼》SY/T5497-2000物資編碼標(biāo)準(zhǔn)，物資分類確定為60個(gè)大類并在石油系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用。目前物資分類碼已有2.8萬(wàn)多條，其中明細(xì)碼近300萬(wàn)條。

    物資編碼支持以物資分類與編碼系統(tǒng)網(wǎng)站（CODE）和中國(guó)石油公共數(shù)據(jù)平臺(tái)（MDM）依托。物資分類與編碼系統(tǒng)網(wǎng)站，一般稱為CODE網(wǎng)站，于2002年開(kāi)發(fā)使用，具有物資分類碼和編碼的申請(qǐng)、查詢、更改等管理功能。其編碼顯示為18位，由兩部分構(gòu)成，即8位分類碼和10位流水碼。

    中國(guó)石油公共數(shù)據(jù)平臺(tái)，簡(jiǎn)稱MDM（Master Data Management）。是以中國(guó)石油ERP系統(tǒng)為切入點(diǎn)，為中國(guó)石油信息化建設(shè)提供統(tǒng)一的公共數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)維體系及編碼。該系統(tǒng)自2006年開(kāi)始建立運(yùn)行，于2010年3月1日一期升級(jí)上線。實(shí)現(xiàn)了物料組管理、編碼批量申請(qǐng)及編碼凍結(jié)等功能。涵蓋了物料、供應(yīng)商、會(huì)計(jì)科目、組織機(jī)構(gòu)等基礎(chǔ)核心數(shù)據(jù)。其中Z050類型的物資編碼11位，包括1位標(biāo)識(shí)位和10位流水碼，分類碼在物料組字段中列示。隨著2010年4月集團(tuán)公司物資采購(gòu)管理部《關(guān)于《石油工業(yè)物資分類與代碼》（2010）試行和加強(qiáng)統(tǒng)一規(guī)范物料分類與編碼管理的通知》下發(fā)和執(zhí)行，物資編碼工作將進(jìn)一步加強(qiáng)。地區(qū)公司ERP上線前，要檢查在用編碼，核實(shí)品名與屬性，在MDM中申請(qǐng)對(duì)應(yīng)編碼。ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行后，必須要在MDM申請(qǐng)并使用物資編碼。因此物資編碼管理工作在ERP系統(tǒng)運(yùn)行中的地位愈加重要。

    2 西部鉆探和西部管道公司ERP與物資編碼管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

    西部鉆探工程公司于2007年12月25日組建成立，公司ERP系統(tǒng)于2009年10月上線運(yùn)行。雖然公司高度重視物資管理，對(duì)物資編碼工作配套相關(guān)辦法，并積極投入人力物力開(kāi)展了培訓(xùn)。但ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行后，需要提高和應(yīng)避免的問(wèn)題依然占14％。

    西部管道公司ERP系統(tǒng)于2008年12月底雙軌運(yùn)行，2009年7月20日進(jìn)入單軌運(yùn)行；公司物資編碼和ERP系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)歷了較長(zhǎng)的磨合過(guò)程，但由于一線物資需求計(jì)劃提報(bào)人員不熟悉物料屬性，使物資采購(gòu)部門相關(guān)人員必須要經(jīng)過(guò)反復(fù)核實(shí)才能準(zhǔn)確了解物資需求，完成申碼配碼，導(dǎo)致采購(gòu)周期過(guò)長(zhǎng)，甚至嚴(yán)重影響生產(chǎn)。

    在上述兩公司的實(shí)際業(yè)務(wù)處理中，發(fā)現(xiàn)了大量類似的問(wèn)題。如：

    （1）同類物資申請(qǐng)?jiān)趦蓚�(gè)物料組并存。

    通過(guò)對(duì)比物料描述，其實(shí)兩者都屬于節(jié)能發(fā)電機(jī)，應(yīng)用同一物料組。按集團(tuán)一級(jí)采購(gòu)目錄規(guī)定，28060401柴油發(fā)電機(jī)組屬于一級(jí)采購(gòu)，如果報(bào)總部集中采購(gòu)后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)技術(shù)協(xié)議與實(shí)物不符，不屬于柴油發(fā)電機(jī)組，會(huì)影響及時(shí)采購(gòu)。

    （2）申碼基本屬性與基本計(jì)量單位不一致。如西部鉆探公司某二級(jí)單位申請(qǐng)將部分潤(rùn)滑油編碼的基本計(jì)量單位由桶或公斤改為噸，這樣修改后可以規(guī)范潤(rùn)滑油的單位統(tǒng)一為噸，比較合理。但卻由于已經(jīng)有二級(jí)單位使用這個(gè)編碼制作采購(gòu)信息記錄，修改基本計(jì)量單位后造成了價(jià)格錯(cuò)誤。再如螺帽的基本計(jì)量單位，不同二級(jí)單位有的業(yè)務(wù)員認(rèn)識(shí)不同，有的認(rèn)可百件，有的認(rèn)可公斤，有的認(rèn)為用只，意見(jiàn)不一致造成計(jì)量單位比較亂。

    （3）物資編碼申請(qǐng)與采購(gòu)作業(yè)時(shí)序產(chǎn)生矛盾。如計(jì)算機(jī)型號(hào)已內(nèi)含品牌、廠家等信息，但因?yàn)楦鲝S家（品牌）型號(hào)編制方式不同，在制作需求計(jì)劃申碼時(shí)不能填寫品牌型號(hào)，只能在其他屬性字段和備注中填寫CPU、內(nèi)存、硬盤、顯示器等屬性，造成物資的主要屬性描述不準(zhǔn)確，且使最終采購(gòu)確定的供應(yīng)商供貨物資型號(hào)與需求不完全一致。

    （4）已申請(qǐng)編碼無(wú)法與后續(xù)業(yè)務(wù)銜接的重碼、錯(cuò)碼問(wèn)題。如某二級(jí)單位提出的出口材料結(jié)算問(wèn)題，要求申碼名稱規(guī)格（10000106777抗鹽聚合物降濾試劑SP-8）與報(bào)關(guān)憑證、合同訂單等使用的名稱（鉆井液用聚合物降濾試劑SP-8）一致。而通過(guò)查詢其審核提報(bào)的編碼，是同一物資。

    從上述的問(wèn)題來(lái)看，由于各地區(qū)公司相關(guān)人員對(duì)物料屬性的認(rèn)知程度、編碼管理工作要求不一，加之一些外部環(huán)境的影響如生產(chǎn)需求與物資管理的矛盾及相關(guān)利益方因素等。物資編碼質(zhì)量參差不齊的狀況可能一時(shí)仍難以改變。分類碼問(wèn)題、一物多碼、錯(cuò)碼和物料描述不規(guī)范、物資編碼與采購(gòu)時(shí)序的矛盾等問(wèn)題將難免再次出現(xiàn)。因此如何處理這些矛盾，成為相關(guān)制度、ERP業(yè)務(wù)流程、編碼靈活度等方面亟待改進(jìn)解決的問(wèn)題。

    3 對(duì)編碼管理工作的建議

    物資分類是物資數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的需要，也是制定集中采購(gòu)目錄的依據(jù)，執(zhí)行集中采購(gòu)必須有正確的明細(xì)編碼。明細(xì)編碼又是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在底層支持各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)運(yùn)運(yùn)行。隨著更多的地區(qū)公司ERP上線運(yùn)行，MDM中編碼數(shù)據(jù)會(huì)迅速增加，重碼、廢碼等冗余數(shù)據(jù)也會(huì)不斷增多。因此，為進(jìn)一步規(guī)范編碼管理，提高物資編碼質(zhì)量，有效利用編碼平臺(tái)的資源，提出以下幾點(diǎn)建議：（1）加大相關(guān)人員和設(shè)備的投入，保證網(wǎng)絡(luò)安全暢通、服務(wù)器響應(yīng)及時(shí)，并由地區(qū)專家組與地區(qū)公司物料管理崗共同參與，以保質(zhì)保量完成編碼工作；（2）檢查已發(fā)布編碼，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。重點(diǎn)對(duì)一級(jí)采購(gòu)物資目錄內(nèi)的分類碼與明細(xì)碼進(jìn)行全面檢查，凍結(jié)重碼錯(cuò)碼；對(duì)一級(jí)物資目錄內(nèi)物資的新增申碼嚴(yán)格審核，確保新碼質(zhì)量；利用編碼平臺(tái)對(duì)地區(qū)公司在用編碼進(jìn)行檢查，確保已發(fā)布數(shù)據(jù)質(zhì)量；（3）地區(qū)公司物料管理崗負(fù)責(zé)本公司物料編碼，嚴(yán)格按照物料組和屬性要求審核維護(hù)編碼申請(qǐng)，尤其保證備注字段不得隨意填寫內(nèi)容，并且注意申碼物資的基本計(jì)量單位的合理性，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量：（4）完善系統(tǒng)支持，及時(shí)升級(jí)MDM平臺(tái)，采取集團(tuán)統(tǒng)一管理和地區(qū)公司自編碼相結(jié)合的方式，解決物資編碼與采購(gòu)作業(yè)時(shí)效的矛盾；（5）對(duì)ERP新，卜線公司，制定合理的時(shí)間表，確保上線前物資屬性檢查核實(shí)和配碼。或派駐編碼專家負(fù)責(zé)新上線公司的申碼核對(duì)及審核工作：（6）嚴(yán)把物資的到貨驗(yàn)收關(guān)，檢查到貨物資名稱、規(guī)格型號(hào)、說(shuō)明書等與編碼的物料描述一致，確保信息流與實(shí)物流匹配；（7）當(dāng)編碼工作質(zhì)量提高條件成熟時(shí)，統(tǒng)一基本計(jì)量單位，根據(jù)申碼情況，合理確定新增申碼數(shù)量和臨時(shí)自編碼數(shù)量，減少數(shù)據(jù)冗余；（8）注意編碼及時(shí)性。由于編碼管理采用先申請(qǐng)后發(fā)布的方式，要注意及時(shí)性問(wèn)題，尤其是分類碼的申請(qǐng)，避免編碼工作影響物資采購(gòu)，成為焦點(diǎn)；（9）堅(jiān)持先配碼再做物資相關(guān)業(yè)務(wù)。避免由于各種原因等確定名稱后再到MDM申碼，造成申碼困難或不符合控制規(guī)范的行為。

    我們相信，隨著將來(lái)中國(guó)石油ERP項(xiàng)目的傘面推進(jìn)，相關(guān)制度進(jìn)一步完善，業(yè)務(wù)流程規(guī)范細(xì)化，在編碼專家和數(shù)據(jù)管理人員的努力下，上述問(wèn)題一定會(huì)得到解決，物資編碼管理工作也會(huì)跨上一個(gè)新的臺(tái)階。

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