引言

    隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、復雜化、多樣化，尤其是大型信息系統(tǒng)的開發(fā)已經(jīng)成為一項龐大的系統(tǒng)工程，投資大、周期長、高技術(shù)、高風險。因此，對信息系統(tǒng)的生命周期進行嚴格、規(guī)范的質(zhì)量管理與控制至關(guān)重要。由于開發(fā)單位往往由于其技術(shù)力量有限，無力對項目的技術(shù)、設(shè)備、質(zhì)量、進度等進行控制，因此在系統(tǒng)的開發(fā)方與委托方之間引入第三者——監(jiān)理，這是信息系統(tǒng)工程中保證工程質(zhì)量、進度、成本的重要手段，也是保證項目實施成功的要素之一。

一、信息系統(tǒng)監(jiān)理中信息管理的若干問題

    1.信息管理與信息系統(tǒng)監(jiān)理

    目前在信息化建設(shè)領(lǐng)域信息系統(tǒng)建設(shè)是一項投資大、周期長、知識密集、高風險的系統(tǒng)工程，行業(yè)新穎、人員年輕、科技含量高、智力密集、所涉及的領(lǐng)域?qū)拸V、對實踐經(jīng)驗要求高。但信息系統(tǒng)工程的市場不規(guī)范、政策法規(guī)不完善、缺少監(jiān)督監(jiān)理機制，致使不成功的信息系統(tǒng)工程建設(shè)屢見不鮮。信息系統(tǒng)工程監(jiān)理在此情況下應(yīng)運而生，而信息管理作為信息系統(tǒng)監(jiān)理“四控、三管、一協(xié)調(diào)”中的其中一項對信息系統(tǒng)監(jiān)理起著重要的作用。在這里通過介紹，希望能夠使人們認識到信息系統(tǒng)監(jiān)理中信息管理的作用及其重要性。

    信息系統(tǒng)工程監(jiān)理，依據(jù)信息產(chǎn)業(yè)部《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》，是指依法設(shè)立且具備相應(yīng)資質(zhì)的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位，受業(yè)主單位委托，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標準和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對信息系統(tǒng)工程項目實施的監(jiān)督管理。

    信息管理是人類為了有效地開發(fā)和利用信息資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對信息資源進行計劃、組織、領(lǐng)導和控制的社會活動。簡單地說，信息管理就是人對信息資源和信息活動的管理。

    信息管理的最終目的是信息的使用。它是信息管理活動的目的，同時也是檢驗信息工作成效的主要途徑。

    信息系統(tǒng)監(jiān)理作為服務(wù)性行業(yè)是受業(yè)主方委托，代表業(yè)主的利益，保護投資、控制質(zhì)量、確保進度；站在第三方的立場，公平對待工程各方，確保公正性、公平性、公開性。信息系統(tǒng)監(jiān)理與生產(chǎn)性行業(yè)相比沒有產(chǎn)品成果，但在信息系統(tǒng)監(jiān)理過程中監(jiān)理文檔是記錄監(jiān)理工作信息的重要載體，也是監(jiān)理項目部的主要工作成果之一，同時作為檔案對信息系統(tǒng)工程及信息系統(tǒng)監(jiān)理工作的具體情況等信息進行查詢。監(jiān)理文檔作為信息的一種表現(xiàn)形式更能體現(xiàn)出在信息系統(tǒng)監(jiān)理工作中信息管理的重要性。

    2.信息系統(tǒng)監(jiān)理中信息管理方法

    編制監(jiān)理文檔是信息系統(tǒng)監(jiān)理工作中信息管理的主要手段。監(jiān)理文檔編制過程中應(yīng)使文檔覆蓋整個工程項目生存期，同時還要保證文檔的可管理性，監(jiān)理單位、建設(shè)單位、承建單位各方對文檔的可讀性，對專業(yè)性文檔應(yīng)標識文檔標準。為了進一步提高信息系統(tǒng)監(jiān)理工作水平，促進信息系統(tǒng)監(jiān)理工作的程序化、規(guī)范化、科學化，為以后監(jiān)理工作做好基礎(chǔ)，監(jiān)理單位應(yīng)認真做好監(jiān)理文檔的管理工作。監(jiān)理文檔應(yīng)與工程形象進度同步建立，按類別及時整理歸檔，要求真實齊全、紙張統(tǒng)一，編有檢索目錄，便于查詢。

    監(jiān)理單位所編制的正式或非正式監(jiān)理文檔都是重要的，監(jiān)理文檔管理工作包括文檔計劃、編寫、修改、分發(fā)和維護等各個方面。

    此外監(jiān)理文檔的格式應(yīng)該統(tǒng)一，監(jiān)理單位結(jié)合自身的管理信息系統(tǒng)及國家檔案管理相關(guān)的要求來統(tǒng)一定義文檔格式，這樣便于對監(jiān)理文檔進行管理。

    信息系統(tǒng)監(jiān)理過程中信息管理時應(yīng)注意以下事項：

    （1）監(jiān)理文檔應(yīng)及時整理、真實完整、分類有序；

    （2）監(jiān)理文檔的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施；

    （3）監(jiān)理文檔應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔；

    （4）監(jiān)理文檔的編制及保存應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、信息系統(tǒng)監(jiān)理的進度管理

    監(jiān)理人員主要是對進度管理的整個過程進行審查，包括審查進度計劃的合理性、可行性，進度進程的完成情況，以及進度的調(diào)整與改進對策等。

    1 進度計劃制定的監(jiān)理

    進度計劃主要是對進度安排的合理性做出評價，目的在于為評價實際進度提供一個可靠的尺度。任何過緊或過松的進度都不足以反映開發(fā)方的工作情況。進度太緊會導致項目為了趕工而損害質(zhì)量，提高成本，進度太松對于開發(fā)方?jīng)]有壓力，也會影響質(zhì)量。合理的進度計劃及要給各方一定的壓力，要使其通過努力達到既定的目標。

    1.1 進度計劃書的規(guī)范性

    監(jiān)理人員在審查進度計劃時，要檢查計劃書是否按照標準格式編寫，這種格式應(yīng)盡量依照國家標準和國際標準。如果在某項業(yè)務(wù)上沒有相應(yīng)的標準，開發(fā)方應(yīng)該預先制定本項目的進度計劃編寫規(guī)范，這個規(guī)范應(yīng)該是經(jīng)過監(jiān)理人員評審并同意的進度計劃的規(guī)范，能夠全面反映項目過程，并為各種需要閱讀計劃書的人提供良好的可讀性。

    1.2 計劃書內(nèi)容的完備性

    計劃中是否反映出時間、人物、結(jié)果等形式，在項目計劃的早期可以首先建立一個宏觀的進度安排表，隨著項目的進展，再將宏觀進度表中的每一項內(nèi)容細化成詳細的進度表。詳細進度表應(yīng)該細化到每周，包括每個人的職責和任務(wù)分派情況。正確的任務(wù)分派要控制好三個關(guān)鍵點。時間點、交付品、責任人。

    1.3 進度安排的合理性

    監(jiān)理人員可以從以下幾個角度來度量進度安排的合理性。

    (1)總的開發(fā)周期。

    (2)在制訂進度計劃時，要根據(jù)項目規(guī)模分成幾個里程碑，兩個里程碑之間留大約30%的緩沖時間。

    (3)工作量安排。

    (4)開發(fā)人員的可靠性。

    (5)開發(fā)能力與資源的限制。

    (6)系統(tǒng)開發(fā)方法與過程。

    (7)工作量分布。

    2 進度進程實施的監(jiān)理

    在進度計劃制定后，監(jiān)理人員需要對進度進程進行實時跟蹤和控制，通過使用多角度、多層次的數(shù)據(jù)、表格、圖形，增強項目任務(wù)與進度狀態(tài)的可視性，將實際與計劃進度進行對比。監(jiān)理人員在審查進度時可以在執(zhí)行過程中的檢查點進行，也可以在特定的時間進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會、周報、匯報；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外，交付品的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。在正式檢查方法中，參加項目組的例會是一種非常簡單有效的方式。

    當出現(xiàn)進度偏差時，監(jiān)理人員要認真分析，并向項目組人員提出建議，盡快彌補進度的偏差，偏差的大小及其所處的位置對后續(xù)工作及總進度的影響程度是不同的。在對進度計劃實施分析的基礎(chǔ)上，確定調(diào)整方案。

    在進度糾偏過程中，監(jiān)理人員主要關(guān)注以下幾點：開發(fā)方是否制定進度管理的方法、體制，是否得到計劃、開發(fā)、運行及維護各業(yè)務(wù)負責人的認可；計劃、開發(fā)、運行及維護各業(yè)務(wù)負責人是否把握進度狀況，是否按計劃執(zhí)行；糾偏措施所產(chǎn)生的風險；各業(yè)務(wù)結(jié)束時，是否按計劃等實施狀況進度分析與評價；評價的結(jié)果是否反映到下階段工程的進度計劃中；評價的結(jié)果是否反映對進度管理的方法與體制等進行改進。尤其是壓縮進度時會影響到系統(tǒng)的質(zhì)量，如何取舍是非常關(guān)鍵的，IT 監(jiān)理人員應(yīng)當將情況及時向委托方報告，并征求委托方的意見。

    3 進度調(diào)整的監(jiān)理

    由于邊界條件的變化、系統(tǒng)的變更、管理失誤等原因，需要及時重新調(diào)整原來確定的計劃，避免新的變化引起的進度拖延。進度調(diào)整要跟蹤需求變化，以控制需求的穩(wěn)定性，并進行需求變更的影響分析。

    在這一階段，監(jiān)理人員主要針對以下要點進行檢查：

    3.1 分析進度調(diào)整計劃的合理性

    對于進度延遲，監(jiān)理人員應(yīng)該收集數(shù)據(jù)實地檢查，與開發(fā)者進行會談，獲取對項目進展可能出現(xiàn)問題的客觀評估，分析產(chǎn)生偏差的原因；在查明原因之后，要分析偏差對后續(xù)工作和總進度的影響，確定是否應(yīng)當調(diào)整。監(jiān)理人員主要審查以下幾點：

    （1）調(diào)整計劃是否對后續(xù)工作、總進度和質(zhì)量造成不良影響；

    （2）進度調(diào)整后主要關(guān)鍵節(jié)點、后續(xù)工作的限制條件以及總進度允許變化的范圍；

    （3）對于調(diào)整后的進度計劃項目組是否有能力完成；

    （4）對于調(diào)整后的工作或計劃，是否落實到具體的行動方案上；

    （5）在項目繼續(xù)實施中，執(zhí)行調(diào)整后的進度計劃，并繼續(xù)進度跟蹤。

    3.2 分析進度調(diào)整方法的科學性

    在進行進度控制與調(diào)整的基礎(chǔ)上，監(jiān)理人員還需要對進度的合理性給予評價，并檢查開發(fā)或維護人員是否根據(jù)評價結(jié)果對系統(tǒng)進行相應(yīng)的改進，從而實現(xiàn)進度評價的有效性。進度評價主要有以下幾點：

    （1）檢查在各業(yè)務(wù)結(jié)束時，是否按計劃對實施狀況進行分析與評價，評價的結(jié)果是否客觀、真實，是否分析了影響進度的主要原因，是否提出了相應(yīng)的應(yīng)對措施，應(yīng)對措施是否合理，能否實現(xiàn)等。

    （2）檢查評價的結(jié)果是否反映到下階段工程的計劃中，在下階段的工程實施過程中是否按照相應(yīng)的進度調(diào)整計劃進行實施。

    （3）對進度的評價是否反映對進度管理的方法與體制等的改進。

三、結(jié)束語

    在監(jiān)理過程中，監(jiān)理單位應(yīng)按照公正、獨立、自主的原則開展監(jiān)理活動，維護委托方與開發(fā)方的合法權(quán)益，一方面，嚴格按照有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范、標準實施監(jiān)理，嚴格按照監(jiān)理合同和其它合同實施監(jiān)理；另一方面，要運用合理的技能，謹慎而努力地工作，為委托者提供滿意的服務(wù)。同時，應(yīng)當與開發(fā)方友好合作，共同實現(xiàn)項目總目標。

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本文標題：論ERP信息系統(tǒng)監(jiān)理中的信息管理和進度管理

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