一、 監(jiān)理的必要性
(一)監(jiān)理是信息產業(yè)價值鏈進一步分工的產物
在信息產業(yè)價值鏈上有三層，第一層是軟件商，他們主要的任務是開發(fā)軟件;第二層是實施隊伍，他們以實施顧問的身份出現，第三層是咨詢公司，提供信息化戰(zhàn)略咨詢，他們針對企業(yè)信息化過程中的流程再造、組織變革、管理變革為企業(yè)提供信息咨詢。但目前，國內并沒有形成明顯的三層結構：即做軟件的做軟件，做實施的做實施，做咨詢的做咨詢。其中，咨詢公司往往都在做實施，實際上無法扮演咨詢角色，也就是說咨詢公司不能作為用戶朋友的身份出現。此外，有些軟件公司既做軟件開發(fā)，也做系統(tǒng)實施，更做管理咨詢。在這些情況下，咨詢方是站在軟件商的立場上，為確保用戶方的利益，監(jiān)理便應運而生。
(二)企業(yè)實施ERP的經驗不足，需要監(jiān)理給予必要的指導
管理信息系統(tǒng)對大多數企業(yè)來講并不陌生，但ERP就不然。ERP的實施對絕大多數企業(yè)而言往往都是首次遭遇，嚴重缺乏經驗。由于ERP在國內還只有少數企業(yè)在應用，再者ERP本身嚴密的科學性、高度的集成性和實施的復雜性，往往使企業(yè)在實施過程中始終會感到心里不踏實，出現問題不知采取何種對策，更談不上對可能出現的問題預先制定防范措施。因此，需要中立的第三方監(jiān)理給予必要的幫助，指導企業(yè)實施ERP。
(三)引入ERP監(jiān)理機制是規(guī)避ERP風險的需要
ERP投資大、風險高。一家調查機構對美國年營業(yè)額在5億美元以上并采用了ERP系統(tǒng)的公司進行的研究結果披露，ERP 系統(tǒng)采用成本超過預計成本的178%，安裝時間超過預計時間的230%，使用后公司虧損卻達到令人驚訝的59%。根據以上所述，ERP是一個高風險的企業(yè)管理系統(tǒng)工程項目。需要有中立的第三方在項目的績效控制、項目進度控制、項目成本控制等方面對整個ERP項目進行協(xié)調，化解ERP 實施風險。此外 ， 監(jiān) 理的產生也是分擔信息化風險的需要。對于大型信息化項目的風險是不容易控制的，通過授權監(jiān)理公司，使監(jiān)理公司承擔了一部分項目風險
(四) 企業(yè)和實施顧問公司之間利益沖突，需要ERP監(jiān)理從中化解
企業(yè)關注的是實施信息化系統(tǒng)后對企業(yè)的實際效果如何;而實施顧問公司更為關注項目的成本與利潤控制。特別是實施公司為了爭奪客戶，在與客戶接觸的前期階段過分夸大項目的預期效果，過分提高客戶的項目期望等等，信息不對稱都為后續(xù)出現的項目矛盾或糾紛造成了隱患。另一方面，企業(yè)由于對信息技術認識差距，要求對實施過程計劃更改，對實施結果與軟件實施商的認識分歧等，也造成誤解和沖突。要減少或消除這種信息化不對稱和工作不協(xié)調，有必要引人監(jiān)理機制，從中做必要的協(xié)調，化解潛在利益沖突。
二、監(jiān)理的基本概念
(一)監(jiān)理的含義
“監(jiān)理 ”一 詞是指人們對一種行為活動的監(jiān)督理順。信息化監(jiān)理源自于國外，20世紀90年代由國內咨詢公司引進。ERP監(jiān)理受業(yè)主(企業(yè))的委托，依據國家有關法律、法規(guī)、技術標準和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對該單位信息工程項目的全過程進行監(jiān)督管理，并站在第三方的立場上，公正地協(xié)調企業(yè)、軟件公司、實施顧問的關系，通過監(jiān)督、審查、控制ERP 各個模塊的實施，使系統(tǒng)按預定的質量、進度、投資目標全面上線�？梢钥闯�，監(jiān)理的服務對象是企業(yè)，但代表了企業(yè)、實施顧問、軟件公司等各方的利益。
(二)監(jiān)理的內容
總的來說 ，ERP監(jiān)理的內容可概括為:“三監(jiān)督，三控制，一協(xié)調，一審查”(見圖1)。
1.三監(jiān)督。三監(jiān)督是指事前監(jiān)督，事中監(jiān)督、事后監(jiān)督，即:ERP 系統(tǒng)實施前監(jiān)督、實施過程中的監(jiān)督、實施后的監(jiān)督。監(jiān)理專家圍繞整個ERP的實施過程，對關系到ERP 順利實施的各個因素進行監(jiān)督，并針對潛在的風險提出解決方案，及時地把風險控制在預定的范圍內。
2.三控制。“三控制”是指質量控制、投資控制、進度控制。質量控制是指監(jiān)理專家在實施前對軟、硬件質量進行控制，例如，發(fā)放評測問卷，評測軟、硬件的質量，協(xié)助企業(yè)選擇軟、硬件系統(tǒng)，并在實施的過程中，對系統(tǒng)實施效果進行必要的控制，使其上線后系統(tǒng)的質量水平達到預定的目標。投資控制是指監(jiān)理專家在ERP系統(tǒng)的實施過程中，對軟、硬件、人員的投人，確保把ERP的投資控制在預定或企業(yè)可以承受的范圍內。進度控制是指監(jiān)理專家在信息系統(tǒng)的實施進程中，按預定的目標控制系統(tǒng)的實施進度，即確保系統(tǒng)的實施進度按計劃進行，力爭不延期、不提前。
3.一協(xié)調。站在公正的角度協(xié)調軟件開發(fā)商、用戶之間的可能、潛在的沖突或矛盾，理順企業(yè)、軟件、實施顧問三者之間的關系。
4.一審查。監(jiān)理專家對項目的所有階段性成果，或者里程碑式的成果，包括整個項目的技術路線、技術策略、技術方法、項目管理的方法與策略等與項目有關的情況進行審查，并給出評估意見。
(三)監(jiān)理的費用
理論上講 ，ERP監(jiān)理的構成是監(jiān)理單位在ERP項目監(jiān)理活動中所需要的全部成本，再加上應交納的稅金以及監(jiān)理公司應獲取的合理的利潤。一般工程建設監(jiān)理費用的估算方式，通常是在工程的概算中列支。所以，一些ERP項目監(jiān)理的費用也是按照占整個項目費用的3%一5%左右估算。但是，監(jiān)理費用的定價也可采用靈活的方式，根據雙方估計的工作量定價。
(四)ERP項目監(jiān)理的組織保證
對于實施 ERP系統(tǒng)，監(jiān)理機構可根據工程項目規(guī)模、性質及業(yè)主對監(jiān)理的要求，委派合適的人員擔任項目的總監(jiān)理工程師，代表監(jiān)理單位全面負責該項目的監(jiān)理工作�？偙O(jiān)理工程師對內向監(jiān)理單位負責，對外向業(yè)主服務。在總監(jiān)理工程師的具體領導下組建項目的監(jiān)理班子，并根據簽訂的監(jiān)理委托合同，制定監(jiān)理規(guī)劃和具體的實施計劃，開展監(jiān)理工作�？偙O(jiān)理工程師應進人企業(yè)ERP決策委員會，和企業(yè)其它的高層領導、實施顧問一起工作，并擁有建議權。
三、監(jiān)理的過程
2003 年 ，筆者所在的研究隊伍承擔了某集團型企業(yè)ERP項目監(jiān)理，經過5個月的實施工作，該企業(yè)的ERP系統(tǒng)全面上線。ERP項目實施期間，監(jiān)理組開展的工作主要集中在三個方面。
一)項目實施前監(jiān)理
在ERP項自實施前，監(jiān)理的專家主要的任務是全面調研企業(yè)的現狀，明確企業(yè)對信息化的需求，協(xié)助企業(yè)明晰ERP要為企業(yè)自身解決的問題。在此基礎上，協(xié)助企業(yè)開展ERP軟、硬件系統(tǒng)和系統(tǒng)實施顧問公司的選擇。監(jiān)理專家以評測的方式對系統(tǒng)軟、硬件的功能、技術性能、價位、技術支持等方面評測，確保企業(yè)選擇滿足需要的、高性價比的ERP軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)。此外，監(jiān)理專家還應對系統(tǒng)實施顧問的資質、服務能力、實施費用進行評測。必要的時候，監(jiān)理專家有必要協(xié)助企業(yè)進行軟、硬件系統(tǒng)和實施顧問的商務談判。
(二)項目實施過程中監(jiān)理
項目過程監(jiān)理主要是指在項目實施過程中，對項目實施進行監(jiān)督和控制，其主要作用和任務是:控制項目實施過程中投人的各種資源和達到的目標，使之達到項目實施計劃的要求。項目實施階段監(jiān)理工作的主要目的:控制項目質量、進度和費用目標，為項目驗收打好基礎，實現和滿足用戶需求。
在項目的實施過程中，監(jiān)督和控制的依據是計劃和目標，監(jiān)督和控制的目的是要使實施工作按計劃進行并達到預期的目標。當有問題發(fā)生時，其直接的表現就是實施結果偏離了原來的計劃和目標，在這種情況下，項目監(jiān)理的工作，就是要及早發(fā)現這種偏離，分析原因，提出校正偏離的建議。
1.需求診斷。
(1)開展ERP項目策劃。協(xié)助企業(yè)確定ERP總需求、企業(yè)擬解決的問題、系統(tǒng)實施的總目標。(2)監(jiān)理協(xié)助企業(yè)開展需求調研、完成調研報告。監(jiān)理專家應參與的工作有:協(xié)助企業(yè)開展信息化現狀(如計算機數據，現有的軟件，信息人才儲備等)、企業(yè)信息化系統(tǒng)應用情況、企業(yè)自有信息化技術人員情況、企業(yè)競爭力簡述、采用信息化業(yè)務發(fā)展的要點、當前企業(yè)基本業(yè)務原有流程、業(yè)務任務下達與分解過程、目前經營、計劃、調度重點業(yè)務信息等多方面的調研。(3)需求分析。和企業(yè)、實施顧間一起，研究企業(yè)對信息化的需求;明晰企業(yè)現有流程和ERP系統(tǒng)的沖突;參與企業(yè)的業(yè)務流程重組。
2.企業(yè)藍圖。
在企業(yè)藍圖階段，監(jiān)理專家應根據需求分析階段得到的分析結果，審核企業(yè)組織結構是否能適應ERP的需要;部門業(yè)務流程是否詳細，部門之間的業(yè)務流程是否流暢;培訓計劃是否全面、可行。
3.系統(tǒng)準備。
系統(tǒng)準備包括軟、硬件的準備，也包括人員的準備。監(jiān)理專家將根據企業(yè)草圖的需求、，檢查軟件、硬件系統(tǒng)是否齊全，實施顧問是否得力、是否到位;同時，企業(yè)自身的人員投人是否合適，是否能支持系統(tǒng)全面上線。此外，監(jiān)理專家還應仔細檢查企業(yè)基礎數據準備是否齊全，培訓材料是否易于員工學習，員工培訓是否到位，用戶手冊是否完整、規(guī)范等。
4.系統(tǒng)實施。
在系統(tǒng)實施階段，監(jiān)理專家將對系統(tǒng)各模塊進行單元測試，并對所有模塊一起執(zhí)行系統(tǒng)整合測試，以確定所有ERP作業(yè)是否均符合企業(yè)藍圖所訂定的流程。在此期間，監(jiān)理專家應及時地協(xié)調實施顧問和部門工作人員發(fā)生的沖突，并對出現的問題提出建議，供ERP項目決策委員會參考。
5.系統(tǒng)評佑。
系統(tǒng)評估是指監(jiān)理專家協(xié)助企業(yè)對上線后的系統(tǒng)實施情況進行評估。在系統(tǒng)評估階段，監(jiān)理專家主要的任務是評估系統(tǒng)的實施結果，如可比生產成本降低情況，庫存占用資金的減少情況，生產計劃的執(zhí)行情況等，并能針對實施結果的缺陷提出校正的意見。
(三)項目實施后監(jiān)理
項目后期監(jiān)理，是指在項目實施完成以后，再對項目整個實施過程進行回顧、分析和評判，考察項目實施結果，分析項目實施的得與失。項目后期監(jiān)理工作的主要目的:通過系統(tǒng)試運行，考察系統(tǒng)是否達到合同規(guī)定的各項要求，是否滿足用戶需求。在項目實施后期，監(jiān)理主要應參與的工作有:組織審查系統(tǒng)試運行方案和項目驗收大綱;檢查系統(tǒng)的試運行工作日志或紀錄;審查各專業(yè)(布線、網絡、軟件)的初步驗收測試報告;組織計算機網絡系統(tǒng)驗收測試;組織應用系統(tǒng)的驗收測試;組織項目的考核和驗收的評審會議工作;協(xié)助辦理系統(tǒng)和文檔的交付;編寫并提交項目監(jiān)理總結報告。
四、ERP項目監(jiān)理的基本要求
ERP項目監(jiān)理是近年才出現的新事物，對于監(jiān)理目前并沒有相應的法則或法規(guī)加以規(guī)范化。筆者就所處研究隊伍近年來開展的ERP項目監(jiān)理工作出發(fā)，認為:
(一)監(jiān)理是中立的第三方中立機構
ERP項目區(qū)別其他項目的特殊性在于它是對業(yè)主自身的管理變革，業(yè)主具有雙重身份，既是項目的所有者，同時又是項目的核心主體，ERP項目的工作量很大一部分必須由業(yè)主方自己完成。監(jiān)理為保證項目按進度正常推進，除了根據項目合約對實施顧問進行監(jiān)控，也必須對業(yè)主進行監(jiān)控，即:監(jiān)理處在第三方中立的位置，既要對業(yè)主負責，也要對實施顧問負責。
(二)全面了解企業(yè)的狀況
ERP系統(tǒng)貫穿于產品設計、制造工藝、生產計劃、生產作業(yè)與控制和財務成本等制造性企業(yè)關注的各個管理環(huán)節(jié)，將企業(yè)的不同環(huán)節(jié)之間的不同職能如計劃和日程安排、采購、生產、融資等的關鍵數據和溝通信息整合起來。實施ERP 系統(tǒng)將會對企業(yè)的生產管理、財務、銷售、庫存等諸多方面帶來深刻的變革。作為ERP項目監(jiān)理，有必要全面了解企業(yè)的生產狀況，并從系統(tǒng)的角度出發(fā)，協(xié)助企業(yè)做信息化規(guī)劃，進而選擇合適的軟、硬件系統(tǒng)，以及適合企業(yè)需要的實施顧問。
(三)對ERP系統(tǒng)有充分的認識
要做好ERP項目監(jiān)理，須全面把握ERP的原理、系統(tǒng)導人等技術;能準確的預測企業(yè)實施后，企業(yè)會發(fā)生的變化;并能根據企業(yè)的現狀，充分估計企業(yè)在實施ERP的過程中，可能出現的問題。如果監(jiān)理專家對ERP本身沒有深刻的認識，就無法協(xié)助企業(yè)選擇適合企業(yè)的ERP軟件，同時也無法有效地幫助企業(yè)開展業(yè)務流程重組。
(四)具備技術和管理集成的能力
ERP系統(tǒng)是一個集信息技術與先進管理思想為一體的集成性系統(tǒng)。一方面是由于ERP系統(tǒng)一般需要綜合運用自動監(jiān)控、通信網絡、軟件工程等諸多先進技術。另一方面ERP系統(tǒng)的實施要對企業(yè)的業(yè)務流程做必要的重組與再造，涉及到企業(yè)管理方式的變革;企業(yè)實施ERP，大多出自于以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的考慮，ERP系統(tǒng)的導人會更多地反映企業(yè)的戰(zhàn)略思想。因此，作為監(jiān)理專家，應從信息技術和管理思想集成的角度，企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度來理解ERP，并協(xié)助企業(yè)推進ERP的順利實施和應用。
(五)監(jiān)理專家應具有咨詢能力
從概念上 “監(jiān)理”沿用了建筑行業(yè)的監(jiān)理概念，對ERP來說，監(jiān)理應包含部分咨詢的內容。國外只有一個大咨詢的概念，有管理咨詢、技術咨詢、工程咨詢還有財務審計咨詢等不同的層面。具體到工程咨詢和技術咨詢，我國在20世紀80年代借鑒國外經驗的時候用了“監(jiān)理”這個詞。這表明，監(jiān)理由咨詢派生而來，監(jiān)理專家應具備咨詢的能力，能在企業(yè)業(yè)務流程重組中，對各個模塊，如生產管理、庫存、銷售等，就技術和管理問題向ERP決策委員會提出建議。監(jiān)理專家主要的任務是監(jiān)督并控制系統(tǒng)的實施，從理論上講監(jiān)理專家處于總攬全局的地位，他應比實施顧問具備更強的咨詢能力。
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