1 問題提出
近年來,隨著我國政府和企業(yè)信息化建設(shè)的深入推進(jìn),信息化工程監(jiān)理作為一個新興的行業(yè)應(yīng)運(yùn)而生,并如雨后春筍般地迅速發(fā)展。
在信息化工程監(jiān)理項目越來越多的情況下,為提高工作效率,信息化工程監(jiān)理行業(yè)自然而然地萌生了利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來開展項目監(jiān)理工作的需求。但是,現(xiàn)有的其他行業(yè)監(jiān)理軟件均是以文檔管理為核心,不能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下以流程為紐帶有序地組織有關(guān)各方協(xié)同辦公。于是這樣的呼聲日益高漲:信息工程監(jiān)理行業(yè)需要有適合自己工作特點(diǎn)的行業(yè)軟件系統(tǒng)。
信息工程監(jiān)理公共服務(wù)平臺(以下簡稱服務(wù)平臺)是面向方興未艾的信息化建設(shè)浪潮,為推動信息工程監(jiān)理行業(yè)的發(fā)展,按照《信息化工程監(jiān)理規(guī)范(GB-T 19668_1-2005)》等國家有關(guān)信息工程監(jiān)理規(guī)范的要求,基于現(xiàn)代信息技術(shù)手段而創(chuàng)建的。是一個功能齊全、體系完備、安全高效的公共服務(wù)系統(tǒng)。
服務(wù)平臺以監(jiān)理項目管理為核心,以流程為紐帶,為信息工程建設(shè)有關(guān)各方提供一個安全、便利的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公環(huán)境。
服務(wù)平臺同時提供綜合信息服務(wù)、整合專家資源開通專家咨詢熱線、整合地區(qū)專業(yè)檢測資源提供相關(guān)檢測服務(wù)以及有關(guān)技術(shù)規(guī)范(標(biāo)準(zhǔn))與政策法規(guī)查詢與下載等配套服務(wù)。
為加強(qiáng)信息工程監(jiān)理業(yè)的行業(yè)管理,服務(wù)平臺還應(yīng)為信息工程監(jiān)理協(xié)會提供各項管理功能。
服務(wù)平臺的核心內(nèi)容是監(jiān)理項目管理、服務(wù)平臺的關(guān)鍵技術(shù)與創(chuàng)新點(diǎn)是工作流程管理與信息安全、服務(wù)平臺的運(yùn)行機(jī)制是共享共建。
服務(wù)平臺應(yīng)該體現(xiàn)以下綜合效益:
第一、規(guī)范信息工程建設(shè)項目的監(jiān)理行為;
第二、便利業(yè)主、監(jiān)理單位和承建單位等三方的協(xié)同工作,提高工作效率;
第三、加強(qiáng)有關(guān)部門對信息工程監(jiān)理工作的管理。
2 框架構(gòu)想
根據(jù)以上需求,設(shè)計如下的平臺框架各個模塊內(nèi)容規(guī)劃如下:
圖1.信息工程監(jiān)理公共服務(wù)平臺框架示意圖
2.1 綜合信息服務(wù)
(1)信息工程建設(shè)項目信息
提供潛在的、在建的和已建的信息工程項目動態(tài)信息。潛在項目―土建已開工,信息工程建設(shè)內(nèi)容暫未公示的新建大樓或已經(jīng)公示項目規(guī)劃,但暫未啟動者。提供業(yè)主、主管部門、項目概況;
在建項目―已開始招標(biāo)或已開工的項目。提供業(yè)主、項目內(nèi)容、投資規(guī)模,招、投標(biāo)信息、中標(biāo)施工單位、監(jiān)理單位(總監(jiān)理工程師)信息;
已建項目―已經(jīng)按照信息工程監(jiān)理規(guī)范實施監(jiān)理并已竣工項目。提供業(yè)主、項目內(nèi)容、投資規(guī)模,施工單位、監(jiān)理單位(總監(jiān)理工程師)和工程質(zhì)量評估(項目獲獎)信息。
(2)信息工程監(jiān)理單位信息提供全國或本地有資質(zhì)的信息工程監(jiān)理單位名單、重點(diǎn)介紹部分單位的概況、實力與業(yè)績(含圖片與視頻)。
(3)信息工程監(jiān)理工程師信息提供全國或本地有資質(zhì)的信息工程監(jiān)理工程師名單、重點(diǎn)介紹其中部分人的履歷、業(yè)績與論文。提供有關(guān)監(jiān)理工程師培訓(xùn)信息與資料。
(4)信息化技術(shù)產(chǎn)品信息提供相關(guān)的信息化技術(shù)產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格型號、產(chǎn)地與報價。
(5)信息化產(chǎn)品供應(yīng)商與系統(tǒng)集成商信息提供已經(jīng)取得當(dāng)?shù)卣少徆⿷?yīng)商資格的信息化產(chǎn)品供應(yīng)商與系統(tǒng)集成商名稱、基本情況、產(chǎn)品代理資質(zhì)和工程業(yè)績(含圖片與視頻)。
(6)信息工程監(jiān)理項目動態(tài)公示各個在建項目的監(jiān)理月報、年報及其他有必要且有可能公示的內(nèi)容。如果當(dāng)?shù)匾呀?jīng)成立行業(yè)協(xié)會,則本欄目作為協(xié)會動態(tài),再增加協(xié)會通知、活動報道等內(nèi)容。
2.2 專業(yè)技術(shù)服務(wù)(專家咨詢熱線)
提供技術(shù)專家與監(jiān)理專家名單(專家?guī)?,建立咨詢熱線,在線或以E-mail方式解答業(yè)主或監(jiān)理單位的疑難問題;蛘邔⒁呻y問題公示求解,以互動方式開展專業(yè)技術(shù)服務(wù)。
2.3 行業(yè)檢測服務(wù)或儀器設(shè)施共用系統(tǒng)
提供本地區(qū)專業(yè)檢測儀器和技術(shù)力量信息,便利監(jiān)理單位檢測與控制工程質(zhì)量,在此基礎(chǔ)上逐步整合本地區(qū)專業(yè)檢測儀器和技術(shù)力量,提供信息化產(chǎn)品與系統(tǒng)性能檢測服務(wù):
根據(jù)委托認(rèn)證后,出具有行政效力的檢測報告;
根據(jù)委托,提交專業(yè)性的分析測試報告;
為用戶提供檢測需求咨詢,促進(jìn)檢測機(jī)構(gòu)之間的技術(shù)和服務(wù)交流。
2.4 資料檢索與查閱服務(wù)
信息工程項目設(shè)計、施工與驗收規(guī)范、施工圖集和有關(guān)政策法規(guī)等資料供用戶檢索查閱或下載。
2.5 行業(yè)協(xié)會管理
會員申請與注冊。
會員服務(wù)-為會員提供專業(yè)信息服務(wù)、專業(yè)論壇、專門資料下載、法律援助以及網(wǎng)上繳納會費(fèi)等。
監(jiān)理資質(zhì)年審-未來監(jiān)理資質(zhì)的年審很可能委托協(xié)會承擔(dān),或者協(xié)會的載體就是承擔(dān)監(jiān)理資質(zhì)認(rèn)證的單位。如果所有的監(jiān)理項目都利用這個平臺來進(jìn)行管理,則監(jiān)理資質(zhì)的年審是非常容易實現(xiàn)網(wǎng)上辦公的。
協(xié)會通知。
2.6 監(jiān)理項目管理
這是服務(wù)平臺的核心內(nèi)容,將在后文詳細(xì)論述。
2.7 用戶管理
這是服務(wù)平臺運(yùn)行的必要部分,也將在后文詳細(xì)論述。
2.8 平臺門戶網(wǎng)站
這是服務(wù)平臺的入口,是服務(wù)平臺的的信息集散地和對外服務(wù)的窗口。用戶可以通過這個窗口獲得本平臺的服務(wù)或參與、開展服務(wù)。要欄目包括信息發(fā)布和管理、資料下載、電子論壇和在建項目信息。
3 角色研究(用戶管理設(shè)計)
3.1 用戶類型及角色功能設(shè)定按照監(jiān)理項目管理的權(quán)限,服務(wù)平臺用戶應(yīng)分為“過路游客”和“授權(quán)用戶”。過路游客可以享受綜合信息、查閱資料等其他服務(wù),不能參與監(jiān)理項目管理。根據(jù)《監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定并結(jié)合筆者從事信息工程監(jiān)理的實踐經(jīng)驗,將“授權(quán)用戶”劃分為三類單位、10種角色,各角色功能(操作權(quán)限)設(shè)定如下:
(1)監(jiān)理單位
A.法人代表
B.單位領(lǐng)導(dǎo)
C.總監(jiān)理工程師
D.總監(jiān)理工程師代表
E.專業(yè)監(jiān)理工程師
F.監(jiān)理員
(2)業(yè)主單位(建設(shè)單位)
G.單位領(lǐng)導(dǎo)
H.業(yè)主代表
(3)承建單位(施工單位)
I.單位領(lǐng)導(dǎo)。
J.單位代表(項目經(jīng)理)
3.2 各類角色的產(chǎn)生及參與監(jiān)理項目管理的邏輯規(guī)定
第1步、首先是監(jiān)理單位需要作為企業(yè)用戶進(jìn)行注冊。單位注冊后,系統(tǒng)給出單位法人代表和一般領(lǐng)導(dǎo)的用戶名和初始密碼,但這些用戶名必需通過認(rèn)證才能取得操作權(quán)限。監(jiān)理單位認(rèn)證由平臺管理員根據(jù)規(guī)定的平臺使用費(fèi)用和實際繳費(fèi)情況進(jìn)行。這個步驟產(chǎn)生角色A和B(角色定義和操作權(quán)限見3.1);
第2步、其次是監(jiān)理單位的員工需要作為普通員工進(jìn)行注冊,其用戶名(昵稱)和密碼則在注冊時自己設(shè)定。員工注冊時需要選擇所屬單位,注冊后要通過該單位法人代表審核才能進(jìn)入該企業(yè)職工名單。但進(jìn)入員工名單還不等于取得項目操作權(quán)限,還必須進(jìn)入某個監(jiān)理項目的監(jiān)理機(jī)構(gòu)并被安排為某個角色后,才能取得該項目的操作權(quán)限。當(dāng)然,自己沒有進(jìn)行注冊的員工,也可以被單位法人代表直接添加到員工名冊中,此時其用戶名和初始密碼則由系統(tǒng)隨機(jī)生成;
第3步、至此,獲得使用權(quán)的監(jiān)理單位法人代表可以登陸創(chuàng)建監(jiān)理項目。創(chuàng)建項目過程中必須從員工名單中選擇一人擔(dān)任總監(jiān)理工程師,項目創(chuàng)建完畢后系統(tǒng)給出業(yè)主單位代表和領(lǐng)導(dǎo)的用戶名和密碼。這個步驟產(chǎn)生角色C、G和H ;
第4步、總監(jiān)理工程師獲得任命后,可以登錄進(jìn)行該項目的管理工作。當(dāng)然首先需要創(chuàng)建監(jiān)理機(jī)構(gòu)。即從員工名單中選擇適當(dāng)人選分派為總監(jiān)代表、專業(yè)監(jiān)理工程師或監(jiān)理員,并給各人分配具體的專業(yè)內(nèi)容。這個步驟產(chǎn)生角色D、E和F。當(dāng)然,不是每個項目都需要這三種角色的,應(yīng)根據(jù)具體情況設(shè)定。其次,總監(jiān)要添加該項目的承建單位。多數(shù)項目只有一個承建單位,但也有可能是多個承建單位。創(chuàng)建之后,系統(tǒng)給出每個承建單位現(xiàn)場代表與一般領(lǐng)導(dǎo)的用戶名和初始密碼。這個步驟產(chǎn)生角色I(xiàn)和J。至此,參與該項目的10種角色都已產(chǎn)生;
第5步、各個角色根據(jù)工作的需要登錄并開展該項目的管理工作,創(chuàng)建事務(wù)或處理事務(wù)。需要說明的是:除了自己注冊的監(jiān)理單位員工之外,其余角色在獲得用戶名和初始密碼之后,應(yīng)該登錄補(bǔ)充或修改自己的個人資料(包括登錄密碼)。
4 項目管理研究
4.1 監(jiān)理項目
(1)監(jiān)理項目類別
按照信息產(chǎn)業(yè)部的規(guī)劃,信息工程建設(shè)項目分為通用布纜系統(tǒng)工程、電子設(shè)備機(jī)房系統(tǒng)工程、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程和軟件工程等幾個類別。根據(jù)筆者的實踐經(jīng)驗,其中前三類基本屬于硬件范疇,其施工步驟、環(huán)境與監(jiān)理要點(diǎn)、流程有共性,而有別于第四類軟件工程的監(jiān)理。同時,目前已出臺的《監(jiān)理規(guī)范》中的內(nèi)容也主要是針對硬件項目的監(jiān)理,據(jù)悉專門適用于軟件工程監(jiān)理的國家標(biāo)準(zhǔn)正在起草過程中。
(2)監(jiān)理項目要素設(shè)定
從監(jiān)理的角度看,監(jiān)理項目包含如下要素:
項目建設(shè)內(nèi)容、投資規(guī)模
參與項目建設(shè)的主體:建設(shè)單位、承建單位和監(jiān)理單位名稱(含總監(jiān)理工程師姓名)
建設(shè)周期:開始與結(jié)束時間
監(jiān)理收入:監(jiān)理費(fèi)的合同金額與實現(xiàn)金額
此外還可將監(jiān)理項目獲獎情況納入要素以反映項目建設(shè)的質(zhì)量。
服務(wù)平臺應(yīng)該建立數(shù)據(jù)庫記錄以上項目要素,便于管理與查詢。同時,這些數(shù)據(jù)也是展示監(jiān)理單位風(fēng)采的內(nèi)容和進(jìn)行年檢的依據(jù)。
(3)項目的生命周期規(guī)定
服務(wù)平臺的核心功能是監(jiān)理項目管理,而監(jiān)理項目管理必然要以項目為核心。制定這樣的原則:創(chuàng)建項目之后才可以展開所有的事務(wù)管理,如果沒有與具體項目掛鉤,即使是授權(quán)用戶,登錄后也無法進(jìn)入其工作界面,或是進(jìn)行任何操作。
每個監(jiān)理項目都應(yīng)有生命周期,監(jiān)理項目有創(chuàng)建就有終止。
監(jiān)理項目終止有兩種情況:正常終止與非正常終止。
4.2 事務(wù)與流程
(1)基本概念
所謂監(jiān)理項目管理,就是在項目創(chuàng)建之后各種角色按照規(guī)則協(xié)同工作,處理各種事務(wù),直至項目終結(jié)。在本服務(wù)平臺上稱之為事務(wù)者需要符合以下特定條件:
該工作已納入《信息化工程監(jiān)理規(guī)范》所界定的范疇
該工作只能由特定的角色創(chuàng)建和參與處理
該工作有規(guī)范的處理流程
該工作處理過程與處理結(jié)果將形成固定格式的文檔按照這些條件,筆者根據(jù)《監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定和有關(guān)文檔格式為服務(wù)平臺定義了19種事務(wù)。
事務(wù)是發(fā)動機(jī),有了事務(wù)(或創(chuàng)建了事務(wù))就啟動了特定流程。流程是紐帶,各個角色被流程牽動參與事務(wù)處理。事務(wù)與流程一一對應(yīng),19種事務(wù)就是19個流程。設(shè)定:每個事務(wù)都有生命周期,需要某個角色創(chuàng)建,創(chuàng)建之后啟動特定的處理流程,而流程牽動指定的角色按順序進(jìn)行處理,最后由流程終點(diǎn)的角色終結(jié)這個事務(wù)。終結(jié)之后,所有處理過程與結(jié)果形成規(guī)定格式的文檔存檔。
(2)分類與創(chuàng)建權(quán)限
根據(jù)《監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定,19種事務(wù)中每個事務(wù)對于創(chuàng)建者的角色都有要求,具體要求如下:
①承建單位代表有權(quán)創(chuàng)建以下事務(wù):
方案/計劃報審 分包單位資格審查申請 開工申請 復(fù)工申請 付款申請 工程階段性測試驗收報審 工程 階段施工申請
②總監(jiān)理工程師有權(quán)創(chuàng)建以下事務(wù):
工程款支付意見 復(fù)工令 開工令 停工令 監(jiān)理報告
③專業(yè)監(jiān)理工程師有權(quán)創(chuàng)建以下事務(wù): 監(jiān)理日志 監(jiān)理通知單
④除角色A、B、G、I外其他角色有權(quán)創(chuàng)建以下事務(wù): 會議紀(jì)要 工程備忘錄 費(fèi)用索賠申請 工程延期申請 工程變更單
4.3 文檔
(1)基本概念
文檔是工程信息的記載,工程文檔管理就是工程信息管理。
工程中的事務(wù)處理都要按照特定的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行,業(yè)務(wù)流程中各步驟的處理情況必定要記載下來,于是就形成文檔。
文檔有主從關(guān)系,主文檔和流程也是一一對應(yīng)的。各種文檔相互之間有連帶關(guān)系或因果關(guān)系。
(2)文檔種類與式樣設(shè)定
文檔有一定的規(guī)范式樣,《監(jiān)理規(guī)范》中共給出了17種規(guī)范文檔的摸板,在監(jiān)理工作中還會產(chǎn)生《監(jiān)理月報》、《工作階段報告》、《專題報告》和《監(jiān)理工作總結(jié)》等其它文檔。
5 服務(wù)平臺建設(shè)與運(yùn)行模式分析
5.1 服務(wù)平臺軟件版本及其特點(diǎn)
服務(wù)平臺軟件應(yīng)有兩種版本:專用版和公共版。專用版只含監(jiān)理項目管理等核心功能。所謂專用是指一家監(jiān)理公司專用,它可以在某個局域網(wǎng)上運(yùn)行,也可以在互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行。其主要特點(diǎn)是在同一個監(jiān)理單位的基礎(chǔ)上,以信息工程項目為主線構(gòu)造多方協(xié)同工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,就某項目而言,除了1個監(jiān)理單位之外,還有1個業(yè)主和N個承建單位,簡稱1+(1+N)。該監(jiān)理單位承擔(dān)的其它工程項目,除監(jiān)理單位相同外,業(yè)主和承建單位均不同,將是另外一個(1+N)。不同項目的參與者(包括監(jiān)理單位的職工)都只能進(jìn)行該項目的操作和查看該項目的文檔。N個項目,是N*(1+N)。所以,用1+N*(1+N)來描述專用版的特點(diǎn)。
5.2 服務(wù)平臺建設(shè)模式與運(yùn)行機(jī)制探討
在平臺的建設(shè)上,目前有四種比較常見的建設(shè)模式,分別是政府支撐模式、產(chǎn)業(yè)園模式、共享共建模式和企業(yè)自建模式。
筆者認(rèn)為,本服務(wù)平臺的建設(shè)不可能一步到位,也不可能選擇單一的建設(shè)模式。
服務(wù)平臺起步初期,首先建設(shè)主要的功能模塊,實現(xiàn)用戶管理和監(jiān)理項目管理等主要功能。以后再逐步完善綜合信息服務(wù)、資料查詢、技術(shù)服務(wù)熱線、行業(yè)檢測服務(wù)和協(xié)會管理等其他的功能。
一項新的公共產(chǎn)品都有一個由政府主導(dǎo)提供,并逐步向社會化、市場化過渡的過程。本服務(wù)平臺建設(shè)的初創(chuàng)階段包括平臺軟件開發(fā)和門戶網(wǎng)站的開通必需要由政府主導(dǎo)和牽頭,做好一些前期的建設(shè)工作,這時候的運(yùn)作模式是政府支撐模式。
核心關(guān)注:拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用,蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想,集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念,功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理,全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域,是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題:信息工程監(jiān)理公共服務(wù)平臺研究
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