在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，后院起火是一件非常危險(xiǎn)的事情。但是筆者仍然會時常碰到這種事情，讓筆者很難應(yīng)付。現(xiàn)在筆者就跟大家分享一下，遇到類似事情時的處理方式。希望這些經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驇椭魑豁?xiàng)目管理逢兇化吉。
一、 項(xiàng)目實(shí)施到關(guān)鍵時刻，項(xiàng)目管理員卻跳槽。
讓筆者印象深刻的最大后院起火事件是在給一家企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目進(jìn)入到關(guān)鍵的時刻，這家企業(yè)的項(xiàng)目管理員卻跳槽了。當(dāng)時讓很多人都措手不及。由于一直以來都是這個項(xiàng)目管理員負(fù)責(zé)這個ERP項(xiàng)目，特別是流程梳理與優(yōu)化這方面的內(nèi)容，都是由其主導(dǎo)的。他離職后，在一段時間內(nèi)ERP項(xiàng)目處于無序的狀態(tài)之中。那么遇到這種情況，ERP實(shí)施顧問該如何面對呢？
自從這件事情之后，筆者就學(xué)乖了。即使企業(yè)如何信誓旦旦的保證企業(yè)關(guān)鍵用戶的穩(wěn)定性，我們做為實(shí)施顧問仍然不能夠掉以輕心。在幫助企業(yè)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的時候，都建立企業(yè)采取正負(fù)責(zé)任制。也就是說，項(xiàng)目管理員要設(shè)立兩位，分別為正副組長。副組長作為后備，也需要全程參與到ERP項(xiàng)目中來。如此的話，即使正組長因?yàn)榉N種原因最后在中途離開了ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，那么由于副組長參與了整個項(xiàng)目，所以也能夠及時的頂替上來。
這么做的好處，當(dāng)然是顯而易見的。除此之外，筆者在必要的時候還會跟企業(yè)一把手強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目管理員的重要性。特別會指出如果在項(xiàng)目中途項(xiàng)目負(fù)責(zé)人中途離場可能會給企業(yè)項(xiàng)目帶來的致命打擊。讓一把手真正的重視ERP關(guān)鍵用戶、特別是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的穩(wěn)定性。防止項(xiàng)目在最后沖刺時，由于關(guān)鍵用戶中途退場而導(dǎo)致后院起火事件。
其次，筆者也會強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目過程中書面資料的整理與歸檔。如在流程梳理與優(yōu)化的過程中，筆者會讓企業(yè)用戶將整理好的流程通過書面的形式記錄下來，并要求有企業(yè)一把手或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的簽字。如此，即使后續(xù)有關(guān)鍵用戶或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人離職，憑借這些書面的資料，新的接班人也可以順利接手。最終的是，通過這些書面資料，可以防止新官上任三把火。將前任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作成果全部推翻。這意味著很多工作將從頭再來，大大的影響ERP項(xiàng)目的進(jìn)度。
由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者關(guān)鍵用戶中途退出項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，會給ERP項(xiàng)目帶來很大的負(fù)面影響，甚至是致命的影響。故無論是實(shí)施顧問還是企業(yè)一把手，在ERP項(xiàng)目開始之前都要能夠清楚的明白這一點(diǎn)。然后根據(jù)筆者上面提的一些意見，做好相關(guān)的防護(hù)措施。最大程度上消除這個后院起火事件給ERP項(xiàng)目帶來的不利影響。
二、 系統(tǒng)跑的正歡，卻發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有嚴(yán)重的錯誤。
三分軟件，七分實(shí)施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)。這是專家們對ERP項(xiàng)目實(shí)施方法論的高度總結(jié)。從中可以看出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對ERP項(xiàng)目的重要性。但是在實(shí)際工作中，我們往往會遇到系統(tǒng)跑的正歡，卻發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)嚴(yán)重錯誤的情況。這是繼項(xiàng)目管理員跳槽的第二大后院起火事件。
如筆者以前給一家企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的時候，就遇到這種情況。他們有一個泡殼的原材料，是存放在包裝材料倉庫中的。但是由于其價值比較大，在統(tǒng)計(jì)材料成本的時候，確是計(jì)算在零件成本中的。但是企業(yè)用戶在產(chǎn)品基本信息整理的時候，沒有發(fā)現(xiàn)這個問題。他們將原材料分為包裝材料與零件兩部分。而倉庫也對應(yīng)的設(shè)置為包裝材料倉庫與零件倉庫兩個倉庫。在產(chǎn)品信息導(dǎo)入到系統(tǒng)中的時候，就是按照這個關(guān)系來導(dǎo)入的。后來在系統(tǒng)模擬運(yùn)行的時候，成本會計(jì)就發(fā)現(xiàn)了問題。系統(tǒng)中產(chǎn)品的零件價格要比實(shí)際的低，而包裝材料成本卻比實(shí)際的要高出不少。
經(jīng)過一番查找與分析，才發(fā)現(xiàn)是這個地方出了問題。由于現(xiàn)在系統(tǒng)已經(jīng)處于模擬運(yùn)行階段，即最后的沖刺階段，卻發(fā)生了這種后院起火的時間，讓大家都有點(diǎn)措手不及。最后，根據(jù)企業(yè)這個實(shí)際情況，為了最大程度的減少損失，筆者只好采取了一個折中的處理方案。即將泡殼這種原材料，在設(shè)置產(chǎn)品類別的時候，設(shè)置為“輔助零件”，并為這個產(chǎn)品類別設(shè)置默認(rèn)倉庫為“包裝材料倉庫”。然后在統(tǒng)計(jì)成本的時候，將其與零件統(tǒng)計(jì)到一起。這雖然從數(shù)字上解決了問題，但是將輔助零件存放到包裝材料倉庫，總覺得有點(diǎn)別扭。不過從當(dāng)時的情況來看，這也是最好的處理方法了。即使如此，由于涉及到的原材料數(shù)量比較多，最后企業(yè)還是抽調(diào)了很多人員開了一個夜班才將這些內(nèi)容調(diào)整過來。雖然最終沒有給ERP項(xiàng)目帶來很大的損失，但是也讓我們嚇出了一身冷汗。
從這個事件以后筆者學(xué)乖了。在整理基本資料的時候，不是一個部門的事情。上了ERP系統(tǒng)之后，各部分?jǐn)?shù)據(jù)都是高度共享的。也就是說，每一個基本資料跟各個部門都有緊密的聯(lián)系。
防止以后發(fā)生類似的錯誤，筆者建議企業(yè)項(xiàng)目管理員，在整理某個基本資料的時候，如產(chǎn)品基本信息，最好先列一個固定的格式，如利用Excel表格先將基本資料的格式固定下來，哪些字段是必須填寫的，哪些字段會對其他作業(yè)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)等等。然后向各個部分進(jìn)行確認(rèn)。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，每個部分流轉(zhuǎn)下來，原先定義的基本資料格式會有60%以上的改動�？梢妴慰恳粋�部門在定義基本資料的格式，并不能夠反映出各個部分的實(shí)際需求。最后的結(jié)果肯定是在模擬運(yùn)行甚至在系統(tǒng)上線之后才發(fā)現(xiàn)基本資料的不足。在最關(guān)鍵的時刻，后院起火，會阻礙ERP項(xiàng)目的正常上線。
三、 系統(tǒng)正準(zhǔn)備上線，卻為垃圾數(shù)據(jù)煩惱。
企業(yè)用戶辛辛苦苦終于引來了系統(tǒng)上線的日子，卻發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在很多的垃圾數(shù)據(jù)。這些垃圾數(shù)據(jù)主要是在前提系統(tǒng)測試、系統(tǒng)培訓(xùn)的時候遺留下來的。這會大大的破壞用戶的積極性。這又是一起很嚴(yán)重的后院起火事件。由于系統(tǒng)中存在不少的垃圾數(shù)據(jù)，對于系統(tǒng)后續(xù)的運(yùn)行會產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。如在報(bào)表統(tǒng)計(jì)、產(chǎn)品導(dǎo)入到處等作業(yè)中，都會看到這些垃圾數(shù)據(jù)的影子，從而影響這些作業(yè)的正常運(yùn)行。這就叫做“一顆老鼠屎壞了一鍋粥”。
很多企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施過程中都遇到過類似的事件。這主要的責(zé)任在于企業(yè)的項(xiàng)目管理人員或者實(shí)施顧問的身上。其實(shí)只要在項(xiàng)目開始之前，稍微做一些防范措施，就可以避免這種情況。如在基本數(shù)據(jù)建立完成之后，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份。然后再進(jìn)行測試與培訓(xùn)。如此的話，在上線之前，將數(shù)據(jù)庫還原即可。這就可以消除垃圾數(shù)據(jù)對項(xiàng)目的負(fù)面影響。
除此之外，還可以建立兩個企業(yè)實(shí)例。現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)，很多都支持多企業(yè)的。那么我們就可以建立兩個企業(yè)，一個企業(yè)專門用來后續(xù)的測試與培訓(xùn)；而另外一個企業(yè)實(shí)例保存的就是企業(yè)最真實(shí)的數(shù)據(jù)。而且通過后臺數(shù)據(jù)庫，還可以讓企業(yè)真實(shí)的數(shù)據(jù)同步到測試數(shù)據(jù)庫中。如此的話，測試產(chǎn)生的垃圾數(shù)據(jù)也不會影響到企業(yè)最后的應(yīng)用。
可見，只要在項(xiàng)目一開始的時候?qū)@個問題引起重視，就可以采取很多簡單卻行之有效的措施來避免這種垃圾數(shù)據(jù)對系統(tǒng)運(yùn)行的不利影響。這個后院起火的事件明顯是可以避免的。這主要看企業(yè)項(xiàng)目管理員或者實(shí)施顧問是否有這個心了。對此筆者強(qiáng)烈建議，各位用戶對這個問題要引起高度的重視，不要讓一顆老鼠屎壞了一鍋粥。
可以根據(jù)ERP系統(tǒng)的實(shí)際情況，采取以上幾個措施中的任何一個，就可以輕松的避免這個尷尬的境地。如果不涉及到版權(quán)的問題，即ERP企業(yè)允許給企業(yè)安裝兩個獨(dú)立的ERP系統(tǒng)，那么這是筆者所推薦的解決方案。如果軟件公司處于版權(quán)考慮不允許這么做的話，那么就建立兩個實(shí)例，分別完成不同的任務(wù)即可。由于兩個公司的數(shù)據(jù)相互之間是獨(dú)立的，所以也不會對最終的使用產(chǎn)生很大的影響。
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本文標(biāo)題：ERP：項(xiàng)目實(shí)施白熱化 管理者謹(jǐn)防后院起火
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