在ERP項(xiàng)目中，要做到未雨綢繆，就需要項(xiàng)目管理和實(shí)施人員在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，對(duì)下一階段可能發(fā)生的事情進(jìn)行預(yù)測(cè)，把握好項(xiàng)目發(fā)展的趨勢(shì)。這就好像下象棋一樣，要多想幾步棋，凡事要早點(diǎn)準(zhǔn)備，掌握項(xiàng)目的主動(dòng)權(quán)。說(shuō)起來(lái)可能有點(diǎn)空洞，筆者下面就提出一些具體的建議，供大家參考。

一、要考慮每一個(gè)項(xiàng)目階段普遍存在的問題

    ERP項(xiàng)目可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，分為項(xiàng)目立項(xiàng)、需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重組、模擬運(yùn)行、并向運(yùn)行、正式上線等幾個(gè)階段。其實(shí)不同的企業(yè)，雖然有各自的特性，但是也存在著一些普遍的問題。有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理員，對(duì)各個(gè)階段普遍存在的問題有深入的了解。此時(shí)他們就可以預(yù)先采取措施，針對(duì)這些問題采取應(yīng)對(duì)措施。而不會(huì)等到問題真的發(fā)生了，再來(lái)解決。掌握各個(gè)階段所存在的普遍問題就是做好ERP項(xiàng)目未雨綢繆的首要工作。

    如以業(yè)務(wù)流程重組為例，可能存在著如下幾個(gè)共性的問題。

    1、企業(yè)對(duì)于自身的流程過(guò)于自信。

    由于缺乏外在的參考，用戶會(huì)認(rèn)為自己所采用的流程是合理的，要求系統(tǒng)的安全按照自己的流程來(lái)走，排斥業(yè)務(wù)流程重組。針對(duì)這種障礙，實(shí)施顧問該如何應(yīng)對(duì)？筆者認(rèn)為，實(shí)施顧問應(yīng)該將企業(yè)現(xiàn)在使用的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對(duì)比，向用戶說(shuō)明如果繼續(xù)沿用企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，可能存在這些風(fēng)險(xiǎn)。利用具體的數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話，而不是片面的強(qiáng)調(diào)讓用戶遵循系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程。企業(yè)管理者上ERP系統(tǒng)也是為了改善企業(yè)現(xiàn)有的管理水平。如果他們能夠切實(shí)的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的漏洞，相信他們能夠欣然的接受新的流程。

    2、新流程的從接受到熟悉需要有一個(gè)過(guò)程。

    企業(yè)使用了ERP系統(tǒng)的新流程之后，由于不熟悉等原因，比較容易出差錯(cuò)。如果實(shí)施顧問能夠意識(shí)到這個(gè)問題，那么就可以采取一些未雨綢繆的措施。如在模擬運(yùn)行時(shí)，會(huì)有針對(duì)性的多設(shè)計(jì)一些新流程的業(yè)務(wù)。讓用戶多操練幾次，以熟悉新的流程。在后續(xù)并向運(yùn)行時(shí)，也會(huì)指導(dǎo)項(xiàng)目管理員，多多跟蹤這些新的流程，以督導(dǎo)用戶按新流程來(lái)操作，避免舊病復(fù)發(fā)。

    3、提醒用戶更改原有的管理制度。

    通常情況下企業(yè)在上ERP項(xiàng)目之前，已經(jīng)有完整的業(yè)務(wù)流程文檔。在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，如果對(duì)原有的流程做出了新的調(diào)整，那么就一定要及時(shí)調(diào)整原先的業(yè)務(wù)流程文檔，做到讀、寫、做一致。以免在后續(xù)培訓(xùn)時(shí)，出現(xiàn)互相矛盾的地方。

    以上提的這些內(nèi)容都是在業(yè)務(wù)重組環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的事情。項(xiàng)目管理員只要能夠意識(shí)到這些內(nèi)容，那么就可以在項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)中，采取預(yù)防措施來(lái)避免這種情況�，F(xiàn)在不少ERP軟件提供商提出了標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的口號(hào)。其實(shí)其核心的內(nèi)容就是將每個(gè)環(huán)節(jié)必須要做的內(nèi)容以書面的形式規(guī)定下來(lái)。與筆者談的思想是一致的。

二、與用戶溝通時(shí)可能存在誤解

    人與人的溝通，由于文化背景的差異，往往會(huì)存在誤解。A說(shuō)的話，B聽起來(lái)可能是另外一種含義。在日常生活中，這種情況也非常普遍。針對(duì)這種情況，實(shí)施顧問或者項(xiàng)目管理員，應(yīng)該采取什么樣的未雨綢繆的措施呢？筆者認(rèn)為可以采取如下應(yīng)對(duì)措施。

    1、盡量采取更多的輔助證據(jù)。

    如在需求調(diào)研過(guò)程中，用戶會(huì)提出各種各樣的報(bào)表要求。如果只憑用戶說(shuō)，實(shí)施顧問記，可能記不全，或者會(huì)對(duì)用戶說(shuō)的內(nèi)容存在歧義。此時(shí)就應(yīng)該采取更多的輔助證據(jù)。如用戶已經(jīng)有現(xiàn)成的報(bào)表了，那么可以像他們要一份。如果沒有的話，那么可以讓用戶先在Excel表格中設(shè)計(jì)好然后再給我們。有時(shí)候用戶說(shuō)了一個(gè)小時(shí)，說(shuō)的口干舌燥，還不如一份表格能夠說(shuō)明問題。

    2、說(shuō)完后讓用戶進(jìn)行重新確認(rèn)。

    在收集用戶的需求時(shí)，即使對(duì)于同一個(gè)問題，大家你一言、我一言，會(huì)提出各自的需求。但是有可能會(huì)有相互矛盾的地方，或則說(shuō)可能某些內(nèi)容還沒有考慮到。筆者在進(jìn)行需求調(diào)研時(shí)，會(huì)將用戶的需求都一五一十的記錄下來(lái)，整理好。然后再讓用戶去簽字確認(rèn)。用戶在簽字時(shí)，會(huì)對(duì)自己所說(shuō)的內(nèi)容再梳理一遍。有不準(zhǔn)確的地方可以進(jìn)行及時(shí)修改或者有歧義的地方進(jìn)行再次確認(rèn)。這就相當(dāng)于一個(gè)審核的過(guò)程。通過(guò)這個(gè)確認(rèn)，可以在一定程度上消除溝通上的誤區(qū)，讓實(shí)施顧問了解用戶內(nèi)心的真實(shí)意圖。

三、預(yù)測(cè)實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)的條件是否成熟

    1、企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)應(yīng)該了解ERP要分階段分步驟實(shí)施上線。   

    作為企業(yè)管理者，總想使用ERP系統(tǒng)中的所有功能。筆者以前在企業(yè)中做項(xiàng)目專員的時(shí)候，企業(yè)一把手就會(huì)讓我定期的羅列ERP系統(tǒng)中還沒有使用的功能，然后讓我盡量的使用起來(lái)。對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果能夠用到企業(yè)現(xiàn)有模塊的70%的功能已經(jīng)是相當(dāng)不錯(cuò)了。有些作業(yè)要么是企業(yè)不適用，要么是企業(yè)還沒有實(shí)現(xiàn)這個(gè)作業(yè)的條件。如果硬著頭皮上，反而會(huì)造成不必要的麻煩。

    2、實(shí)施顧問應(yīng)該了解企業(yè)實(shí)際情況，預(yù)實(shí)施條件是否成熟。

    作為實(shí)施顧問或者項(xiàng)目管理員，應(yīng)該養(yǎng)成一個(gè)預(yù)測(cè)的能力，預(yù)測(cè)實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)的條件是否成熟。而不是不管三七二十一，先開始上這個(gè)業(yè)務(wù)再說(shuō)。等到遇到挫折了或者失敗了，再回頭看看，原來(lái)是某個(gè)條件還不具備。

    如企業(yè)要上成本模塊。上這個(gè)模塊的話有一定的先決條件。如企業(yè)的庫(kù)存金額準(zhǔn)確率要達(dá)到95%以上；各種單據(jù)的準(zhǔn)確率（如采購(gòu)單、生產(chǎn)訂單、領(lǐng)料單等等）要達(dá)到99%以上；各相關(guān)單據(jù)要及時(shí)審核等等。如果這些條件沒有滿足，及時(shí)成本能夠順利的計(jì)算出來(lái)，其準(zhǔn)確率也并不會(huì)很高。為此在ERP系統(tǒng)中，成本模塊往往是放在第二個(gè)層次來(lái)實(shí)施。等到以上這些條件滿足了，實(shí)施顧問就可以建議企業(yè)開始實(shí)施成本模塊。

    3、項(xiàng)目須循序漸進(jìn)，欲速則不達(dá)。

    企業(yè)在決定實(shí)施某個(gè)業(yè)務(wù)時(shí)，實(shí)施顧問或者項(xiàng)目管理員需要預(yù)先評(píng)估相關(guān)的先決條件是否已經(jīng)成熟。要培養(yǎng)自己這方面的預(yù)測(cè)能力。讓企業(yè)管理者最擔(dān)心的是，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)先硬著頭皮上。等到不行時(shí)再來(lái)分析原因。此時(shí)前面所作的努力都將白費(fèi)。

四、對(duì)可能存在的岔路進(jìn)行整理

    人在走路時(shí)會(huì)遇到岔路。在ERP系統(tǒng)實(shí)施中，也是如此。雖然說(shuō)條條道路都可以同羅馬，但是最有效果的路往往只有一條。防止用戶走冤枉路的方法，只有一個(gè)。即將沒有的岔路通通封死掉，只留下可用的一條。

    在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，如何來(lái)判斷哪些岔路是行不通的呢？這就需要實(shí)施顧問有未雨綢繆的能力。筆者在日常工作中，是這么教育新來(lái)的實(shí)施顧問的。

    針對(duì)同一個(gè)問題，往往會(huì)有不同的解決方案。作為一個(gè)合格的實(shí)施顧問，首先需要認(rèn)識(shí)到，不同的企業(yè)，具有不同的特點(diǎn)，往往會(huì)采取不同的解決方案。也就是說(shuō)，A解決方案可能適合甲企業(yè)，但是不一定適合乙企業(yè)。我們現(xiàn)在需要做的就是，將多種解決方案都列出來(lái)，然后讓用戶根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)判斷，該采用什么樣的解決方案。作為實(shí)施顧問，不應(yīng)該幫企業(yè)拿注意，只能夠在旁進(jìn)行協(xié)助。等到用戶確認(rèn)所需要采用的解決方案之后，就將剩余的通道關(guān)掉。并對(duì)用戶所決定采用的解決方案進(jìn)行分析，給用戶講清楚如果采用這個(gè)解決方案，未來(lái)需要注意的內(nèi)容。讓用戶也能夠未雨綢繆，在后續(xù)的操作中，引起足夠的重視。

    總之，要做到未雨綢繆，并不是很困難。主要是經(jīng)驗(yàn)。有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施顧問，就能夠?qū)��?xiàng)目過(guò)程中可能遇到的問題進(jìn)行預(yù)測(cè)，并采取對(duì)應(yīng)的措施。這對(duì)于保障ERP項(xiàng)目的成功，有很大的幫助。

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