ERP實(shí)施模式與用戶的信息化現(xiàn)狀、軟件企業(yè)的規(guī)模、產(chǎn)品的成熟性及行業(yè)特性有關(guān)。筆者認(rèn)為,當(dāng)前ERP實(shí)施模式大致可以分為三類:
(1)定制型。客戶的需求比較復(fù)雜和特殊,軟件企業(yè)只好量身打造、定制開發(fā)ERP.在這種情況下,他們將軟件需求調(diào)研、開發(fā)設(shè)計(jì)、實(shí)施維護(hù)全部納入到一個(gè)項(xiàng)目中,統(tǒng)稱為"實(shí)施".
(2)產(chǎn)品型。軟件企業(yè)的產(chǎn)品比較成熟,具有可重構(gòu)特性,或者已經(jīng)平臺化,能提供多種業(yè)務(wù)解決方案,能適應(yīng)某些領(lǐng)域或行業(yè)的需求。在這種情況下,實(shí)施不包含軟件開發(fā)工作。
(3)半定制型。軟件企業(yè)已經(jīng)開發(fā)出一個(gè)ERP產(chǎn)品,但是由于軟件缺少一定的靈活性,或很難迎合特定客戶的需求,而采取的二次開發(fā)策略。這時(shí),實(shí)施的內(nèi)容涵蓋了二次開發(fā)工作。從總體上看,無論哪種實(shí)施模式,ERP實(shí)施都包含了需求調(diào)研、瓶頸診斷、流程梳理、產(chǎn)品安裝、培訓(xùn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、系統(tǒng)切換、用戶測試、驗(yàn)收、售后維護(hù)等內(nèi)容。
一個(gè)ERP項(xiàng)目的成功并不代表一個(gè)行業(yè)的成功,一個(gè)ERP項(xiàng)目的失敗并不意味著一個(gè)產(chǎn)品的失敗。雖然不同的ERP實(shí)施模式在實(shí)施內(nèi)容、實(shí)施流程、實(shí)施方法上大同小異,但不同的ERP實(shí)施境界所產(chǎn)生的效率、效果、效益卻大相徑庭。清代學(xué)者王國維在《人間詞話》中說:"古今之成大事業(yè)、大學(xué)問者,罔不經(jīng)過三種之境界:"昨夜西風(fēng)凋碧樹。獨(dú)上高樓,望盡天涯路。"此第一境也。"衣帶漸寬終不悔,為伊消得人憔悴。"此第二境也。"眾里尋他千百度,驀然回首,那人卻在,燈火闌珊處。"此第三境也。"本文藉此談?wù)凟RP實(shí)施服務(wù)的三種境界。
ERP實(shí)施服務(wù)的第一境界:"昨夜西風(fēng)凋碧樹。獨(dú)上高樓,望盡天涯路。"
王國維借晏殊的《蝶戀花》以喻:做學(xué)問成大事業(yè)者,首先要登高望遠(yuǎn),瞰察路徑,明確目標(biāo)與方向,了解事物的概貌。ERP實(shí)施服務(wù)也是如此。如果實(shí)施工作從一開始就失去了目標(biāo),沒有了方向和動(dòng)力,缺乏規(guī)劃和控制,那么項(xiàng)目很容易陷入瑣碎的細(xì)節(jié)問題,進(jìn)而舍本逐末,相互推諉,最終"流產(chǎn)"或"爛尾".這樣的實(shí)施服務(wù)談不上境界,只能說成是蒙昧狀態(tài)或混沌狀態(tài)。
一般情況下,ERP實(shí)施的主體是由軟件企業(yè)和用戶構(gòu)成,有時(shí)咨詢公司也會參與。"第一種境界"是ERP實(shí)施成功的前提。具體而言,在選型之前,用戶要做個(gè)IT規(guī)劃,分析企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求,掌握技術(shù)選型、硬件選型、軟件選型的要點(diǎn)。這個(gè)可以由咨詢公司或有管理咨詢和實(shí)施能力的軟件企業(yè)來完成。在軟件選型階段,用戶要有明確的目標(biāo),要將ERP選型同企業(yè)的戰(zhàn)略部署結(jié)合起來,不能簡單停留在產(chǎn)品的功能和品牌上。這個(gè)目標(biāo)應(yīng)該來自企業(yè)本身業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。
軟件企業(yè),特別是有咨詢和實(shí)施能力的軟件企業(yè),也要明確目標(biāo)。這個(gè)目標(biāo)主要指軟件企業(yè)要為客戶解決什么業(yè)務(wù)問題,解決到什么程度。這要求需求調(diào)研必須認(rèn)真、徹底、周細(xì)。軟件企業(yè)要在調(diào)研階段了解客戶的信息化現(xiàn)狀,評估企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng),進(jìn)而采取針對性的實(shí)施策略。一般而言,ERP是面向管理層和決策層的旨在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)集成和協(xié)同管理的信息系統(tǒng),它較適合于那些具有一定信息化基礎(chǔ)的企業(yè),如已經(jīng)應(yīng)用了CAX(如,財(cái)務(wù)軟件、CAD、CAM、CAE、CAPP等)、PDM(或PLM)等。在諾蘭模型中,處于成熟階段的企業(yè)實(shí)施ERP的周期快、難度小,而越靠前的企業(yè)實(shí)施ERP的工作量大,難度大,周期長。因?yàn)槠髽I(yè)需要將所有階段的信息化工作全部集中到工作中,這種情況下,最好選擇分期實(shí)施的策略。不僅如此,軟件企業(yè)還必須制定一個(gè)總體實(shí)施方案,包括實(shí)施團(tuán)隊(duì)的組建、實(shí)施計(jì)劃與步驟、實(shí)施里程碑、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。為協(xié)調(diào)步驟,確保進(jìn)度,軟件實(shí)施方應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與客戶磋商,共同做好實(shí)施準(zhǔn)備和實(shí)施支持工作,共同討論和修正實(shí)施方案。
ERP實(shí)施服務(wù)的第二境界:"衣帶漸寬終不悔,為伊消得人憔悴。"
王國維借柳永的詞來表達(dá):成大事業(yè)、大學(xué)問者,不是輕而易舉,隨便可得的,必須堅(jiān)定不移,辛勤耕耘,廢寢忘食,孜孜以求。ERP的成功實(shí)施也需要堅(jiān)定不移的決心和孜孜不倦的拼搏精神。目標(biāo)、總體規(guī)劃、解決方案只是給實(shí)施雙方指明了方向和度量標(biāo)志,因而還要一個(gè)細(xì)化和執(zhí)行的過程。
這個(gè)過程主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(1)確保ERP需求調(diào)研能有效地充分地提煉,這要求調(diào)研人員講究策略、耐心、細(xì)心,不僅僅停留于客戶的片言只語。
(2)有效地控制ERP二次開發(fā)或定制開發(fā),貫徹執(zhí)行軟件工程相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),使軟件測試盡量全面、科學(xué)、徹底,同時(shí)加強(qiáng)軟件質(zhì)量保證和管理工作,建立軟件質(zhì)量指標(biāo)體系及評估方法。
(3)ERP的培訓(xùn)要分步驟分層次進(jìn)行,培訓(xùn)的效果要突出,要因材施教,如先培訓(xùn)ERP管理理念,再培訓(xùn)基本操作,最后培訓(xùn)高級操作。
(4)安裝ERP,配置數(shù)據(jù)庫后,要雙方確認(rèn)。
(5)為用戶診斷瓶頸問題,指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,特別是ERP系統(tǒng)運(yùn)行趨于穩(wěn)定后,實(shí)施者要根據(jù)系統(tǒng)制定新的業(yè)務(wù)流程。
(6)實(shí)施人員要監(jiān)督數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和錄入工作,保證數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確、完整,數(shù)據(jù)錄入的方式要科學(xué)。要協(xié)助和配合用戶測試,詳細(xì)記錄每一個(gè)不合格問題,并確保及時(shí)處理。
(7)項(xiàng)目實(shí)施過程中的溝通機(jī)制、反饋機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制要暢通。軟件產(chǎn)品的成熟度對下一步的實(shí)施工作有一定的影響,但不是致命的。因?yàn)橐坏┓答仚C(jī)制建立起來后,用戶測試中的不合格問題都能得到有效的處理。
(8)其他。如,系統(tǒng)切換方案要科學(xué);有效管理實(shí)施文檔,確?山桓缎晕臋n的質(zhì)量可靠,特別是用戶文檔要詳細(xì)完整、簡潔易讀;實(shí)施進(jìn)度按計(jì)劃推進(jìn)等等。
ERP實(shí)施需要一個(gè)規(guī)范、科學(xué)的實(shí)施流程,需要借鑒一些現(xiàn)存的實(shí)施方法和經(jīng)驗(yàn),但我們不能依懶,也不能拘束于書面的《項(xiàng)目管理辦法》和《實(shí)施流程規(guī)范》。因?yàn)橐?guī)范實(shí)施流程的目的在于提高實(shí)施效率,降低實(shí)施成本,而事實(shí)上,任何ERP項(xiàng)目都存在一些不確定性因素和風(fēng)險(xiǎn),這恰恰是規(guī)范化的流程所始料不及的。相反,要充分發(fā)揮實(shí)施團(tuán)隊(duì)這一主體的能動(dòng)性。實(shí)施人員要時(shí)刻思考項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和難度,要不斷地總結(jié)和預(yù)測,要充分調(diào)配和利用有限資源,要加強(qiáng)與客戶溝通,切實(shí)從客戶的立場分析問題和解決問題,爭取同客戶建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,主動(dòng)引導(dǎo)客戶跟進(jìn)實(shí)施計(jì)劃。對于實(shí)施難題,如物料編碼、流程重組、具體的業(yè)務(wù)問題或軟件功能等,實(shí)施者要敢于推陳出新,創(chuàng)造性地解決具體問題。對于實(shí)施風(fēng)險(xiǎn),如需求變更,實(shí)施者要及時(shí)請示上級主管,及時(shí)與客戶磋商,盡早提出風(fēng)險(xiǎn)控制方案。
可見,ERP的實(shí)施,單靠戰(zhàn)略規(guī)劃是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還要實(shí)施雙方同心協(xié)力,為共同的理想和事業(yè)而奮斗。
ERP實(shí)施服務(wù)的第三境界:"眾里尋他千百度,驀然回首,那人卻在,燈火闌珊處。"
王國維借詞喻事,以為:做學(xué)問、成大事業(yè)者,必須有專注的精神,經(jīng)反復(fù)探索、艱苦鉆研后,自然會豁然貫通,有所發(fā)現(xiàn),有所發(fā)明,有所成就。ERP實(shí)施也是如此。經(jīng)過第二境界的拼搏,ERP的實(shí)施工作應(yīng)當(dāng)有所收獲和頓悟。
在這一境界中,ERP的實(shí)施要繼續(xù)保持暢通的反饋機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制、溝通機(jī)制。并重點(diǎn)注意以下內(nèi)容:
(1)做好驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作,協(xié)助用戶編寫驗(yàn)收測試計(jì)劃,進(jìn)行驗(yàn)收測試用例設(shè)計(jì),執(zhí)行驗(yàn)收測試活動(dòng),并準(zhǔn)備用戶文檔(要求種類齊全、內(nèi)容完整、可讀性強(qiáng))和其他驗(yàn)收文檔。
(2)做好項(xiàng)目實(shí)施過程中的管理工作總結(jié)和技術(shù)工作總結(jié)。
(3)加強(qiáng)與客戶溝通,及時(shí)處理客戶存在的問題,不要求每個(gè)問題都按照客戶的意思辦,但實(shí)施方必須讓客戶明白自己的責(zé)任心和對具體問題的處理意見。
(4)實(shí)施方必須讓客戶知道,任何軟件都不可能十全十美,都或多或少地存在一些問題。ERP是企業(yè)管理創(chuàng)新的工具,而非全能的法寶。的核心目標(biāo)在于控制成本,保證交貨期,提高企業(yè)運(yùn)行效率。它的運(yùn)行及作用的發(fā)揮必須與制度建設(shè)、文化建設(shè)并駕齊驅(qū)。
(5)實(shí)施方主動(dòng)與客戶共同評估實(shí)施工作,歸納實(shí)施工作中的收獲與感受,要讓客戶明白,ERP項(xiàng)目的實(shí)施不僅僅是軟件的安裝和調(diào)試,還包括培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、反饋服務(wù)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備監(jiān)控、制度建設(shè)等內(nèi)容。
(6)實(shí)施方要幫助客戶企業(yè)建立ERP項(xiàng)目評估制度,對企業(yè)實(shí)施ERP的直接效益和間接效益進(jìn)行驗(yàn)收評審和定期評審。
(7)實(shí)施方要告知客戶能否提供持續(xù)優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù),要不失時(shí)機(jī)地促成驗(yàn)收,并提供已承諾的售后實(shí)施服務(wù),否則功虧一簣、前功盡棄。
(8)實(shí)施方應(yīng)該要求實(shí)施人員作好實(shí)施總結(jié)工作,提煉具有借鑒價(jià)值的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和進(jìn)一步完善ERP產(chǎn)品的策略和建議,并將其作為知識管理的重要內(nèi)容,以便其他人員繼承和利用,也有利于ERP的進(jìn)一步推廣應(yīng)用。
簡言之,ERP實(shí)施的第三境界在于評估實(shí)施效益/總結(jié)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)/激發(fā)實(shí)施創(chuàng)新。沒有第三境界,ERP實(shí)施無法成功。
結(jié)語
ERP實(shí)施服務(wù)的三種境界對應(yīng)于實(shí)施服務(wù)的三大階段,它們是相互依賴/相互促進(jìn)的關(guān)系,沒有第一種境界,就不可能達(dá)到第二種境界,更談不上第三境界,后一種境界都是對前一種境界的繼承和延伸。這三種境界是"總-分-總"的關(guān)系,即第一境界提出總體目標(biāo)、規(guī)劃、方案,第二境界在第一境界的基礎(chǔ)上分析和執(zhí)行具體計(jì)劃,第三境界在第二境界的基礎(chǔ)上評估效益/總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
當(dāng)前國內(nèi)ERP的需求市場還沒有出現(xiàn)人們心中期盼已久的"井噴"現(xiàn)象,除了產(chǎn)品的不成熟性/價(jià)格定位等因素,還很大程度上與實(shí)施服務(wù)的質(zhì)量和水平有關(guān)。廣大企業(yè),特別是中小企業(yè),承受風(fēng)險(xiǎn)的能力是有限的,如果它們對軟件實(shí)施方仍然心中沒數(shù),那么無疑增加了項(xiàng)目的不確定性和難度。因此,具有管理咨詢和實(shí)施能力的ERP軟件企業(yè)要敢于提升實(shí)施服務(wù)的境界,并將這種服務(wù)境界打造成核心競爭力之一。
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