數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作作為信息系上線的基礎(chǔ)工作，得到了廣泛的重視，但是因?yàn)榛�礎(chǔ)數(shù)據(jù)問題而導(dǎo)致的系統(tǒng)實(shí)施困境依然常常發(fā)生，“牽一發(fā)而動全身”的效果讓很多實(shí)施顧問和企業(yè)人員頭疼不已。如何合理科學(xué)的開展數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作？如何有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)整理？什么才是數(shù)據(jù)整理的有效方法？……本文主要分享一些數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作經(jīng)驗(yàn)，以供借鑒。

一、數(shù)據(jù)在信息化項(xiàng)目實(shí)施中重要性

    數(shù)據(jù)是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)信息化管理的重要性變得越來越明顯，并成為現(xiàn)代企業(yè)管理至關(guān)重要的影響因素之一。 下面舉兩個運(yùn)用信息化數(shù)據(jù)給企業(yè)帶來價值的例子：1）某鋼廠利用和汽車生產(chǎn)企業(yè)的數(shù)據(jù)共享，開發(fā)特種板材，開展定制服務(wù)，滿足客戶需求同時保證利潤。在北京國貿(mào)三期建設(shè)中，該鋼廠利用與建筑公司數(shù)據(jù)信息共享帶來的價值，擊敗了韓國浦項(xiàng)，成為建筑鋼材的供應(yīng)商。其原因很簡單，國貿(mào)地處北京CBD核心，建筑工地空間小，租用地方擺放建材成本太高，該鋼廠與建設(shè)方共享數(shù)據(jù)，按日提供鋼材供應(yīng)（很多產(chǎn)品利用在途時間），減少建筑方成本。2）某公司銷售數(shù)據(jù)以往零散掌握在各個銷售人員的手中，給公司的業(yè)務(wù)分析造成難度，管理層難以隨時了解公司的業(yè)務(wù)開展情況。公司高層在開會做年度、季度、月工作總結(jié)時，常常沒有具體數(shù)據(jù)作為依據(jù)，容易讓會議流于形式，起不到該有的作用。后來，公司重新整理了這些數(shù)據(jù)，把它放到信息項(xiàng)目中，每次開會都用信息說話，扭轉(zhuǎn)之前會議流于形式的狀態(tài)，這種方式在公司推行一段時間后，明顯感覺到公司管理與決策更加及時有效。

    要讓數(shù)據(jù)在企業(yè)信息化項(xiàng)目中產(chǎn)生商業(yè)價值，一個至關(guān)重要的前提就是要保證在實(shí)施過程中這些數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確、真實(shí)地來源于企業(yè)商業(yè)數(shù)據(jù)。當(dāng)然如果業(yè)務(wù)流程原本就亂七八糟，數(shù)據(jù)獲取得再完整，也不會有太大價值。

    古人云：“千里之堤，潰于蟻穴！ “萬丈高樓平地起”，“細(xì)節(jié)決定成敗”都說明數(shù)據(jù)在企業(yè)信息項(xiàng)目實(shí)施中的基礎(chǔ)性和重要性。如果在信息化實(shí)施過程中收集的數(shù)據(jù)不全或質(zhì)量不高，都將直接導(dǎo)致公司后期經(jīng)營與管理所需要?dú)w類或統(tǒng)計數(shù)據(jù)產(chǎn)生嚴(yán)重的錯誤，一方面會使各部門工作效率低下，增加營運(yùn)成本；另一方面隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，數(shù)據(jù)種類和數(shù)量的快速增加，造成數(shù)據(jù)分類規(guī)則難度加大。

二、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備重難點(diǎn)

    在信息化項(xiàng)目實(shí)施中，經(jīng)常會聽到一句話就是“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，以此來表達(dá)對數(shù)據(jù)的重視程度。然而數(shù)據(jù)準(zhǔn)備質(zhì)量的問題已經(jīng)成為信息化項(xiàng)目高失敗率的主要原因之一，不得不讓人反思癥結(jié)到底在哪兒。假如一個信息化項(xiàng)目輸入是垃圾數(shù)據(jù)的話，輸出的信息必然是垃圾信息。由此可見，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作對信息化項(xiàng)目實(shí)施的重要性。數(shù)據(jù)尤如人體中的血液,是信息化項(xiàng)目實(shí)施的前提，準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)則是項(xiàng)目信息的根源，但事實(shí)情況是在信息準(zhǔn)備階段會有很多阻礙，最終造成項(xiàng)目延期，項(xiàng)目不能順利實(shí)施，或項(xiàng)目不能按客戶的要求交付。下面列舉在以往工作中遇到難點(diǎn)：

    1)有些數(shù)據(jù)可能會涉及到多個部門，如果沒有一套非常規(guī)范的制度，在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中就很容易造成部門之間互相推諉。如：某公司人力資源部著手收集近兩個月各部門績效考核數(shù)據(jù)。人力資源部部長發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品部還有好幾個數(shù)據(jù)未提供，馬上找到產(chǎn)品部部長，向她征詢績效指標(biāo)數(shù)據(jù)收集的情況。產(chǎn)品部部長向她反饋，數(shù)據(jù)不能及時提交責(zé)任在營運(yùn)部，人力資源部部長又找到營運(yùn)部部長，營運(yùn)部部長一臉無奈地說：“不是我不想交，而是財務(wù)部沒有給我數(shù)據(jù)，我交不了！”人力資源部部長又被推到了財務(wù)部，財務(wù)部部長一看到人力資源部經(jīng)理，立馬向她訴苦說：“我部門的數(shù)據(jù)收集工作量實(shí)在太大了！我還有好多數(shù)據(jù)收集不到。”

    2）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備目標(biāo)定義不清楚，模棱兩可，沒有細(xì)分及量化，所以導(dǎo)致數(shù)據(jù)在準(zhǔn)備階段容易出現(xiàn)與實(shí)際情況不一樣的情況。

    3）大型信息化項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息工程。如某公司人事檔案管理信息項(xiàng)目，公司其它信息化項(xiàng)目用到人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的地方很多，如人事部要掌握人員基本檔案、家庭成員、配偶檔案、主要社會關(guān)系等等；生產(chǎn)技術(shù)部要掌握專業(yè)技術(shù)人員的分布、專業(yè)、學(xué)歷、再教育情況等等；黨委辦公室要掌握先鋒隊的情況；團(tuán)委要掌握團(tuán)員的分布、年齡構(gòu)成等情況；保務(wù)辦則從安全的角度掌握特殊人員的檔案；總務(wù)部則需要房屋承租人的單位、住址、面積、暖氣投資、工齡、煤氣投資等情況。而本身要去了解與及掌握這些數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)之間的關(guān)系就非常難困，假如某一方面數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的不全或者有誤，可能會對公司信息化項(xiàng)目產(chǎn)生一系列難以想象的連鎖反應(yīng)。

    4）在公司里要找到既懂業(yè)務(wù)知識又懂?dāng)?shù)據(jù)規(guī)劃的專業(yè)人員比較難困，比如在房產(chǎn)工程公司里需要懂得房改政策才能算出售房價格，懂得調(diào)度室業(yè)務(wù)知識，作業(yè)計劃的程序進(jìn)行修改，等等。懂了這些業(yè)務(wù)，才能做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼工作。所謂融會貫通就是這個意思。很少有員工既懂物資調(diào)度、運(yùn)輸調(diào)度，又懂物資管理與設(shè)備管理。

    5）很多企業(yè)在沒有上信息化項(xiàng)目之前使用都是手工方式管理，手工方式下的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備多數(shù)是以部門為單位進(jìn)行，部門之間用單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，部門內(nèi)用臺帳進(jìn)行數(shù)據(jù)記帳，月底通過對帳方式來保證部門內(nèi)和部門之間數(shù)據(jù)的一致性。而這種方式與利用信息化項(xiàng)目來進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的思想和實(shí)現(xiàn)手段有非常大的差距。

    6）如今每個公司都有很多信息化項(xiàng)目，這些項(xiàng)目有些是是搭在NUIX上，有些是建在window上，其中大多數(shù)信息項(xiàng)目所用的數(shù)據(jù)庫也各不相同，所采取的數(shù)據(jù)保存格式也各異，如何把這些來自不同的平臺不同格式的數(shù)據(jù)，有效在進(jìn)行抽取，再次利用，這都將會給數(shù)據(jù)準(zhǔn)備帶來很多不必要的麻煩。

三、有效的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作

    “不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海。”用這句古訓(xùn)來形容信息化項(xiàng)目實(shí)施的基本工作的重要性再恰當(dāng)不過了，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作千頭萬緒、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯，是一項(xiàng)艱苦細(xì)致的工作。如何做好該項(xiàng)工作，筆者認(rèn)為從下面四個方面來進(jìn)行。

    第一步：弄清有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備

    信息化項(xiàng)目實(shí)施所需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)比較多，大致可歸納為兩類：靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，有些文章中也把這兩類數(shù)據(jù)稱作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。

    靜態(tài)數(shù)據(jù)是指正式生產(chǎn)活動開始前所需要重點(diǎn)準(zhǔn)備的哪部分?jǐn)?shù)據(jù)，如物料清單、會計科目的設(shè)定、工作中心的能力和成本費(fèi)率、倉庫和貨位代碼、管理人員與操作人員資料、各種比率參數(shù)、工藝路線、供應(yīng)商資料和客戶資料等。這些數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是它不隨時間或其它數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù)，是企業(yè)公用的數(shù)據(jù)，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個信息項(xiàng)目中的唯一性。

    動態(tài)數(shù)據(jù)是指經(jīng)營生產(chǎn)過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，滾動發(fā)生，隨時變動，如出入庫記錄、客戶合同執(zhí)行情況、完工報告等都是不斷增減修訂，一旦建成，就需要不斷地維護(hù)。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點(diǎn)來區(qū)分，又可以分為初始數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時點(diǎn)的數(shù)據(jù)對信息化項(xiàng)目正式使用前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表信息項(xiàng)目在期初上線這樣的時點(diǎn)上反映公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)時狀態(tài)，被稱為初始數(shù)據(jù)。初始數(shù)據(jù)既包括上線時點(diǎn)所有物料的應(yīng)收款余額、車間在制品余額、應(yīng)付款余額、總賬余額、庫存余額等。

    由于兩種數(shù)據(jù)類型不同，在實(shí)施過程中采取的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備策略也不相同。靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的時間較長，往往在實(shí)施的開始階段就應(yīng)著手準(zhǔn)備，可以安排專人負(fù)責(zé)，而動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時間短，往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前開始準(zhǔn)備就行，因而需要投入的人力相對來說比較少。
   
    第二步：成立數(shù)據(jù)收集小組，確定工作進(jìn)度。

    艱苦細(xì)致的工作要有踏實(shí)能干的團(tuán)隊擔(dān)當(dāng)，嚴(yán)密的計劃和合理的組織是完成這項(xiàng)艱巨工作保證。數(shù)據(jù)收集小組成員要從各個部門的業(yè)務(wù)人員中抽調(diào)，由項(xiàng)目經(jīng)理或指定的專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)收集小組的全面領(lǐng)導(dǎo)工作。數(shù)據(jù)收集小組的職責(zé)是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立數(shù)據(jù)編碼體系，組織相應(yīng)的培訓(xùn)，制作數(shù)據(jù)搜集表格模板，監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。在工作執(zhí)行上，數(shù)據(jù)收集小組要根據(jù)信息化項(xiàng)目的實(shí)施的進(jìn)度，制定數(shù)據(jù)整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定期召開小組會議，溝通問題，推進(jìn)工作。

    第三步：數(shù)據(jù)整理自下而上、先易后難。

    任何工作都需要講究方式方法，數(shù)據(jù)整理概莫能外。信息項(xiàng)目數(shù)據(jù)整理通常做法是先易后難，容易整理的公共數(shù)據(jù)先行整理，需要多次求精的局部數(shù)據(jù)后行整理。靜態(tài)數(shù)據(jù)相對固定，且花費(fèi)時間長，可以先行整理，動態(tài)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)切換前整理即可。

    第一手資料和數(shù)據(jù)存在生產(chǎn)第一線，要將這些散亂的數(shù)據(jù)加以收集整理，很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此，數(shù)據(jù)收集人員應(yīng)該在與一線人員充分溝通交流的基礎(chǔ)上設(shè)計出他們能夠理解和操作的數(shù)據(jù)收集表格，然后下發(fā)到各個部門以供基層人員收集、記錄數(shù)據(jù)之用。最后部門對基礎(chǔ)人員收集上來的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，統(tǒng)一報到數(shù)據(jù)錄入人員手中。

    第四步：把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)。

    當(dāng)信息項(xiàng)目上線后，項(xiàng)目里的數(shù)據(jù)能否反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看初始數(shù)據(jù)能否及時準(zhǔn)確的收集。在數(shù)據(jù)的搜索整理過程中，數(shù)據(jù)收集小組要不斷地對整理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對，以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯誤與遺漏要及時與具體負(fù)責(zé)部門和人員進(jìn)行溝通。溝通無異后,就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。然后再由專業(yè)人員錄入系統(tǒng)。錄入方式有兩種，一種是手工錄入，另一種是系統(tǒng)導(dǎo)入。手工錄入工作比較是艱巨而枯燥，時間長了容易出錯，所以建設(shè)使用數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入工具，有條件的也可以編寫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序?qū)崿F(xiàn)更快速更完美的錄入。為保障數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量，公司也可以建立相應(yīng)獎懲制度，一方面高錄入人員的積極性，另一方面也督促其在錄入的同時進(jìn)行認(rèn)真的檢查。

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本文標(biāo)題：信息化項(xiàng)目實(shí)施之?dāng)?shù)據(jù)準(zhǔn)備

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