一、ERP及企業(yè)內(nèi)部控制的概念
ERP是EntERPrise Resource Planning(企業(yè)資源計劃)的縮寫,是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,將企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、網(wǎng)上交易等有機地集成在一起,以實現(xiàn)物流、資金流、信息流“三流”合一的操作平臺和信息管理系統(tǒng),有效地利用企業(yè)的各種資源,為企業(yè)經(jīng)營決策提供全面支持的系統(tǒng)工具。
美國COSO報告指出,內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、管理層和其他員工實施的,為營運的效率效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標的實現(xiàn)而提供合理保證的過程。根據(jù)我國最新頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程,其目標是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整,提高經(jīng)營效率和效果,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。主要包括五個要素:內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督。
二、企業(yè)ERP系統(tǒng)及控制原理
ERP系統(tǒng)以先進管理流程、管理方法、管理技術(shù)及管理理念為基礎(chǔ)。以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段,將企業(yè)的物流、資金流和信息流有機集成,園化成型。以計算機終端為操作界面,從而使企業(yè)能隨時隨地以更合理的方式配置資源、提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和核心競爭力。因而,EPR系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)營管理活動過程中,它不僅僅是一套軟件,一套先進的計算機管理系統(tǒng),更多的是一種先進的管理思想和理念,是信息化時代企業(yè)內(nèi)部管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的一種手段和工具。概括地說,企業(yè)ERP系統(tǒng)有以下特點:
企業(yè)ERP系統(tǒng)將企業(yè)的整個業(yè)務(wù)流程看作是一個緊密相連的供應(yīng)鏈。在這個供應(yīng)鏈中不僅包括企業(yè)內(nèi)部運營的各個環(huán)節(jié)。而且還包括供貨商、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶等。企業(yè)內(nèi)部運營的各個環(huán)節(jié),如財務(wù)、市場營銷、材料采購、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、服務(wù)維護、工程技術(shù),以及對競爭對手的監(jiān)視管理等,就是企業(yè)內(nèi)部一個個相互協(xié)同、相瓦作用的支持子系統(tǒng)。
企業(yè)ERP系統(tǒng)利用現(xiàn)代電子和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。可以方便、快捷地對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)實施有效的管理,如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量監(jiān)控、運輸、分銷、服務(wù)與維護、財務(wù)管理、投資管理、經(jīng)營風(fēng)險管理、決策管理、獲利分析、人事管理、實驗室管理、項目管理、配方管理、客戶關(guān)系管理等。
ERP系統(tǒng)的核心是管理企業(yè)現(xiàn)有資源,合理調(diào)配和準確利用現(xiàn)有資源,為企業(yè)提供一套能夠?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量、市場變化、客戶滿意度等關(guān)鍵問題進行實時分析、判斷的決策支持系統(tǒng)。使企業(yè)在激烈的市場競爭中能夠即時掌控和調(diào)度各方面的資源,全方位地發(fā)揮能量。從而取得最佳經(jīng)濟效益。
三、ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制程序與方法
利用ERP系統(tǒng)進行內(nèi)部控制,一方面,通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行信息處理和傳輸工作,可以大大提高工作效率;另一方面,通過軟件系統(tǒng)實施控制,可以克服任何因素的干擾。具體到ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控的過程分為:
(一)事前控制。1.預(yù)算控制。將企業(yè)的整體目標分解為具體的控制項目和明確的控制標準,并落實到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人,在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時。系統(tǒng)自動將實際情況與預(yù)算目標進行比較,對不符合規(guī)范的業(yè)務(wù)操作進行否決或提請授權(quán)機構(gòu)決策。2.授權(quán)控制。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任,設(shè)置每個員工對系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對信息的查詢范圍。通過ERP系統(tǒng)進行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀性,克服控制過程中的人為因素,保證相關(guān)政策得到嚴格執(zhí)行。
(二)事中控制。根據(jù)系統(tǒng)可以進行以下程序控制:1.業(yè)務(wù)操作控制。以信息傳遞為線索,以企業(yè)的規(guī)章制度為標準,將費用報銷、庫存管理、產(chǎn)品購銷等經(jīng)常性業(yè)務(wù)的流程加以規(guī)范,并通過環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項驅(qū)動等軟件技術(shù)將其體現(xiàn)在系統(tǒng)中。在日常經(jīng)營活動中。系統(tǒng)將自動拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。2.會計系統(tǒng)控制。主要包括以下方面:(1)會計科目。通過設(shè)置一套名稱齊備、內(nèi)容完整、歸類繁簡適度的會計科目,規(guī)范會計核算過程,方便監(jiān)管信息的提取。(2)財務(wù)政策。由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的標準,自動完成折舊計提、費用攤銷等工作。拒絕利用相關(guān)政策人為調(diào)整會計利潤的現(xiàn)象。(3)會計報表。利用取數(shù)公式,直接根據(jù)會計賬簿生成會計報表,保證報表數(shù)據(jù)真實、完整。通過系統(tǒng)進行事中控制,可以有效控制在制度執(zhí)行過程中人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性,提高內(nèi)控的穩(wěn)定性、可靠性。
(三)事后控制。1.數(shù)據(jù)核對。系統(tǒng)可自動核對內(nèi)外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系,并把異常情況及時提交給相關(guān)的監(jiān)控部門。2.風(fēng)險評估。根據(jù)企業(yè)面臨的各種風(fēng)險,如籌資風(fēng)險、投資風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險、環(huán)境風(fēng)險等,設(shè)計風(fēng)險模型,并轉(zhuǎn)化成具體的控制項目及風(fēng)險指標。系統(tǒng)可定期搜集相關(guān)數(shù)據(jù),根據(jù)風(fēng)險模型,還原成企業(yè)面臨的風(fēng)險狀況,生成風(fēng)險評估報告。3.檢查制度執(zhí)行情況。通過搜集整理員工的日常操作,系統(tǒng)可定期分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎規(guī)范。通過系統(tǒng)進行事后控制可以確保檢查報告的客觀性、可靠性,提高檢查效率,降低檢查成本。有利于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)在目標實現(xiàn)及制度執(zhí)行過程中的各項偏差。
此外,根據(jù)控制對象、控制方式和控制環(huán)節(jié)的變化還可以從其他方面設(shè)計控制:1.系統(tǒng)開發(fā)和初始化控制。系統(tǒng)開發(fā)階段的主要工作如制定項目管理計劃;進行項目的可行性研究與分析;控制開發(fā)進度,監(jiān)督開發(fā)質(zhì)量,等等。初始化工作如初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入;保證新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換有序進行:一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)軟件可能存在安全漏洞,立即進行在線修補與升級;等等。2.組織控制。組織控制主要應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容:(1)系統(tǒng)維護部門和實際操作使用部門分離。系統(tǒng)維護部門無權(quán)接觸實際業(yè)務(wù)活動的操作;(2)系統(tǒng)維護部門內(nèi)部如系統(tǒng)管理員、操作員、資料保管員等各個崗位應(yīng)分離;(3)業(yè)務(wù)處理部門內(nèi)部應(yīng)按照內(nèi)控審核批準體系對不同的用戶在系統(tǒng)應(yīng)用上設(shè)定不同的操作授權(quán)。3.信息系統(tǒng)與文檔安全控制。4.操作維護控制。
四、ERP環(huán)境下實施內(nèi)部控制需注意的問題
(一)明確內(nèi)部控制的全員責(zé)任,強調(diào)人的重要性。內(nèi)部控制的制定與實施過程中,不僅僅是管理人員、內(nèi)部審計或董事會,而是組織中的任何一個人都對內(nèi)部控制負有責(zé)任。同時,只有人才可能制定企業(yè)的目標,并設(shè)置控制的機制。反過來,內(nèi)部控制影響著企業(yè)每一人的行為。
(二)強調(diào)內(nèi)部控制是一個動態(tài)過程。內(nèi)部控制是對企業(yè)的整個經(jīng)營管理活動進行監(jiān)督與控制的過程,企業(yè)的經(jīng)營活動不停止。企業(yè)的內(nèi)部控制過程也不會停止。
(三)強調(diào)軟控制的作用。軟控制主要是指屬于意識、文化層面的影響。如高級管理階層的管理風(fēng)格、管理哲學(xué)、企業(yè)文化、社會道德規(guī)范等。
(四)強調(diào)風(fēng)險意識。企業(yè)管理層必須密切注意來自各方面、各層級的風(fēng)險。并采取必要的管理措施。
轉(zhuǎn)載請注明出處:拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標題:ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制體系的設(shè)計
本文網(wǎng)址:http://www.ezxoed.cn/html/consultation/10820223253.html