ERP的成功實施在很大程度上與數(shù)據(jù)質(zhì)量密切相關(guān)。數(shù)據(jù)質(zhì)量高意味著ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將發(fā)揮所有預(yù)期功效。借助一家虛擬公司的CEO和CIO之間的郵件對白，你也許能更清楚數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要性，并知道在什么情況下應(yīng)采取什么解決方案。
當聽到別人談及ERP方案時，你會發(fā)現(xiàn)他們的話題多數(shù)聚焦于業(yè)務(wù)流程重組。ERP軟件在改善員工接受訂單、生產(chǎn)、發(fā)貨和開票效率中確實發(fā)揮著重要作用。
但是，ERP的價值不僅僅體現(xiàn)在整個企業(yè)價值鏈的集成業(yè)務(wù)流程中。如果無法集成支持這些流程的數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)實施將陷入絕境，永無翻身機會。時過數(shù)年、耗資數(shù)百萬之后，許多企業(yè)依舊倍感挫折：因為其ERP投資并沒有給業(yè)務(wù)管理帶來新起色。
在由ERP系統(tǒng)捆綁之前，每個獨立的流程均擁有各自的一組主數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)必須通過集成來釋放ERP的價值。主數(shù)據(jù)實體包括客戶、供應(yīng)商、產(chǎn)品、原材料及其他文件。
ERP項目的成功實施在很大程度上與數(shù)據(jù)質(zhì)量密切相關(guān)。
數(shù)據(jù)質(zhì)量問題涉及到不完整、重復(fù)、不正確、不一致和錯誤分類的記錄。這些記錄將導(dǎo)致訂單處理不當、庫存和采購管理失效、新產(chǎn)品上市時間滯延、業(yè)務(wù)處理效率低下、業(yè)務(wù)績效管理不可靠、業(yè)務(wù)風險加大等不良后果。
從廣義上來講，數(shù)據(jù)質(zhì)量高意味著ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將發(fā)揮所有預(yù)期的功效。除了傳統(tǒng)意義上的質(zhì)量含義之外，真正的數(shù)據(jù)質(zhì)量還包括合理集成主數(shù)據(jù)。
盡管如此，主數(shù)據(jù)集成仍然是眾多ERP方案事后才會考慮的做法。企業(yè)堅信其在處理這些問題時完全遵循了ERP實施中的“數(shù)據(jù)加載”步驟，但是這種方式往往會低估企業(yè)獲得高質(zhì)量、集成化數(shù)據(jù)，以助實現(xiàn)ROI目標的重要性和復(fù)雜程度。如果數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)中的準確性和及時性無法獲得普遍信任，項目注定會以失敗告終。
我們虛構(gòu)了一家名叫Wexford Widgets的公司，通過解讀它的CEO和CIO之間的幾封有代表性的郵件，探討企業(yè)在預(yù)實施或升級ERP階段必須應(yīng)對的幾大挑戰(zhàn)。
創(chuàng)建主客戶賬戶
發(fā)件人：托尼，Wexford Widgets公司CEO
收件人：比爾，Wexford Widgets公司CIO
主題：合并開單
比爾，
對于客戶要求合并開單一事，我們該如何處理?你知道的，一些大客戶幾年前就已經(jīng)在抱怨我們總是開出不同的發(fā)票給他們，每張發(fā)票對應(yīng)他們在我們這里開立的一個記賬賬戶。我們想通過人為方式截取這些發(fā)票，并將它們合并成一張發(fā)票，但這種方法似乎不太奏效。
客戶不僅埋怨收到一大堆雜亂的發(fā)票會帶來種種不便和麻煩，還認為我們對批量采購折扣信息的掌握不夠準確。這種現(xiàn)象不僅挫傷了客戶的積極性，同時也耗費了我們大量的時間和資金，來人為調(diào)整這些發(fā)票。我希望你能推薦一個有效的行動方案來解決此問題。
托尼
發(fā)件人：比爾，CIO
收件人：托尼，CEO
主題：關(guān)于合并開單
托尼，
非常感謝你向我提出這個問題。我們新版的ERP系統(tǒng)支持將部分賬戶合并成一個單一賬戶，這個賬戶可以包含多個發(fā)貨地址。此方法應(yīng)該能夠解決大部分問題。
不過，我們?nèi)绾闻袛嗄壳澳男┵~戶確實歸同一客戶所有?我的下屬已經(jīng)做過分析，他們發(fā)現(xiàn)許多賬戶使用的聯(lián)系地址、公司名稱等均各不相同，但是卻代表著同一全球客戶的附屬機構(gòu)或部門。所以要想識別所有這些重復(fù)的賬戶，并將之歸入到一個“主”賬戶中，還真不是一件容易的事。而且，就算客戶同意我們按照這種方法對他們的賬戶進行合并，也還是很難實現(xiàn)。我需要對此方案進行進一步探討，一有結(jié)果會馬上告訴你。
比爾
我們可以從郵件中發(fā)現(xiàn)，Wexford采用不同的系統(tǒng)處理不同的業(yè)務(wù)職能，并且針對企業(yè)內(nèi)不同業(yè)務(wù)部門的同一業(yè)務(wù)職能采用單獨的系統(tǒng)。公司希望能夠通過實施單一的ERP方案，來統(tǒng)一所有系統(tǒng)。而事實上這一流程極為復(fù)雜，因為企業(yè)對如何集成當前各個系統(tǒng)中的主文件并消除重復(fù)記錄這一問題，根本就無從下手。
Wexford希望從其ERP實施中收獲的益處之一，是優(yōu)化客戶數(shù)據(jù)處理，包括針對每個客戶開具單一發(fā)票的能力。大客戶迫切需要一張單獨的綜合賬單來簡化支付流程，并對其與Wexford的資金往來進行追蹤。在多數(shù)情況下，這些客戶已經(jīng)與Wexford簽訂了批量采購折扣協(xié)議。他們擔心如果擺在面前的是一大堆分開的賬單，將可能無法獲得協(xié)定中的最優(yōu)惠價格。
借助ERP系統(tǒng)實現(xiàn)上述業(yè)務(wù)需求的惟一途徑，是公司能夠找到一種對賬戶進行“分組”的方法，識別由同一公司開立的所有賬戶，盡管這些賬戶具有不同的公司名和聯(lián)系地址。一般情況下，賬戶都是按照這些客戶所在的附屬公司名稱或不同部門名稱來創(chuàng)建的。
Wexford的客戶主數(shù)據(jù)可能遍布多個不同系統(tǒng)。每個不同的原有系統(tǒng)均可能擁有單獨的客戶主文件。要想對這些客戶主數(shù)據(jù)進行整合，則意味著必須對主文件中的所有賬戶進行識別，確定哪些賬戶歸屬同一客戶，并可歸納至單一賬戶，同時還應(yīng)考慮到客戶公司內(nèi)部的結(jié)構(gòu)。
客戶數(shù)據(jù)集成解決方案(CDI)有助于企業(yè)對客戶賬戶進行調(diào)整，創(chuàng)建一個具有相同性質(zhì)的“主客戶賬戶”。這個主賬戶交叉引用了Wexford應(yīng)用程序系統(tǒng)中所有代表同一客戶的賬戶信息。這意味著Wexford只要對鏈接到同一客戶的各個賬戶中的銷售情況進行簡單匯總，即可準確追蹤公司對這些客戶的總體銷售態(tài)勢。健全的CDI解決方案還將支持多個客戶層次，允許Wexford輕松對自己在客戶企業(yè)結(jié)構(gòu)中各層面的銷售情況進行追蹤。
應(yīng)對主數(shù)據(jù)管理中的難題
發(fā)件人：托尼，CEO
收件人：比爾，CIO
主題：多付的返利
比爾，
鑒于你對公司能否準確支付大客戶返利部分的金額這一焦慮，我已經(jīng)要求財務(wù)部門分派人員根據(jù)合同中的返利與折扣規(guī)定，對公司實際支付款額進行抽樣審核。
結(jié)果非常出人意料，至少可以這樣說。我們發(fā)現(xiàn)抽樣檢查中，幾乎所有客戶都說我們在計算折扣與返利時，并未將客戶的全部采購信息包含在內(nèi)。當他們抱怨說沒有得到合理折扣時，我們根本無法向他們出示一份完整的報表來核實雙方所有交易。最后，為了讓客戶滿意，我們不得不尊重客戶的說辭，返利金額完全由他們說了算，或者想方設(shè)法進行協(xié)商。還有，我們在查賬過程中發(fā)現(xiàn)，多付的返利和折扣數(shù)目還不小。毫無疑問，我想我們需要想辦法盡快解決這個問題。你有什么建議?
托尼
發(fā)件人：比爾，CIO
收件人：托尼，CEO
主題：關(guān)于多付的返利
托尼，
我已經(jīng)對此問題進行了研究。我們需要將所有屬于同一客戶的賬戶連接起來。我們不能強制每個客戶只開設(shè)一個賬戶，因為他們可能需要設(shè)立多個賬戶來滿足不同地域的需求。但是，我們必須能夠識別出哪些賬戶確實由同一公司開立。我覺得我們可以嘗試使用客戶數(shù)據(jù)集成解決方案來應(yīng)付這一棘手問題。這樣，我們可以使客戶賬戶管理更加合理，為新ERP系統(tǒng)提供更高質(zhì)量數(shù)據(jù)。這一方案的關(guān)鍵是CDI技術(shù)目前尚未納入ERP項目預(yù)算內(nèi)。我已經(jīng)要求小組人員著手調(diào)查，他們將告訴我大致費用。
比爾
顯然，如果企業(yè)無法將客戶賬戶連接起來，嚴重的運營風險將不可避免。Wexford目前的狀況將導(dǎo)致其與客戶的關(guān)系不斷疏遠、僵化，因為客戶會擔心無法享受到應(yīng)有折扣和返利。由于Wexford無力為此提供有利證明，這些客戶就會要求另外付款，而Wexford在多數(shù)情況下總是會多付給他們。許多ERP實施項目沒有及時解決主數(shù)據(jù)管理或客戶數(shù)據(jù)集成中的各種問題，公司直到在測試期間或系統(tǒng)投入運營后碰到問題才手忙腳亂，正如Wexford目前的狀況。
數(shù)據(jù)加載和遷移所耗費用通常不會超過ERP實施項目預(yù)算的10%。項目管理人員認為只要簡單地將數(shù)據(jù)從原有系統(tǒng)加載到新ERP系統(tǒng)中就完事了。然而，此想法大大低估了將清潔集成數(shù)據(jù)加載至新系統(tǒng)需耗費的精力。
事實是，數(shù)據(jù)清洗、遷移、加載和集成通常需要消耗整個ERP項目30%以上的投入。這遠遠超過10%的常規(guī)預(yù)算。結(jié)果，許多項目陷入數(shù)據(jù)加載問題或其他數(shù)據(jù)驅(qū)動危機的緊要關(guān)頭。
CDI解決方案通過對Wexford的業(yè)務(wù)交易進行準確審視，了解哪些交易在同一客戶身上發(fā)生，無論該客戶擁有多少不同的賬戶，進而幫助Wexford合理評估每位客戶的業(yè)務(wù)信息。這樣，不僅客戶可以從Wexford獲得單獨且(準確)統(tǒng)一的賬單，Wexford也可以明確了解到他們根據(jù)客戶采購量所支付的折扣和返利金額是否準確無誤。
解決其他關(guān)鍵問題
收件人：比爾，CIO
發(fā)件人：托尼，CEO
主題：數(shù)據(jù)質(zhì)量改善計劃
比爾，
太好了，我們的客戶數(shù)據(jù)集成計劃成功了!該計劃真正幫助我們改善了數(shù)據(jù)質(zhì)量，讓我們認識到新型ERP系統(tǒng)投資的整體優(yōu)勢。真希望我們從ERP項目一開始就構(gòu)建了這一系統(tǒng)!
我要向你和你的團隊表示感謝，是你們發(fā)現(xiàn)了CDI正是項目成功所缺少的要素，并快速決策，找到了解決辦法。CDI方案讓我們對客戶有了更好的了解，成功改善了數(shù)據(jù)質(zhì)量。我再次代表Wexford對你表示衷心感謝!
托尼
收件人：托尼，CEO
發(fā)件人：比爾，CIO
托尼，
不用謝，這是我應(yīng)該做的。
比爾
許多企業(yè)很容易誤入這樣一種陷阱中，它們自以為現(xiàn)有數(shù)據(jù)能夠充分支持業(yè)務(wù)運營，其數(shù)據(jù)質(zhì)量符合ERP系統(tǒng)需求。每套舊系統(tǒng)都會有一定的瑕疵，但是系統(tǒng)中的冗余和不一致數(shù)據(jù)(相對于其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)而言)不會影響到單個系統(tǒng)的正常運作。如果Wexford能夠從全局角度審視這些系統(tǒng)的功能，就會發(fā)現(xiàn)困擾自身的數(shù)據(jù)問題。
但是，當數(shù)據(jù)被鎖定在單個應(yīng)用程序中時，企業(yè)將很難發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)問題。Wexford通過將業(yè)務(wù)流程鏈接到綜合ERP應(yīng)用程序中，即可將潛在數(shù)據(jù)問題拒之門外。借助CDI解決方案，諸如Wexford之類的企業(yè)都可以充分釋放ERP投資的最大潛能。
同樣，企業(yè)在選擇CDI解決方案時還應(yīng)謹慎考慮其最終目標。事情遠不像簡單地從眾多解決方案中進行挑選，或者決定哪種解決方案更能實現(xiàn)準確結(jié)果這么簡單。搜索引擎的處理性能也是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它決定為了實現(xiàn)最終目標價值，系統(tǒng)應(yīng)具備的運行速度。
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