1 項目的目標(biāo)和范圍
項目的目標(biāo)和范圍應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商達成一致,并以書面形式確定,作為今后雙方工作的基本依據(jù)。
1.1 項目的目標(biāo)
在ERP項目實施前,企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求,依據(jù)需求分析報告,明確相應(yīng)的總體建設(shè)目標(biāo)和分目標(biāo)。目標(biāo)可分解為階段工作目標(biāo)(或稱里程碑),讓雙方項目組成員充分理解,逐步實現(xiàn)目標(biāo)。
1.2 項目的范圍
項目的范圍在工作任務(wù)書中詳細描述。項目的范圍應(yīng)該盡可能描述得詳細,以降低項目實施風(fēng)險。項目范圍包括組織范圍、產(chǎn)品功能范圍、服務(wù)范圍、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換范圍、技術(shù)實施范圍、接口和二次開發(fā)范圍、培訓(xùn)范圍。
2 項目組織
ERP項目實施采用項目經(jīng)理負責(zé)制。項目組主要由項目經(jīng)理、應(yīng)用咨詢顧問、技術(shù)咨詢顧問組成。實施方與客戶方建立基本相同的架構(gòu),共同組成項目實施小組。
建議組織架構(gòu)如圖1所示,項目指導(dǎo)委員會由雙方的高層領(lǐng)導(dǎo)組織,亦稱項目高層委員會,其職責(zé)是保證客戶和實施方高層的直接溝通,建立良好的合作關(guān)系。
2.1 實施方項目組承擔(dān)項目實施工作,包括以下主要內(nèi)容:
1) 項目管理工作:包括制定項目實施策略、計劃與進度控制。
2) 系統(tǒng)培訓(xùn):包括ERP理念培訓(xùn)、系統(tǒng)管理員培訓(xùn)及ERP產(chǎn)品(模塊)功能培訓(xùn)。
3) 業(yè)務(wù)需求調(diào)研
4) 需求分析和方案設(shè)計,包括數(shù)據(jù)準備方案
5) 系統(tǒng)客戶化配置
6) 制定測試計劃、輔助關(guān)鍵用戶準備測試案例和指導(dǎo)測試,包括模塊測試和集成測試
7) 系統(tǒng)安裝
8) 輔助進行權(quán)限規(guī)劃和分配
9) 輔助建立內(nèi)部支持體系
10) 指導(dǎo)關(guān)鍵用戶靜態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
11) 幫助制定系統(tǒng)切換計劃和指導(dǎo)系統(tǒng)切換
12) 系統(tǒng)運行支持,包括現(xiàn)場支持、在線支持和電話支持
2.2 客戶項目組承擔(dān)的工作
1) 項目管理工作:制定計劃、控制項目進度、階段工作驗收和顧問工作確認。
2) 配合實施方項目組進行需求調(diào)研
3) 參加項目組培訓(xùn)
4) 編寫測試案例和進行系統(tǒng)測試
5) 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備
6) 靜態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
7) 制定系統(tǒng)運行制度
8) 編寫客戶化操作手冊
9) 對最終用戶進行培訓(xùn)
10) 權(quán)限規(guī)劃和分配
11) 動態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
12) 指導(dǎo)最終用戶日常操作
3 項目計劃
3.1 項目計劃類型
項目計劃按階段和功能不同,分為計劃項目實施主計劃、階段滾動計劃和周計劃。表1是項目實施過程中使用到的計劃類型列表:
表1
3.2 計劃的調(diào)整
在項目實施過程中,項目經(jīng)理要跟蹤項目進度,保證實施計劃得到執(zhí)行,按期交付工作成果。對于任務(wù)延遲的情況和提前完成任務(wù)的情況,以及由于實施過程中需求、范圍、方案的調(diào)整,要對計劃做相應(yīng)的調(diào)整,計劃的調(diào)整需要和客戶項目經(jīng)理一起協(xié)商制定,并向項目總監(jiān)報告。
4 項目進度控制
4.1 進度控制的方式
項目的進度控制主要通過例會制度來保證:
通過每周的項目例會,對項目小組的實施工作完成情況予以檢查并確定下周的工作計劃,同時在項目例會上對提出的爭議和問題進行討論。項目的例會應(yīng)在每周的固定時間舉行,要求的參加人員是雙方項目組成員。項目經(jīng)理為會議召集人并指定會議記錄人員,例會結(jié)束后整理《每周項目狀態(tài)報告》(見表2),發(fā)送給雙方項目總監(jiān)。
月份的項目進度檢查會議由項目經(jīng)理及項目組核心成員組成,主要討論總體的項目進展、問題和變更的狀態(tài)、后續(xù)的工作進程和任務(wù)分配等并形成會議紀要。月度會議由項目經(jīng)理根據(jù)實際項目進度按月召集。
如審議總體項目進展及項目風(fēng)險和爭議問題的會議,視情況隨時召集,成員主要由項目經(jīng)理及核心項目組成員組成。會議結(jié)果報告雙方項目總監(jiān),由雙方高層協(xié)商確定。
除了每周的項目例會外,舉行其他的項目會議均要求提前3-5天發(fā)出會議通知,并形成《會議紀要》。
4.2 項目狀態(tài)報告
項目經(jīng)理每周向項目總監(jiān)提交《項目狀態(tài)報告》,書面說明每周計劃完成情況(指出未完成的工作)、存在問題和下周的計劃任務(wù)和人員分配。
4.3 階段工作確認/驗收
ERP項目實施的驗收采用分階段(里程碑)提交工作成果和驗收的原則。項目階段(里程碑)在項目實施主計劃書中確定,每完成一個階段(里程碑)的工作,項目經(jīng)理應(yīng)將工作成果的報告提交客戶確認。在得到本階段成果的確認以后,再開始下一階段的實施工作。以保證項目始終在實施雙方意見一致的前提下進行。
按照標(biāo)準的實施流程,階段成果(里程碑)至少包括:
1) 《項目啟動會會議紀要》
2) 《系統(tǒng)正式安裝確認書》
3) 《項目組培訓(xùn)總結(jié)》
4) 《需求調(diào)研報告》
5) 《業(yè)務(wù)藍圖及應(yīng)用方案》
6) 《測試報告》
7) 《最終用戶培訓(xùn)總結(jié)》
8) 《系統(tǒng)切換報告》
9) 《項目總結(jié)驗收報告》
5 問題跟蹤
管理問題是項目小組的重要責(zé)任,同時也是保證項目實施成功的基礎(chǔ)。在項目管理的過程中,必須保證出現(xiàn)在各個階段的問題被及時發(fā)現(xiàn)和解決。問題應(yīng)該在下一個項目階段開始之前得到妥善解決。
5.1 問題識別
實施人員對用戶反映和提交的在操作過程中遇到的問題時,應(yīng)首先進行驗證,實際操作,確認問題是否真的存在。如果經(jīng)驗證后,屬于非操作問題,則分析是否屬于項目實施范圍、是否合理、是否重要、是否緊迫、是否具有行業(yè)普遍性,對實施范圍內(nèi)的問題根據(jù)輕重緩急排出解決的優(yōu)先順序,問題的優(yōu)先順序分為下面幾類:
1) 高 :對項目預(yù)期計劃有絕對的影響,優(yōu)先解決。
2) 中 :可能對項目預(yù)期計劃有影響,盡快解決。
3) 低 :對項目預(yù)期計劃無影響,可暫緩解決。
5.2 問題解決和關(guān)閉
任何問題都應(yīng)在惡化之前將到控制和解決,項目實施小組應(yīng)首先在內(nèi)部進行交流、分析解決問題的辦法,無法內(nèi)部解決的通過熱線和在線支持方式向技術(shù)支持部門反饋;對于項目管理問題和資源問題可以向公司高層報告,讓其協(xié)調(diào)資源,爭取盡快解決。
問題解決的結(jié)果應(yīng)發(fā)送到相關(guān)的問題責(zé)任人或客戶項目經(jīng)理,由其確認;問題解決之后,更新問題的狀態(tài)、將問題關(guān)閉。關(guān)閉問題時實施人員應(yīng)檢查問題記錄是否完整,包括問題的提出、解決過程、解決辦法、負責(zé)人等全部信息。
5.3 問題跟蹤過程的記錄
項目實施過程中出現(xiàn)的問題,從提出到最后解決,都應(yīng)進行詳細記錄。問題跟蹤記錄的內(nèi)容要件至少包括問題提交和問題解決兩部分,具體形式可以是記錄單的形式,一個問題一個記錄;也可以是列表形式!秵栴}記錄單》形式見表3。
6 項目風(fēng)險管理
6.1 項目風(fēng)險
項目風(fēng)險即項目實施過程中的不確定性,就是投入資源以后沒有如期實現(xiàn)目標(biāo),包括實施進度、回款、客戶滿意度和市場影響;ERP項目在國內(nèi)少有成功的案例,說明了它存在的巨大風(fēng)險。公司高層、銷售人員、項目經(jīng)理和實施顧問都必須有很強的風(fēng)險意識,采取有效措施、減少和規(guī)避風(fēng)險。項目風(fēng)險控制的任務(wù)一是要防止和規(guī)避風(fēng)險,二是在意外事件發(fā)生時,如何應(yīng)對,將影響減少到最低。
6.2 控制措施
項目風(fēng)險控制措施表見表4
表4
參考文獻:
[1] 朱良生、武常山,用友ERP項目管理指南。2002-12-20
[2] 龐帆順,如何做好ERP項目經(jīng)理,項目管理者聯(lián)盟。2004-12-17
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