一、前言
ERP(EntERPrise Resource Planning,企業(yè)資源計劃或規(guī)劃)實施過程中,如何處理各項工作的流程,是一個非常重要的問題。
在實施ERP時,會遇到各種各樣的問題。其中最突出的是了解和掌握計算機流程以及各部門、各階段工作流程時遇到的困難。這些問題不解決,ERP的實施往往僅僅由信息管理部門唱獨角戲。另外,由于管理層難于了解下級的工作流程,各部門之間也難于了解其他部門的工作流程,也就無法實現(xiàn)跨部門協(xié)調(diào),無法處理“業(yè)務流程重組”中的瓶頸問題等等。
考慮到ERP的前身是MPR(物料需求計劃),因此制造業(yè)中的許多行之有效方法可以為ERP提供寶貴經(jīng)驗。在參考文獻[1]中,提出了鋼結(jié)構加工設計的分解組合法。該法的核心思想是:將每一個加工對象都分解為最簡單而又不可再分的部件,然后再根據(jù)技術要求將這些部件組合起來,最后完成整個加工建造任務。借鑒于該法的核心思想,本文提出ERP領域處理工作流程的分解組合法。
二、鋼結(jié)構加工設計的分解組合法
我們在新加坡參加某煉油廠施工建造期間使用的鋼結(jié)構加工設計方法與國內(nèi)的方法不同,由于其簡便易行且又極大地方便了施工建造,所以給我們留下深刻的印象。
該法最初為日本人所使用,新加坡技術人員又對其加以改進和提高,我們使用的就是經(jīng)新方改進和提高的方法。
該法的設計文件主要由四部分組成:單件料表(piece table),單件加工圖(cutting plan),局部組裝詳圖(fitting detail),安裝示意圖(sketch)。
這四部分可分述如下:
第一部分為單件料表,表中逐一列出需加工的各單件的標號(如 SB5,SB6-1,SB6-2 等),材料類型(如板,型鋼等),尺寸,數(shù)量,總長度(總面積),單位重,總重,其所在的單件加工圖編號及局部組裝詳圖編號等。此表的作用是給出全部單件的詳細信息,同時根據(jù)此表還可以算出定貨料單。
第二部分為單件加工圖。在畫此圖之前需要預先將整個結(jié)構分解為不能再分的一個個單件,并加以編號,然后詳細地繪出每一個單件的尺寸和加工參數(shù)。
第三部分為局部組裝詳圖,它詳細地繪出幾個單件如何組裝成為一個子結(jié)構(子模塊),對于其中的焊接、螺栓連接等均需詳細標注。
第四部分為安裝示意圖,它詳細地顯示出幾個子結(jié)構如何組成更大的子結(jié)構,或幾個更大的子結(jié)構如何組成整個結(jié)構。其原理和方法與局部組裝詳圖類似。
正如參考文獻[1]所指出的,該法尚有一些美中不足之處。其中最重要的是該法對質(zhì)量管理與質(zhì)量保障未予以充分重視。
由于該法當時尚未正式命名,將原有的方法進行修改補充后,我們建議將修改補充后的方法命名為分解組合法。
三、ERP領域處理流程的分解組合法
仿照鋼結(jié)構加工設計的分解組合法,對于ERP領域處理流程的分解組合法,其流程文件主要由五部分組成:流程詳細分解表,最基層工序?qū)嵤┓椒ǎ植拷M合流程,總體組合流程,質(zhì)量管理與質(zhì)量保障文件。這五部分可分述如下:
第一部分為流程詳細分解表。表中逐一列出各層各級的流程,直至最基層工序的標號(如 A,A1,A2,A11,A12,A111,A112,B,B1,B2,B11,B12,B111,B112 等)及名稱,工作內(nèi)容,參加人數(shù),所需設備,所需資金,所需時間(和/或起止時間),其上一級和下一級的流程編號和名稱,如果是最基層工序同時具有下一級流程則同時列出其所包含的所有動作和行動的名稱和編號以及下一級流程的名稱和編號(如果內(nèi)容較多可以只列出編號),以及其他需要列出的內(nèi)容。此表的作用是給出全部流程的詳細信息,同時根據(jù)此表還可以算出參加人數(shù),所需設備,所需資金的總量。其頁碼標示為1-XX(依次為:1-1,1-2,1-3,等等,如果1-1和1-2之間需要再加兩頁,其編號為1-1a,1-1b)。
第二部分為最基層工序?qū)嵤┓椒。在敘述此方法之前需要預先將最基層工序分解為最簡單而又不可再分的動作或行動,例如按一次按鈕或敲一下鍵盤,并加以編號,然后詳細而又具體地描述每一個動作或行動,例如按哪個按鈕或敲哪個鍵。其頁碼標示為2-XX。
第三部分為局部組合流程。它詳細地敘述幾個下一級流程如何組合成為一個上一級流程,對于需要配合其工作的其他流程、需要注意的有關事項等均需詳細敘述。其頁碼標示為3-XX。
第四部分為總體組合流程。它詳細地顯示出所有的第一級子流程如何組合成整個流程。其原理和方法與局部組合流程類似。其頁碼標示為4-XX。
第五部分為質(zhì)量管理與質(zhì)量保障文件。此部分包括與質(zhì)量管理與質(zhì)量保障有關的所有文件,程序,報表等等。其頁碼標示為5-XX。
下面給出分解組合法的應用實例。
難于掌握和應用計算機流程,是實施ERP的瓶頸問題之一。
例如電腦窗口調(diào)色工序。這道工序的目的是把白色刺眼的窗口調(diào)成各種顏色。在一般人眼里,這道工序的技術含量很高,不易掌握。其實,按照分解組合法將這個工序分解為最簡單而又不可再分的動作或行動,就是很簡單的事情了。
現(xiàn)在以調(diào)成具有養(yǎng)眼功能的淡綠色為例。將其分解為點擊鼠標和鍵盤的動作或行動,依次是:A1:進入電腦的桌面位置,A2:點擊鼠標右鍵,A3:點擊“屬性”,A4:點擊“外觀”,A5:點擊“高級”,A6:在“項目”欄目中點擊向下的箭頭并選擇“窗口”,A7:點擊“顏色”,A8:點擊“其它”, A9:將色調(diào)設為85,A10:飽和度設為90,A11:亮度設為205。A12:單擊“添加到自定義顏色”,A13:點擊幾次“確定”,直至恢復到桌面位置。
將窗口調(diào)成其它顏色時與此類似,只須適當改變色調(diào),飽和度,亮度之值。
將各種計算機流程都按分解組合法處理之后,相信任何人都能夠很容易地執(zhí)行。
另外,分解組合法并不是一個孤立的方法,它與其他方法有區(qū)別又有聯(lián)系。更重要的是,分解組合法可以很方便地與其他方法聯(lián)合使用,借以吸收其他方法的成熟經(jīng)驗和做法。為了說明這些區(qū)別和聯(lián)系等等,我們舉一個統(tǒng)籌方法中熟知的實例。
統(tǒng)籌方法,是一種安排工作進程的數(shù)學方法。它的實用范圍極廣泛,在企業(yè)管理和基本建設中,以及關系復雜的科研項目的組織與管理中,都可以應用。
在參考文獻[2]中,有一個如圖1所示的泡茶的工作。
參考文獻[2]中給出的是一個非常簡單的例子。比如,想泡壺茶喝。當時的情況是:開水沒有;水壺要洗,茶壺茶杯要洗;火生了,茶葉也有了。怎么辦?
辦法甲:洗好水壺,灌上涼水,放在火上;在等待水開的時間里,洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉;等水開了,泡茶喝。
辦法乙:先做好一些準備工作,洗水壺,洗茶壺茶杯,拿茶葉;一切就緒,灌水燒水;坐待水開了泡茶喝。
辦法丙:洗凈水壺,灌上涼水,放在火上;坐待水開;水開了之后,急急忙忙找茶葉,洗茶壺茶杯,泡茶喝。
哪一種辦法省時間?我們能一眼看出第一種辦法好,后兩種辦法都窩了工。
幾道工序之間的關系如圖1所示。箭桿上的數(shù)字表示這一行動所需要的時間,例如15表示從把水放在爐上到水開的時間是15分鐘。從這個圖上可以一眼看出,辦法甲總共要16分鐘(而辦法乙、丙需要20分鐘)。
為了吸收統(tǒng)籌方法的優(yōu)點,我們在應用分解組合法的時候,可以按照統(tǒng)籌方法來劃分工序和安排流程。當然,也可以用其他方法來劃分工序和安排流程。
但是,為了更好地說明分解組合法,我們將圖1實例中的泡茶改為茶道表演,表演的內(nèi)容為:中國茶道,日本茶道,英國茶道和韓國茶道。
下面敘述分解組合法的各部分內(nèi)容。
第一部分:流程詳細分解表。
為簡便計,我們在表1中只列出流程和時間等內(nèi)容。
需要說明的是,有一些子流程是不可分解的。這些流程一般需要專門的技術和技藝。例如計算某一復雜的專業(yè)參數(shù),就需要該專業(yè)人員應用專門的計算機程序進行計算。再如,某一茶道師不愿公布自己的部分技藝,要求在密室中完成,這部分流程就不能分解。
顯然,對于不可分解的子流程,必需作為特殊動作或行動采用特殊方法處理。例如,指定專人完成這個流程,或者外聘專門人才完成這一流程。這些內(nèi)容,在有關的文件中也應適當加以說明。
第二部分:最基層工序?qū)嵤┓椒ā?/P>
例如洗水壺這一道最基層工序,可以分解為3個不可再分(或不宜再分)的動作:A1:取清洗液;A2:洗滌水壺;A3:用清水清洗水壺。
類似地,可以建立其他最基層工序?qū)嵤┓椒ā?/P>
至于如何表示最基層工序?qū)嵤┓椒ǎ梢圆捎帽?的方式,也可以采用圖1的方式。無論采用哪種方式,都應標示出每一最基層工序在表1中的位置(頁碼和行數(shù))。
第三部分:局部組合流程。
對于本例,洗茶壺,洗茶杯,拿茶葉,這三個下一級流程,其次序或先或后,關系不大,可以組合成為一個上一級流程:洗茶壺茶杯、拿茶葉。中國茶道、日本茶道、日本茶道、日本茶道這四個下一級流程可以組合成為一個上一級流程:泡茶(茶道)。
至于如何表示局部組合流程,可以采用表1的方式,也可以采用圖1的方式。無論采用哪種方式,都應標示出每一局部組合流程所對應的下級流程在表1中的位置(頁碼和行數(shù))。
第四部分:總體組合流程。
建立總體組合流程時,可以采用參考文獻[1]給出的方法,也可以采用參考文獻[2]給出的方法。如果采用參考文獻[2]的統(tǒng)籌方法,可以得到如下圖所示的總體組合流程。
第五部分:質(zhì)量管理與質(zhì)量保障文件。
對于與鋼結(jié)構加工設計類似的工程項目,其質(zhì)量管理與質(zhì)量保障文件可以參照參考文獻[1]的有關內(nèi)容(如果這些內(nèi)容仍然適用)。至于與鋼結(jié)構加工設計差別較大的項目,由于涉及的范圍過于廣泛,本文難以統(tǒng)一敘述,可以參照有關的標準和規(guī)范。
四、分解組合法的優(yōu)點
應用分解組合法有如下優(yōu)點。
第一、易于了解和掌握計算機流程以及各部門、各階段工作流程。
這一點在前面已經(jīng)說明。
第二、多方面降低了對工作人員的專業(yè)化要求。
許多看起來很復雜、專業(yè)化程度很高的工作,應用分解組合法以后,高中程度的員工就可以承擔。
第三、領導不必擔心員工頻繁跳槽。
對于某一項ERP工作,一旦完成了分解組合法的五份文件,領導就可以不必擔心員工頻繁跳槽。因為員工跳槽以后,其他人(包括領導自己)可以按圖索驥,順利完成任務。
值得注意的是,對員工的工作進行詳細記錄是許多老板或領導對付員工跳槽的有效方法。例如有一位領導說:“我不怕員工跳槽。因為我讓每位員工都對自己的工作進行詳細記錄,這樣,一旦他跳槽了,接替他的人通過看紀錄,可以很快進入角色!辈贿^通過仔細觀察,可以發(fā)現(xiàn)所謂的詳細記錄,其實只能讓同專業(yè)同水平的人看懂。不同專業(yè),或者同專業(yè)但水平相差很大的人也是看不懂的。而應用分解組合法對工作進行的紀錄,可以說是詳細到不能再詳細的程度,有了這樣的紀錄,是不是更不用擔心員工跳槽了?
第四、員工跳槽后可以很快適應新工作。
任何一種方法,如果只對領導有利,而不能對員工也有利的話,就很難實行。而分解組合法對員工也有利。因為員工跳槽到一個實行分解組合法的單位以后,可以在極短時間內(nèi)適應新的工作。這樣,員工就可以在更大范圍內(nèi)選擇自己青睞的工作。
第五、降低了所有工作人員的勞動強度。
如果每項工作接近完成的時候,還要考慮下一項工作是什么,顯然會使神經(jīng)自始至終處于高度緊張狀態(tài)。應用分解組合法之后,可以將流程放在桌面上,用眼睛掃一下就可以知道下一項工作的內(nèi)容。
特別值得注意的是,應用分解組合法之后,高級專門人才的部分工作可以由普通員工完成,從而大大降低了高級專門人才的勞動強度,可以使他們抽出更多的時間和精力思考和從事最能發(fā)揮他們作用的工作。
第六、為采用各種先進工作方法創(chuàng)造了條件。
各種各樣不同的工作方法,可以認為是將人力、物力、時間等條件和因素進行不同的排列組合。而分解組合法的落點是將流程分解為最基層工序和最簡單而又不可再分的動作或行動。這樣就可以很方便地進行各種各樣的排列組合,從而為采用各種先進工作方法創(chuàng)造了條件。
例如前面討論分解組合法時,就采用了統(tǒng)籌方法的許多好思路。
第七、有利于降低風險和事故。
前面已經(jīng)說過,分解組合法可以避免員工的神經(jīng)自始至終處于高度緊張狀態(tài),這自然就有利于降低風險和事故。
值得注意的是,分解組合法為危險領域或其他情況實現(xiàn)用機器人取代人力創(chuàng)造了條件。因為機器人主要是按照分解好的程序來完成復雜的動作和任務的。
第八、方便于和其他先進方法配合使用。
這一點也是十分明顯的。實際上,本文所述分解組合法就是與統(tǒng)籌方法配合使用的。
這里還可以再舉一個關于模特的例子。在時裝界通過模特促銷是一個長盛不衰的好方法。由于其有效性,一些行業(yè)也在效仿,例如為了促進汽車的銷售就出現(xiàn)了車模。但是在一些高技術產(chǎn)品的展示會上,不得不由技術人員進行演示,因為模特無法從事這些復雜的工作。但是應用分解組合法之后,情況有可能改變。例如前面提到的電腦窗口調(diào)色工作,就可以讓模特將其所包含的13個動作背下來,這樣就可以由模特來演示了。如果是幾項工作,則可以由幾位模特分別演示。
前面提到的都是分解組合法的優(yōu)點。其缺點也是明顯的:這就是在開始執(zhí)行時需要進行許多十分繁雜的工作。但是,一旦這個方法實行起來,所有的優(yōu)點都會立即發(fā)揮作用,實在是麻煩一時,惠及永久。
綜上所述,分解組合法在ERP領域處理流程方面,可能將具有良好的應用前景。
[參考文獻]
[1]付昱華,鋼結(jié)構加工設計的分解組合法,建筑結(jié)構, 1999年6期
[2]華羅庚,統(tǒng)籌方法平話及補充,中國工業(yè)出版社,1965
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