一、前言
ERP系統(tǒng)引入我國(guó)近10年來,被各級(jí)主管部門及廣大的企業(yè)管理者所推崇,并被一些有識(shí)企業(yè)所接受。國(guó)內(nèi)企業(yè)花費(fèi)巨資引入ERP系統(tǒng),是想藉此把國(guó)外先進(jìn)的管理理念、方法引入到自己的企業(yè)中,希望使本企業(yè)降低成本、活化資金,大大地提高管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力,在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。但是,很多中國(guó)企業(yè)的ERP項(xiàng)目陷入了IT生產(chǎn)力悖論的怪圈,據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),在兩次企業(yè)信息化熱潮中,我國(guó)企業(yè)已經(jīng)投入了80億元人民幣,其應(yīng)用成功率卻尚未達(dá)到10%,達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的更是寥寥無幾[1]。
國(guó)內(nèi)外的相關(guān)調(diào)查和研究資料表明[2-4]:ERP項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)相當(dāng)高,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制是保證系統(tǒng)順利實(shí)施的必要條件。為此,本文以浙江一家汽車整車制造企業(yè)為背景,探討實(shí)施ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)及其控制對(duì)策,以期幫助汽車制造企業(yè)規(guī)避實(shí)施ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn),更好地達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
二、汽車制造企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)類型分析
汽車制造企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施有別于傳統(tǒng)項(xiàng)目的特征是過程的不可視性和對(duì)象的復(fù)雜性,從而決定了企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施過程存在大量不確定性,進(jìn)而導(dǎo)致高風(fēng)險(xiǎn)性。事實(shí)上,汽車制造企業(yè)ERP實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)中都可能存在風(fēng)險(xiǎn),下面從各個(gè)流程來進(jìn)行分析ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)類型。
2.1 準(zhǔn)備階段的主要風(fēng)險(xiǎn)
(1)認(rèn)識(shí)上的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)施ERP將要產(chǎn)生的沖擊包括對(duì)競(jìng)爭(zhēng)策略的改變、組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整及各部門職責(zé)的重新界定、對(duì)每個(gè)人工作職責(zé)及工作方式的改變等,這些變化是對(duì)每個(gè)企業(yè)內(nèi)部人員的挑戰(zhàn),企業(yè)決策層能否理解和接受這種理念對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施的成功至關(guān)重要。因此,認(rèn)識(shí)上的風(fēng)險(xiǎn)來自領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)ERP的了解不夠以及企業(yè)文化的約束,其主要表現(xiàn)為:一是對(duì)實(shí)施ERP所投入的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間沒有充分了解,對(duì)實(shí)施ERP將會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的震蕩估計(jì)不足,沒有意識(shí)到實(shí)施ERP也可能產(chǎn)生高風(fēng)險(xiǎn);二是對(duì)ERP期望太高,不了解高層領(lǐng)導(dǎo)的積極參與是成功實(shí)施ERP的關(guān)鍵因素,當(dāng)實(shí)施出現(xiàn)問題或有干擾阻力時(shí),很容易就半途而廢;三是一些企業(yè)落后封閉的企業(yè)文化使企業(yè)缺乏凝聚力和良好的激勵(lì)效應(yīng),沒有積極進(jìn)取的氛圍,抵制新事物和固守舊的思想、工作方式。
(2)軟件選擇風(fēng)險(xiǎn)。軟件的選擇風(fēng)險(xiǎn)來自多方面:對(duì)企業(yè)而言,要求ERP實(shí)施要適應(yīng)當(dāng)前和今后發(fā)展的需要,并通過系統(tǒng)的運(yùn)行優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程,但可能由于軟件選擇人員ERP方面的知識(shí)不充分,對(duì)企業(yè)的需求、未來發(fā)展趨勢(shì)及相關(guān)戰(zhàn)略不了解,造成所選軟件功能不足或是軟件太復(fù)雜,可操作性差等問題。在軟件供應(yīng)商方面,對(duì)產(chǎn)品夸大其詞或媒體對(duì)該軟件的不真實(shí)宣傳,會(huì)誤導(dǎo)購買者;供應(yīng)商還可能不按合同的約定提供相應(yīng)令顧客滿意的服務(wù)等。
(3)流程重組的風(fēng)險(xiǎn)。主要是參與流程再造的人員不具備足夠的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),或受舊的思維模式的限制及一些管理層的分權(quán)問題影響,使得對(duì)業(yè)務(wù)流程的調(diào)研與設(shè)計(jì)只是流于形式,不能保證改造后的流程適用于企業(yè)當(dāng)前和今后的發(fā)展,甚至有可能對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生破壞性的后果。
2.2 運(yùn)行環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)
(1)資金風(fēng)險(xiǎn)。主要是資金預(yù)算不足或?qū)Y金的控制不利,在ERP實(shí)施了一部分以后,有可能會(huì)出現(xiàn)資金不到位或大量資金超資的現(xiàn)象,造成項(xiàng)目的延誤甚至取消。
(2)進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目進(jìn)度未能得到有效控制,從而導(dǎo)致延期或是一味冒進(jìn)造成項(xiàng)目的全盤失敗。
(3)人員風(fēng)險(xiǎn)。主要是指項(xiàng)目實(shí)施小組結(jié)構(gòu)不合理、知識(shí)構(gòu)成不完善、經(jīng)驗(yàn)不足、相關(guān)群體缺乏足夠的培訓(xùn)或項(xiàng)目實(shí)施組人員不穩(wěn)定(調(diào)動(dòng)或流失)而給項(xiàng)目順利實(shí)施造成的不利影響。
(4)項(xiàng)目的變更風(fēng)險(xiǎn)。由于實(shí)施ERP是一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的項(xiàng)目,很多可預(yù)測(cè)的、不可預(yù)測(cè)的事件都有可能發(fā)生,如果對(duì)這類事件估計(jì)不足或處理不當(dāng),很可能造成項(xiàng)目失敗。
(5)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備及錄入風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)的整理和錄入是一項(xiàng)很重要也很枯燥的事情,同時(shí)還要講求數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性,這就對(duì)實(shí)施人員的責(zé)任心有很高的要求,如果責(zé)任心不強(qiáng)或心態(tài)不正確,會(huì)極大地降低數(shù)據(jù)的正確率。
(6)二次開發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)镋RP的每個(gè)模塊都密切相連,如果要對(duì)其中的一個(gè)或幾個(gè)模塊進(jìn)行改動(dòng),就可能由此引發(fā)大規(guī)模的修改工作,而修改過后的系統(tǒng)能否正常工作,還需要進(jìn)一步的測(cè)試。
(7)缺乏有效積極的交流。ERP是一個(gè)信息高度共享的系統(tǒng),各部門與項(xiàng)目組之間如果不能形成積極有效的溝通與交流,將阻礙各部門員工與項(xiàng)目組成員更好地進(jìn)行合作,從而使項(xiàng)目組無法充分了解系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況及存在的問題;同時(shí),項(xiàng)目組內(nèi)部的有效溝通性在很大程度上影響著項(xiàng)目組的工作效率。
2.3 實(shí)施后的主要風(fēng)險(xiǎn)
(1)項(xiàng)目評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。缺乏明確詳細(xì)的評(píng)價(jià)指標(biāo)影響了目前對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行有效評(píng)估,不少評(píng)估過程并未對(duì)系統(tǒng)的具體應(yīng)用范圍、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度、信息的及時(shí)與有效性、分析統(tǒng)計(jì)的正確性、對(duì)企業(yè)的有用性等方面進(jìn)行有效地審核,以致系統(tǒng)上線后對(duì)企業(yè)的管理方面毫無幫助或幫助甚小。
(2)ERP系統(tǒng)應(yīng)用后的管理持續(xù)工作。ERP的成功運(yùn)行標(biāo)志企業(yè)管理水平進(jìn)入了一個(gè)新的境界,但管理績(jī)效的真正改善不僅需要長(zhǎng)時(shí)間去繼續(xù)學(xué)習(xí)和提高,而且需要建立相應(yīng)的體系去進(jìn)行監(jiān)督控制,否則不僅不能發(fā)揮ERP系統(tǒng)的全部效能,管理水平還可能會(huì)停滯不前甚至倒退。
三、ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別作為項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理與控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一,其結(jié)果直接影響后續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策選擇。如果沒有對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行充分、準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,就很難全面把握可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)種類及其影響程度,難以完成風(fēng)險(xiǎn)管理的后續(xù)工作。
3.1 ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別原則
進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別時(shí),一般應(yīng)遵循以下原則:(1)要強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)辯識(shí)的直觀性,減少風(fēng)險(xiǎn)辯識(shí)對(duì)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的過高要求;(2)要考慮風(fēng)險(xiǎn)形成的階段性、過程性和動(dòng)態(tài)性,貫徹風(fēng)險(xiǎn)的持續(xù)辨識(shí)思想,減少風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)中的遺漏;(3)重視風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)的不完全性,在抓主要風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí),還強(qiáng)調(diào)對(duì)意外風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)能力。
3.2 ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別方法
對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別判斷可以采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣。風(fēng)險(xiǎn)矩陣是ERP系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理中辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)一種有效方法[5],它主要通過考察項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)影響因素與項(xiàng)目實(shí)施階段兩個(gè)方面,以此為基礎(chǔ)來分析辨識(shí)在某階段是否存在某風(fēng)險(xiǎn)因素所引起的風(fēng)險(xiǎn),并且可以利用矩陣分解方法,將不同層面的風(fēng)險(xiǎn)因素在不同階段出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)予以充分挖掘,這也是風(fēng)險(xiǎn)矩陣應(yīng)用在風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)方面最大的優(yōu)勢(shì)。
風(fēng)險(xiǎn)矩陣表包含了ERP系統(tǒng)實(shí)施中可能出現(xiàn)的幾乎所有的重要風(fēng)險(xiǎn),因此,它具有風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)表、風(fēng)險(xiǎn)對(duì)照表、風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫、風(fēng)險(xiǎn)清單表、風(fēng)險(xiǎn)控制表和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表的多項(xiàng)功能,可作為企業(yè)PRP系統(tǒng)實(shí)施過程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的有效工具,有著重要的推廣應(yīng)用價(jià)值。
四、降低ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的措施
通過一個(gè)專業(yè)的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)來實(shí)施ERP,能夠有效地降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),具體可以采取如下措施:
(1)成立ERP項(xiàng)目的實(shí)施項(xiàng)目組,并指定一名項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備堅(jiān)強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、培養(yǎng)員工的能力、非凡的溝通技巧、良好的人際交往能力、處理壓力和解決問題的能力以及管理時(shí)間的能力等素質(zhì),同時(shí)還要具有高度的授權(quán)。項(xiàng)目組應(yīng)由以下人員構(gòu)成:具有專業(yè)的ERP相關(guān)知識(shí)和豐富實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的專家、企業(yè)各層次的管理人員、部門業(yè)務(wù)骨干及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員,項(xiàng)目組的成員應(yīng)保證在與自己責(zé)任或業(yè)務(wù)有關(guān)的實(shí)施進(jìn)程中能投入80%以上的時(shí)間和精力。
(2)建立完整細(xì)致的項(xiàng)目計(jì)劃,并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)施監(jiān)控。項(xiàng)目計(jì)劃包括進(jìn)度計(jì)劃、資金和風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃、變更計(jì)劃等,同時(shí)需運(yùn)用恰當(dāng)?shù)墓ぞ呋蚰P蛯?duì)項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)施監(jiān)控,避免項(xiàng)目偏離計(jì)劃,及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患。如果沒有一個(gè)實(shí)實(shí)在在的計(jì)劃,ERP系統(tǒng)的實(shí)施不可能得到企業(yè)整個(gè)管理層的支持和業(yè)務(wù)部門的配合。
(3)成立項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)需要具備的條件包括權(quán)威性、有高度的授權(quán)、直接向總經(jīng)理或企業(yè)的董事會(huì)匯報(bào)工作、全部實(shí)施人員包括項(xiàng)目經(jīng)理和外聘顧問均在監(jiān)督之列。監(jiān)督人員不參與實(shí)施工作,不承擔(dān)任何實(shí)施任務(wù),參與監(jiān)督的外部顧問不能來自為實(shí)施提供服務(wù)的咨詢公司。監(jiān)理制度可以對(duì)實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)進(jìn)行把關(guān),監(jiān)督和控制投入的資源及欲達(dá)目標(biāo),時(shí)刻關(guān)注項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和出現(xiàn)的問題,協(xié)調(diào)各方面資源來解決問題,推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。建立項(xiàng)目監(jiān)理制度這種社會(huì)化、科學(xué)化和專業(yè)化的管理能確保ERP系統(tǒng)按質(zhì)、按期完成。
五、結(jié)束語
要全面普及ERP在制造業(yè)的應(yīng)用,就需要結(jié)合我國(guó)制造企業(yè)的實(shí)際情況,為制造企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)提供一個(gè)具有可操作性的降低系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的參考方案,以提高企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施的成功率,實(shí)現(xiàn)我國(guó)制造企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力提升的目標(biāo)。
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