企業(yè)在開始應(yīng)用SAP公司的ERP系統(tǒng)時,盡管經(jīng)過了單元測試、集成測試、最終用戶接受測試等大量的測試,但由于測試期間時間緊、關(guān)鍵用戶對SAP軟件尚未十分精通、某些具體業(yè)務(wù)考慮得不全面等原因,會暴露出各種各樣的問題。本文結(jié)合出現(xiàn)的問題及相應(yīng)的解決方案進(jìn)行詳細(xì)的闡述,以供各上線企業(yè)在實際操作中參考,避免出現(xiàn)類似的問題。
1發(fā)票校驗與收貨沖銷的差異問題
(1) 問題 。已經(jīng)做了發(fā)票校驗的采購訂單,在沒有沖銷發(fā)票校驗時沖銷收貨,就會出現(xiàn)問題。由于MM在進(jìn)行原油收貨時,沒有考慮一程途耗,如果財務(wù)已對部分發(fā)票校驗(校驗時發(fā)票單價與訂單價有差異),后勤模塊在沒有沖銷發(fā)票校驗時進(jìn)行收貨沖銷,沖銷產(chǎn)生的憑證與當(dāng)時的收貨憑證在GR/IR的金額上并不完全相同,MM重新按正確的數(shù)量收貨,這樣造成月底進(jìn)行GR/IR清賬時無法自動清掉此訂單的相關(guān)項目,如不處理則會造成在途物資,應(yīng)付、暫估都出現(xiàn)虛增,資產(chǎn)負(fù)債不實。
(2) 解決方案。財務(wù)進(jìn)行發(fā)票校驗的沖銷,并重新進(jìn)行發(fā)票校驗。這樣,雖然此訂單的GR/IR科目在清賬時不能一一對應(yīng),但總的借方金額與貸方金額是一致的。如該訂單已完全收貨,則月底進(jìn)行GR/IR清賬時,可自動匹配;如該訂單只做了部分收貨,月底進(jìn)行GR/IR清賬時就無法自動匹配,此時,應(yīng)先執(zhí)行一次F.13,再用FB13N找到GR/IR科目的未清項,把該訂單的GR/IR借方數(shù)找出,再找到與該訂單的借方數(shù)相近的貸方數(shù),則借方總金額應(yīng)與貸方總金額一致,在確保后勤模塊無收貨的情況下,把GR/IR科目的“只能自動記賬”的選項去掉,用F-03手工進(jìn)行清賬后,再選擇GR/IR科目的“只能自動記賬”的選項。
2業(yè)務(wù)范圍調(diào)整時的問題
(1) 問題 。由于進(jìn)行發(fā)票校驗生成的進(jìn)項稅業(yè)務(wù)范圍為空,這時查看總賬科目余額時會發(fā)現(xiàn)進(jìn)項稅當(dāng)月發(fā)生額有業(yè)務(wù)范圍為空。正常情況下,月底運(yùn)行完業(yè)務(wù)范圍調(diào)整后進(jìn)項稅業(yè)務(wù)范圍為空的余額應(yīng)為零,但可能會發(fā)現(xiàn)運(yùn)行完業(yè)務(wù)范圍后,進(jìn)項稅業(yè)務(wù)范圍為空的余額并沒有調(diào)為零。查找業(yè)務(wù)范圍調(diào)整日志后發(fā)現(xiàn),當(dāng)進(jìn)行發(fā)票校驗時在總賬科目處手工輸人稅金行項目,如不輸人業(yè)務(wù)范圍,則月底進(jìn)行業(yè)務(wù)范圍調(diào)整后業(yè)務(wù)范圍為空的進(jìn)項稅余額不為零,產(chǎn)生的業(yè)務(wù)范圍調(diào)整憑證如表1。
上述的憑證本應(yīng)在2171010100科目進(jìn)行調(diào)整,卻在6100000000科目進(jìn)行了調(diào)整。
(2) 解決方案。
① 先沖銷業(yè)務(wù)范圍調(diào)整(事務(wù)代碼為F.5G ),再用FB08把業(yè)務(wù)范圍調(diào)整生成的憑證沖銷。
② 查詢上次運(yùn)行業(yè)務(wù)范圍調(diào)整的日志,把圖1中各事業(yè)部的金額記錄下來并可查詢是由哪些憑證造成了上述調(diào)整。
③ 如在發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)價之前發(fā)現(xiàn)問題,可要求把相關(guān)憑證沖回,重新進(jìn)行發(fā)票校驗(注意:在進(jìn)項稅行項目一定要手工輸人業(yè)務(wù)范圍)。
④ 請專業(yè)人員做一個出口程序,根據(jù)采購訂單上的利潤中心確定業(yè)務(wù)范圍,來替代發(fā)票校驗時進(jìn)項稅的業(yè)務(wù)范圍。這樣,以后就不會出現(xiàn)此類問題,因為即使手工不輸人進(jìn)項稅的業(yè)務(wù)范圍,出口程序也能自動替代。
⑤ 如已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)價,則發(fā)票校驗憑證無法進(jìn)行沖銷,只能做一張SU的調(diào)整憑證(其他的憑證類型業(yè)務(wù)范圍不允許為空),對無法正確進(jìn)行調(diào)整的進(jìn)項稅業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行手工調(diào)整,做憑證如表2。
⑥再運(yùn)行業(yè)務(wù)范圍調(diào)整,檢查業(yè)務(wù)范圍為空的進(jìn)項稅余額是否為空。
3在PM做工單時未輸入利潤中心的問題
(1) 問題 。在PM做工單時沒有輸人利潤中心,則收貨時GR/IR科目的利潤中心為SINO - DUMMY,如PM在月底時不能保證把已收貨的發(fā)票全部提供給財務(wù)人員,做GR/IR重組后,SINO一DUMMY利潤中心的會計報表就會出現(xiàn)余額,這一點不符合集團(tuán)公司總部的要求。
(2) 解決方案。
① 用ME2L查看PM工單收貨及發(fā)票校驗情況。如已收貨,要求PM提供發(fā)票給財務(wù);如月底仍不能收到發(fā)票,則要求PM退貨。
②修改已建工單,如工單尚未下達(dá),可添加利潤中心。這樣,再收貨時GR/IR科目的利潤中心即為工單上的利潤中心。
③ PM模塊做一個出口程序,在用IW31新建工單時在第一個屏幕就輸人功能位置及設(shè)備號,出口程序根據(jù)設(shè)備主數(shù)據(jù)中的成本中心推導(dǎo)利潤中心,寫人維修工單中的利潤中心。這樣,PM收貨時GR/IR科目就會帶出利潤中心。. Fl做替代時做一個出口程序,讀取維修工單中的利潤中心數(shù)據(jù),作為財務(wù)憑證中的GR/IR科目及往來科目的利潤中心。
4長、短期借款清賬出現(xiàn)虛增發(fā)生額問題
(1) 問題 。為了細(xì)化管理,通常會把長、短期借款科目均設(shè)置為客戶統(tǒng)馭科目,這樣就涉及到清賬問題。一般的客戶不需要做部分清賬,以避免由于部分清賬造成的虛增借方、貨方發(fā)生額的情況,只在借款全部還清后再做標(biāo)準(zhǔn)清賬。但實際操作中卻發(fā)現(xiàn),即使做標(biāo)準(zhǔn)清賬還是出現(xiàn)了虛增行項目的情況。
(2) 解決方案。
① 檢查標(biāo)準(zhǔn)清賬的各行項目,發(fā)現(xiàn)后臺清賬規(guī)則中定義的業(yè)務(wù)范圍、利潤中心等都相同,但兩個行項目的承諾項目卻不同,由于FM設(shè)計時把借款、還款對應(yīng)了不同的承諾項目,所以造成清賬時出現(xiàn)虛增發(fā)生額的情況。
② 沖銷清賬憑證,并沖銷承諾項目有問題的長、短期借款憑證。
③在測試系統(tǒng)中把借款、還款修改為對應(yīng)相同的承諾項目后,做憑證進(jìn)行測試,再做標(biāo)準(zhǔn)清賬,就不會出現(xiàn)虛增發(fā)生額的現(xiàn)象。
④ 把正確的配置傳到正式的生產(chǎn)系,重新做長、短期借款憑證。可參考原憑證,注意一定要修改承諾項目。
⑤ 再次進(jìn)行清賬,查看長、短期借款的發(fā)生額。
5計量單位不一致的問題
(1) 問題 。由于與化工產(chǎn)品銷售公司進(jìn)行集成,部分產(chǎn)品使用KG作為計量單位,造成部分報表取數(shù)量時單位的不一致。
(2) 解決方案。
① 對于采用不同計量單位的產(chǎn)品,定義不同的外部物料組,對于使用KG計量單位的外部物料組定義公式時除以10000
② 要求浪潮接口顧問修改抽數(shù)的存儲過程,判斷如計量單位為KG,則自動轉(zhuǎn)換為噸(建議采用方案②)。
6 PM發(fā)票校驗金額與訂單金額差異問題
如對 PM 外委服務(wù)的采購訂單進(jìn)行收貨后,再進(jìn)行發(fā)票校驗,由于PM要求,收貨的金額要盡量與發(fā)票金額相同(由于單價造成的尾差除外),對發(fā)票校驗及收貨分別進(jìn)行了沖銷,發(fā)現(xiàn)沖銷的憑證與被沖銷的憑證存在金額相同、方向相反的問題,具體憑證如表3:
H收貨時發(fā)現(xiàn)按照含稅價收的,實際應(yīng)按不含稅價收,因此,手工修改采購訂單的金額為不含稅價,形成如表4的憑證。
這一業(yè)務(wù)是正確的,月底能正確地進(jìn)行GRIIR清賬,但修理費(fèi)的貸方數(shù)會一直保留。以后要求財務(wù)人員在對PM的外委服務(wù)采購訂單進(jìn)行發(fā)票校驗時,如發(fā)現(xiàn)發(fā)票金額與訂單收貨金額不一致,且不是單價造成的尾差,則要求PM沖銷收貨,應(yīng)盡量避免修理費(fèi)出現(xiàn)貸方數(shù)。
7集成其他業(yè)務(wù)支出未對應(yīng)成本中心問題
(1) 問題 。集成的其他業(yè)務(wù)支出一材料銷售業(yè)務(wù)沒有對應(yīng)到成本中心,造成查看成本中心報表的材料銷售數(shù)據(jù)與會計科目表中的數(shù)據(jù)不一致,并且在取利潤表中的其他業(yè)務(wù)支出數(shù)時也不能只根據(jù)功能范圍取數(shù)。
(2) 解決方案。
① 為每一個利潤中心建立一個其他業(yè)務(wù)支出的成本中心。
② 建立一個透明表zs-DCC,表中應(yīng)存儲進(jìn)其他業(yè)務(wù)支出的物料編號及所對應(yīng)的成本中心。
③ 做一個替代出口程序,根據(jù)銷售訂單中的物料主數(shù)據(jù)在ZSDCC表中找到對應(yīng)的成本中心,替代財務(wù)憑證中的成本中心,這樣,本中心表及功能范圍表中就能查詢到其他業(yè)務(wù)支出一材料銷售的數(shù)據(jù)。
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