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物料編碼工作的開展步驟
1.建立編碼管理組織
數(shù)據(jù)是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ),對數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼管理,是數(shù)據(jù)管理工作的基本要求。大量的數(shù)據(jù)整理和篩選需要有一定的業(yè)務(wù)知識和技術(shù)含量,同時又是一件枯燥和煩瑣的工作,因此需要專職人員進(jìn)行專職工作,也需要專職部門進(jìn)行專職管理。
建議建立以工程技術(shù)人員為主、業(yè)務(wù)人員共同參與的編碼小組,明確部門職能和崗位職責(zé),有效推進(jìn)編碼工作。同時,制定與項(xiàng)目階段匹配的數(shù)據(jù)編碼工作計(jì)劃,按照計(jì)劃進(jìn)行工作考核和監(jiān)督改進(jìn)。
2.建立編碼管理規(guī)范
要建立數(shù)據(jù)管理規(guī)范來指導(dǎo)數(shù)據(jù)管理工作。靜態(tài)數(shù)據(jù)有物料編碼、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線、科目表、供應(yīng)商和客戶信息等。這些數(shù)據(jù)必須有相應(yīng)的管理規(guī)范進(jìn)行管理,數(shù)據(jù)的新增、修改、刪除、查詢等操作必須有相應(yīng)的流程控制。動態(tài)數(shù)據(jù)如采購訂單、銷售訂單、生產(chǎn)訂單、庫存初始化數(shù)據(jù)等也需要制定相應(yīng)的規(guī)則,用來規(guī)范數(shù)據(jù)的收集策略和管理流程,規(guī)定系統(tǒng)切換期間的數(shù)據(jù)操作。
3.收集加工系統(tǒng)數(shù)據(jù)
現(xiàn)有數(shù)據(jù)通常分散存放于各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,比如PDM、SPC、財務(wù)和物流系統(tǒng)等,這些數(shù)據(jù)相互交融,彼此獨(dú)立,形成企業(yè)數(shù)據(jù)大雜燴。在進(jìn)行物料編碼時,要按照數(shù)據(jù)的相關(guān)性和重要性到相應(yīng)系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù),進(jìn)行數(shù)據(jù)的加工處理。比如物料數(shù)據(jù)從PDM和物流系統(tǒng)中取數(shù),同時要參考SPC和財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù);科目表要從財務(wù)系統(tǒng)中獲取,供應(yīng)商信息從物流系統(tǒng)讀出。
另外,依據(jù)系統(tǒng)的編碼規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理和加工時,各個階段的數(shù)據(jù)要采用版本進(jìn)行標(biāo)識,最終的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔控制,存放在安全的數(shù)據(jù)服務(wù)器上。
4.編碼過程事務(wù)協(xié)調(diào)
即使制定了完整的工作流程和編碼規(guī)范,工作過程也難免會出現(xiàn)一些例外情況,需要及時溝通和協(xié)調(diào)。不要怕出現(xiàn)問題,關(guān)鍵在于出了問題必須有人跟蹤、協(xié)調(diào)和處理。在專家的指導(dǎo)下,實(shí)事求是、全面系統(tǒng)及時地處理出現(xiàn)的問題。
物料編碼的注意事項(xiàng)
1.集團(tuán)的物料編碼管理
如果集團(tuán)需要進(jìn)行集中采購、集中銷售和集中售后服務(wù),就需要進(jìn)行物料編碼的集中管理,這時一般需要專職部門統(tǒng)籌管理。如果分散管理,也要求各分公司遵循相同的編碼原則。另外,集團(tuán)內(nèi)部各部門應(yīng)該采用相同的編碼規(guī)則對所有物料進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理,這有利于集團(tuán)的物料管理,也便于對外交流和協(xié)調(diào)。
2.物料描述的規(guī)范性
物料命名不規(guī)范在使用過程中會產(chǎn)生許多困惑。比如:電源線、空調(diào)電源線、室內(nèi)電源線,了解情況的認(rèn)為這就是一個東西,不了解情況的以為這是三種物料。有些困難的是,到目前為止,對于產(chǎn)品和物料命名還沒有國際標(biāo)準(zhǔn),也沒有國家標(biāo)準(zhǔn),也不存在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),有一些企業(yè)制定了自己的命名規(guī)范,但在推廣和執(zhí)行過程中都遇到不同程度的阻礙,造成不規(guī)范的實(shí)際后果,這給物料規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化帶來較大困難。
我們知道,要準(zhǔn)確描述一個物料僅有名稱是不夠的,還需要輔助的規(guī)格、型號、圖號、顏色、材質(zhì)等屬性。這些屬性和名稱的組合,如果沒有規(guī)范定義排列位置,將產(chǎn)生許多的混亂。一個系統(tǒng)的物料描述有長度限制,比如SAP系統(tǒng)要求不超過40字符。即在40個字符內(nèi),能夠準(zhǔn)確描述一個物料的主要特征。
比如:“KF-22前面板KF22W.2-1”,在圖號中也有了“KF22”信息,加上這部分造成信息的冗余,規(guī)范的描述應(yīng)該為“前面板KF22W.2-1”。對于“前面板KF22W.2-1”,可以理解為“KF-22前面板KF22W.2-1”,也可以理解為“KF-22前面板”、“KF22W.2-1前面板”和“前面板KF22W.2-1”。如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范約定,產(chǎn)生認(rèn)識的歧義,引起業(yè)務(wù)部門之間的溝通困難。
3.物料編碼與產(chǎn)品明細(xì)表
物料編碼反映的僅僅是物料本身的技術(shù)性能和物理特征,而不反映它與產(chǎn)品之間的層次結(jié)構(gòu)。物料與部件、產(chǎn)品之間的層次隸屬關(guān)系由產(chǎn)品明細(xì)表確定。如果把產(chǎn)品的層次關(guān)系體現(xiàn)在物料編碼里,不利于物料本身的管理,也不利于產(chǎn)品之間的物料借用。
同時,物料編碼不但與產(chǎn)品明細(xì)表之間存在關(guān)系,也與工藝路線之間存在關(guān)系。在加工過程中需要儲存、發(fā)外處理的工序,需要進(jìn)行編碼管理,其他的則不需要編碼。如果一些零部件要組合組裝,同時組合組裝關(guān)系復(fù)雜,且不需要庫存管理,表現(xiàn)為零部件的臨時性和虛擬性,這種組合件需要編碼管理。
4.?dāng)?shù)據(jù)加工的信息失真
數(shù)據(jù)加工和傳播過程往往伴隨著信息失真,尤其是不同業(yè)務(wù)部門之間的信息傳遞,業(yè)務(wù)人員根據(jù)自己的需求加工數(shù)據(jù)更容易導(dǎo)致信息的失真和歧義。如何避免數(shù)據(jù)加工過程中的信息失真,是情報學(xué)研究的范疇,目前還沒有比較有效的方法。
數(shù)據(jù)加工的常用工具有Excel等。在Excel中,可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的排序、過濾、分列、合并和運(yùn)算以及表之間的數(shù)據(jù)鏈接等操作,這些操作都有可能產(chǎn)生數(shù)據(jù)的錯亂,處理完成后一定要進(jìn)行數(shù)據(jù)的校驗(yàn)。
鏈接:用物料編碼數(shù)據(jù)進(jìn)行分析
準(zhǔn)確完善的物料分類和編碼不僅是企業(yè)管理物料的前提和基礎(chǔ),有利于ERP系統(tǒng)的順利部署與運(yùn)行,同時,也可以為企業(yè)對各類業(yè)務(wù)的事中控制、事后分析和未來預(yù)測提供保障。
1.原材料分析
分析一段時間內(nèi)物料的采購訂單價格變化可以預(yù)測未來物料的價格變化趨勢,分析供應(yīng)商的交貨期和質(zhì)量狀況可以檢查供應(yīng)商的服務(wù)水平,從而加強(qiáng)供應(yīng)商管理。
分析一段時間內(nèi)物料的價格變化可以預(yù)測產(chǎn)成品的標(biāo)準(zhǔn)價格變化趨勢,對成本控制和銷售報價管理提供輔助決策幫助。
分析采購物料的庫存價值,進(jìn)行安全庫存、最高庫存和最低庫存的控制,避免超量庫存和物料短缺的發(fā)生,是保障生產(chǎn)計(jì)劃正常執(zhí)行的基礎(chǔ)。而庫存物料的有效期和批次管理可以用來進(jìn)行物料質(zhì)量跟蹤,確保產(chǎn)品質(zhì)量。
2.半成品分析
對半成品的生產(chǎn)訂單進(jìn)行有效管理,可以提高計(jì)劃執(zhí)行率和生產(chǎn)效率,發(fā)揮產(chǎn)能優(yōu)勢,保障準(zhǔn)時交貨。而對半成品的領(lǐng)料和加工過程跟蹤控制,則可以準(zhǔn)確記錄產(chǎn)品的加工增值過程,降低不增值的操作和流程,優(yōu)化產(chǎn)品的成本結(jié)構(gòu)。
3.產(chǎn)成品分析
銷售人員對產(chǎn)成品生產(chǎn)過程的跟蹤可以掌握生產(chǎn)進(jìn)程,判斷是否能夠在規(guī)定的期限交貨,同時與客戶進(jìn)行有效溝通,提高市場服務(wù)水平。
對產(chǎn)成品的銷售時間、銷售區(qū)域、經(jīng)銷商、品種和銷售人員等進(jìn)行全面分析,可以幫助市場人員尋找其內(nèi)在的銷售規(guī)律,預(yù)測未來的銷售變化趨勢,做好市場前期準(zhǔn)備。
對售后服務(wù)中的故障原因和頻率分析可以分析零部件的質(zhì)量和技術(shù)問題,有效改進(jìn)設(shè)計(jì)、工藝和質(zhì)量現(xiàn)狀,降低售后服務(wù)成本,提高產(chǎn)品市場競爭力。
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