0 引言
“ERP成功與否,三分技術七分實施”。對于同一個品牌的軟件應用在不同企業(yè)中,由于系統(tǒng)的應用條件和實施力度的不同,會產生明顯的差異。因此在推廣應用ERP系統(tǒng)的過程中,必須強化實施過程中的項目管理,重視項目管理中的評估工作,只有這樣才能使ERP系統(tǒng)獲得成功。
1 項目管理及ERP的概念
項目管理是為了滿足項目涉及人員對項目的需求和期望而將理論知識、技能、IT具和技巧應用到項目的活動中去。要想滿足項目涉及人員的需求和期望,我們是需要在下面這些相互問有沖突的要求中尋求平衡:
對范圍、時間、成本和質量有不同需求和期望的項目涉及人員明確表示出來的要求(需求)和未明確表達的要求(期望)。
“項目管理”有時被描述為對連續(xù)性操作進行管理的組織方法。這種方法更準確地應該被稱為“由項目實施的管理”,這是將連續(xù)性操作的許多方面作為項目來對待,以便對其可以采用項目管理的方法。
ERP(Enterprise Resource Planning)——企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的概念是美國Gartner Group公司于1990年提出的,其確切定義是:MRPⅡ (企業(yè)制造資源計劃)下一代的制造業(yè)系統(tǒng)和資源計劃軟件。除了MRPⅡ已有的生產資源計劃、制造、財務、銷售、采購等功能外,還有質量管理、實驗室管理、業(yè)務流程管理、產品數據管理、存貨、分銷與運輸管理、人力資源管理和定期報告系統(tǒng)。
ERP是一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標準,是指建立在信息技術基礎上,以提高企業(yè)資源效能為系統(tǒng)思想,為企業(yè)提供業(yè)務集成運行中的資源管理方案。系統(tǒng)集中信息技術與先進的管理思想于一身,成為現代企業(yè)的運行模式,反映時代對企業(yè)合理調配資源,最大化地創(chuàng)造社會財富的要求,并為很多發(fā)達國家的企業(yè)成功應用所證實。
那么什么是ERP的項目管理,在這里再進行一下闡述:
ERP的項目管理就是本著整體規(guī)劃、分步實施的原則,對ERP項目所有方面進行計劃、組織、管理和監(jiān)控,為達到項目實施后的預期成果和目標,而采取內部和外部的持續(xù)性的工作程序?梢圆捎肊RP的項目管理方法來平衡時間、成本、產品和詳細的服務需求問可能發(fā)生的矛盾。成熟的項目和風險管理機制,可以提高ERP系統(tǒng)的實施成功率。
2 ERP實施項目管理過程中存在的一些問題
實施項目管理過程中,企業(yè)方與實施方由于利益不同,因而管理側重點不同,如何協(xié)調二者是關鍵。下面就對實施ERP項目管理過程中的一些問題作簡要的探討:
2.1 ERP項目經理是否能夠掌控全局
企業(yè)方與實施方包含信息不對稱,企業(yè)方的項目經理相對于實施方一般處于信息劣勢,他們共同的缺陷是缺乏大型EEP系統(tǒng)的實施經驗,對企業(yè)管理理解有限。由于項目經理缺少掌控全局的能力,不能清楚地界定自己的需求,并在合同中清晰表達,所以實施方總是向自己有利的方向去引導企業(yè)。
2.2 ERP項目管理是否制定了明確有效的目標和范圍
這是項目實施中的另一大關鍵。目前國內企業(yè)清晰界定EEP軟件合同或協(xié)議中項目的目標和范圍是相當困難的,這也是企業(yè)與實施方經常產生爭議的源頭。實施方通常會控制目標與范圍,一方面確有成本方面的考慮,另一方面也有控制風險的原因。而企業(yè)方總想花較少的錢辦較多的事,項目的目標過大、過多、范圍過寬,而ERP項目本身是一個高風險項目,過多的目標、過寬的范圍對雙方駕馭控制項目都是極為重大的挑戰(zhàn)?傊,這里邊確一個度的把握問題。
2.3 ERP項目管理的計劃是否有效執(zhí)行
企業(yè)執(zhí)行ERP項目計劃往往朝令夕改,毫無確定性。其中重要的原因是企業(yè)l方往往低估了實施的難度,安排計劃不切實際,執(zhí)行過程中又嚴重缺乏執(zhí)行力度,往往計劃只具有理論上可行性,而一旦付諸實施,則終不能被嚴格執(zhí)行。
2.4 ERP項目管理執(zhí)行中的人力資源管理是否有效
任何項目都需要人來做,而ERP項目更需要高素質的人才參與。目前的大部分ERP項目過程中都會或多或少發(fā)生成員變動,甚至有的變動率超過百分之八十。面對煥然一新的項目組成員,將會對原有ERP項目產生很多問題,項目中人力資源的管理問題需要進一步得到解決。
2.5 ERP項目管理中存在項目溝通問題
整個項目所面臨的問題都能靠溝通來解決,溝通是多方面的,一方面項目組成員內部的溝通,項目組與企業(yè)高層、各業(yè)務部門的溝通;另外企業(yè)方與實施方的溝通。最重要的是這些溝通必須有良好的基礎,目前需要對項目溝通所引起的問題更加關注,這些問題的解決對于整個項目至為關鍵。
3 ERP實施項目管理的成功對策研究
ERP系統(tǒng)的實施是一項巨大而復雜的工程,因此在實施ERP系統(tǒng)中加強項目管理對于實施成功具有重要作用。項目管理的要點是建立強有力的組織機構,制定詳盡的項目實施計劃,制定各種規(guī)章制度和項目進度、質量的評測標準,進行項目各階段的考核和評估,只有強化項目管理和執(zhí)行嚴格的考核評估制度才能保證項目實施成功。實施ERP項目管理的成功對策研究內容如下:
3.1在ERP項目管理中項目經理必須掌控全局
首先,企業(yè)方的項目經理相對于實施方的項目經理一般處于信息劣勢,EEP實施開始之前,很少有企業(yè)可以清楚地界定自己的需求,并在合同中無歧義清晰表達。而實施方畢竟經驗更加豐富,客戶的需求哪些可以滿足,哪些不能滿足,哪些滿足起來所費不大,哪些成本巨大,哪些周期長實施方總是胸中有數,而企業(yè)方由于缺乏專業(yè)人士的參與,很難不被實施方左右決策。通常情況下,實施方總是向自己有利的方向去引導企業(yè),當然,這一切都是以最新管理理論的高度再加上當今最新技術發(fā)展方向為晃子而引伸發(fā)散,企業(yè)方處于被動接受。而另一個極端是,企業(yè)方聘請外腦來做項目主管,這些人要么是在大學里教管理信息系統(tǒng)的教授,要么是有一些軟件開發(fā)經驗的程序員。但他們共同的缺陷是缺乏大型ERP系統(tǒng)的實施經驗,對企業(yè)管理理解有限。其實這種作法對于項目管理而言是最為危險的,所以在大型企業(yè)的EEP項目實施過程中,企業(yè)方應當聘請那些有過多年ERP實施經驗的專業(yè)人士出任項目經理,這樣做對企業(yè)與實施方都有好處,一方面富有咨詢實施經驗出身的企業(yè)方項目經理不至于讓企業(yè)聽任實施方的左右擺布,另一方面,作為經驗豐富的實施顧問深知雙方必須建立互信的重要性,這將不至于使合作雙方變成為對抗中的兩極,確保雙方有正常的合作關系。
3.2 ERP項目管理要明確范圍計劃和范圍描述
ERP實施前的范圍規(guī)劃是確保項目的總體界限和目標及對項目的期望值是合理的和可以達到的;確保雙方(企業(yè)和軟件供應商)對項目實施的認識是一致的;確保雙方能夠保證項目實施所需要的投入;確保雙方對今后項目實施過程中能遇到困難和阻力有充分的估計并有對策。
a.確定祥細的項目范田:對企業(yè)進行業(yè)務凋查和需求訪談,了解用戶的詳細需求,據此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現狀、具體的需求和系統(tǒng)實施的詳細范圍。
b.定義遞交的工作成果:企業(yè)與實施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實施過程中和實施結束時需要遞交的工作成果,包括相關的實施文檔和最終上線運行的系統(tǒng)。
c.評估實施的主要風險:由實施咨詢公司結合企業(yè)的實際情況對實施系統(tǒng)進行風險評估,對預計的主要風險采取相應的措施來加以預防和控制。
d.制定項目的時間計劃:在確定詳細的項目范圍、定義遞交的工作成果和明確預計的主要風險的基礎上,根據系統(tǒng)實施的總體計劃,編制詳細的實施時間安排。
e. 制定成本和預算計劃:根據項目總體的成本和預算計劃,結合實施時間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預算控制計劃。
f.制定人力資源計劃:確定實施過程中的人員安排,包括具體的實施咨詢公司的咨詢人員和企業(yè)方面的關鍵業(yè)務人員;對用戶方面參與實施的關鍵人員,需要對其日常工作做出安排,以確保對實施項目的時間投入。
3.3 ERP項目管理實行有效的人力資源管理
所謂項目人力資源管理就是要在對項目目標、規(guī)劃、任務、進展以及各種變量進行合理、有序的分析、規(guī)劃和統(tǒng)籌的基礎上,對項目過程中的所有人員,包括項目經理、項目班子其它成員、項目發(fā)起方、投資方、項目業(yè)主以及項目客戶等給予有效的協(xié)調、控制和管理,使他們能夠與項目班子緊密配合,盡可能地適合項日發(fā)展的需要,最大可能地挖掘人才潛力,最終實現項目目標。
項目管理中團隊組建完成并不等于團隊建設的完成,團隊建設是伴隨項目團隊的整個生命周期的活動,團隊建沒活動包括為提高團隊運作水平而進行的管理和采用的措施。這里簡單說明在ERP項目實施過程中軟件公司實施顧問和企業(yè)項目小組成員的分工描述:
企業(yè)高層項目負責人(項目發(fā)起人):提出公司總體和長遠的目標,有廣泛決策權以履行其首要職責,設定優(yōu)先級,批準實施范圍,解決相關公司層問題。當項目履行時業(yè)務部門或人員間發(fā)生沖突時項目負責人應具有足夠權力協(xié)調以推動進程,在方案實施進展中監(jiān)控進展和對組織進行劃分。能夠適時地做出決策,支持項目經理完成整個方案的實施目標。
企業(yè)項目小組負責人:項目總體管理、檢查簽署項目交付文檔,主要在高層項目負責人和各部門項目組成員之間起溝通橋梁作用,準備并管理項目預算,管理和定義實施范圍,獲得、分配、實時管理項目客戶端資源,監(jiān)控和推進問題解決流程,負責確保項目不偏離原有目標和范圍,組織人員培訓等。
軟件公司實施負責人:項目總體和日常管理、準備并維護項目工作計劃及進展記錄、負責制訂實施策略、項目的控制與預算、定義并管理實施范圍、對所有參與項目的咨詢和實施顧問明確職責、監(jiān)控和推進問題解決流程、對項目變更活動進行協(xié)調、參與業(yè)務流程的解析、擬訂培訓方案等。
軟件公司服務人員:對用戶單位的管理提供組織結構和流程優(yōu)化等方面的建議、向企業(yè)項目小組傳授先進的管理理念和系統(tǒng)知識、在業(yè)務流程設計中提供最好的商業(yè)實踐、定期對項目進展匯報,按時完成所分配的任務、作為建議者幫助企業(yè)項目組完成所有必須的任務等。
企業(yè)項目小組成員:在項目經理的領導下提出符合自身特點的業(yè)務需求、參加業(yè)務調研會,提供所屬部門現行業(yè)務流程及具體組織結構、就實施或咨詢顧問提出的咨詢建議進行討論,并提出反饋意見、負責收集各類調查問卷,并在實施或咨詢顧問的指導下參與分析并做好本職范圍內的工作,如數據的整理與集中等等。
3.4 ERP項目管理實施有效的時間管理
實施ERP是個龐大的管理和系統(tǒng)綜合性的工程項目,過程控制主要是體現在項目實施過程中的時間控制,其主要作用和任務是:
控制項目實施過程中各階段投入的各種資源和達到的目標所用的時間,使之盡可能達到項目實施計劃的原始要求。當一個切實可行的總體實施計劃和目標被制定和批準以后,如何監(jiān)督和控制就成了一個重要的問題。根據在許多項目中的實施的經驗,基本上可以這樣講,很少有一個項日是完全按照實施計劃預定的時間來進行的,因為再好的計劃也不可能預見所有的問題并事先制定出對策。所以對實施過程的監(jiān)督和控制,主要著眼于以下兒個方面:
I)要使實施各方都明白時間計劃是嚴肅的;
2)即使時間計劃是嚴肅的,但也是可以調整的,調整進度計劃必須合理并得到高層領導批準;
3)化整為零,按每一個實施的小階段對投入的資源和達到的目標所需時間進行監(jiān)督控制;
4)發(fā)生問題造成時間上的凋整是正常的,但不控制問題是不正常的;
5)控制問題的方式有追究責任、調整資源、改變方法、調整計劃、停止計劃,以此來掌握和控制時間。
3.5 ERP項目管理要實施有效的成本管理
項目成本是評價一個項目是否成功的第二個關鍵囚素,同樣在項目三角形中成本占了一條邊,所以成本的變化將直接影響項目的成功,F在的ERP項目本身的費用就很高,而且沒有公開價格,圍家價格監(jiān)督都沒有依據,完全靠軟件商來定價。但是一旦我們已經和軟件公司和服務公司(咨詢公司)達成了一致意見,關鍵的問題就在于如何有效的利用雙方同意的費用達成預期的任務目標,而往往在項目開始企業(yè)的管理者不注重有效控制成本,而到項目實施一段時間之后,發(fā)現項目的預算已經不能保證項目的完成了,或者半途而廢,或者追加投入,而追加投入又會遇到企業(yè)資金是否充足的影響。所以我們建議在項目開始之前一定盡量準確的做出項目預算,避免在途中因資金影響項目進展。另外成本控制要從采購、人員工時等多方面嚴加控制。并建議分階段進行成本評估,如果每個階段都能夠在成本控制范圍之內,那么最終的項目一定保證在成本范圍內成功,關鍵在于當出現項目費用超出預算成本的時候要及時調整,確?傮w成本控制在范圍之內。
3.6 ERP項目管理實施有效的溝通管理
根據項目溝通的目標確定項目溝通的各項任務,根據項目溝通的時間和頻率要求安排項目溝通的任務,進一步確定保障項目溝通的資源需求和預算。項目的溝通需求是項目干系人的信息需求的總和,通常可以通過綜合所需的信息內容、形式和類型以及信息價值的分析來確定項目交流計劃內容。一般項目交流計劃需要如下內容的信息:
1)項目組織和項目干系人責任關系。
2)項目中涉及的規(guī)定、部門和專業(yè)。
3)項目在何地涉及多少人的后勤工作。
4)外部信息需求,如與外界媒體進行溝通的需求。
一個項目交流計劃要得到很好的貫徹,需要有以下的條件:
a.將制定的工作計劃在項目團隊會議中進行討論,一個方面可以確定項目計劃的可行性,另一方面可以使每個團隊成員切實理解項目計劃,以便更好的實施;
b.將項目計劃和個人結合,確保每個人都知道他在這個項目中所處的位置,讓每個人都知道其工作的重要性,提高大家的積極性;
c.將我們在這些計劃中需要哪些工作成果,每個工作成果都要達到什么要求,在可能的情況下盡量做出模板;
d.向團隊成員解釋時,需要讓每個人聽清楚并讓他們明白工作的期限和可交付物;
e.讓每個團隊成員說明各自對自己需要完成的任務以及完成任務的期限的理解。
3.7 ERP項目管理實施有效的風險控制
實施ERP的風險控制可以分為四個步驟:識別風險、衡量風險、管理風險、監(jiān)控項目進程與狀態(tài)。
識別風險主要的工作是確定可能影響項目實施的風險并記錄風險的特征?赡艿娘L險包括各種內部因素和外部因素,在識別風險的同時,需要辯證地分析其負面效應(即風險帶來的威脅)和正面效應(即潛在的機會)。
衡量風險主要是對識別的風險進行評估,確定風險與風險之間的相互作用以及潛在的一系列后果,同時還需要確定風險的重要性和處理風險的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具,包括風險評估矩陣、預期投資回報率、模擬和決策樹等工具。
管理風險是風險控制中最為直接,也是最為關鍵的一個步驟。在管理風險過程中,需要對風險的正面效應(即潛在的機會)制定增強措施,對風險的負面效應(即可能的威脅)制定應付方法。對于不同的風險,需要根據其重要性、影響大小以及已經確定的處理優(yōu)先次序,采取相應的措施加以控制,對負面風險的反應可以是盡量避免、努力減小或設法接收。
最終,我們需要對項目過程進行監(jiān)控,檢查風險控制的實際效果,評價項目的整體表現。
4 結論
ERP幾乎是與失敗陰影伴隨而生的,即使在美國企業(yè)中ERP的失敗率也非常高。但是沒有一個企業(yè)希望這個陰影降臨在自己頭上,那么如何規(guī)避風險、有效解決實施ERP過程中的諸多問題,企業(yè)目前在推廣應用ERP系統(tǒng)的過程中,必須重視強化實施過程中的項目管理,尤其是項目管理評估工作,只有這樣才能使ERP系統(tǒng)獲得成功。
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本文標題:如何成功實施ERP項目管理
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