0 前言
ERP[1](EntERPrise Resource Planning)是以市場和客戶需求為導(dǎo)向,以實(shí)行行業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化為配置,消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中一切無效的勞動和資源,實(shí)現(xiàn)信息流、物流、資金流、價值流和業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成和提高客戶滿意度為目標(biāo),以計劃與控制為主線,以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺,集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)量、服務(wù)、信息集成和業(yè)務(wù)流程重組BPR(Business Process Reengineering )等功能為一體,面向供應(yīng)鏈管理SCM(Supply Chain Management)的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法。
對于眾多的企業(yè)來說,ERP項(xiàng)目可謂是一筆不小的投入,對它的風(fēng)險控制,也是眾多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人非常關(guān)心的問題。當(dāng)越來越多的企業(yè)投入成百上千萬元實(shí)施信息化項(xiàng)目時,我們可以感受到企業(yè)對信息化項(xiàng)目的重視程度,然而信息化項(xiàng)目中眾多的不確定因素,決定了項(xiàng)目的風(fēng)險。投入越大,風(fēng)險也越大。因此信息化項(xiàng)目建設(shè)要有風(fēng)險防范的意識和控制手段。
任何一個決定都是平衡的結(jié)果,任何一件事情都包含取舍。我們通常對事件風(fēng)險的理解主要是“意外”,ERP實(shí)施風(fēng)險多指對項(xiàng)目“不利”的不確定因素。這些不利的風(fēng)險存在于任何項(xiàng)目中,并往往會給項(xiàng)目的推進(jìn)和項(xiàng)目的成功帶來負(fù)面影響。風(fēng)險一旦發(fā)生,它的影響是多方面的,如導(dǎo)致系統(tǒng)功能無法滿足客戶的需要、項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算、項(xiàng)目計劃拖延或被迫取消等,其最終體現(xiàn)為客戶滿意度的降低。因此,識別與評估風(fēng)險并采取措施應(yīng)對風(fēng)險有著十分重要的意義。
ERP系統(tǒng)的應(yīng)用是一項(xiàng)高風(fēng)險、高投入項(xiàng)目,實(shí)施的整個過程存在種種風(fēng)險。目前國內(nèi)眾多企業(yè)都在實(shí)施ERP系統(tǒng),但成功率并不高,多數(shù)原因是對ERP系統(tǒng)沒有足夠的認(rèn)識,在實(shí)施前和實(shí)施中缺乏對風(fēng)險的控制。因此企業(yè)有必要對風(fēng)險有充分認(rèn)識,建立一套行之有效的風(fēng)險規(guī)避機(jī)制,從而提高ERP系統(tǒng)的實(shí)施成功率,最終提高企業(yè)的管理水平。本文結(jié)合實(shí)際工作中情況從多個方面進(jìn)行描述項(xiàng)目風(fēng)險規(guī)避。
1、ERP實(shí)施的風(fēng)險規(guī)避方案[2]
1.1 解決BPR實(shí)施中員工的抵觸情緒
ERP系統(tǒng)實(shí)施過程是一個企業(yè)變革的過程,企業(yè)就必須根據(jù)自身的情況,按照“科學(xué)、合理、高效”的原則,繼承企業(yè)傳統(tǒng)管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)不合理的工作流程,進(jìn)行BPR[3](Business Process Reengineering)業(yè)務(wù)流程重組,充分利用ERP先進(jìn)的管理理念,對科學(xué)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化和強(qiáng)化。同時定位企業(yè)在變革中的位置,并了解和掌握變革帶給企業(yè)人員的不同的心態(tài),采取針對性的措施。
EPR理念下BPR的實(shí)施步驟[4]如圖1所示,它的實(shí)施給企業(yè)帶來了價值和效益的增長,同時存在員工對變革的憂慮,如自己的工作崗位受到?jīng)_擊、需要學(xué)習(xí)新技能、職權(quán)和管理范圍變動、習(xí)慣作法的改變、缺乏對變革和其產(chǎn)生影響的認(rèn)識、工作方式的彈性太小等。
圖1 實(shí)施BPR的主要步驟
Fig.1 The main steps of practicing BPR
有效的解決上述問題需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的強(qiáng)有力支持,使ERP系統(tǒng)全員參與。通過培訓(xùn)說明變革的原因及好處,通過項(xiàng)目考核加強(qiáng)變革推行,通過各種途徑加強(qiáng)ERP項(xiàng)目的宣傳并創(chuàng)造變革的積極氛圍,同時加強(qiáng)分層次的專業(yè)化培訓(xùn),說明信息系統(tǒng)如何輔助企業(yè)各個層面的人提升管理、提高效率,采取BPI(Business Process Improvement)的實(shí)施方法,對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程采取“先僵化、后優(yōu)化、再固化、再優(yōu)化”的持續(xù)提升改善的方法。
1.2 保障系統(tǒng)實(shí)施過程中必要的支持
由于ERP系統(tǒng)實(shí)施是一個系統(tǒng)工程,需要企業(yè)各方面的全力配合,同時要有充分的組織、人員、經(jīng)費(fèi)等資源投入。因此在項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)先建立三層架構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)如圖2所示:第一層,建立由高層組成的企業(yè)ERP領(lǐng)導(dǎo)小組,保障項(xiàng)目實(shí)施所需資源;第二層,成立以業(yè)務(wù)部門主管及骨干組成的ERP項(xiàng)目實(shí)施小組;第三層,建立以業(yè)務(wù)部門及IT部門為主組成專業(yè)實(shí)施小組。同時軟件廠商需要協(xié)助企業(yè)建立項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu),加強(qiáng)項(xiàng)目核心小組成員培訓(xùn),使之成為項(xiàng)目實(shí)施的、強(qiáng)有力的推動性隊伍。在培訓(xùn)、流程擬定、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、上線、售后服務(wù)等階段通過高效的服務(wù)體系給予最及時的服務(wù)支持,同時引進(jìn)項(xiàng)目咨詢監(jiān)理及項(xiàng)目與員工的績效考核掛鉤機(jī)制,確保ERP工程項(xiàng)目的成功實(shí)現(xiàn)。
圖2 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)圖
Fig.2 The organization structure of the project
1.3 避免對ERP實(shí)施的期望值過高
ERP系統(tǒng)涵蓋了企業(yè)的各個業(yè)務(wù)管理范疇,企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求和管理能力逐步進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè),清楚劃分項(xiàng)目各階段實(shí)施范圍及目標(biāo),遵循“循序漸進(jìn)、逐步提高”的指導(dǎo)思想,正確地認(rèn)識技術(shù)在系統(tǒng)中的作用,認(rèn)清ERP系統(tǒng)非企業(yè)信息化的全部,避免過度期望,并提前作好應(yīng)對實(shí)施過程中各種困難的思想準(zhǔn)備。同時廠商根據(jù)客戶業(yè)務(wù)需求,幫助進(jìn)行項(xiàng)目整體規(guī)劃,提供各階段詳細(xì)實(shí)施范圍及目標(biāo)功能描述,同時加強(qiáng)對企業(yè)各層次人員的培訓(xùn)。
1.4提高項(xiàng)目管理的能力[5]
對ERP系統(tǒng)實(shí)施,必須對項(xiàng)目的整體和階段進(jìn)行有效的項(xiàng)目管理,確保項(xiàng)目按規(guī)劃實(shí)現(xiàn)資源的最佳配置,確保項(xiàng)目按時、按預(yù)算、高質(zhì)量完成,實(shí)現(xiàn)客戶滿意度提升,充分激發(fā)員工的主動性和積極性,實(shí)現(xiàn)員工素質(zhì)與公司效益的提升,確保公司對項(xiàng)目組從知識、物流等各方面的有力支持,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目按進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行。有效解決項(xiàng)目管理能力不足辦法:企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)經(jīng)常關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度,及時解決項(xiàng)目組提報的問題;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要具備一定的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn),對企業(yè)業(yè)務(wù)有一定了解;同時軟件廠商項(xiàng)目監(jiān)理部、項(xiàng)目總監(jiān)要定期監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量,并提供具備豐富實(shí)施經(jīng)驗(yàn)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施顧問,具備完善的項(xiàng)目實(shí)施方法論、標(biāo)準(zhǔn)化、快速的服務(wù)響應(yīng)機(jī)制等,定期的進(jìn)行客戶滿意度調(diào)查。
1.5 考察服務(wù)商綜合實(shí)力
由于ERP系統(tǒng)軟件同普通的商品不同,它的功能和效益往往要等到一個系統(tǒng)實(shí)施完成后才能慢慢發(fā)揮出來,在軟件選型時,雖然可以通過很多手段對軟件的關(guān)鍵功能進(jìn)行初步的判斷,但軟件的成熟程度只有在企業(yè)開始大規(guī)模應(yīng)用的時候才能體會得到。因此企業(yè)在進(jìn)行ERP選擇時應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)提供商的經(jīng)營實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量,考察軟件公司實(shí)力,商譽(yù),經(jīng)營績效,研發(fā)能力,實(shí)施顧問經(jīng)驗(yàn),員工隊伍及穩(wěn)定性等各方面去綜合衡量,盡量選擇規(guī)模大、經(jīng)營良好、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的合作伙伴。
1.6避免選型風(fēng)險
企業(yè)在選型ERP軟件時,要充分考慮各種管理流程的特點(diǎn)、數(shù)據(jù)的來源、統(tǒng)計報表等不同功能模塊的關(guān)系及與CRM、MES等系統(tǒng)的接口。由于企業(yè)管理流程需不斷完善與改進(jìn),ERP系統(tǒng)功能也需進(jìn)行修改,所以選型的軟件要有強(qiáng)大的二次開發(fā)能力。ERP的應(yīng)用與各個部門業(yè)務(wù)部門密切相關(guān),每個部門都應(yīng)該參與選型過程,才能在今后的ERP系統(tǒng)中充分體現(xiàn)本部門的業(yè)務(wù)需求。選擇成熟的ERP軟件和服務(wù),且勿把自己變成不成熟廠商和軟件的試驗(yàn)品。立足企業(yè)當(dāng)前3到5年發(fā)展需求,選擇“適用、好用、易用”的軟件產(chǎn)品與解決方案。具體選型如圖3所示。
圖3 ERP選型綜合評價體系結(jié)構(gòu)圖
Fig.3 The system structure of synthesis appraising to the selecting of ERP
1.7 加強(qiáng)對實(shí)施服務(wù)的關(guān)注
ERP系統(tǒng)需要借助服務(wù)商專業(yè)的實(shí)施顧問,按照成熟的實(shí)施方法進(jìn)行實(shí)施,才能保證系統(tǒng)成功運(yùn)行,由于ERP項(xiàng)目的復(fù)雜性和專業(yè)性,因此對服務(wù)商實(shí)施服務(wù)的規(guī)范性、制度性及經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰σ蠛芨撸髽I(yè)應(yīng)考察是否具有完善的實(shí)施方法論及項(xiàng)目管理能力,加強(qiáng)對實(shí)施服務(wù)質(zhì)量、規(guī)范性的檢查,考察服務(wù)商是否具有完善的售后服務(wù)機(jī)制。軟件廠商建立標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施服務(wù)體系,保證服務(wù)的規(guī)范性,強(qiáng)化對顧問、工程、程序、服務(wù)人員的培訓(xùn),確保服務(wù)質(zhì)量。通過CRM(Customer Relationship Management)、項(xiàng)目實(shí)施知識匯集系統(tǒng)、在線診斷等先進(jìn)的工具,提高服務(wù)質(zhì)量和相應(yīng)速度。建立嚴(yán)格的項(xiàng)目監(jiān)理制度,保證實(shí)施進(jìn)度和質(zhì)量,以客戶滿意度為項(xiàng)目團(tuán)隊考核的最大權(quán)重指標(biāo)。
1.8確;A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性
20%的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)往往決定了ERP系統(tǒng)80%的運(yùn)行效果,企業(yè)必須規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),建立科學(xué)的數(shù)據(jù)收集的處理方式,確保輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確,才能獲得有價值的決策信息。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照實(shí)施顧問的要求,進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理和收集工作。軟件廠商提供全面規(guī)范的基礎(chǔ)資料收集范圍,保證收集進(jìn)度,提供深入的基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備建議,如BOM架階、物料編碼、倉庫設(shè)置等指導(dǎo),提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)收集表格和流程,確保數(shù)據(jù)質(zhì)量,提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)檔的技術(shù)支持和相應(yīng)工具。
1.9 引入“第三方”IT咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)制
企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施需要中立的第三方IT咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu),溝通、協(xié)調(diào)企業(yè)、軟件公司,幫助企業(yè)進(jìn)行可行性研究、整體規(guī)劃、選型招標(biāo)、實(shí)施監(jiān)理和驗(yàn)收評估,保護(hù)企業(yè)信息化投資,為企業(yè)培養(yǎng)更多復(fù)合型人才,以提高項(xiàng)目成功率。
引入第三方項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)制完成對ERP項(xiàng)目進(jìn)行的三監(jiān)理(事前監(jiān)理、事中監(jiān)理、事后監(jiān)理)、三控制(質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制)、兩管理(合同管理和信息管理)和一協(xié)調(diào)(全面組織協(xié)調(diào)),規(guī)避實(shí)施中風(fēng)險,以確保信息化工程的建設(shè)成功。
1.10加強(qiáng)IT系統(tǒng)的可集成度[6]
多數(shù)企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中,沒有考慮到系統(tǒng)的擴(kuò)展性問題,與其它信息系統(tǒng)間缺乏必要的接口定義,應(yīng)用之間的集成相對困難,目前大多都是通過低層次的數(shù)據(jù)集成來解決應(yīng)用集成的問題,實(shí)現(xiàn)較為麻煩,集成又容易帶來數(shù)據(jù)安全性和完整性隱患。采用功能集成和過程集成是集成技術(shù)發(fā)展的大勢所趨,能夠給企業(yè)信息系統(tǒng)帶來較大的可擴(kuò)展性。但是目前很多企業(yè)在選擇軟件廠商時,并沒有注意到這一點(diǎn),只是關(guān)注于軟件的業(yè)務(wù)功能,使得現(xiàn)在很多廠商的信息系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)上耦合度過高,可擴(kuò)展性較差,各種系統(tǒng)難以平滑銜接。難以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化價值的最大化。
2、結(jié)語
借助于ERP系統(tǒng)的管理系統(tǒng)性、數(shù)據(jù)共享性、動態(tài)應(yīng)變性、模擬預(yù)見性等特點(diǎn),實(shí)時提供銷售、生產(chǎn)、物供和財務(wù)數(shù)據(jù)和信息,幫助企業(yè)各級管理人員隨時掌握各方面的運(yùn)行情況,不斷改善經(jīng)營決策,提高企業(yè)核心競爭能力,使企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷成長壯大。不同的企業(yè)結(jié)合自身特點(diǎn)在實(shí)施ERP時會有所改變,希望我們的經(jīng)驗(yàn)和風(fēng)險規(guī)避能幫助更多的企業(yè)少走彎路,早日為企業(yè)創(chuàng)造更多的效益。
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