一、ERP軟件實施效果影響因素分析
ERP的實質(zhì)其實就是一種思想或方法在企業(yè)管理領(lǐng)域中的體現(xiàn)。也可以說ERP本身所體現(xiàn)的就是某些人或某些群體在企業(yè)管理方面的一種方法。目前就ERP這一塊而言并沒有什么具體的標(biāo)準(zhǔn)。也就是說一個企業(yè)究竟要使用什么樣的ERP才算是對的,并沒有標(biāo)準(zhǔn)可言。不同的行業(yè)、不同的企業(yè)有著不同的管理方式,那么究竟哪一種管理方式適合自己的企業(yè)或者說我們的企業(yè)到底該怎么管理,要因企業(yè)的自身特點而異。從實際的經(jīng)驗中我們可以看出來,在國內(nèi)采用同一種管理軟件而在不同的企業(yè)中運(yùn)用,其效果和結(jié)果都是不一樣的。那么造成這種現(xiàn)象的原因是什么呢?主要有以下幾點:
1、不同行業(yè)特性的差異造成了應(yīng)用的效果不一樣。
不同的行業(yè)有不同的管理方法,比如說一個機(jī)械加工行業(yè)和一個食品加工行業(yè),由于生產(chǎn)的復(fù)雜程度、生產(chǎn)過程的控制點、產(chǎn)品銷售方式、銷售利潤率等都存在很大的差別。所以這兩種企業(yè)根本就不可能采用同一種管理方式。像機(jī)械加工行業(yè),在生產(chǎn)過程中由于它的復(fù)雜性較高、加工周期相以較長,可能對裝配過程、生產(chǎn)計劃的計算周期、產(chǎn)品BOM結(jié)構(gòu)等方面就特別的關(guān)注。相比之下對于原料的保質(zhì)期、產(chǎn)品的保質(zhì)期等方面就關(guān)注得較少。而對于食品加工企業(yè)則正好相反,這種行業(yè)在管理的過程中就可能更加關(guān)注生產(chǎn)周期、原料、產(chǎn)品保質(zhì)期。同時對于產(chǎn)品銷售的時間要求的更加嚴(yán)格。而每個企業(yè)在應(yīng)用ERP時,都要是重點解決自身最為關(guān)注的業(yè)務(wù),從而造成不同行業(yè)之間實施ERP其達(dá)到的效果也會產(chǎn)生相當(dāng)大的差異。
2、同一行業(yè)不同企業(yè)之間由于自身經(jīng)營特點、管理方法的不同造成了應(yīng)用效果的不同。
在國內(nèi)有很多的企業(yè)特別是國有企業(yè),從建廠開始已經(jīng)經(jīng)歷了幾十年。在這幾十年中每個企業(yè)都行成了自己獨到的一種管理方式和經(jīng)營特征。針對同一種業(yè)務(wù),不同企業(yè)采取的經(jīng)營策略和相應(yīng)的管理方法是不一樣的。舉個例子來說,同是機(jī)械加工企業(yè),有些企業(yè)只生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品,而有些企業(yè)可以根據(jù)客戶的需要做出一些訂制的產(chǎn)品,這樣就造成了生產(chǎn)過程的復(fù)雜程度。再比如說有些企業(yè)采購物料過程中對物料質(zhì)量和供應(yīng)商供貨水平要求很嚴(yán),只要一批貨里存在不合格產(chǎn)品就全部退貨,而有些企業(yè)則可以先接收一部份。種種的上述差異都造成了ERP軟件使用流程的差異。使用流程產(chǎn)生變化,那實施的結(jié)果也就自然不一樣了。
3、企業(yè)管理優(yōu)化程度不同也造成了不同企業(yè)之間應(yīng)用效果的不同
每個企業(yè)都有自己獨到的管理模式,可能已經(jīng)形成了幾十年。暫不說這些管理方式的合理性與正確性,就客觀而言,這些管理方式都是經(jīng)達(dá)幾十年的經(jīng)驗總結(jié)出來的,當(dāng)然是在其特定的歷史環(huán)境、工作環(huán)境甚至是政治環(huán)境下產(chǎn)生的,既然這些管理方式是存在的,就有它存在的道理,因此想要調(diào)整或更改其難度都是比較大的。而ERP軟件本身蘊(yùn)含著一種新的管理思想,這新舊之間必然會產(chǎn)生沖突,其結(jié)果一定是雙方相互磨合,由于磨合的程度、方法不一樣就造成了ERP軟件應(yīng)用的效果也不一樣。
4、軟件實施人員對于企業(yè)管理的理解和把握能力,在很大程度上也決定了軟件的實施效果。
ERP軟件體現(xiàn)的是一種管理思想,而不同的人對于這種管理思想的理解程度和對應(yīng)用的把握程度也不盡相同。一些有經(jīng)驗的軟件實施人員能很好地理解不同類型的企業(yè)特征,從而選擇有效地溝通方式向企業(yè)解說ERP的管理思想,并且能提供最適宜的軟件解決方案。同樣的軟件,同一家企業(yè),不同的實施顧問可能提供出不完全一致的解決方案,而軟件實施人員的方案將在很大程度上影響了企業(yè)應(yīng)用ERP的效果?梢哉f這個因素對于一個企業(yè)在應(yīng)用ERP軟件過程中是否能達(dá)到預(yù)期的目的,起著關(guān)鍵性的作用。
從上述所有的原因我們可以看出,影響ERP軟件實施效果的因素總共有兩種:企業(yè)自身的因素和軟件實施的因素。前者是取決于企業(yè)自身方面,而后者則是取決于針對ERP軟件的開發(fā)商,兩者缺一不可。一個企業(yè)的實施效果將最終取決于兩者如何能夠很好地結(jié)合在一起,更好地通過ERP軟件這個先進(jìn)的工具更加有效地管理企業(yè)的業(yè)務(wù)。所以對于ERP軟件開發(fā)商的實施人員而言其工作的實質(zhì)就是:以軟件所能實現(xiàn)的功能為基礎(chǔ),通過選擇最佳操作流程,最終將整套軟件中所體現(xiàn)的管理思想應(yīng)用于企業(yè)管理過程中的各各方面,以達(dá)到雙方共贏的目的。說白了也就是要解決企業(yè)該如何最優(yōu)應(yīng)用這套軟件。
由于ERP本身所涉及的范圍非常廣,包括銷售、生產(chǎn)、采購、財務(wù)等等各方面,而這些工作在企業(yè)中又是由不同的部門負(fù)責(zé),要想實現(xiàn)操作流程、控制方式、核算方式都達(dá)到統(tǒng)一并不是一件容易的事,它需要企業(yè)有一個強(qiáng)有力的軟件實施隊伍。而這個隊伍必須對企業(yè)的各方面都比較了解。所以企業(yè)應(yīng)用ERP的效果也最終將取決于實施人員對企業(yè)的了解程度以及實施人員在決定應(yīng)用方案方面的合理性和可行性。
二、ERP軟件實施方法要點
1、通過調(diào)查企業(yè)現(xiàn)狀及管理人員的管理需求,最終形成一份《企業(yè)調(diào)研報告》
俗話說:知已知彼,百戰(zhàn)百勝。這句話的意思就是說只有了解了對方的情況,才能制定出相對應(yīng)的策略,從而取得勝利。對于軟件實施工作也是一樣,你只有充分的了解企業(yè)的現(xiàn)狀和實際需求情況才能制定出良好的應(yīng)用方案。所以實施工作正式開展前第一步要做的工作就是對企業(yè)的調(diào)研工作。
那么調(diào)研工作該如何進(jìn)行呢,我認(rèn)為企業(yè)的調(diào)研工作從以下幾個方面入手:
首先從企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)入手,詳細(xì)了解各部門之間、各崗位之間的業(yè)務(wù)流程及其崗位職能。只有充分了解了這部分內(nèi)容后,實施人員才能根據(jù)軟件的現(xiàn)狀來確定各功能究竟適合什么樣的崗位來操作。從而最終確定出適合企業(yè)的軟件操作流程。當(dāng)然這個工作并不是等于一味的修改軟件功能,而是要通過實施人員的設(shè)計、與管理人員勾通最終來確定是修改軟件還是調(diào)整企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,這是后話。
其次要了解企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)單據(jù)的內(nèi)容、用途以及在不同部門之間的轉(zhuǎn)移流程。業(yè)務(wù)單據(jù)是企業(yè)的管理工作的數(shù)據(jù)基礎(chǔ),任何一份報表、統(tǒng)計分析表都是直接或間接的來源于此。所以實施人員千萬不要妄想取消某些重要的單據(jù),它們是無可避免的需要解決的問題,而且往往會由于原手工單據(jù)中的某一個重要數(shù)據(jù),在軟件中沒有體現(xiàn)出來就會造成實施工作的效果大大折扣。所以了解和分析企業(yè)現(xiàn)有的手工單據(jù)是實施工作開展前必須要做的工作。要了解業(yè)務(wù)單據(jù)都是由什么人員填寫,要了解每個單據(jù)的數(shù)據(jù)內(nèi)容。
再次實施人員在調(diào)研過程中要充分了解企業(yè)管理人員的現(xiàn)有管理需求。一個企業(yè)需要上ERP時,一定在產(chǎn)生了管理需求的前提下才去上的。所以很多管理人員在管理中都會有自己的想法或者說是需要解決的問題,而軟件的實施效果如何也在某種程度上取決于這些問題能否得到解決。通常情況下企業(yè)的管理人員產(chǎn)生的需求主要包括:某些數(shù)據(jù)該如何計算比較及時而又合理,各種業(yè)務(wù)發(fā)生過程中通過軟件該如何控制,某些報表如何出、什么時候出等等。這些問題了解后,實施人員也就掌握了實施效果的部分關(guān)鍵問題。
最后,實施人員要了解企業(yè)的硬件設(shè)施情況,哪些部門能夠有充足的計算機(jī)資源,哪些部門可能達(dá)不到人手一機(jī)的要求等。了解這些情況后,實施人員就會清楚業(yè)務(wù)單據(jù)的輸入、審核、簽字、打印等流程該如何安排。因為沒有計算機(jī)的崗位只能手工做,沒有其它的辦法,不要指望企業(yè)會讓所有的人(包括門衛(wèi))都人手一機(jī)。
上述這些問題實施人員最好能夠整理出一份詳細(xì)的調(diào)研報告,然后最好在實施現(xiàn)場與相關(guān)的人員進(jìn)行充份的勾通,針對某些問題雙方達(dá)成一致的解決方案。以便于針對企業(yè)的需求和現(xiàn)狀制定出合理的實施方案。
2、調(diào)研工作結(jié)束后要根據(jù)現(xiàn)場了解的情況以及與管理人員勾通的結(jié)果整理出一份《軟件實施方案》
《實施方案》可以說是一份綜合性很強(qiáng)的文檔,是實施人員針對企業(yè)現(xiàn)狀、管理需求、軟件現(xiàn)狀等因素而確定的一種軟件應(yīng)用方法及可達(dá)到的效果的綜合概述。是一份體現(xiàn)實施人員管理思想的軟件應(yīng)用方案。在這個方案中最主要解決的問題是兩個:一個是要讓企業(yè)方知道他們應(yīng)該怎么做,都需要做些什么,另一個是要讓我們實施人員知道我們應(yīng)該怎么做,需要做些什么。因為從實際工作中我們不難發(fā)現(xiàn),很多企業(yè)在實施ERP之前并不知道自己該做什么或如何配合才能達(dá)到軟件方的要求。而目前很多的軟件實施人員在實施工作開展前并沒有整理這方面的文檔,造成很多工作在實施工作開展時盲目的進(jìn)行,遇到問題再說,現(xiàn)場解決是經(jīng)常性的做法,結(jié)果雙方都很累。而如果實施人員在實施之前就確定一個具體的做法,好多問題可以事先預(yù)見,防患于未然,那么雙方都不至于這么勞累,更不至于產(chǎn)生負(fù)面效果。那么在這個方案中應(yīng)包括哪些內(nèi)容呢?
1)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)該如何準(zhǔn)備,各種編碼的合理原則,負(fù)責(zé)整理工作需要的部門或人員,當(dāng)產(chǎn)生不一致現(xiàn)象時,應(yīng)以哪個部門的意見為主等。
基礎(chǔ)編碼數(shù)據(jù)是ERP軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提,所以確定一個合理、完美的編碼體系是非常重要的,而且是難度較大的工作。軟件運(yùn)行過程當(dāng)中需要大量的編碼數(shù)據(jù),而企業(yè)中往往這些數(shù)據(jù)又比較分散,且使用的部門也很多。所以整理起來工作量大不說,還要協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系。
有過實施經(jīng)驗的人相信都會遇到一種情況:一個物料在不同的部門有不同的叫法或編碼規(guī)則,這種現(xiàn)象對ERP軟件來說簡直是致命的。要想解決這個問題實施人員必須與企業(yè)達(dá)成一致,確定編碼規(guī)則。同時要確定好究竟由哪些部門負(fù)責(zé)整理哪些數(shù)據(jù)、整數(shù)據(jù)的方法等,否則就會產(chǎn)生相互推卸責(zé)任的情況。耽誤了實施進(jìn)度,最受損失的是企業(yè)。
2)軟件功能操作流程的安排、各功能的操作人員或操作崗位是誰
這部分內(nèi)容主要是說明軟件的應(yīng)實現(xiàn)的功能(包括輸入、審核、打印、報表等)該由什么樣的人操作,每一個操作人員應(yīng)該有什么樣的權(quán)限,單據(jù)打印時需要打出幾份,哪些崗位需要執(zhí)行審核,哪些崗位需要手工簽字,簽字后要流轉(zhuǎn)到誰的手里等等。
3)軟件中各功能的操作時點、各種特殊業(yè)務(wù)的解決方法。
軟件功能的操作必須要有時點的,比如說生產(chǎn)計劃必須由某些人在是在某一時點才能計算,這里所說的時點不一定就是指具體的時間。也可以是指某些具體的業(yè)務(wù)。再比如說,入庫單在必須是在庫管員點收物品后再輸入,然后再確定單據(jù)的打印時點等等一系列的工作。如果實施過程真的是按你事先設(shè)計的方法去運(yùn)作的,那這部份內(nèi)容最終會成為企業(yè)崗位職能與管理規(guī)范。
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