在《ERP規(guī)范》宣貫,產(chǎn)品差異化越來越小的今天,如何保證項(xiàng)目能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按照預(yù)期希望哪樣達(dá)到效果?即:產(chǎn)品的交付能力到底怎樣?ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中存在哪些風(fēng)險(xiǎn),通過何種方式可以加以嚴(yán)格的控制等等,這些問題逐漸成為眾多負(fù)責(zé)任ERP廠商以及有理智客戶關(guān)心的重要問題。我將結(jié)合用友的實(shí)施方法論3.0,談?wù)凟RP項(xiàng)目實(shí)施過程中種種風(fēng)險(xiǎn),并提出自己的解決辦法,希望能達(dá)到拋磚引玉的效果,請(qǐng)您多提出寶貴的建議。
1.ERP項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析
用友的實(shí)施方法論3.0,將項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程分為七個(gè)步驟,IT咨詢項(xiàng)目規(guī)劃藍(lán)圖設(shè)計(jì)系統(tǒng)建設(shè)切換準(zhǔn)備系統(tǒng)切換持續(xù)支持,簡稱北斗七星實(shí)施法。它是基于用友的近年來在眾多成功項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)探索的基礎(chǔ)之上,結(jié)合科學(xué)合理的實(shí)施理論體系,以及國內(nèi)的企業(yè)實(shí)情,而總結(jié)出來的深受客戶關(guān)注和感激的實(shí)施體系。
它將ERP的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分,并且提出種種限制,加以嚴(yán)格控制。
1.1IT咨詢階段:銷售承諾風(fēng)險(xiǎn)
由于ERP的銷售團(tuán)隊(duì)可能為了簽單,而擴(kuò)大ERP軟件的功能,或者隱瞞了企業(yè)中存在問題,甚至許諾客戶種種不實(shí)際的問題,如:在實(shí)施過程中常會(huì)遇到銷售員答應(yīng)這些都能做,或者可以提供免費(fèi)開發(fā)的聲音,而這些的銷售承諾,不僅會(huì)增加實(shí)施成本,延長交付周期,而且大大的提高了實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。
1.2項(xiàng)目規(guī)劃階段:團(tuán)隊(duì)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)
團(tuán)隊(duì)的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)包含兩個(gè)方面:一方面,ERP廠商的顧問是新手,不是具有復(fù)合型的顧問,沒有較好的項(xiàng)目控制能力,較弱的同客戶的交流能力,沒有客戶的行業(yè)背景,甚至還不熟悉即將實(shí)施的產(chǎn)品知識(shí)。另一方面,客戶沒有認(rèn)真對(duì)待自身的項(xiàng)目組織建設(shè),沒有正確選擇項(xiàng)目組成員。片面的認(rèn)為:ERP軟件的購買過程,就是企業(yè)信息化的全過程。
1.3藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段:培訓(xùn)與需求調(diào)研風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于本階段的內(nèi)容,在用友的實(shí)施方法論中有明確的說明,包含的內(nèi)容相對(duì)比較多,如:培訓(xùn)、業(yè)務(wù)需求分析、初步方案設(shè)計(jì)等,它們也是項(xiàng)目全面進(jìn)入企業(yè)業(yè)務(wù)流程階段的入口。
培訓(xùn)中存在的風(fēng)險(xiǎn)首先為,客戶參與培訓(xùn)的不全程性,其次為培訓(xùn)的內(nèi)容不具有針對(duì)性,再次為接受培訓(xùn)的目的不明確性,最后培訓(xùn)環(huán)境不專業(yè)性。
需求調(diào)研的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)為:一方面客戶的解答存在片面性,另一方面無法正確把握客戶的合理性與非合理性需求。
1.4系統(tǒng)建設(shè)階段:系統(tǒng)集成測試風(fēng)險(xiǎn)
在中國ERP信息化的今天,許多ERP項(xiàng)目不成功的主要標(biāo)志往往是部門間的信息不暢通,或者僅少數(shù)部門能使用軟件的功能,關(guān)鍵的原因是什么?就是系統(tǒng)的集成性差,在系統(tǒng)切換之前沒有充分考慮到可能存在問題,需要什么樣的調(diào)整可以實(shí)現(xiàn)部門之間的信息交流暢通等。
如何通過ERP項(xiàng)目,將企業(yè)中的總工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)濟(jì)師三師有一個(gè)良性的合理架構(gòu)?許多ERP廠商往往忽視這個(gè)實(shí)施步驟,導(dǎo)致存在的問題不能事先得到控制。
1.5切換準(zhǔn)備階段:數(shù)據(jù)準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)
ERP系統(tǒng)要想成功的應(yīng)用,數(shù)據(jù)的重要性不能忽視,行話說三分軟件,七分實(shí)施,十二分?jǐn)?shù)據(jù)。數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)兩種,在靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備中存在盲目性的風(fēng)險(xiǎn);在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)中存在不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)。
1.6系統(tǒng)切換階段:工作繁忙風(fēng)險(xiǎn)
系統(tǒng)切換存在兩種情況,其一為從舊系統(tǒng)變?yōu)樾孪到y(tǒng),其二從手工到新系統(tǒng)。這里存在的風(fēng)險(xiǎn)就是,由于兩個(gè)系統(tǒng)要同時(shí)并用一段時(shí)間,操作人員的工作量要成倍增長,可能會(huì)存在不滿的情緒,可能對(duì)新系統(tǒng)中的流程等還有一個(gè)接受的過程。
1.7持續(xù)支持階段:終止風(fēng)險(xiǎn)
有許多ERP廠商將項(xiàng)目的驗(yàn)收作為項(xiàng)目的終止,以為這樣就已經(jīng)信息化了,可能存在為了信息化而信息化的現(xiàn)象。因而缺少持續(xù)運(yùn)行的制度,缺少項(xiàng)目總結(jié),缺少問題移交等情況。
2.ERP項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制
對(duì)于ERP項(xiàng)目中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的控制,我將結(jié)合上面的風(fēng)險(xiǎn)分析,一一加以分析。
2.1IT咨詢階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
對(duì)于部分銷售承諾,客戶是可以區(qū)分的,這樣也有助于對(duì)ERP供應(yīng)廠商的真誠度。
如:曾遇到一家客戶,他們希望將舊系統(tǒng)的五年所有數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)中來的要求。當(dāng)時(shí),用友銷售團(tuán)隊(duì)向客戶解釋了這種需求的不合理性,可能會(huì)存在的問題,甚至可能會(huì)影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行等情況,并且提供了相應(yīng)的新舊系統(tǒng)并用一段時(shí)間的科學(xué)性與必要性。而其他的ERP廠商的銷售團(tuán)隊(duì),為了得到客戶暫時(shí)的好感,滿口答應(yīng)可以免費(fèi)提供導(dǎo)數(shù)據(jù)工作?山Y(jié)果又是怎樣的呢?客戶向他們咨詢了可能存在的問題與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),他們將大事化小,小事化了,一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度表現(xiàn)無疑。
對(duì)于銷售承諾,我們的顧問需要確認(rèn),用友通過《工作任務(wù)書》作為合同的附件,規(guī)定項(xiàng)目的范圍以及大致的許諾。這樣也有助于我們保證項(xiàng)目的實(shí)施成功。
如,用友公司將IT咨詢放在實(shí)施方法論中,將實(shí)施顧問參與到銷售過程中,嚴(yán)格的控制銷售員的種種非理性的承諾。因?yàn),?shí)施顧問的KPI考核是同客戶的滿意度進(jìn)行關(guān)聯(lián),有的分子公司甚至同項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)行掛鉤。如果簽單前,提高期望值,而且是難以實(shí)現(xiàn)的期望,必將導(dǎo)致滿意度降低。
2.2項(xiàng)目規(guī)劃階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
在用友的實(shí)施方法論3.0中,藍(lán)圖設(shè)計(jì)包括,組建項(xiàng)目組,啟動(dòng)項(xiàng)目會(huì)議等內(nèi)容,用友公司又是如何控制這個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)呢?
對(duì)于用友方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),我們采取了多級(jí)控制制度,從項(xiàng)目總監(jiān)到項(xiàng)目經(jīng)理,再到實(shí)施顧問,技術(shù)顧問,培訓(xùn)講師等,每個(gè)人都有嚴(yán)格的要求,必須符合一定的標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理還要通過集團(tuán)的嚴(yán)格考試。他們必須具有多個(gè)ERP整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn),必須是復(fù)合型的人才。
對(duì)于客戶方的項(xiàng)目成員組成也有相對(duì)應(yīng)的體系,同時(shí),用友公司的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)提出相關(guān)的要求,來保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間能健康運(yùn)作。需要強(qiáng)調(diào)有兩點(diǎn):一是,項(xiàng)目經(jīng)理必須能充分協(xié)調(diào)相關(guān)的資源,并且能同高層進(jìn)行強(qiáng)有力的溝通與匯報(bào);項(xiàng)目經(jīng)理在ERP實(shí)施階段,要能將自己的主要工作時(shí)間花費(fèi)在ERP項(xiàng)目上;二是,項(xiàng)目成員最好是各部門的最熟悉業(yè)務(wù)的人員,或者是部門經(jīng)理參與,體現(xiàn)ERP項(xiàng)目是一把手工程,尤其是各級(jí)一把手工程。
至于項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)議,用友公司不僅對(duì)雙方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的行為加以規(guī)范化,而且還要制定種種制度,并且要將主計(jì)劃的具體項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn)。明確保證項(xiàng)目成功所必須注意的問題,而且客戶方需要給團(tuán)隊(duì)什么樣的激勵(lì)制度等。
2.3藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
ERP項(xiàng)目的運(yùn)作過程是一個(gè)系統(tǒng)工程,用友的項(xiàng)目培訓(xùn)也是貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的,包括多個(gè)層次與多個(gè)角度的培訓(xùn),從高層領(lǐng)導(dǎo)到普通的操作人員,從理念培訓(xùn)到具體模塊操作培訓(xùn)。如何將培訓(xùn)過程中的風(fēng)險(xiǎn)加以控制,在用友的實(shí)施方法論中也有明確的規(guī)定。需求調(diào)研過程是理解客戶需求與流程的前提,是否充分合理,關(guān)系到能否將原來的工作方式,優(yōu)化后轉(zhuǎn)化為ERP軟件操作方式。
在許多項(xiàng)目的實(shí)施過程中,常出現(xiàn)培訓(xùn)的人員常缺席,或者培訓(xùn)過程中經(jīng)常性的離開等想象。在用友實(shí)施方法論中,對(duì)于這種培訓(xùn)的不全程性的種種弊端加以分析,它常會(huì)導(dǎo)致部門之間的信息流斷開,或者對(duì)部門內(nèi)部問題認(rèn)識(shí)片面。我們強(qiáng)調(diào)的是不僅要構(gòu)成良好的培訓(xùn)環(huán)境,規(guī)范的培訓(xùn)考核制度等,而且要將培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性與針對(duì)性顯示出來,這樣才可以得到較為明顯的目的,才能使得客戶全面的接受軟件中包含的先進(jìn)的管理思想。如,在培訓(xùn)之前要準(zhǔn)備好硬件環(huán)境;健全的培訓(xùn)考核制度;培訓(xùn)計(jì)劃也要事先通知,并讓客戶做好工作安排,內(nèi)容要有針對(duì)性,將理論、具體的操作與業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)結(jié)合起來。對(duì)于培訓(xùn)的考核工作,要強(qiáng)調(diào)這是手段,不是目的;如果不理想的,要總結(jié)原因,并盡快出補(bǔ)救措施。
對(duì)于調(diào)研過程中存在的風(fēng)險(xiǎn),用友在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)就加以考慮,關(guān)鍵用戶人員的選擇的首要條件必須要熟悉本公司的業(yè)務(wù)流程。在調(diào)研業(yè)務(wù)的同時(shí),不能從考慮如何方便本部門,甚至本人的角度出發(fā),要結(jié)合公司的整體業(yè)務(wù)流程優(yōu)化,使信息流暢通。只有部門的上下游暢通了,本部門才能有好的正確的信息流。對(duì)于客戶提出的種種需求,我們要能本著咨詢的角度,提出哪些是關(guān)鍵問題,如何分步驟的解決客戶中提出的問題,不要為了一些輔助的功能而影響企業(yè)的信息化進(jìn)程,更不要將自己的主要精力放在一些非理性不科學(xué)的問題上。
2.4系統(tǒng)建設(shè)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
通過系統(tǒng)測試來完善實(shí)施應(yīng)用方案,通過事前控制,避免事后的風(fēng)險(xiǎn)。用友實(shí)施方法論通過系統(tǒng)建設(shè)階段的系統(tǒng)集成測試,既模擬運(yùn)行來驗(yàn)證方案的可行性,并對(duì)于存在的問題進(jìn)行記錄,并提供解決方法,來優(yōu)化系統(tǒng)的流程。
雙方的項(xiàng)目組可以在周末進(jìn)行正式數(shù)據(jù)模擬運(yùn)行,每個(gè)部門的業(yè)務(wù)代表負(fù)責(zé)本部門的所有業(yè)務(wù)操作,并提供相關(guān)的報(bào)表要求。通過感觀交流,提出有針對(duì)性的問題,避免那種盲目的趕進(jìn)度的上線模式。
2.5切換準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
如何將切換準(zhǔn)備階段風(fēng)險(xiǎn)加以控制?我想從時(shí)間計(jì)劃與數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的文檔開始。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要注意以下幾個(gè)問題:對(duì)于客戶,料品等數(shù)據(jù)量不是很多(少于5000條)的相關(guān)信息,在剛安裝軟件后就可以進(jìn)行整理與錄入工作,這時(shí)需要向客戶說明哪些字段是必須輸入的,哪些字段是對(duì)本企業(yè)沒有作用的,不需要維護(hù)的。需要強(qiáng)調(diào)的事,許多項(xiàng)目在實(shí)施前會(huì)提供較多的EXCEL的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文檔,讓客戶進(jìn)行錄入,再后從后臺(tái)等導(dǎo)入,存在盲目性,客戶準(zhǔn)備了許多數(shù)據(jù),可實(shí)際使用的卻不是很多,嚴(yán)重的影響了客戶的正常工作時(shí)間,以及對(duì)信息化的熱情。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)量很大的BOM等信息,建議采用根據(jù)銷售訂單等信息來確定先后錄入系統(tǒng)中的順序。有的企業(yè)的BOM數(shù)據(jù)非常大(我曾經(jīng)遇到一個(gè)客戶有12萬多條記錄),如果一次錄入,可能要好幾個(gè)月時(shí)間,這樣依據(jù)銷售訂單,確定哪些是近期要使用的BOM,這樣為了不影響日常業(yè)務(wù),就先維護(hù)這些。況且在企業(yè)當(dāng)中存在較多的歷史BOM,以后可能再也不需要了,這些BOM可以延期維護(hù)。
對(duì)于動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的保證,用友的實(shí)施方法論中也有明確的規(guī)定。需要強(qiáng)調(diào)的是一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的問題,以什么時(shí)間為基準(zhǔn)最能減少企業(yè)的工作量,最能保證動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如果在年初或者在一個(gè)月的月初,將企業(yè)的一些在單信息、在途信息、預(yù)約信息等進(jìn)行嚴(yán)格的統(tǒng)計(jì),對(duì)于財(cái)務(wù)信息,結(jié)合月報(bào)表等進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)規(guī)劃。
2.6系統(tǒng)切換階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
系統(tǒng)切換階段的工作量是非常大的,為了能使企業(yè)的業(yè)務(wù)長期的運(yùn)作,不間斷,往往會(huì)將老系統(tǒng)或者手工操作與新系統(tǒng)同時(shí)并行一段時(shí)間,必將導(dǎo)致他們的工作量大幅度的增長,如何減少這種工作量,控制這種對(duì)新系統(tǒng)抱怨的風(fēng)險(xiǎn)?通過用友實(shí)施過程的層層把關(guān),已經(jīng)保證了并行時(shí)間盡可能短。
工作暫時(shí)繁忙的背后,即將是信息化的時(shí)刻;讓客戶了解到:通過使用ERP系統(tǒng),以后的工作不僅方便,而且可以給企業(yè)帶來更大的效益,可以提高員工的素質(zhì)等,讓他們從被動(dòng)的接受短時(shí)間工作量增多的心態(tài),變?yōu)橹鲃?dòng)的接受心態(tài)。
2.7持續(xù)運(yùn)行階段風(fēng)險(xiǎn)控制
這就像戴明環(huán)PDCA一樣,在用友的服務(wù)體系中一直以與用戶真誠合作,做用戶可靠朋友為服務(wù)宗旨,以為用戶創(chuàng)造價(jià)值為最終服務(wù)目標(biāo)。
在用友的客戶群體中,有很大一部分客戶認(rèn)為:用友的顧問教會(huì)了他們解決問題的方法,教會(huì)他們?nèi)绾握_看待企業(yè)的信息化:ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收僅能說明企業(yè)已經(jīng)開始進(jìn)入信息化了,要想通過信息化創(chuàng)造價(jià)值,就必須充分的去體會(huì)它所蘊(yùn)涵的科學(xué)的符合中國特色的管理思想。他們才是軟件的駕駛者,通過軟件為企業(yè)更好服務(wù),而不是被軟件的功能的種種問題所限制。
用友的實(shí)施方法論將提高客戶的滿意度作為目標(biāo),在提高自身交付能力的同時(shí),給客戶創(chuàng)造更大的價(jià)值。在持續(xù)運(yùn)行階段,用友公司制定了嚴(yán)格的體制保證項(xiàng)目的持續(xù)維護(hù),確?蛻繇(xiàng)目的真正的成功。
3.結(jié)束語
用友實(shí)施方法論3.0,對(duì)于項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了嚴(yán)格的控制,確保了項(xiàng)目的成功交付,也是企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)信息化的保障。
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