案例: ERP集中之后看分布
D公司是一個集科、工、貿(mào)為一體的大型制藥集團企業(yè),下屬全資子公司10個左右,遍布全國重點省市。集團業(yè)務(wù)范圍涉及西藥、中藥、生物工程藥品、滋補保健品等產(chǎn)品的生產(chǎn)經(jīng)營及批發(fā)零售。
在當今的信息化大潮中,大多數(shù)集團企業(yè)都在考慮如何利用ERP方便地進行集團內(nèi)數(shù)據(jù)共享與統(tǒng)一核算。D企業(yè)也不例外。2000年D企業(yè)投資建設(shè)ERP系統(tǒng)?紤]到為方便統(tǒng)一管理與維護等問題,系統(tǒng)建設(shè)采用了集中模式。具體運作模式是將應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫安裝在集團中心,由集團統(tǒng)一運行管理;各子公司作為系統(tǒng)的運行終端,只需使用就可以了,不用考慮投資、維護等問題。
實施集中式ERP后,不僅節(jié)省了各分/子公司單獨購買軟件、硬件的費用,又方便管理、升級、維護。另外,數(shù)據(jù)共享問題也非常容易解決。這讓D企業(yè)感到了集中運行模式的好處。
但是,隨后發(fā)生的一些事情也讓他們頗為頭疼。有一次,其中的某個公司由于操作不當,造成了數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)損壞,需要恢復(fù)備份。而其他9家公司不得不同時恢復(fù)了歷史數(shù)據(jù),損失是顯而易見的。還有一次,集團總部與各子公司之間的網(wǎng)絡(luò)專線斷了一個小時,在一個小時之內(nèi),集團及下屬子公司所有的業(yè)務(wù)都無法及時處理,損失慘重。
面對上述問題,D企業(yè)不由得重新審視集中、分布兩種模式的優(yōu)劣。
在上述案例中,矛盾的焦點是:當前該采用集中式ERP還是分布式ERP?如何解決集中之后的隱憂?
針對上述問題,“三人行”邀請了專家、用戶、廠商從三個不同角度對上述案例進行了評析,希望能帶給讀者不同的啟發(fā)。
點評話題
1. 在ERP建設(shè)中,該選擇集中式還是分布式?
2. 如何解決上述案例中遇到的集中之后的隱憂?
點評人
清華大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院 潘家軺(教授)
云南白藥集團信息中心主任 周云明
金蝶軟件(中國)有限公司總部醫(yī)藥行業(yè)高級顧問 傅曉
點評一:清華大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院 潘家軺(教授)
● 集團企業(yè)在管理上是采用集中模式好,還是分散模式好,關(guān)鍵要看這個集團企業(yè)與下屬子公司之間的關(guān)系是緊密型,還是松散型。
● 在大多數(shù)情況下,一個現(xiàn)代企業(yè)需要建立一個高度集成的管理信息系統(tǒng)。但如果從無到有建設(shè)一個新的管理信息系統(tǒng),那么建設(shè)一個集成的集中管理系統(tǒng),總比各部門各自建立自己的小系統(tǒng)更合理、更有效。
● 對于此次集中案例中所遇到的一些事故和故障,從技術(shù)上可以采取許多措施來預(yù)防事故的發(fā)生。
對于企業(yè)是采用統(tǒng)一的集中管理,還是相對獨立的分散管理的問題,這里有兩層含義:一是在企業(yè)的管理模式上集中還是分散;一是信息系統(tǒng)硬件和軟件的維護管理上集中還是分散。這兩者既相互關(guān)聯(lián),又有區(qū)別。
一個大的集團型企業(yè)在管理上是采用集中模式好,還是分散模式好,這關(guān)鍵要看這個集團型企業(yè)與其下屬的子公司的關(guān)系是緊密型,還是松散型。
如果是緊密型,如醫(yī)藥流通企業(yè)的母公司與其連鎖店的關(guān)系,母公司需要隨時掌握各連鎖店的經(jīng)營狀況和庫存情況,以便及時組織藥品配送和有效運轉(zhuǎn)企業(yè)的資金。此種情況下,采用集中管理模式,它的信息系統(tǒng)必然要求高度集成,從而對系統(tǒng)的軟、硬件管理也是統(tǒng)一集中好。集中管理的好處,正如本案例中所說的,既可節(jié)省投資,又方便了日常的維護管理,節(jié)約維護費用。
但是,對于一些松散型的集團企業(yè),其母公司主要是一個投資公司,下屬子公司在不同領(lǐng)域內(nèi)從事不同產(chǎn)品的生產(chǎn)經(jīng)營,彼此之間沒有太多業(yè)務(wù)上的聯(lián)系。母公司授予各子公司較大的自主經(jīng)營權(quán), 對它們的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動不進行實時監(jiān)控。母公司只是通過人權(quán)和財權(quán),對子公司進行管理。在這種情況下,集團企業(yè)對所建信息系統(tǒng)集成性的要求就不是很高。特別是當各個子公司已經(jīng)都有了它們自己的信息系統(tǒng)時,要不要改造企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng),以建立一個統(tǒng)一集中的管理信息系統(tǒng),就要根據(jù)管理上的需求和投資效果進行分析了。
應(yīng)該說,如果集團企業(yè)是從無到有建設(shè)一個新的管理信息系統(tǒng),那么建一個集成的集中管理的系統(tǒng),總比各部門建立各自小系統(tǒng)更合理、更有效,既可節(jié)省投資,又方便對系統(tǒng)的日常維護和管理。但是,當各子公司已經(jīng)都有了各自的小系統(tǒng)時,建設(shè)高度集成的統(tǒng)一集中管理的信息系統(tǒng)是否必需、是否值得,就要好好分析了。
在信息社會里,“信息”已成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要資源。當今任何企業(yè)都需要有一個集成的管理信息系統(tǒng),保證物流、資金流和信息流同步運行,以便對企業(yè)內(nèi)部各部門的工作進行實時監(jiān)控和管理。同時,只有基于匯總的綜合信息, 企業(yè)才能站在全局的立場上去應(yīng)對外部變化。
總之,在大多數(shù)情況下,我認為一個現(xiàn)代企業(yè)需要建立一個高度集成的管理信息系統(tǒng),集中管理系統(tǒng)的軟、硬件,其好處也是顯而易見的。當然,如果系統(tǒng)的規(guī)模很大,跨越的區(qū)域相距又很遠時,強調(diào)集中配置,則對網(wǎng)絡(luò)的要求很高,會相應(yīng)增加運營成本和維護管理費用。在此種情況下,基于統(tǒng)一的信息平臺,采用分布式結(jié)構(gòu)是一種可行的解決辦法。
對于系統(tǒng)運行中遇到像本案例中所發(fā)生的一些事故和故障,企業(yè)該怎么辦?
首先,我們不能因噎廢食,因為怕出現(xiàn)故障而不敢去建設(shè)一個管理上迫切需要的集成的管理信息系統(tǒng)。
其次,系統(tǒng)運行中是否發(fā)生事故和故障,與系統(tǒng)的維護管理水平密切相關(guān),而與系統(tǒng)的規(guī)模沒有直接關(guān)系。應(yīng)該說,對系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理,有利于加強維護管理工作,有利于防止事故發(fā)生。當系統(tǒng)分散時要求的維護管理力量就多,一般難以對每個分散的小系統(tǒng)都配備很強的維護力量,所以事故出現(xiàn)的概率會比集中管理時高。當然,系統(tǒng)的規(guī)模大,故障出現(xiàn)后它影響面會相應(yīng)增大。但是,我認為問題的核心是如何有效地預(yù)防事故的發(fā)生,以及一旦事故出現(xiàn)時有足夠的措施去及時處理,以迅速恢復(fù)正常。從預(yù)防和迅速消除事故影響的角度看,顯然更需要集中管理。
從技術(shù)上可以采取許多措施來預(yù)防事故的發(fā)生,比如,采用雙主機、局域網(wǎng)中增加備用線路等,可避免因主機故障或某條網(wǎng)路堵塞擁擠引起的系統(tǒng)癱瘓。關(guān)于由于誤操作等各種原因引起的數(shù)據(jù)破壞問題,則應(yīng)堅持嚴格的數(shù)據(jù)備份制度,甚至進行數(shù)據(jù)的熱備份。實施這些措施,顯然也是集中管理比分散管理能做得更好,更有效,而且管理的成本也會更低。
點評二:云南白藥集團信息中心主任 周云明
● 集中式ERP系統(tǒng)是未來ERP系統(tǒng)的發(fā)展方向。
● 在此次點評的案例中,D公司在ERP集中之后所遇到的問題,并不是由集中管理造成的。數(shù)據(jù)破壞問題是由軟件設(shè)計或?qū)嵤┎划斣斐傻,網(wǎng)絡(luò)專線斷線的問題是由于D公司在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計時考慮不周造成的。
在此次點評的案例中,D企業(yè)采取的ERP系統(tǒng)軟件體系是一種完全基于B/S結(jié)構(gòu)的ERP系統(tǒng),這種體系結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與應(yīng)用系統(tǒng)完全集中放置,客戶端只有瀏覽器。我認為這種把ERP應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫集中統(tǒng)一管理的體系模式具有以下幾個優(yōu)點:
1.大幅降低了ERP系統(tǒng)的維護成本。ERP軟件系統(tǒng)不像其它的軟件系統(tǒng),在實施結(jié)束后就不存在優(yōu)化改進的問題了。一個ERP系統(tǒng)在正式切換運行后,基本上在一年后會有一次較大的調(diào)整,其后每年甚至幾個月都會有一定的調(diào)整。只有這樣,ERP系統(tǒng)才能適應(yīng)企業(yè)的管理需求,因此一個ERP系統(tǒng)的成本,除了初期的購買成本與實施成本外,后期的維護成本占據(jù)了整個ERP成本的很大一塊。
類似D企業(yè)這樣有較多子公司并且分布較為分散的企業(yè),如果采用每個子公司建立一套ERP系統(tǒng)的話,那么每個企業(yè)基本要建立一套網(wǎng)絡(luò)、安裝一套系統(tǒng)。不論是子公司安排維護技術(shù)人員,還是集團進行維護,維護成本都會很高。
2.降低了系統(tǒng)的建設(shè)成本。如果不采取集中管理而是分散建設(shè)的話,僅僅每個子公司的網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)等投資就會是一個很大的數(shù)目。
3.降低了系統(tǒng)的維護工作量。采取分散管理的模式,在系統(tǒng)升級或修改后的軟件分發(fā),就是一個工作量很大的事情。在維護過程中,如何保證ERP系統(tǒng)的版本一致也是一個很讓人頭疼的事兒。你可以想象一下:在一個具有數(shù)百臺電腦的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中,每個工作站上都有ERP的軟件模塊,當你修改了系統(tǒng)中的一個功能后,要保證每臺工作站都被修改,將是多么困難的事兒。而采取集中管理的方式,只要修改總部應(yīng)用軟件就可以了。
4.管理比較容易。由于數(shù)據(jù)與應(yīng)用系統(tǒng)的集中,帶來了系統(tǒng)管理的集中,與分散在各個子公司的系統(tǒng)相比,集中模式更易進行管理。
雖然集中管理模式具有以上優(yōu)點,但它也存在以下缺點:
1.效率問題。目前國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)帶寬在跑一些數(shù)據(jù)量較大的應(yīng)用系統(tǒng)時效率較為低下,特別是與局域網(wǎng)上的應(yīng)用系統(tǒng)比較起來更為低下。
2. 安全問題。與局域網(wǎng)比較起來,通過廣域網(wǎng)運行的系統(tǒng)將面臨更多的黑客攻擊、病毒等安全問題,類似本次案例中出現(xiàn)的問題。
對于D公司在ERP集中之后所遇到的問題,我認為這并不是集中管理帶來的問題,具體分析如下:
1. 數(shù)據(jù)破壞問題。我認為,這個問題的發(fā)生不是由集中管理造成的,而是軟件設(shè)計或?qū)嵤┎划斣斐傻。因為各個子公司各自獨立,他們的應(yīng)用系統(tǒng)本來就不應(yīng)放在同一個數(shù)據(jù)庫中,每個子公司應(yīng)該各自使用自己的數(shù)據(jù)庫,每個子公司只能操作自己的數(shù)據(jù)庫,不能操作其他子公司的數(shù)據(jù)庫,這樣就可避免一個子公司的誤操作對其他子公司的影響。
2. 網(wǎng)絡(luò)專線斷線的問題。這個問題的產(chǎn)生就更不是集中管理造成的。我認為是D公司在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計時考慮不周造成的。ERP作為支持公司日常業(yè)務(wù)運行的系統(tǒng),在設(shè)計支持其運行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時,就應(yīng)該考慮冗余設(shè)計,應(yīng)該在集團與各子公司間建立雙線甚至多線連接的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),或者與多個電信合作建立雙線甚至多線連接網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
總之,我認為集中式ERP系統(tǒng)是未來ERP系統(tǒng)的發(fā)展方向,隨著國內(nèi)廣域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善,必將在國內(nèi)迎來一個應(yīng)用高潮。
點評三:金蝶軟件(中國)有限公司總部醫(yī)藥行業(yè)高級顧問 傅曉
● 從目前醫(yī)藥行業(yè)的狀況來看,集團管理下的分布式應(yīng)用更加切合大多數(shù)醫(yī)藥集團企業(yè)的實際情況。
● 醫(yī)藥集團下屬公司的業(yè)態(tài)的多樣性,決定了其管理不可能由一套業(yè)務(wù)系統(tǒng)完全實現(xiàn)。分布式技術(shù)構(gòu)架更加貼近客戶的業(yè)務(wù)需求。
● 分布式應(yīng)用不等于分散式管理。醫(yī)藥類集團企業(yè)在采用分布式應(yīng)用的時候,一定要作到集團統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理。
為了增強企業(yè)的抗風(fēng)險能力,目前醫(yī)藥行業(yè)集團化的趨勢十分明顯。要充分體現(xiàn)集團企業(yè)的規(guī)模優(yōu)勢、成本優(yōu)勢,就必須提升集團的管理水平。集團的信息化建設(shè)規(guī)劃成功與否,是集團企業(yè)管理水平能否跨上一個臺階的關(guān)鍵因素之一。
目前集團企業(yè)信息化規(guī)劃有兩種比較主流的模式:集中式和分布式。究竟采用哪種方式,要根據(jù)集團企業(yè)的性質(zhì)和實際情況來判斷,不能一概而論。我認為,從目前醫(yī)藥行業(yè)的狀況來看,集團統(tǒng)一管理的分布式應(yīng)用更加切合大多數(shù)集團企業(yè)的實際情況。
為什么集中式應(yīng)用目前還不適合大多數(shù)醫(yī)藥集團?
首先,從實際業(yè)務(wù)需求分析。如果集團可以用一個統(tǒng)一的系統(tǒng)進行管理,而且子公司之間數(shù)據(jù)交互的實時性要求很高(例如證券、銀行),那么集中式管理是比較適合的。但是,目前國內(nèi)醫(yī)藥集團下屬企業(yè)的業(yè)態(tài)比較多,一般的醫(yī)藥類集團通常包括了制造、批發(fā)、連鎖零售,有些大型的醫(yī)藥集團還有自己的廣告公司和展覽公司。業(yè)態(tài)的多樣性,決定了這些下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)管理需求各不相同,不可能由一套業(yè)務(wù)系統(tǒng)完全實現(xiàn)。在實際應(yīng)用中,通常每一個獨立核算的子公司都需要一個相對獨立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),而且這些系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交互的實時性要求并不是很高。很明顯,分布式的技術(shù)構(gòu)架更加貼近客戶的業(yè)務(wù)需求。
其次,從系統(tǒng)可靠性分析。集中式應(yīng)用對系統(tǒng)的并發(fā)壓力很大,對硬件環(huán)境和操作水平的要求很高。除了要求比較昂貴的服務(wù)器以外,還需要有一套接近電信級的通訊保障系統(tǒng),才能夠保障集中式系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。目前一般的醫(yī)藥類集團企業(yè),還不具備這樣的硬件條件和人員素質(zhì)。案例中提及的情況也反應(yīng)了這個問題。而且,集團總部通常是投資或者控股方,由集團總部長期投資、維護一套昂貴的IT系統(tǒng),會使得子公司成本核算失真,容易滋生依賴心理,引發(fā)其它管理上的問題。
為什么分布式應(yīng)用要由集團統(tǒng)一管理?
在進行分布式應(yīng)用的時候,我們必須認識到分布式應(yīng)用不等于分散式管理。醫(yī)藥類集團企業(yè)在采用分布式應(yīng)用的時候,一定要作到集團統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理。
首先,這是集團財務(wù)管理的需要。集團總部的管理職能權(quán)限很大,一般表現(xiàn)在財務(wù)方面,包括合并報表、集團預(yù)算、內(nèi)部銀行、內(nèi)部審計等。從財務(wù)管理的角度來講,如果沒有一個貫穿全集團的財務(wù)管理體系,僅合并報表就是一件十分繁瑣的事情。我們在進行集團IT規(guī)劃的時候,雖然技術(shù)應(yīng)用是分布的,但是在系統(tǒng)選型、技術(shù)構(gòu)架、基礎(chǔ)管理等問題上應(yīng)該保持高度的統(tǒng)一,只有這樣才能夠滿足集團財務(wù)管理的需要。
其次,這是集團業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通的需要。集團下屬企業(yè)之間不可避免會有一些業(yè)務(wù)間的往來,如果希望這些往來以電子方式實現(xiàn),就必須在集團IT規(guī)劃的時候充分考慮到內(nèi)部數(shù)據(jù)交互的問題。通常,一個軟件供應(yīng)商的系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互相對比較容易實現(xiàn),但我們看到,不少醫(yī)藥集團在下屬公司IT規(guī)劃、選型的時候“充分放權(quán)”,結(jié)果導(dǎo)致各個企業(yè)選用的軟件各不相同,給以后集團整體信息化建設(shè)帶來比較大的麻煩。
綜上所述,我們建議大多數(shù)醫(yī)藥集團在統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上采用分布式技術(shù)架構(gòu)。
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本文標題:ERP:集中與分布的較量
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