欲練神功,揮劍自宮。若已自宮,未必成功。
寶島在上線ERP以后,受到媒體很大的關(guān)照。兩年來,有很多機(jī)會與全國優(yōu)秀企業(yè)交流。對于沒有上ERP的企業(yè),我的總結(jié)就是以上的兩句話。上ERP需要很大的決心及資源,是眾所周知的事,但是上線后,也常常遇到“若已自宮,未必成功”的窘境。寶島在這一方面,做的比較成功,從開始實施到現(xiàn)況,沒有很大的偏離。主要是我們對IT的投入有著比較正確的看法。我們想拋磚引玉,把兩年多寶島的經(jīng)驗與其他人分享,讓準(zhǔn)備上信息系統(tǒng)的企業(yè)實施得更加順利。
什么是項目的成功
在媒體上,軟件商及咨詢公司都有很多的成功案例。但是,軟件商跟咨詢公司對成功上線的定義,與企業(yè)用戶對成功的定義有巨大的差別。軟件商及咨詢公司只要把軟件設(shè)計好,系統(tǒng)可以運行,就算成功上線了。軟件商及咨詢公司一松手,企業(yè)用戶就像斷了線的風(fēng)箏一樣隨風(fēng)飄流。對企業(yè)用戶而言,IT項目的戰(zhàn)略價值必需體現(xiàn),才算是成功。企業(yè)在上線后的6個月內(nèi),是最辛苦,也是最脆弱的時候。整個公司在兩套系統(tǒng)并行,工作的壓力特別大。這段時間是項目的成敗關(guān)鍵,如果沒有堅持,很容易功虧一簣。上線后,常常也會有失落感。軟件用起來不是很便利(跟以前差多了),而且效果也沒有馬上顯現(xiàn)出來。
與其他企業(yè)交流的時候,我們常常發(fā)現(xiàn)企業(yè)對軟件有很多不合理的預(yù)期。最常見的是把ERP或IT項目當(dāng)成“萬能丹”,ERP能解決所有問題。但是有一些問題是屬于“上帝”才能解決的,例如人的操守、員工的上進(jìn)心……IT系統(tǒng)是個管理架構(gòu)的效率工具,是一個管理輔助工具,如果運用的好,也是戰(zhàn)略上的利器,但絕對不是一個“上帝”派來的天使,可以解決所有問題的。
在未上SAP前,我們做了很多調(diào)研,德勤咨詢公司有一份報告,是有關(guān)ERP的效應(yīng)。他們的研究報告顯示,ERP項目在上線兩年以后,才會產(chǎn)生大幅度的綜合效應(yīng)。我們現(xiàn)在就有很大感觸,兩年過后,看看未上ERP前,我們公司的管理不是上了幾個臺階的問題,而是脫胎換骨的變化,變成一家更有競爭力的公司。未上線前,不管有多大的心理準(zhǔn)備,都沒法預(yù)期ERP對我們公司會有多大的貢獻(xiàn)。當(dāng)初只有兩個大方向的重點:
1.管理的精髓必須要體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)內(nèi)。
2.ERP系統(tǒng),含未來開發(fā)的輔助系統(tǒng),都必須要愈簡單、愈“傻瓜”愈好。
成熟的ERP軟件,是整家公司所有工作流程的基礎(chǔ)架構(gòu)。如果沒有辦法在短期內(nèi)把所有的流程設(shè)計在ERP系統(tǒng)內(nèi),至少核心業(yè)務(wù)流程必須在第一階段內(nèi)實施。在往后的時期里,也盡快地把其他的流程實現(xiàn)在整體的IT結(jié)構(gòu)上。如果管理的精髓,可以在ERP系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn),未來效應(yīng)的顯現(xiàn),才能夠有跳躍的發(fā)展。寶島的系統(tǒng),在這兩個基本點上,一直堅持得很徹底,也使得我們在ERP的實行效果很突出。現(xiàn)在回顧兩年前,從對ERP/IT項目的懵懵懂懂,到現(xiàn)在的成果,我們才能明白什么叫做成功的IT經(jīng)驗。
ERP成功上線對寶島的意義
統(tǒng)一的管理平臺
在努力了一年半以后,寶島眼鏡在大陸各地的業(yè)務(wù),才正式上線。我們在大陸的業(yè)務(wù),才算是有了一個統(tǒng)一的管理平臺。這意味著我們公司的管理階層可以在一 個相同的平臺上,管理相關(guān)的公司事務(wù)。企業(yè)信息化有一個重點,就是要打破信息孤島。實際上,公司內(nèi)部不是只有信息孤島,業(yè)務(wù)流程、管理流程也是各自為政,是管理上的孤島。零售行業(yè)很容易變成軍閥割據(jù)的局面。信息化后,各地在統(tǒng)一的管理平臺上,做的業(yè)務(wù)流程、管理流程都一致,數(shù)據(jù)的透明化,使我們可以加強(qiáng)內(nèi)部控制。統(tǒng)一的管理平臺有利于我們把各個細(xì)節(jié)的管理精髓建立完善。各地區(qū)的管理水平被信息系統(tǒng)逼的不得不上幾個臺階。內(nèi)部的控制及管理水平比未上線前更加精簡,更加有效率。
信息透明化——中央集權(quán)與地方分權(quán)的平衡
零售業(yè)在管理上有一些哲學(xué)問題——中央集權(quán)式管理,還是地方分權(quán)式管理。常常會遇到的矛盾是“一抓就死,一放就亂”。信息化以后的寶島,信息的透明使總部敢大膽地放權(quán),但是不會有失控的感覺。信息透明度增加后,總部的內(nèi)部控制大幅度強(qiáng)化,總部的功能也在轉(zhuǎn)型,除了戰(zhàn)略規(guī)劃、資源分配外,多加了管理輔導(dǎo)。實際上,總部的功能現(xiàn)在大約有60%以上的資源運用在管理輔導(dǎo)上。我們定期對各個業(yè)務(wù)地區(qū)做商品優(yōu)化、管理培訓(xùn)、費用控管以及營銷上的支援與建議?偛康墓δ茉谟谔嵘鞯貐^(qū)的戰(zhàn)斗力,而不是“管”他們。我們已經(jīng)取得了矛盾點的平衡,現(xiàn)在的總部比以前受歡迎多了。
員工工作習(xí)慣的改變與素質(zhì)的提升
在德勤的研究案例中,員工素質(zhì)的提升,是整體ERP/IT效應(yīng)能不能提升的重大指標(biāo)。為什么需要兩年的時間ERP的效應(yīng)才能大幅度變化?我們公司的體驗是,當(dāng)員工素質(zhì)達(dá)到一定程度以后,整體管理的水平才能使IT的投入達(dá)到最大效應(yīng)。這也是總部職能轉(zhuǎn)變的一個重要目的。如果總部無法提升,無法輔導(dǎo)各地的辦公室提升人員素質(zhì),再大的IT投入也只能做到事倍功半的效果。再好的IT系統(tǒng)也是要以人為本。我們的親身體驗就是如此,員工素質(zhì)的提升,代表IT投資效率的大幅度提升。因此,成功的IT上線,必需建立在扎實與有效率的員工培訓(xùn)成果上。
IT的戰(zhàn)略價值必需建立在強(qiáng)化競爭力與提升業(yè)務(wù)能力上
企業(yè)上信息系統(tǒng)的初期目標(biāo)都是在加強(qiáng)內(nèi)部控制的能力。但是如果IT系統(tǒng)只局限于增強(qiáng)內(nèi)控能力的話,那它的戰(zhàn)略價值還是很低的。企業(yè)的IT系統(tǒng)必需能夠強(qiáng)化企業(yè)的競爭力及業(yè)務(wù)能力,才能算的上有戰(zhàn)略價值。在系統(tǒng)調(diào)研及規(guī)劃時,我們就把IT系統(tǒng)如何增強(qiáng)公司競爭力及提升業(yè)務(wù)能力設(shè)計在中期規(guī)劃。目前已經(jīng)完成上線工作。上線后,寶島開始整合顧客資料,目前我們共有超過150萬筆最終用戶資料。消費者的消費習(xí)性也可以透過我們的系統(tǒng)做簡易的分析。我們和消費者之間的互動,也因為有了顧客資料大幅度增強(qiáng)。IT系統(tǒng)的戰(zhàn)略價值正在顯現(xiàn)出來。
我們的冤枉路
當(dāng)然,寶島的上線不是一帆風(fēng)順的。回顧這兩年,我們也走了很多冤枉路,也遇到很多的瓶頸。
管理體系跟不上系統(tǒng)的設(shè)計
當(dāng)ERP剛上線時,有很多的內(nèi)部管理問題并沒有體現(xiàn)出來,當(dāng)愈來愈多門店上線后,我們才意識到內(nèi)部的管理沒有跟上。信息系統(tǒng)永遠(yuǎn)是個企業(yè)運作的平臺,在管理上的條條框框,還是必須要有強(qiáng)而有力地執(zhí)行,才有辦法把IT的價值利用出來。
技術(shù)的規(guī)劃缺乏深思熟慮
對新的ERP系統(tǒng)了解不夠,但是需求馬上就來了,是很多企業(yè)剛剛上ERP時的狀況,我們也不例外。在上線時,把期望值設(shè)的太高,對技術(shù)上不成熟的功能強(qiáng)加使用,也使我們走了很多 彎路。我們建議,對系統(tǒng)的規(guī)劃,及系統(tǒng)的后期開發(fā),都要對需求及技術(shù)成熟度多加論證,多與技術(shù)專家探討,才能使投入的成本減低。
網(wǎng)絡(luò)安全的投入太晚也太低
上線后的兩年內(nèi),承受了很多次的網(wǎng)絡(luò)及病毒攻擊。在未全部上線前,網(wǎng)絡(luò)安全對我們不是最重要的。但是我們辛苦的成果,差一點就在一次大型的全球網(wǎng)絡(luò)攻擊中完全癱瘓。也就是在那一刻起,我們對網(wǎng)絡(luò)安全的認(rèn)知才有一個比較大的跳躍。企業(yè)信息化的過程,必須是全面性的。在每一個重要的環(huán)節(jié),都必須要有相當(dāng)?shù)耐度。網(wǎng)絡(luò)安全,除了硬件及軟件的投資外,內(nèi)部的管理條約也是很重要的一環(huán)。未來最需要注意的還是網(wǎng)絡(luò)安全的狀況。不重視網(wǎng)絡(luò)安全,可能會把辛苦的成果付諸東流。
寶島眼鏡在歷經(jīng)兩年跌跌撞撞的路程后,我們得到的效果是明顯而高效率的。公司的員工現(xiàn)在已經(jīng)無法離開系統(tǒng)作業(yè)了。愈是高級主管,系統(tǒng)的利用率愈高,透過系統(tǒng)而做決策的效果也愈來愈明顯,整個企業(yè)都呼吸在信息系統(tǒng)內(nèi)。我們可以說,寶島眼鏡已經(jīng)經(jīng)歷過最艱難的第一段企業(yè)信息化。我們的第二段目標(biāo)是把信息企業(yè)化,讓IT系統(tǒng)不再僅是高級管理層運用的平臺,把更多的信息交由前端的員工運用,使工作更能貼近顧客、服務(wù)顧客的需求。而我們最終的目的,是用“信息化帶動商業(yè)化”。就在完稿前,又與幾家企業(yè)交流了有關(guān)ERP上線的可行性。我們很鼓勵其他企業(yè)上線。上線一定有風(fēng)險,但是不上線的風(fēng)險更大,無法適應(yīng)未來更加劇烈的競爭壓力。我們衷心的期待每一家企業(yè)信息化成功,尤其是上SAP的企業(yè)。希望每一家上SAP的企業(yè)都成為SuccessfulAndPractical(務(wù)實而成功)的典范,而不是SorryAfterPurchase(買后就后悔)的負(fù)面范例。
來自臺灣的“寶島眼鏡”,已在全球擁有457家連鎖店,中國大陸已有112家,員工1500多名。1997年3月份,寶島眼鏡開始在祖國大陸開發(fā)市場。2000年1月份,零售店家數(shù)已達(dá)到36家,營業(yè)額約3000萬元人民幣。店數(shù)越多,內(nèi)部控管問題也越多。高級主管對市場上的信息無法快速掌控,銷售數(shù)據(jù)只看到金額,卻無法知道賣的是什么,商品數(shù)據(jù)更是雜亂無章,信息孤島大量產(chǎn)生,管理每況愈下。店開的越多,管理越混亂。在此前提之下,執(zhí)行董事王智民提出要盡快上IT系統(tǒng)。當(dāng)時董事會爭議也很大,原因是所提出的系統(tǒng)是大型系統(tǒng),費用很高,以當(dāng)時的狀況,占營業(yè)額很大的比率,而且無法保證上線會成功。董事會提出要等到200家以后才上大型IT項目。經(jīng)過2個多月的辯論與研究,王智民還是堅持在越小的時候上線成功率才會高,而且阻力較小。等到200家后,上線的成本跟時間無法控制。決定后,接下來是自行開發(fā),還是買成熟的軟件的爭論。臺灣省寶島眼鏡信息化很早,是自行開發(fā)的,總共花了5年才完成全部的功能。王智民因此決定用現(xiàn)有的軟件。因為寶島眼鏡有1000家分店的發(fā)展計劃,所以在選型時只考慮了大型ERP軟件。為了更加了解SAP,王智民專程去泰國考取了SAP咨詢顧問的認(rèn)證。
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本文標(biāo)題:實打?qū)嵉慕?jīng)驗和教訓(xùn):ERP激情過后
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