需求調(diào)研可以分為接單前的需求分析,和接單后的詳細(xì)需求分析,前者用于為客戶寫建議方案,有針對性地做產(chǎn)品演示等,在目前ERP項(xiàng)目競爭異常激烈的情況下,了解客戶需求,有的放矢地進(jìn)行談判,打敗其他的競爭對手,應(yīng)該說需求分析有舉足輕重的作用;后者用于簽訂合同后軟件實(shí)施上線前對企業(yè)進(jìn)行的需求分析,對ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施有著關(guān)鍵的作用。
筆者根據(jù)幾年來從事ERP的經(jīng)驗(yàn),總結(jié)出一套進(jìn)行ERP前期調(diào)研的方法,由于水平有限,不到之處,敬請專家斧正。同時聲明的是,本套方法側(cè)重于接單前的需求調(diào)研,實(shí)施ERP項(xiàng)目前的需求分析需要更詳細(xì)些。
我認(rèn)為,需求調(diào)研可以分為兩方式,一種是業(yè)務(wù)流程分析法,一種是組織結(jié)構(gòu)分析法,這兩種方法各有側(cè)重,實(shí)際調(diào)研時可以配合使用,他們有什么樣的內(nèi)容和特點(diǎn)呢,且聽我一一道來。
首先要說的是,在調(diào)研前,最好把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖或者組織結(jié)構(gòu)圖簡單做出草稿,這樣和企業(yè)相關(guān)人員溝通時,這樣,可以做到手中有物,坐懷不亂。
其次,在進(jìn)行調(diào)研前,要對企業(yè)的概況有所了解,大概要了解的內(nèi)容如下:1,企業(yè)的發(fā)展史。2,企業(yè)的規(guī)模和年銷售額,有的公司對銷售額諱莫如深,這就需要調(diào)研者說話有點(diǎn)講點(diǎn)技巧。3,目前使用的軟件情況,是自己開發(fā)的,還是買的成品軟件。4,目前使用的系統(tǒng)存在哪些問題。5,該企業(yè)在同行業(yè)中的地位,優(yōu)勢有哪些,劣勢有哪些?6,企業(yè)大概有多少臺電腦,有沒有局域網(wǎng),其實(shí)這一點(diǎn)是比較重要的,但往往被一些人忽略,調(diào)研者知道企業(yè)目前有多少臺電腦,就可以從側(cè)面了解到企業(yè)對IT方面的投資力度,對以后寫方案報(bào)價時有重要的參考價值。
下面要講的是業(yè)務(wù)流程分析法,這種方法其實(shí)是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,逐個提出問題,了解每個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵需求,這種方法是我比較推重的,優(yōu)勢在于:1,可以使調(diào)研者有邏輯地記錄需求,清晰地理清企業(yè)的經(jīng)營模式。2,企業(yè)也覺得調(diào)研者還有兩把刷子,增強(qiáng)合作的信心,有的調(diào)研者東一榔頭、西一斧,說話不著邊際,企業(yè)也一頭霧水,效果肯定不理想。
很多人都知道,ERP是MRPII的發(fā)展,MRPII主要是針對制造行業(yè)的,現(xiàn)在各行各業(yè)上了幾個模塊,都號稱自己上了ERP,其實(shí)是不正確的。每個企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是千差萬別的,下面我就傳統(tǒng)意義上的制造行業(yè)的業(yè)務(wù)流程給大家講解一下業(yè)務(wù)流程分析的步驟和內(nèi)容。
下面的圖解是一家制造業(yè)的業(yè)務(wù)流程:圖1
其中生管系統(tǒng)可以分解下面的流程:圖2
圖1的的流程簡單概述如下:客戶下訂單給企業(yè)的銷售部門,銷售部門與客戶確認(rèn)定單,定單確定后銷售部門首先查看成品倉庫,如果成品庫中的數(shù)量可以滿足客戶的訂貨需求,就直接發(fā)貨給客戶,行成應(yīng)收款,銷售過程基本完成。如果成品庫存不能滿足客戶訂單,銷售部門會把訂單下放到生產(chǎn)管理部門,生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)做主生產(chǎn)計(jì)劃,經(jīng)過粗能力審核,形成MRP,MRP生成采購計(jì)劃和自制計(jì)劃,采購計(jì)劃下放到采購部,采購部選擇合適的供應(yīng)商,供應(yīng)商提供原材料進(jìn)入原材料庫;自制計(jì)劃經(jīng)過細(xì)能力審核,進(jìn)入車間任務(wù)系統(tǒng),車間任務(wù)經(jīng)過合理調(diào)節(jié),進(jìn)入車間作業(yè)系統(tǒng),車間作業(yè)安排生產(chǎn),進(jìn)行能力調(diào)整,最后生成成品,經(jīng)過質(zhì)量檢驗(yàn),成品入庫。同時,在采購部形成應(yīng)付款,在銷售部形成應(yīng)收款,應(yīng)收與應(yīng)付自動分錄,進(jìn)入總帳系統(tǒng)。
下面所講的是在各環(huán)節(jié)所要提問的內(nèi)容:
基礎(chǔ)數(shù)據(jù):基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是實(shí)施ERP最基礎(chǔ)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié),人們常說ERP項(xiàng)目成功的關(guān)鍵是三分技術(shù),七分管理,十二分?jǐn)?shù)據(jù),基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性可見一斑,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括:產(chǎn)品以及原料的物料編碼,BOM表的數(shù)據(jù),產(chǎn)品的工藝路線,工作中心的能力等。調(diào)研者可以從下面幾個主要方面入手:1,物料編碼有什么樣的物殊性?有的企業(yè)物料編碼很長,有的企業(yè)物料編碼字母與數(shù)字并存,有的企業(yè)物料編碼要有顏色與尺寸方面的要求,行業(yè)不同,有不同的編碼要求,調(diào)研者進(jìn)行調(diào)研前最好有所了解。2,企業(yè)的BOM是怎么設(shè)計(jì)的,由哪個部門制定,BOM是不是經(jīng)常改變,最好讓企業(yè)提供一份正在使用的產(chǎn)品BOM的樣本。3,工藝路線是生產(chǎn)中的加工、裝配過程的順序的描述,調(diào)研者要了解是工藝路線是不是經(jīng)常改變,有多少個工藝路線,多少產(chǎn)品共用一個工藝路線。4,工作中心方面,調(diào)研者需要了解企業(yè)是按照什么來劃分的?是按設(shè)備還是按人員來劃分的。
銷售管理:銷售管理所要了解的內(nèi)容如下:1,企業(yè)大概有多少客戶?是以內(nèi)銷為主,還是外銷為主?其中固定客戶以及比較重要的客戶占多大比重?2,客戶的地理位置如何分步?3,需要哪些銷售分析和報(bào)表?4,如果有分公司并且分步在不同地區(qū)的話,是不是要求實(shí)時查詢各公司的銷售情況?
庫存管理:庫存管理一般要了解下面的內(nèi)容:1,有多少倉庫?是不是多地點(diǎn)?2,庫存積壓多不多?大概點(diǎn)多少資金?3,有沒有安全庫存?庫存之間調(diào)撥貨物多不多?4,成品或者原料庫存是按什么管理的,是不是ABC分類法?或者是其他方法?
生產(chǎn)管理:生產(chǎn)管理包括很多內(nèi)容,有生產(chǎn)計(jì)劃,車間任務(wù),車間作業(yè)等,調(diào)研者可以從以下幾個方面了解需求:1,是按什么方式生產(chǎn)?是按訂單,還是按庫存,是多品種少批量,還是流水線生產(chǎn)。2,有多少車間?有多少生產(chǎn)線?3,外協(xié)加工多不多?很多產(chǎn)品是不是交叉作業(yè)?4,主生產(chǎn)計(jì)劃是不是經(jīng)常經(jīng)常調(diào)整?生成計(jì)劃時要考慮哪些因素?5,生產(chǎn)周期有多長?
采購管理:采購管理部分需要了解如下情況:1,有多少供應(yīng)商?選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)是什么?要不要對供應(yīng)商進(jìn)行信譽(yù)度的審核?2,怎么樣進(jìn)行質(zhì)量檢查?不合格采購品是怎么退貨的?3,有沒對采購過程進(jìn)行跟蹤的要求?
財(cái)務(wù)管理:需要了解的內(nèi)容如下:1,要不要系統(tǒng)與銀行對帳,對帳依據(jù)是什么?2,財(cái)務(wù)報(bào)表是用什么樣的標(biāo)準(zhǔn),有沒有特殊的要求?3,企業(yè)是怎么樣進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)預(yù)算的?4,目前有沒有使用財(cái)務(wù)軟件,是不是要和其他模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)交換?5,分公司是不是獨(dú)立財(cái)務(wù)核算?
組織結(jié)構(gòu)分析法是根據(jù)公司的組織機(jī)構(gòu)從上到下提問需求,企業(yè)組織結(jié)構(gòu)有三種方式:職能型、項(xiàng)目型和矩陣型,一般的制造型企業(yè)采用的是職能型的組織結(jié)構(gòu)方式,這種方式最高一層是董事會以及總經(jīng)理,向下根據(jù)工廠的需要,分成具有不同權(quán)限、管轄范圍的職能部門。
下面是一家公司的組織機(jī)構(gòu):圖3
組織結(jié)構(gòu)分析法其實(shí)與業(yè)務(wù)流程分析法調(diào)研內(nèi)容有很多雷同的地方,不同的是業(yè)務(wù)流程法是從系統(tǒng)實(shí)施的角度進(jìn)行調(diào)研的,調(diào)研的內(nèi)容有規(guī)律有次序,有利于了解企業(yè)關(guān)鍵需求與企業(yè)發(fā)展的瓶頸問題,組織結(jié)構(gòu)分析法主要由調(diào)查各部門的職能入手,不太容易理順系統(tǒng)各模塊之間的關(guān)系,優(yōu)勢是可以了解各部門的情況,有條件的話與部門負(fù)責(zé)人接觸,可以深入地討論相關(guān)問題,建立良好的關(guān)系。
組織結(jié)構(gòu)是業(yè)務(wù)的執(zhí)行者和管理者,由于在上面的業(yè)務(wù)流程分析法已經(jīng)把各業(yè)務(wù)部門調(diào)研內(nèi)容做了詳細(xì)介紹,例如:采購部與調(diào)研內(nèi)容與上面的采購管理調(diào)研內(nèi)容雷同,計(jì)劃經(jīng)營處與生產(chǎn)管理調(diào)研內(nèi)容相同等。這里各組織結(jié)構(gòu)的調(diào)研內(nèi)容不做另做贅述。
行文至此,本文也可以結(jié)束了,由于篇幅有限,需求分析所要調(diào)研的內(nèi)容還有部分沒有列出來,有興趣的讀者可以自行總結(jié),使本文更加完善,希望與更多的人交流!mail:liuzhijian@liuzhijian.com
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