引言:2003年3月17日-3月21日,GrapeCity咨詢事業(yè)部舉辦了一次“IERP財(cái)務(wù)培訓(xùn)暨用戶交流大會”,整個(gè)會議議程包括財(cái)務(wù)初級和財(cái)務(wù)高級的課程,并邀請了成功實(shí)施企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人談一下介紹實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),給在座已實(shí)施或正在實(shí)施的企業(yè)一個(gè)參考。參加此次培訓(xùn)的客戶有約翰迪爾天拖、一汽等10多家ERP客戶,他們多為企業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)和公司副總等。
3月21日是用戶大會的最后一天,GrapeCity邀請了約翰迪爾天拖有限公司的負(fù)責(zé)IERP財(cái)務(wù)實(shí)施的財(cái)務(wù)人員員,鮑依民女士以一個(gè)財(cái)務(wù)人員的角度,來講述Intuitive ERP實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),也是對前兩天財(cái)務(wù)培訓(xùn)輔以一個(gè)更為完整的實(shí)例介紹。
約翰迪爾天拖有限公司的前身是天津拖拉機(jī)廠,2000年,美國的約翰迪爾公司入股,成立了約翰迪爾天拖有限公司,并于2001年購買導(dǎo)入了GrapeCity的Intuitive ERP一整套系統(tǒng)。在具體的實(shí)施過程中,約翰迪爾天拖將銷售、庫存、采購、制造、計(jì)劃、車間、總帳等模塊,一起并行實(shí)施,全面鋪開。經(jīng)過了全體業(yè)務(wù)主干的努力,以及外方和中方領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,系統(tǒng)在短短的四個(gè)月時(shí)間內(nèi)就成功上線。這對于一家中大型企業(yè)來說實(shí)屬不易。因此,約翰迪爾天拖有很多值得大家借鑒的經(jīng)驗(yàn)。為了配合用戶交流大會,主講人從一個(gè)財(cái)務(wù)工作人員的角度出發(fā),結(jié)合自身的工作來詮釋IERP系統(tǒng)的成功經(jīng)驗(yàn)。
財(cái)務(wù)主骨干的積極參與
作為財(cái)務(wù)部的骨干,鮑依民所感受到的ERP效率是不容質(zhì)疑的。在系統(tǒng)上線之后,財(cái)務(wù)的人工費(fèi)用大大降低了,管理的職能增強(qiáng)了。并且財(cái)務(wù)部在縮減了50%的人員的情況下,將報(bào)帳的時(shí)間縮短了70%。鮑依民如數(shù)家珍地羅列了一系列的數(shù)據(jù)。
但是更為重要的是,ERP系統(tǒng)將財(cái)務(wù)工作的職能,從一個(gè)財(cái)務(wù)會計(jì)轉(zhuǎn)向了管理會計(jì)的職能,由于在ERP的實(shí)施過程中,所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都需要通過系統(tǒng)傳輸、最終匯總到財(cái)務(wù)部門,無形之中,財(cái)務(wù)部門起到了一個(gè)監(jiān)理控的作用。因?yàn)椋?cái)務(wù)所需要的數(shù)據(jù)應(yīng)是合理、準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù),任何不真實(shí)的數(shù)據(jù)都會影響到公司的經(jīng)營狀況。與此同時(shí),ERP在整個(gè)ERP實(shí)施過程中占據(jù)了非常重要的地位,“三分技術(shù)、四分管理、十二分的數(shù)據(jù)”。有了這樣一個(gè)把關(guān)環(huán)節(jié),不僅可以通過財(cái)務(wù)部門的努力保證:信息流是否準(zhǔn)確、資金流是否通暢、物流是否合理,同時(shí)能夠?qū)⒐芾砩弦恍撛诘膯栴}逐一暴露出來。
往往一些財(cái)務(wù)人員在實(shí)施ERP之前,會擔(dān)心ERP系統(tǒng)會對自己的職業(yè)產(chǎn)生威脅,事實(shí)上,ERP的實(shí)施對于財(cái)務(wù)人員提出了更高的業(yè)務(wù)要求。因?yàn),ERP系統(tǒng)增加了帳務(wù)分析的能力,以及會計(jì)預(yù)算、項(xiàng)目管理的功能等,因而財(cái)務(wù)工作從原先單一的帳本財(cái)務(wù)上升到了管理的層面,可以實(shí)現(xiàn):事前預(yù)算、事中控制、事后管理。隨著系統(tǒng)的不斷完善,財(cái)務(wù)人員在公司經(jīng)營活動中的重要作用以及財(cái)務(wù)管理的效益性將日見鞏固,作為項(xiàng)目的參與者,娓娓道來這些,則更能服悅于人。
作為ERP項(xiàng)目組的成員之一,鮑依民親身參與了項(xiàng)目的整體實(shí)施,所以從另一方面,也以企業(yè)的整體運(yùn)作的角度闡述了ERP的實(shí)施效果。在許多的可喜的數(shù)字之中,她摘取了兩個(gè)最為顯著的方面:一是公司存貨的水平降低了,整體下降了20~25%。而且是在約翰迪爾天拖公司同時(shí)增加了原材料,增加了新倉庫的情況下,實(shí)現(xiàn)了25%的庫存下降。二是采購成本、生產(chǎn)成本得到了較大幅度的降低。并且這一成績的取得是在原材料成本不斷上揚(yáng)、上漲的干擾下取得的。
領(lǐng)導(dǎo)的整體把握
所有的這一切都離不開高層領(lǐng)導(dǎo)的支持,所以,鮑依民在演講過程中,自始至中,強(qiáng)調(diào)了‘高層領(lǐng)導(dǎo)一如既往的支持’是系統(tǒng)實(shí)施成功最為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以,為了配合財(cái)務(wù)的演講,作為項(xiàng)目的主要領(lǐng)導(dǎo)和參與者中方負(fù)責(zé)人之一,約翰迪爾天拖的財(cái)務(wù)總監(jiān)司亞捷總(要求全名)也一同介紹了關(guān)于ERP項(xiàng)目管理方面的經(jīng)驗(yàn)。
在司總的介紹中,“全身心的關(guān)注參與”是最為重要的。所以,在系統(tǒng)啟動之初,確保項(xiàng)目的成功,就列入了企業(yè)的關(guān)鍵議程之中。而且公司方面把所有的路都堵死,也就意味著必須走系統(tǒng),才是唯一的出路。有了高層的這種決心,中層管理人員甚至于一線的業(yè)務(wù)人員,都有了這樣的緊迫感和使命感。
當(dāng)然,實(shí)施中也遇到了一些困難,所以司總在引導(dǎo)員工的過程中,所采取的方針是,“先理解再執(zhí)行,不能理解的在執(zhí)行中慢慢理解”?恐@種自上而下的堅(jiān)決,約翰迪爾天拖有限公司,不僅在4個(gè)月內(nèi)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)所有模塊成功上線,同時(shí),將公司的具體業(yè)務(wù)充分融于了系統(tǒng)之中。在不斷的磨合中,ERP的理念已成為了全廠業(yè)務(wù)人員一種深入人心的意識,許多員工都主動去了解熟悉ERP系統(tǒng)。這多對于原先計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)薄弱的員工計(jì)算機(jī)基礎(chǔ),著實(shí)打了一劑強(qiáng)行針,在提高員工素質(zhì)的同時(shí),也為公司引進(jìn)外方先進(jìn)的管理方法創(chuàng)造了良好的環(huán)境,司總?cè)缡钦f。
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